125 Mötets öppnande Ordförande Catarina Hanell hälsade välkommen och förklarade mötet för öppnat.

Transkript

1 Sida 1 (7) Protokoll nr 11 fört vid styrelsemöte med ESK torsdag den 26 februari Närvarande: Catarina Hanell, Aino Dahl, Gun Lundin, Staffan Connysson, Per-Erik Johansson, Göran Hugosson samt Eva Andersson. Anmält förhinder: Ann-Sofie Tapani. 125 Mötets öppnande Ordförande Catarina Hanell hälsade välkommen och förklarade mötet för öppnat. 126 Dagordning Den föreslagna dagordningen fastställdes. 127 Val av sekreterare Göran valdes till sekreterare. 128 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll lades, med godkännande, till handlingarna. 129 In- och utgående skrivelser a) Stora Nolia Ungdomslag 1 9/8 Inbjudan har kommit till ESK att delta vid Stora Nolia. Styrelsen beslutar inte delta i Stora Nolia b) Arbetsgivarträff Nya tider Nya intäkter SISU Idrottsutbildarna inbjuder till arbetsgivarträff den 26/2 under rubriken Nya tider - Nya intäkter. AU har behandlat frågan och beslutat att inte anmäla någon deltagare. Styrelsen beslutar godkänna AU:s beslut. c) Inbjudan till fortsättningskurs i Praktisk Utbildning i IdrottOnline Klubb SISU Idrottsutbildarna inbjuder till Fortsättningskurs IdrottOnline den 26/2. AU har, tillsammans med nye kanslichefen, behandlat frågan och beslutat att inte anmäla någon deltagare. Styrelsen beslutar godkänna AU:s beslut.

2 Sida 2 (7) d) Inbjudan Vill du vara med och skapa världens bästa idrott? Sisu Idrottsutbildarna inbjuder till möte kring visions- och värdegrundsarbete inom idrotten den 2/4. Styrelsen beslutar uppdra till Eva A att besluta i frågan. e) Idrottslyftet år 3 Västerbottensidrotten inbjuder till informationsmöte om bl a Idrottslyftet, skolsamverkan, fotboll och anläggning den 10/3. Styrelsen beslutar Staffan C och, om möjligt, även kanslichefen Henrik W deltar. f) Kallelse till årsmöte Ersboda Folkets Hus ESK har fått kallelse till årsmöte i Ersboda FH den 25/3. Styrelsen beslutar Staffan C deltar. g) Analys av division 1-föreningars ekonomi 2008 SvFF har begärt in ekonomiska uppgifter enl skrivelse senast den 4/5. Styrelsen beslutar uppdra till Gun att tillsammans med ESK Fotboll skicka in begärda uppgifter. h) Inventering av arbetsobjekt för ferieprao sommaren 2009 Umeå kommun bedriver ferieprao under perioden 15/6 14/8 för ungdomar födda 1992 (6 tim/dag i perioder om tre veckor). Styrelsen beslutar uppdra till Aino att, tillsammans med ESK Fotboll och Staffan C, fatta beslut i frågan och skicka in erforderligt underlag inom föreskrivet datum. i) Framställan Polarräv Event Solution AB ESK har en fodran på Polarräv Event Solution AB. Företaget har nu inkommit med önskemål om att få göra en avbetalningsplan. Styrelsen beslutar godkänna Polarräv Event Solution AB framställan om avbetalningsplan och att uppdra till Catarina att kontakta dem. 130 Rapporter a) ESK Fotboll Enl utsända minnesanteckningar.

3 Sida 3 (7) b) ESK Innebandy ESK A-dam och ESK A-herr klara för spel i division 1 säsongen 09/10. KS gratulerar till prestationen. I övrigt enl utsända minnesanteckningar. c) ESK Ungdom Enl utsända minnesanteckningar. d) Kansliet Se 131. e) Arbetsgruppen ESK-guiden, inkl Värdegrund Förslag till ny ESK-guide kommer att gå ut på remiss under mars och slutligt fastställas våren. 131 Kansliet a) Förhandling med Unionen ang uppsägning p g a arbetsbrist Styrelsen har skickat en förhandlingsframställan till Unionen Västerbotten m a a uppsägning p g a arbetsbrist. Förhandlingen genomfördes den 24/2. Catarina och Ann-Sofie redogjorde för denna. Vid förhandlingarna framförde inte Unionen något eget yrkande, annat än en anmodan till styrelsen att vara uppmärksam på det mycket breda uppdrag som kanslichefen har. Unionen har efter förhandlingen undersökt intresse hos sin medlem att göra anspråk på den kvarvarande tjänsten som vaktmästare. Medlemmen har avsagt sig anspråk på tjänsten. Nu återstår de formella uppsägningarna och uppsägningsdatum ska beslutas. Styrelsen beslutar säga upp Sture Andersson och Chatarina Johansson p g a arbetsbrist från uppdra till Staffan Connysson att överlämna den formella uppsägningen till berörda medarbetare. uppdra till kanslichefen att tillsammans med berörd kanslipersonal upprätta en plan för arbetet under den 6 månader långa uppsägningstiden. b) Kanslichef Henrik Vilhelmsson tillträder tjänsten som kanslichef den 1/3. Styrelsen beslutar utse Staffan C och Per-Erik J som ansvariga för introduktionen. Vidare tillse att erforderliga arbetsredskap införskaffas till kanslichefen.

4 Sida 4 (7) 132 Föreningsutveckling a) Adjungering av kommittéer Styrelsen diskuterar rutiner för hur vi ska nå delaktighet och informationsutbyte med de olika kommittéerna. Styrelsen beslutar ESK Fotboll, ESK Innebandy och ESK Ungdom inbjuds att delta med en person vid våra styrelsemöten. dagordningen anpassas så att de tre kommittéerna bara behöver vara med på del av mötet. ESK Ekonomi deltar vid de tillfällen då kvartals- och halvårsprognos redovisas samt vid de möten då bokslut och budget behandlas. Vid styrelsemöten dessemellan svarar kanslichefen för punkten "Ekonomi". övriga kommittéer adjungeras vid behov. genomföra minst ett gemensamt planeringsmöte årligen då alla kommittéledamöter deltar. uppmana kommittéerna att skicka de frågor som de vill att styrelsen ska behandla senast en vecka före mötet. Frågorna skickas till kanslichefen. dessa rutiner träder ikraft efter årsmötet då ny styrelse är vald. b) ESK Inköp I dagsläget finns endast en person vald till ESK Inköp. Styrelsen beslutar välja Ove Lundgren som sammankallande i ESK Inköp samt att styrelsen formulerar uppdraget för denna insats enl fastställt PM "ESK Organisation". uppdra till ESK Fotboll, ESK Innebandy och ESK Ungdom att utse en person vardera till ESK Inköp. 133 Årsmöte Omorganisationen av ESK har gjort att styrelsen fått viss tidsbrist att hinna klart allt till årsmötet. Detta måste dock genomföras på utsatt tid för att säkerställa fotbollens elitlicens för spel i division 2. Styrelsen beslutar genomföra årsmötet den 30/3 vad avser bokslut och verksamhetsberättelse

5 Sida 5 (7) fastställa förslag till Verksamhetsberättelse med tillägg avseende det ekonomiska resultatet som Eva Andersson skriver. fastställa bokslut årsmötet ajouneras till april månad (tidpunkt fastställs senare) vad avser budget och verksamhetsplan 2009, motioner samt val. uppdra till Catarina att ta fram förslag till stadgeändringar m a a ny organisation. påtala vikten av att budget följs och att återhållsamhet råder gällande kostnader under uppdra till ESK-ekonomi att presentera en analys av fotbollens och innebandyns resultat 2008 resp 2008/2009 till mötet den 23/3 resp maj-mötet gällande innebandyn. uppdra till ESK Ekonomi att till styrelsemötet den 23/3 presentera förslag till ev höjning av medlemsavgifter (familjemedlem, enskild medlem, supportermedlem). uppdra till valberdningen att förbereda avtackningar, inkl tidigare sektionsstyrelser. beslut. uppdra till kansliet att vidta erforderliga åtgärder i enlighet med ovanstående 134 Ekonomi Inget att rapportera 135 Hallvakt Skrivelser har inkommit till KS avseende antalet föreningsgemensamma arbeten och hur det påverkar flerbarnsfamiljer. Vi får idag signaler från föräldrar att man kommer att ta ur sina barn ur verksamheten för att man inte klarar av alla arbeten. KS har bett ESK Ungdom att utreda frågan. De har konstaterat följande: Sammanställning av hallvakt för ungdomslagen (gäller från vecka till vecka ) Fotboll / Innebandy sammanlagda hallvaktstid P 99 0 E + 3 S P 98 1 E + 4 S F 97 4 E + 2 S P 97 3 E + 2 S

6 Sida 6 (7) F 96 3 E + 3 S F 95 1 E + 4 S P 95 5 E + 1 S P 93/94 1 E + 3 S E = Ersäng, lördag - söndag S = Sporthushallen, hela veckan Den gamla fördelningen som gjordes per termin (1 hallavkt/lag och idrott) gäller inte mer. På grund av att vi har färre lag och att representationslagen inte har hallvakt, innebär det att det blir fler hallvakter per lag. ESK Ungdom föreslår att uppmana Umeå Fritid att koppla in det nya, förberedda kortsystemet och att vi därefter ev har kvar hallvakt/städning på helgerna. Styrelsen beslutar bifalla ESK Ungdoms förslag till beslut. uppdra till kanslichefen att ta kontakt med Umeå Fritid för att göra klart formerna kring framtida förändring av hallvaktsrutiner på Sporthushallen. Samtidigt ska klargöras vilka krav Umeå Fritid har på ESK avseende hallvakt, t ex endast hallvakt för städning ca 1 tim/kväll, hallvakt på helger. uppdra till kanslichefen att besluta från och med när nya rutiner ska börja gälla samt informera om dessa. 136 Frivaror Styrelsen har bett ESK Fotboll (ej svarat), ESK Innebandy och ESK Ungdom inkomma med förslag avseende nyttjande av frivaror enl avtalet med Team Sportia. Styrelsen beslutar 50 tkr fördelas till ESK Ungdom, 10 tkr till fotbollsskolan och 40 tkr till tröjor el liknande åt ledare. uppdra till ESK Inköp att vidta åtgärder enligt detta beslut. 137 Mesosten Staffan C redogjorde för byggnationerna kring Mesosten som pågår för fullt. Styrelsen beslutar tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att projektera för utformningen av den kommande kanslidelen. Arbetsgruppen skall bestå av representanter som utses från ESK

7 Sida 7 (7) Fotboll, ESK Innebandy, ESK ungdom, Staffan C (sammankallande), kanslichefen och ESK Ekonomi. 138 Genomgång arbetsplanering Styrelsen gick igenom aktuell arbetsplanering (se bilaga 1). 139 Övriga frågor a) Skadeersättningsavtal inför ESK-bilen Folksam har meddelat att de kan lösa in den krockade ESK-bilen för kr minus självrisken om kr. Styrelsen beslutar bilen inlöses enl erbjuden summa. pengarna används till resor som kanslipersonalen behöver göra i tjänsten. 140 Nästa sammanträde Nästa sammanträde genomförs den 23/3, kl AU den 16/3 kl Avslutning Ordförande tackade för visat intresse och förklarade mötet för avslutat. Vid protokollet Justeras Göran Hugosson Sekreterare Catarina Hanell Ordförande