EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelsen 2015-11-14 Bergsbyn Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, Bureå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Frånvarande: Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Lotten Markström, KR via Skype 146 Lena Björkman, KR via Skype 146 Peter Lundström, KR via Skype 146 Inledning och öppnande 142 Jon Nilsson inleder dagens sammanträde med att berätta om Bergsbykyrkans verksamhet och personal samt läser söndagens text ur Matt. 25:1-13 Jesus sade: Då blir det med himmelriket som när tio unga flickor gick ut med sina facklor för att möta brudgummen. Vi ber. Dagens ordförande Karin Paulsson förklarar sammanträdet öppnat. Val av justerare Dagordning 143 att välja Matts Hägglund och Marianne Berglund att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 144 Dagordningen fastställs med följande tillägg: Samtal med kommunikationsrådet Insändare till Vårt Budskap
Föregående styrelseprotokoll 145 Genomgång av styrelseprotokoll 150926-27: 120: Df s uppdrag att se över kretssammanställningen med syftet att se till de mindre föreningarnas behov av stöd, ska redovisas vid styrelsens mars-sammanträde. 123: Meddelas att ledningsgruppen (LG) har beslutat att avsätta 5 000 kr för de arrangemang som Roseniusgårdens Vänner planerar för jubileet av Rosenius 200 år. 131: Gåvorapporten har korrigerats så att förutom augustis gåvor redovisas även inkomna gåvor för perioden januari-augusti. Protokollet läggs till handlingarna. Samtal med kommunikationsrådet (KR) 146 Till dagens styrelsesammanträde har kommunikationsrådet inbjudits. Samtal förs om kommunikationsrådets uppdrag, visioner och tankar. KR upplever att förutsättningarna för rådet förändrats, dels genom att tjänstemannen har fått mindre arbetstid till informationsfrågor och dels för att det är endast två ledamöter förutom tjänsteman och styrelserepresentant som sitter med i KR. Rådet saknar också yngre ledamöter. KR menar att kommunikation ska finnas med i allt det som EFS Västerbotten och Salt Västerbotten gör och uppmanar ungdomar och andra i våra verksamheter att från olika aktiviterer delge EFS Västerbottens informatör av det material som ständigt produceras i sociala medier. Ideologiskt samtal 147 EFS internationella mission firar 150 år 2016, och som en start på firandet har 275 EFS-anställda nyligen genomfört en studieresa till Etiopien. Df återger intryck och upplevelser från resan där temat för dagarna varit Levande och verksamt. Dagarna har präglats av Guds ord idag och hur vi utmanas av den växande kyrkan i Etiopien i våra sammahang. EFS medarbetare har mött mycket uppskattning från Mekane Yesus kyrkan och etiopierna, med stor tacksamhet för att EFS en gång startade missionsverksamhet i Etiopien. Sverige har genom åren fått betyda mycket för landet Etiopien. Idag finns 25 stift, 8000 församlingar och ca 7,2 miljoner medlemmar i Mekane Yesus kyrkan. I Etiopien finns idag ca 90 miljoner människor och Mekane Yesus kyrkan är inne i ett 5-årigt projekt med 12 konkreta punkter med målet att bli 10 miljoner medlemmar. Utmaningen för Mekane Yesus kyrkan är att möta drogmissbruk, emigration, media och globalisering i Etiopien. Utmaningen för EFS i Sverige är att återvända till Guds ord, ta tid till bön och erkänna Andens verk i våra liv. Som avslutning läses Apg. 8:26-40, om Filippos och den etiopiske hovmannen, och styrelsen reflekterar över texten och delar tankar om vad den säger till oss idag.
Styrelsens arbetsordning 2016 148 Karin Paulsson redogör för föreslagen arbetsordning för år 2016 och några mindre korrigeringar görs. att fastställa styrelsens arbetsordningen för år 2016. Offensiva fonden Mötesplats Mobacken 2016 AU 125 ER 37 149 Från projektgruppen för Mötesplats Mobacken har inkommit en ansökan på 150 000 kr för år 2016. Projektets mål är att skapa ett levande område på Mobacken, Skellefteå för socialt arbete med kristen värdegrund. Verksamheten är tänkt att på sikt bedrivas i ett socialt företag som ägs av Mobackens EFS-förening. Projektet påbörjades under 2015 med förstudier och ett sommarcafé. Från Offensiva fonden beviljade styrelsen 75 000 kr till denna satsning för 2015. Mobackens EFS-förening har erbjudits att medverka i ett stort projekt tillsammans med Skellefteå och Norsjö kommuner, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Vårdcentraler mfl. Projektets mål är att skapa möjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden att komma i arbete, i utbildning eller närmare arbetsmarknaden. För att finansiera projektet har en ansökan om bidrag från Europeiska Sociala Fonden skickats in. Mobackens roll i projektet är att skapa arbetstillfällen för personer som projektet riktar sig mot. Rune Hedman redogör för sina kontakter med representanter ur projektgruppen. Projektet beräknas vara i gång senast hösten 2016 och de ansökta 150 000 kr skulle motsvara 25% tjänst och lite kringkostnader. Övriga anställda i projektet finansieras av andra bidrag. Svar på bidragsansökan till ESF väntas under november månad. Projektgruppen har inte gjort ansökningar till andra bidragsgivare i väntan på svaret från ESF. AU och ER har konstaterat att projektet ligger inom ramen för vad Offensiva fondens medel kan användas. Styrelsen brottas med uttrycket kristen värdegrund i ansökan och menar att grunduppdraget är att vara kyrka. Styrelsen vill att det ska vara viktigt i projektet och att projektgruppen ska våga formulera det. Se verksamhetsplanens ledord att nå vidare och djupare : NÅ VIDARE OCH DJUPARE Mission hör till den kristna trons och kyrkans väsen och är inte bara en aktivitet bland andra. Vi vill inspirera till att missionsperspektivet hålls levande både i det lokala och i det internationella arbetet. Med Guds hjälp vill vi nå vidare med det kristna budskapet till olika livsarenor så att allt fler människor får ta del av evangeliet om Jesus Kristus. Det handlar om att skapa nya mötesplatser och nya gudstjänstfirande gemenskaper men även om att bättre ta vara på missionskallelsen i de sammanhang där vi redan finns: i familje- och yrkesliv, i vår egen gudstjänst- och församlingsverksamhet
på förenings- och distriktsnivå, i fritids- och föreningsliv, i utbildningssammanhang (särskilt inom vår egen bibel- och folkhögskoleverksamhet), i nätbaserade media och så vidare. att bevilja 25% tjänst för vt 2016, motsvarande 60 000 kr att bevilja 30 000 kr till övriga kostnader att inhämta rapport från projektgruppen i mars 2016 om vilka bidrag projektet beviljats från andra finansiärer, en redovisning om vad som gjorts i projektet samt hur verksamhetsplanen ser ut för ht 2016 att, när rapporten godkänts, bevilja 25% tjänst för ht 2016, motsvarande 60 000 kr Styrelsen önskar att projektgruppen jobbar med projektet utifrån verksamhetsplanens ledord att Nå vidare och djupare. Sammanträdesdatum ht 2016 AU 126 150 23-25/9 2016 Styrelsehelg Solvik folkhögskola 12/11 2016 Södra länsdelen Styrelsen fastställer sammanträdesplanen enligt ovan. Ideologiska samtalsämnen vt 2016 AU 128 Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola Nomineringskommitté 151 Styrelsen för ett samtal om kommande år och aktuella ämnen att ta upp vid vårterminens sammanträden. om följande ämnen för vt 2016: Lördag 13/2 EFS Västerbottens framtidsvision och målsättning, av df Lördag 19/3 Bibelsamtal, med inledning av df 152 att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Tommy Mörling, (smk) Sävar för 2 år ST 83 Verksamhetsrådet ST 76 Rapport ledamöter till EFS riks styrelse 153 att välja Markus Nyström, Skellefteå, som ledamot i Verksamhetsrådet. 154 Karin Paulsson redogör för valberedningsarbetet.
Kanslirapport november 2015 Prognos EFS 2015 ER 35 AU 135 155 Df redogör för kanslirapport november 2015. 156 Ek föredrar en prognos baserad på utfall 150930 och en gåvomedelsrapport på 9 månader. Gåvomedelsmålet är 8,2 miljoner kr och prognosen ligger på drygt 7,3 miljoner kr. Inga testamenten är på ingående. Bidrag kopplat till personal ligger något högre pga utökade tjänster i ett par samarbetskyrkor och fler bidrag för arbetsmarknadsåtgärder. Konfirmandverksamheten har inte fyllt våra läger vilket påverkar både intäkts- och kostnadssidan. Personalkostnaden beräknas utfalla lägre på kretstjänster då vakanta tjänster inte ersätts av vikarier under hösten men utfallet på tjänster i samarbetskyrkor beräknas bli högre än budget då antalet tjänster utökats genom externa bidrag och olika arbetsmarknadsåtgärder. Tillskottet från finansiella intäkter är lågt då ränteintäkter från bank uteblir under hösten pga av marknadsläget. Resultatet före bokslutsdispositionerna beräknas till -2,4 miljoner kr, nästan 500 000 kr sämre än budget. Tillsammans med budgeterade uttag ur Offensiva Fonden och Testamentsfonden, och med en större återförd reservering än beräknat, beräknas resultatet till -330 000 kr efter bokslutsdispositionerna. En större gåva från en bönhusförsäljning är på ingående, men kan även hamna på nästa års gåvor. Sammanfattning: Lägre gåvoutfall än budget med -862 000 kr. En ökning av personalbidrag och personalkostnader i två samarbetskyrkor En minskning av personalkostnaden på kretstjänster pga att vakanser inte ersätts fullt ut under året Färre konfirmander påverkar både intäkter och kostnader Lägre finansiell intäkt än beräknat pga nybyggnation på Klippengården och låga finansiella intäkter. Budgetinriktning 2017 ER 36 AU 136 157 Ek redogör för ekonomirådets (ER) förslag till budgetinriktning 2017. Startdatum för EFS pågående organisationsutredning har flyttats till den 1/1 2018 vilket innebär att EFS Västerbottens budgetinriktning för 2017 inte påverkas av utredningen. Ekonomirådet menar att budgetnivåerna för 2015 och 2016 på 8,2
miljoner kr respektive 8 miljoner kr, i ljuset av prognosen för 2015, upplevs höga. ER föreslår en inriktning på 7,5 miljoner kr för 2017. Planen för EFS Västerbottens uttag ur kassakistan är att den ska minska så att på sikt ska verksamhetens intäkter bära verksamhetens kostnader utan andra tillskott. Underskottstakten ska minska. ER föreslår ett uttag ur överlikviditeten på max 1 miljon kr. Den offensiva fonden, som är en del av uttaget, föreslås ligga i samma nivå som tidigare år dvs 500 tkr. Styrelsen för ett samtal om Offensiva fondens storlek och användande. att uppdra till ek att utifrån samtalet och ovanstående ramar lägga fram två förslag på budget för 2017 att uppdra till df att skriva ett brev till samtliga kretsordföranden och dess missionsföreningars ordföranden och kassörer, och påminna om årsmötets beslutade gåvomedelsmål för 2016, samt även förklara vilket behov EFS Västerbotten har för 2017 att brevet skickas i mitten av januari 2016, innan föreningarnas årsmöten. Rapport bemanningsplan 2016 158 Df redogör för den nya bemanningsplanen 2016 där motsvarande ca 2 tjänster tagits bort. Det innebär att bemanningsplanen omfattar ca 17 nettotjänster för år 2016. Tyvärr kan utvecklingstjänsten inte bemannas igen då det inte finns utrymme för detta i budget. Rapport EFS 159 Df rapporterar från ledningsgruppen på riks. Insändare till Vårt Budskap 160 Styrelsen tar del av insändare som kommer i nästa nummer av Vårt Budskap. Styrelsen samtalar om innehållet. Styrelsen uppdrar till df att, utifrån styrelsens samtal, svara på insändaren till nästa nummer av Vårt Budskap. Utsända/lämnade handlingar 161 Protokoll: Styrelsen ST 150926-27 Arbetsutskottet AU 151026 Ekonomirådet ER 151021 Verksamhetsrådet VR 151019 Kommunikationsrådet KR 151021 Personalprotokoll PP 150922, 151020 Klippenstyrelsen 150924 Samarbetsrådet EFS/Svenska kyrkan i Luleå Stift 151028
Bibelfjälls styrgrupp BF 150420, 150907 Rapporter: Kanslirapport november 2015 Rapport prognos EFS Västerbotten 2015 Rapport budgetinriktning EFS Västerbotten 2017 Rapport gåvor 10 månader EFS Västerbotten Rapport Stöcke bönhus Rapport sommarkyrka/ledarskola Mobacken Rapport bemanningsplan 2016 Övriga handlingar: PM Offensiva fonden Styrelsens arbetsordning 2016 Ansökan Offensiva fonden: Mötesplats Mobacken 2016 Agenda vid rådsmöte Kommunikationsrådet Sammanträdesschema 2016 Kontaktuppgifter styrelsen verksamhetsåret 2015/2016 Styrelsen uppdrar till ek och df att kontakta representanter för Klippenstyrelsen med anledning av firmateckning och plusgirokonto. Avslutning 162 Mötesordförande framför ett tack till dagens värd Jon Nilsson för god mat och samvaro. Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Karin Paulsson ordförande Matts Hägglund justerare Marianne Berglund justerare