Kontorschef I kontorschefernas roll ligger följande huvudsakliga ansvar och arbetsuppgifter; Kvalitet/metodik Ser till att verksamheten på daglig basis, bedrivs enligt Rådeks värderingar samt reglerna inom REKO och ISQC1 Ansvarar för, planerar och leder det löpande arbetet på kontoret Ger support i oklara redovisnings- och skattefrågor som de anställda inte förväntas klara själv Arbetsfördelning/beläggning Ser till att arbetsfördelningen är jämn mellan de anställda på kontoret Fördelar nya kunder, i den mån den anställde inte redan har ett förslag Ansvarar för bemanning under semesterperioden Personalrelaterat Överväger behov kring och planerar för anställningar och rekryterar ny personal i samråd med VD Identifierar och håller kontakter med lokala revisorer och redovisningskonsulter för ev framtida förvärv och anställningar Fångar upp signaler kring och reder upp ev. konflikter mellan personal på kontoret och mellan personal och kunder. Tar emot anmälan om sjukfrånvaro Tar emot anmälan om semesteruttag eller annan ledighet upp till en vecka utanför den ordinarie semesterperioden Planerar för och genomför utvecklingssamtal och lönesamtal i samråd med eller tillsammans med VD Godkänner kurskostnader efter fastställda utvecklingsplaner från utvecklingssamtalen (andra utbildningar godkänns av VD) Ekonomi/admin/försäljning Attesterar och godkänner kostnader och eller fakturor som berör kontoret efter fastställd attestordning Planerar och genomför investeringar inom kontoret efter samråd med VD Följer upp det ekonomiska resultatet för kontoret och per anställd i form av bland annat debiteringsgrad Företräder Rådek på den lokala marknaden och sköter lokal marknadsföring, kontakt med banker, nyföretagarcentrum och näringsliv Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 1
IT/datachef Fattar beslut inom IT-området i det dagliga arbetet såväl internt som extern inom ramen för Rådeks övergripande värderingar Kvalitet/utrustning Ansvarar för Rådeks IT-verksamhet och de program vi använder Ansvarar för samtliga datorer, datakommunikation, mail, skrivare och telefoner och bevakar att vi har tillförlitlig och modern hårdvara Support/underhåll Ansvarar för uppdateringar och vilka programversioner vi ska använda Ansvarar för att Rådeks kontorssidor på BT-webben är uppdaterade Har kontakterna med datakonsulter och våra IT-leverantörer Beslutar tillsammans med VD om större inköp av ny utrustning efter samråd med respektive kontorschef Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 2
Ekonomiansvarig Fattar beslut gällande ekonomiska rutiner och administration i det dagliga arbetet såväl internt som extern inom ramen för Rådeks övergripande värderingar Intern admin Sköter Rådeks löpande bokföring Betalar fakturor och övriga betalningar efter VDs attest Sköter skatte- och avgiftsredovisningen Förser kundansvarig med faktureringsunderlag och för dialog inför fakturering, hanterar utskick av fakturor när faktureringsansvariga fakturerat i systemet eller utifrån avstämda underlag Hanterar Rådeks krav enligt separat kravrutin, sköter kontakter med advokat och KFM Personalrelaterat Sköter löneutbetalningar och andra praktiska personalfrågor Bevakar att all personal rapporterar in tider i Briljant senast onsdag efter en avslutad vecka Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 3
Kvalitetsansvarig revision Fattar beslut i kvalitetsfrågor i det dagliga arbetet såväl internt som extern inom ramen för Rådeks övergripande värderingar Kvalitetsdokument/process internt Bevakar att vår kvalitetshandbok hålls uppdaterad och att all personal har tillgång till den Bevakar och driver aktiviteter som säkrar att vi följer kvalitetshandboken (ISQC1) och genomför de kontroller som ska göras Externa kontakter Ansvarar för våra kontakter med Baker Tillys kvalitetskommitté Personalrelaterat/kompetensnivå Följer utvecklingen på området och bedömer i vilken utsträckning Rådeks revisorer och revisorsassistenter har tillräckliga kunskaper Föreslår utbildningsbehov till kontorschefer och VD och ansvarar för att årligen genomföra utbildningsdag för alla revisorer vid Rådek Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 4
Kvalitetsansvarig redovisning Fattar beslut i kvalitetsfrågor i det dagliga arbetet såväl internt som extern inom ramen för Rådeks övergripande värderingar Kvalitetsdokument/process internt Bevakar att vår kvalitetshandbok hålls uppdaterad och att all personal har tillgång till den Bevakar och driver aktiviteter som säkrar att vi följer kvalitetshandboken (REKO) och genomför de kontroller som ska göras Externa kontakter Ansvarar för våra kontakter med Baker Tillys kvalitetskommitté Personalrelaterat/kompetensnivå Följer utvecklingen på området och bedömer i vilken utsträckning Rådeks redovisningskonsulter har tillräckliga kunskaper. Ger kontorschefer och redovisningskonsulter på varje kontor stöd och erforderlig handledning vid införande av de nya programvaror som VD och ledningsgruppen beslutat. (Fortnox, Baltzar etc) Föreslår utbildningsbehov till kontorschefer och VD och ansvarar för att årligen genomföra utbildningsdag för alla redovisningskonsulter vid Rådek Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 5
Redovisningskonsult (kundansvarig) Fattar beslut i det dagliga arbetet såväl internt som extern avseende sina kunduppdrag inom ramen för Rådeks övergripande värderingar Uppdragsrelaterat Ansvarar för sina kunders totala behov av redovisningstjänster (löpande bokföring, skatteredovisning, lönehanering, bokslut, årsredovisning, deklaration samt konsultationer) Bemannar uppdraget på bästa sätt och delegerar arbetsuppgifter till andra i teamet, handleder och kvalitetssäkrar Håller kontakt med kunderna under löpande år för att identifiera ev problem, frågor samt ev behov av andra tjänster från oss Egen erfarenhet/kompetensnivå Tar erforderligt stöd och råd av kollegor och externa konsulter då så krävs för att uppfylla kundens behov och önskemål I samråd med kontorschef och kundansvarig planerar det egna behovet av utbildning Nyförsäljning Självständigt verka för att ta in nya uppdrag till Rådek Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 6
Revisor (kundansvarig) Fattar beslut i det dagliga arbetet såväl internt som extern avseende sina kunduppdrag inom ramen för Rådeks övergripande värderingar Uppdragsrelaterat Utför revision på Rådeks kunder enligt god revisionssed och enligt Baker Tillys Kvalitetshandbok (arbetet leds och planeras av de påskrivande revisorerna vid Rådek) Om tillämpligt; bemannar uppdraget på bästa sätt och delegerar arbetsuppgifter till andra i teamet, handleder och kvalitetssäkrar Håller kontakt med kunderna under löpande år för att identifiera ev problem, frågor samt ev behov av andra tjänster från oss Egen erfarenhet/kompetensnivå Tar erforderligt stöd och råd av kollegor och externa konsulter då så krävs för att uppfylla kundens behov och önskemål I samråd med kontorschef och påskrivande revisor planera det egna behovet av utbildning Nyförsäljning Självständigt verka för att ta in nya uppdrag till Rådek Version 1.1 (senast ändrad 2013-02-10) Sida 7