Projectbase en generell projektmodell ProjectBase 2.0 anpassad för Projectplace Projectbase är en generell projektmodell som effektiviserar planering och styrning av projekt oavsett typ och storlek. Denna guide beskriver på ett kortfattat sätt hur Projectbase är uppbyggd och hur det är tänkt att man ska arbeta med projekt i projektverktyget Projectplace. Innehållsförteckning ProjectBase 2.0 anpassad för Projectplace... 1 I. PROJEKTMODELL... 2 Vad är en projektmodell?... 2 Beslutspunkter... 2 Milstolpar... 3 Roller befogenheter och ansvar... 4 II. BESKRIVNING AV PROJEKTET... 7 Bakgrund, syfte och mål... 7 Omfattning WBS... 8 Produkt- och projektkrav... 9 III. PROJEKTETS FÖRUTSÄTTNINGAR... 10 Projektets intressenter... 10 Nulägesanalys... 10 IV. PLANERA PROJEKTET... 11 Projekttavla... 11 Tidplan... 11 Budget... 12 Riskanalys... 13 Ändringshantering... 13 V. GENOMFÖRANDE... 14 Lägesrapportering... 14 Möten... 14 VI. UPPFÖLJNING EFFEKTMÄTNING... 15 VII. PROJEKTMETODIKEN... 15 Litteratur... 15 Kurser i projektledning... 15
I. PROJEKTMODELL Vad är en projektmodell? En projektmodell består av följande delar; Beskrivning av projektflödet faser och beslutspunkter Projektroller befogenheter och ansvar Dokumentmallar och checklistor Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012 Faser i projektmodellen Projectbase; Förstudie analysera förutsättningar och specificera uppdraget. Planering - ta fram planer för genomförandet. Genomförande ta fram och leverera resultatet. Avslut utvärdera och avveckla projektet. Projectbase inkluderar även effekthemtagning och uppföljning av effektmålet. Detta för att säkerställa att projektet verkligen följs upp och nyttan utvärderas. Beslutspunkter I projektprocessen finns ett antal större beslutspunkter där det är lämpligt att genomföra möte med projektägare och styrgrupp för att bedöma status i projektet och ta beslut rörande fortsättningen. Utfallet vid en beslutspunkt kan vara en av följande tre: 1. Fortsätt projektet enligt originalplan eller enligt reviderad plan. 2. Gå tillbaka och skjut upp beslut tills delar av projektet omarbetats eller kompletterande information inhämtats eller de yttre omständigheterna är mer gynnsamma. 3. Avsluta projektet och dokumentera resultat. Skriv slutrapport, stäng konton samt avveckla teamet. Projectbase innehåller 6 stycken fördefinierade beslutspunkter, vilka är placerade mellan faserna i projektprocessen.
Tillämpning i Projectplace Börja projektförberedelserna med att skapa och namnge ett nytt projekt i Projectplace (under fliken Projects) och välj alternativet att använda Projectbase som projektmodell (vid Project Templates). Bestäm vilka beslutspunkter ditt projekt ska ha och när i tiden de ska infalla. Du kan se beslutspunkternas läge utefter projektets tidslinje som visas horisontellt som en blå linje som går från vänster till höger över skärmen. Milstolpar Det finns även möjlighet att lägga in egna etappmål, så kallade milstolpar, i projektet. Även dessa kommer att visas på tidslinjen.
Listan med beslutspunkter (kallas Project Steps) får man fram genom att klicka på plustecknet till vänster på sidans övre del. Det är här som man också skapar egna etappmål och milstolpar. Roller befogenheter och ansvar I Projectbase är det möjligt att fritt välja och beskriva de roller som projektet ska ha. Men det är rekommenderat att projektets organisation minst innefattar följande roller Projektägare/Project owner, Projektledare/Project manager och Projektgrupp/Team. Detta gäller även projekt som genomförs agilt. Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012 Det är viktigt att det tydligt framgår vilka befogenheter och ansvar varje projektroll har. Styrgruppens uppgifter Säkerställer att projektet ligger i linje med verksamhetens övergripande mål. Fastställer projektdirektiv och projektplan. Bedömer resultat och beslutar om projektet ska drivas vidare eller läggas ned. Beslutar angående förslag om ändringar. Om styrgrupp saknas ingår dessa uppgifter i beställarens ansvar. Projektägarens uppgifter (Rollen kallas även Beställaren) Projektets ägare och därmed huvudansvarig. Ansvarar för effektmål och projektmål. Utser projektledare och tilldelar resurser. Godkänner projektets leveranser. Tillsätter styrgrupp. Projektledarens uppgifter Ser till att projektmålet uppnås. Planerar och organiserar projektet. Delegerar och följer upp aktiviteter. Hanterar problem och konflikter. Påverkar och får saker gjorda.
Kallar till och leder projektmöten och styrgruppsmöten. Kommunicerar, engagerar och motiverar. Projektgruppens uppgifter Ser till att delegerade aktiviteter utförs. Planerar och organiserar egna aktiviteter. Rapporterar prestationer och arbetade timmar. Följer kvalitetssystem, metoder och rutiner. Deltar på projektmöten. Referensgruppens uppgifter Bedöma delresultat Agera som bollplank. Representera användare Hjälpa till att sprida kunskap om projektet Scrum Masterns uppgifter (roll i agila projekt) Coacha projektgruppen Leda de dagliga uppföljningsmötena Produktägarens uppgifter (roll i agila projekt) Prioritera arbetsuppgifter tillsammans med projektgruppen Godkänna resultat i slutet av varje etapp (sprint) Under fliken People organiserar och bemannar man projektet genom att bjuda in personer och tilldela roller och ge behörigheter.
Dokumentmallar Följande projektdokument finns upplagda i Projectbase som dokumentmallar färdiga att använda som de är eller anpassa för egna behov. Huvuddokument (bör finnas i alla projekt) Uppdragsbeskrivning ramar för projektet Projektdirektiv checklista som anger vad förberedelserna ska omfatta Projektplan huvuddokument som innehåller hela planeringen Slutrapport uppföljning av ett projekt Dokumentmallarna finns upplagda i Projectplace under fliken Documents.
II. BESKRIVNING AV PROJEKTET Bakgrund, syfte och mål Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012 Det finns alltid en bakgrund till ett projekt, ett historiskt perspektiv till att man vill åstadkomma en förändring eller utveckla en produkt. Syftet är detsamma som den effekt projektet förväntas skapa, det vill säga varför det är viktigt att projektet ska genomföras. Målet är vad projektet ska leverera vid en i förväg bestämd tidpunkt, dvs. resultatet. Projektplan (steg 1) Skapa en projektplan för projektet. Ladda hem dokumentet från fliken Documents. Spara dokumentet under ett unikt namn. Skriv en kort bakgrundsinformation under rubriken Bakgrund. Beskriv vilket nytta projektet ska skapa under rubriken Syfte. Formulera ett tydligt mätbart mål under rubriken Mål. Fyll även i roller och bemanning. Informationen hittas vanligtvis i projektets uppdragsbeskrivning eller ett Business Case.
Omfattning WBS Att genomföra ett projekt kräver att många saker klaffar. För att säkerställa att inget glöms bort och att avgränsningarna blir tydliga är det lämpligt att strukturera projektet med en WBS (Work Breakdown Structure). Exempel på en WBS för ett Mässprojekt Projektets omfattning bryts ner i mindre delar tills man nått en nivå där det är möjligt att bedöma tid och resursbehov. Den lägsta nivån i en WBS kallas arbetspaket. En väl utförd WBS underlättar hela projektets planering. Detta oavsett om projektet är tänkt att genomföras med en detaljerad tidplan eller agilt, exempelvis Scrum, i etapper eller sprintar som det kallas. Projektplan (steg 2) Fortsätt med att fylla i information i projektplanen. Lägg in WBS:en under rubriken Omfattning eller i bilaga. Ange det som inte ingår i projektet under rubriken Avgränsningar En kort beskrivning av projektet och dess mål, omfattning (scope) och huvudleveranser bör också föras in under Project Description direkt i projektet på Projectplace.
Produkt- och projektkrav Att skilja mellan vad ett projekt ska leverera och hur det ska genomföras ger tydlighet. Krav som beskriver resultatet kallas produktkrav medan krav som styr arbetet kallas projektkrav. Ju mer projektkrav desto mer styrning. Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012 Projektplan (steg 3) Fortsätt att fylla i projektplanen. Lista produkt- och projektkrav under rubriken Kravspecifikation
III. PROJEKTETS FÖRUTSÄTTNINGAR Projektets intressenter I en intressentanalys kartläggs alla de som påverkar och/eller påverkas av projektet. Att dela in intressenterna i olika grupper är en bra metod för att senare kunna bestämma hur de ska hanteras. Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012 Kärnintressenter Primärintressenter Sekundärintressenter Individer med beslutande och/eller drivande roller inom projektet. Individer och grupper som i hög grad påverkas av projektet och därför vill påverka projektet. Individer och grupper med ett relativt lågt intresse för projektet och som troligen inte aktivt kommer att påverka projektet. Nulägesanalys Hur ser verkligheten ut när projektet startas? Vilka är de yttre och inre förutsättningarna som gäller och vad är det som kan komma att påverka genomförandet? Det handlar om att kunna ta till vara förutsättningar som är gynnsamma för projektet och undvika sådant som kan försvåra genomförandet. Analysen av nuläget brukar gå under namnet SWOT-analys, där förkortningen står för Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats. Projektplan (steg 4) Kartlägg, kategorisera och beskriv projektets intressenter. Kartlägg nuläget och dra slutsatser.
IV. PLANERA PROJEKTET Projekttavla (Kanbantavla) Med en projekttavla (under fliken Actions) skapas översikt. I den agila metodiken Scrum kallas denna tavla Burn-down Chart. Arbetspaketen från WBS:en placeras som kort i kolumnen Planned och rangordnas efter prioritet. Bedöm tidsåtgång, resursbehov och utse ansvarig för varje arbetspaket. Allt eftersom arbetspaketen ska påbörjas flyttas de över i kolumnen Working On och när de är klara och godkända till kolumnen Done. Metoden att arbeta med kort som man successivt bearbetar kommer från den japanska arbetsmetoden Kanban. Det går att skapa fler kolumner, med valfria namn, om man vill förfina projekttavlan. Använd flera projekttavlor om projektet har många arbetspaket. Varje projekttavla bör genomföras under en egen etapp eller aktivitet. Tidplan Mindre projekt med få arbetspaket kan med fördel genomföras i etapper (sprintar), medan mer komplexa projekt bör ha en tidplan. Tidsplanen är en kalender som visar när olika aktiviteter ska genomföras.
Tidsplanen kommer man åt i Projectplace genom att klicka på tidslinjen. Aktiviteter skapas genom att dubbelklicka på kalendern där man vill att aktiviteten ska börja. Namnge aktiviteten och tilldela resurser samt koppla den till en projekttavla. Det görs i dialogrutan som man når genom att klicka på pilen till höger i aktiviteten. Med drag-n-drop kan man förlänga eller korta av tiden på aktiviteten. En tidplan kan hållas på en ganska övergripande nivå eller göras mycket detaljerad. Övergripande tidplan Detaljerad tidplan 1. Dela upp projektet i relativt stora aktiviteter. 2. Bestäm ordning som aktiviteterna ska utföras. 3. Fördela arbetspaketen i projekttavlan över aktiviteterna, alternativt tilldela varje aktivitet en egen projekttavla. 1. Utgå från projektets WBS i projektplanen. 2. Skapa en flödesplan genom att identifiera beroenden mellan arbetspaketen (som nu kallas aktiviteter). 3. Bedöm tidsåtgång och resursbehov för varje aktivitet. 4. Lägg in aktiviteterna i en kalender i den ordning de ska utföras. 5. Komplettera med milstolpar där det finns behov av uppföljning. Projectplace grundtanke är att det skall vara så enkelt att alla skall kunna arbeta i tjänsten. Finns det mer avancerade behov att visa beroenden (med pilar) och koppla resurskostnader till aktiviteterna för att kunna tids- och kostnadsrapportera projektet, bör man skapa tidsplanen i exempelvis Microsoft Project eller Blue Ant. Budget Utgå från projektets WBS (i projektplanen) eller projekttavla (i Projectplace) och kalkylera kostnaden för varje arbetspaket eller aktivitet och summera. Resultatet av projektkalkyleringen bör ej överstiga den tillgängliga projekt budget. Kostnader i en projektbudget kan bestå av pengar och timmar (arbetstid). Är projektet planerat med exempelvis Blue Ant kan man ta fram en periodiserad budget, där planerade kostnader redovisas över tiden. Projektplan (steg 5) Fyll i tabellen för interna- respektive externa kostnader. Komplettera gärna med en periodiserad budget (kräver tidsplan).
Riskanalys Genom riskidentifieringen hittas tänkbara riskhändelser. En riskhändelse är en enskild händelse som kan påverka projektet i negativt. Miniriskmetoden är den metod som rekommenderas, då metoden är att betrakta som en standard. Riskhändelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Riskvärde = S * K Bedöm sannolikhet och konsekvens för varje riskhändelse och fa fram åtgärdplaner för risker med riskvärde över 10. Exempel på områden där risker kan uppstå: Teknik, kvalitet och utförande risker exempelvis oprövad teknik, orealistiska mål, byte av teknisk plattform. Projektledningsrisker exempelvis dålig allokering av tid och resurser, låg kvalitet på planen, svag ledning av projektgruppen. Organisatoriska risker exempelvis konflikt mellan kvalitet, tid och resurser, brist på prioriteringar, oklar finansiering, resurskrockar med andra projekt. Externa risker exempelvis ändrade lagar och regler, arbetskonflikter, ägarbyte, nationella risker och väder. Projektplan (steg 6) Identifiera och analysera riskhändelser Ta fram en åtgärdsplan för risker med högt riskvärde. Ändringshantering Det sker ändringar i alla projekt. Det är viktigt att ha tydliga regler som bestämmer hur ändringar ska hanteras, vem som har rätt att besluta om att en ändring ska göras och hur projektdokument uppdateras. Ta för vana att alltid spara ändrade dokument med nya versionsnummer under Documents i Projectplace.
V. GENOMFÖRANDE Lägesrapportering Projectbase är integrerad med uppföljningsstödet i Projectplace som gör att projektledaren snabbt får överblick över projektets status. Informationen från projektets deltagare kan sammanställas. Rapporter som ger en överblick av projektets status kan tas ut och skickas till styrgrupp och ledning. Visuellt kan man på Projectplace följa projektets status på tre sätt - projektets tidslinje, projekttavlorna och tidsplanen. På tidslinjen kan man se hur långt projektet kommit längs projektflödet. Man får en påminnelse när en beslutspunkt eller etappmål/milstolpe ska enligt planen vara uppnådd. På projekttavlan kan man se vilket steg ett arbetspaket befinner sig i Planned, Working On eller Done. I tidplanen (kalendern) kan man med en s k nulinje, som anger dagens datum, se vilka aktiviteter som bör pågå just nu och vilka som bör vara klara. Möten Projekt bör även följas upp med möten, fysiskt på plats eller on-line via Projectplace. Det bör ske minst en gång i veckan. Genomförs projektet agilt (Scrum) bör man ha dagliga uppföljningsmötem i teamet och träffa produktägaren i slutet av varje sprint.
VI. UPPFÖLJNING EFFEKTMÄTNING Innan ett projekt är avslutat bör man ha bestämt tidpunkt för att mäta effekten. Skapades den förväntade nyttan och förde projektet med sig kostnader i nivå med vad man kalkylerat? Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012 Projectbase har såväl beslutspunkter för projektavslut och effektuppföljning, samt en dokumentmall (Slutrapport) för att skapa en slutrapport. VII. PROJEKTMETODIKEN Litteratur Hur man arbetar i projekt och hur man kan bli bättre på att använda projektmodellen Projectbase finns beskrivet i boken Projektledning av Bo Tonnquist utgiven av Sanoma Utbildning. Boken Projektledning finns även översatt till engelska: Project Management A Guide to the Theory and Practice of Project, Program and Portfolio Management, and Business Change. www.sanomautbildning.se/projektledning Kurser i projektledning Baseline Management har ett stort utbud av kurser för såväl erfarna projektledare som nybörjare. www.baselineman.se/baseline-business-school/