Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2007-06-18 LS-LED07-382 95 Rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland. Policy. LF Landstingsstyrelsens förslag till landstingsfullmäktige 1. Landstingsfullmäktige fastställer föreliggande policy för rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland. Tilläggsyrkande Peter Linnstrand yrkade tillägg i policydokumentet under mellanrubriken Mål. Efter orden:...anpassningsarbete är att... skall det stå motivera och. I raden under yrkade Peter Linnstrand ett tillägg efter...att återfå...där tillägget lyder, helt eller delvis, Utfall Tilläggsyrkandet bifölls efter tillstyrkan av Jan-Olof Blomster. Ärendebeskrivning Under 2006 och vintern 2007 har en ny Policy för rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland utarbetats inom Personalutvecklingsenheten. Förankring av dess innehåll har skett under arbetets gång med chefsgrupper och fackliga företrädare. Arbetsrättsjurister inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt landstingets jurist har medverkat i arbetet. Policyförslaget har behandlats i landstingsstyrelsens personalutskott. Kommentar De övergripande målen är att hålla inflödet av nya sjukfall samt andelen långa sjukfall på en låg nivå. Målen för rehabiliteringsarbetet kommer att följas upp och redovisas tertialvis utifrån fastställda mått. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 6) Juni\ SID 1(1) 95 Rehabpolicy. LF\ 95 Rehabpolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-06-27 11:28
Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2007-06-18 LS-LED07-382 Till denna rehabiliteringspolicy finns även en praktisk vägledning i form av riktlinjer avseende roller och förväntningar på olika aktörer samt tydliga rutiner för rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsnivå. Riktlinjerna bifogas för kännedom. Landstinget har som arbetsgivare ansvaret för att behovet av arbetsinriktad rehabilitering och anpassningar klarläggs och för att rehabilitering kommer igång när det behövs. Rehabiliteringsarbetet är en viktig del i landstingets arbetsmiljöarbete. Samtliga aktörer i en rehabiliteringsprocess skall bli väl förtrogna med landstingets policy, riktlinjer och rutiner för rehabiliteringsarbetet. Bilaga 1. Missiv 2. Policy för rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland - För kännedom bifogas även riktlinjer och rutiner till policyn Protokollsutdrag till Landstingsfullmäktige Akten Efter fullmäktige protokollsutdrag via webbavisering till Samtliga verksamheter ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 6) Juni\ SID 2(2) 95 Rehabpolicy. LF\ 95 Rehabpolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-06-27 11:28
MISSIV Bilaga 1 LS 95/07 DATUM 2007-05-21 DIARIENR Rehabiliteringspolicy Bakgrund Under 2006 och vintern 2007 har en ny Policy för rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland utarbetats inom Personalutvecklingsenheten. Förankring av dess innehåll har skett under arbetets gång med chefsgrupper och fackliga företrädare. Arbetsrättsjurister inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt landstingets jurist har medverkat i arbetet. De övergripande målen är att hålla inflödet av nya sjukfall samt andelen långa sjukfall på en låg nivå. Målen för rehabiliteringsarbetet kommer att följas upp och redovisas tertialvis utifrån fastställda mått. Till denna rehabiliteringspolicy finns även en praktisk vägledning i form av riktlinjer avseende roller och förväntningar på olika aktörer samt tydliga rutiner för rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsnivå. Sammanfattning Landstinget har som arbetsgivare ansvaret för att behovet av arbetsinriktad rehabilitering och anpassningar klarläggs och för att rehabilitering kommer igång när det behövs. Rehabiliteringsarbetet är en viktig del i landstingets arbetsmiljöarbete. Samtliga aktörer i en rehabiliteringsprocess ska bli väl förtrogna med landstingets policy, riktlinjer och rutiner för rehabiliteringsarbetet. På så vis vet alla vad som gäller och vad som kan förväntas av såväl arbetsgivare som medarbetare. Riktlinjerna bifogas för kännedom. Förslag till beslut Personalutskottet har behandlat förslaget till denna policy och föreslår landstingsstyrelsen att föreslå landstingsfullmäktige att fastställa föreliggande förslag till Policy för rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland. LANDSTINGET SÖRMLAND... Lars Andåker Landstingsdirektör. Ingrid Mårselius Personaldirektör Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(1)
Rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland riktlinjer och rutiner
Innehåll Inledning...4 Riktlinjer...5 Arbetsgivarens uppgift och ansvar...6 Medarbetarens uppgift och ansvar...8 Personalfunktionens uppgift och ansvar...8 Företagshälsovårdens uppgift och ansvar...9 Fackligt ombuds uppgift och ansvar...9 Försäkringskassans uppgift och ansvar...9 Övriga medarbetares roll...10 Arbetsförmedlingen...11 Stöd till finansiering av arbetslivsinriktad rehabilitering...11 Rutiner...12 Rutiner för tidig återgång och rehabiliteringsprocessen...13 Inledning...13 Framgångsfaktorer...14 Schematisk sammanställning av Landstinget Sörmlands arbetssätt för tidig återgång och arbetsinriktad rehabilitering...15
Rutin för tidig återgång...16 Rutin för arbetsgivarens rehabiliteringsutredning...17 Senast dag 29: Samtal om rehabiliteringsbehov...17 Inget rehabiliteringsbehov...18 Behov av rehabilitering...18 Arbetsförmågebedömning...19 Rehabiliteringsmöte...20 Handlingsplan...21 Genomförande av handlingsplanen...21 Om medicinsk rehabilitering ännu ej är färdig...21 Om medarbetaren inte medverkar i rehabiliteringen...22 Rehabiliteringsutredningen avslutas...22 Återgång i arbete...22 Återgång inte möjlig...22 Rutin för omplaceringsutredning...23, 24 Rutin för avslut...27 Rutin för tystnadsplikt, dokumentation och sekretess...28 Allmänt...28 Dokumentation...28 Den anställdes medgivande...28 Sekretess...29 Exempel på dokument i rehabiliteringsärendet...29
Inledning Detta dokument innehåller riktlinjer och rutiner för Landstinget Sörmlands arbete med rehabilitering av medarbetare. Dokumentet ska ses som en praktisk vägledning till landstingets rehabiliteringspolicy. För att uppfylla arbetsgivaransvaret vad gäller rehabilitering och arbetsanpassning ska Landstinget Sörmland ha en fastlagd process med tydlig struktur för tidig återgång till arbete efter sjukskrivning. Landstinget ska också ha en fastlagd process för längre sjukskrivningar. Det är på arbetsplatsen som de bästa förutsättningarna finns för att en rehabilitering ska lyckas. Medarbetare känner redan till verksamheten och kan få stöd av chefer, arbetskamrater och de fackliga företrädarna. Efter ett metodiskt rehabiliteringsarbete är syftet att medarbetaren ska kunna återgå i arbete inom Landstinget Sörmland. När alla rimliga möjligheter till återgång i arbete har uttömts har arbetsgivaren fullgjort sitt rehabiliteringsansvar. Rehabiliteringsprocessen avslutas och en omplaceringsutredning blir aktuell. Landstinget har därför även en fastlagd rutin för omplaceringsprocessen. 4
RIKTLINJER
Riktlinjer Riktlinjerna ger vägledning i rehabiliteringsarbetet och visar olika aktörers ansvar och roller i rehabiliteringsarbetet. Arbetsgivarens uppgift och ansvar Arbetsgivaren har ett lagstadgat ansvar för att medarbetare som drabbats av sjukdom eller skada ska få del av de rehabiliteringsoch anpassningsåtgärder som behövs. Arbetsgivarens lagstadgade ansvar finns främst reglerat i: Arbetsmiljölagen (1977:1 160, 3 kap 2 ) (AML) Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) Lag (1962:381) om allmän försäkring (AFL) Lag (1976:380) om arbetsskadeförsäkring (LAF) Lag (1991:1 047) om sjuklön Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder Lag (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 1994:1 samt AFS 2001:1 Den eller de som ansvarar för rehabiliterings- och anpassningsarbetet ska ha goda kunskaper inom området samt ha befogenhet att agera. Varje chef får en grundlig genomgång av rehabiliteringspolicyn med dess riktlinjer och rutiner. Genomgången är obligatorisk och sker i samband med introduktionen. 6
Ansvaret för rehabilitering följer fastställda rutiner för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Landstinget Sörmland. Det är varje medarbetares närmaste chef som svarar för det praktiska rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsen. Ansvaret kan inte överlämnas till stödfunktioner såsom personalfunktionen, fackligt ombud, företagshälsovården eller Försäkringskassan. Ansvaret upphör först när ärendet nått en slutlig lösning. Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning ska genomföras när en medarbetare: har varit sjuk mer än fyra veckor har upprepad korttidsfrånvaro sex gånger eller fler under en tolvmånaders period när medarbetaren själv begär det när rehabilitering åter är aktuellt efter en tid med sjuk- eller aktivitetsersättning När en medarbetare blir sjuk och får nedsatt arbetsförmåga är det närmaste chef som ansvarar för: att skapa tidig kontakt och hålla kontinuerlig kontakt med medarbetaren under hela sjukskrivningsperioden, enligt landstingets rutin för tidig återgång. att kalla medarbetaren till ett samtal om rehabiliteringsbehov och utreda om behov av anpassnings- eller rehabiliteringsåtgärder finns. Vid samtalet ska medarbetaren informeras om landstingets rehabiliteringspolicy och upplysas om målet för rehabiliteringsprocessen. Sedan ansvarar chefen för den fortsatta rehabiliteringsprocessen på arbetsplatsen till dess att rehabiliteringen är avslutad. 7
Medarbetarens uppgift och ansvar Medarbetaren är huvudpersonen i rehabiliteringsprocessen. Alla åtgärder ska planeras i samråd med medarbetaren. Han eller hon bör vara aktiv och ta ett stort eget ansvar i processen för att rehabiliteringen ska nå framgång. Medarbetaren är skyldig att lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga rehabiliteringsbehovet och efter bästa förmåga medverka i rehabiliteringsprocessen. Det innebär bland annat: att aktivt delta och medverka vid de sammankomster och aktiviteter som planeras kring rehabiliteringen att lämna alla upplysningar som kan tänkas påverka möjligheten att återgå i arbete att aktivt medverka med egna tankar och idéer samt ge förslag på åtgärder Om medarbetaren utan godtagbara skäl inte informerar om sin arbetsförmåga och hälsostatus, uteblir från sammankomster och andra aktiviteter utan giltig orsak, vägrar att medverka i rehabiliteringsprocessen eller utan giltiga skäl avbryter insats, anses landstingets rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord. Arbetsgivaren kan då överväga om ett uppsägningsförfarande ska påbörjas. Personalfunktionens uppgift och ansvar Personalfunktionen har en konsultativ och stödjande roll till arbetsledning i rehabiliteringsarbetet. Personalfunktionen arbetar på uppdrag av ansvarig chef och är behjälplig med: tolkning av lagar och avtal att ge chefer en introduktionsutbildning inom rehabiliteringsområdet rådgivning och bollplank förmedla kontakter inom och utanför landstinget vid behov delta i de sammankomster som blir aktuella 8
Företagshälsovårdens uppgift och ansvar Företagshälsovården är arbetsgivarens oberoende expertresurs inom områdena medicin, teknik, beteendevetenskap och ergonomi. Företagshälsovården kan ge stöd i såväl det hälsofrämjande- och förebyggande arbetet som i rehabiliteringsarbetet. Landstinget Sörmland har ingått ramavtal med AB Previa. Avtalet gäller till 2008-06-30. I rehabiliteringsarbetet är Previas roll att stödja arbetsgivaren med bedömning av medicinska underlag samt medverka vid arbetsförmågebedömningar. Fackligt ombuds uppgift och ansvar Det är naturligt att den fackliga organisationen finns med i rehabiliteringsprocessen. Det fackliga ombudet ska vara ett värdefullt stöd och en kunskapskälla för medarbetaren när det gäller den arbetsrättsliga processen. Arbetsgivaren ska i samband med det inledande rehabiliteringssamtalet informera sig om medarbetarens inställning till facklig organisations medverkan. Det är medarbetaren som ansvarar för att det fackliga ombudet kallas till möten. Det är positivt att det fackliga ombudet medverkar från och med det första rehabiliteringssamtalet och under hela processen. Om medarbetaren vill avstå från facklig medverkan ska han eller hon ange det. Försäkringskassans uppgift och ansvar Försäkringskassan har ansvar för att uppmärksamma att en person behöver rehabilitering för att kunna återgå i arbete.försäkringskassan ska ta initiativ till, samordna och ha tillsyn över de åtgärder som behövs. Landstinget Sörmland och Försäkringskassan har en särskild överenskommelse om samverkan vid arbetsanpassning och rehabilitering. Syftet med den är att underlätta samarbetet i enskilda individärenden. Försäkringskassan utgår från att arbetsgivaren i samråd med den anställde gör det som krävs för att skapa en arbetsmiljö anpassad efter den anställdes behov och ser till att den anställde är bättre rustad för att klara sitt fortsatta arbetsliv i den arbetsmiljö som arbetsgivaren erbjuder. 9
Försäkringskassans förmåner och ersättningsformer Försäkringskassan kan stå för en rad olika förmåner och ersättningsformer för enskildas försörjning i samband med sjukskrivning över 14 dagar och vid olika rehabiliteringsåtgärder. Principen är att Försäkringskassan alltid prövar om rätt finns till ersättning. Övriga medarbetares roll När en medarbetare blir sjuk och i behov av rehabilitering är det viktigt att komma ihåg övriga medarbetare på arbetsplatsen. Chefen bör ta reda på och vara överens med den som är sjukskriven om vilken information som kan lämnas till övriga på arbetsplatsen. En viktig faktor för framgång vid återgång efter sjukskrivning är ofta förståelsen på arbetsplatsen för en enskilds situation och hur mottagande fungerar på arbetsplatsen. Samma sak gäller om en arbetsplats ska ta emot medarbetare från annan enhet för arbetsträning. Mottagande och förståelse kan även då vara avgörande för hur väl en rehabiliteringsåtgärd ska lyckas. 10
Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingens roll och uppdrag inom arbetslivsinriktad rehabilitering gäller huvudsakligen arbetssökande men kan i vissa fall även omfatta personer med en anställning. Arbetsförmedlingens arbetslivsinriktade rehabilitering innefattar vägledning, klargörande av arbetsförutsättningar och anpassning av arbetsplats. Vanligen ingår också funktionsbedömning eller arbetsprövning. Arbetsförmedlingens insatser för anställda sker främst genom samarbete med Försäkringskassan. Försäkringskassan ska initiera och förmedla kontakten med Arbetsförmedlingen genom att kalla till ett avstämningsmöte. Stöd till finansiering av arbetslivsinriktad rehabilitering Det finns en möjlighet att ansöka om bidrag till individuella arbetslivsinriktade åtgärder hos AFA Försäkring. Sveriges Kommuner och Landsting, Svenska kyrkans Församlingsförbund, KFS (kommunala företagens samorganisation) och de fackliga organisationerna står bakom satsningen på individuell arbetslivsinriktad rehabilitering. AFA Försäkring kan betala upp till 50 procent av rehabiliteringskostnaden för en anställd som omfattas av AGS-KL sjukförsäkringen. Resterade del av kostnaden förutsätts arbetsgivaren eller försäkringskassan stå för. En förutsättning är att åtgärden ingår i en rehabiliteringsplan som Försäkringskassan upprättat. AFA Försäkring har dessutom som försöksverksamhet avsatt medel till särskilda rehabiliteringsåtgärder. Arbetsgivare kan ansöka om dessa medel för vissa specifika åtgärder under förutsättning att Försäkringskassan inte åtar sig något betalningsansvar, då åtgärden ingår i arbetsgivarens rehabiliteringsprogram och det finns en plan för återgång i arbete och arbetsgivaren står för minst halva kostnaden. I båda fallen ska ansökan sändas till AFA Försäkring och beviljas innan åtgärden kan påbörja. 11
RUTINER
Rutiner för tidig återgång och rehabiliteringsprocessen Inledning Syftet är att underlätta för chef och medarbetare i arbetet med den individuella rehabiliteringsprocessen. Rutinerna strävar efter att ge struktur samt åskådliggöra rehabiliteringsprocessen steg för steg ur ett arbetsrättsligt perspektiv med utgångspunkt i anställningsavtalet mellan medarbetaren och arbetsgivaren. Rutinen för tidig återgång beskriver den arbetsgång som gäller inom Landstinget Sörmland i samband med medarbetares sjukskrivning. Tanken är att medarbetare och chef ska behålla kontakten under sjukfrånvarotiden. Det ger chefen möjlighet att fånga tidiga signaler på medarbetares eventuella behov av arbetsinriktade åtgärder för att kunna återgå i arbete. I de allra flesta fall sker återgången utan behov av några insatser. Om fallen riskerar att bli långa är det viktigt att så tidigt som möjligt utreda om det finns behov av arbetsinriktade rehabiliteringseller anpassningsåtgärder. I vissa fall är det redan under de första dagarna eller veckorna uppenbart att sjukfrånvaron kan bli längre. Då bör arbetsgivarens rehabiliteringsutredning påbörjas så snart det är möjligt. I övriga fall inleds arbetsgivarens rehabiliteringsutredning: senast efter 29 dagars sjukfrånvaro. vid upprepad korttidssjukfrånvaro fler än sex gånger under en tolvmånaders period när medarbetaren själv begär det när rehabilitering åter är aktuellt efter en tids sjuk- eller aktivitetsersättning 13
Framgångsfaktorer Det här är faktorer som är viktiga för att en medarbetare snabbt ska kunna återgå till arbetet: Tidig första kontakt, dag 1 3. Regelbunden, tidsbestämd och dokumenterad kontakt mellan chef och medarbetare. Att närmaste chef har en personlig, tidig och återkommande kontakt med medarbetaren i syfte att möjliggöra tidig återgång, är en viktig faktor för en lyckad återgång efter sjukskrivning. Fortlöpande kontakt med arbetsplatsen i syfte att komma igång med aktiviteter och att undvika långtidssjukskrivningar på grund av otillräckliga arbetsanpassningar. Det här är faktorer som är viktiga för att rehabiliteringsprocessen ska lyckas: En tydlig och strukturerad process som är känd av alla berörda. Tydlighet kring ansvar och roller. Tydligt arbetssätt och tydlighet kring vilka aktörer som närmaste chef kan använda som stöd i arbetet. Att medarbetare upplever handläggningen som professionell. 14
Schematisk sammanställning av Landstinget Sörmlands arbetssätt för tidig återgång och arbetsinriktad rehabilitering: Tidsaspekt (ca) Arbetsgivarens ansvar Dag 1 Dag 3 Dag 8 Sjukanmälan registreras. Senaste dag då närmaste chef kontaktar medarbetaren. Medarbetare lämnar läkarintyg till chef. t.o.m. dag 28 Chef håller regelbunden kontakt med medarbetare. Dag 29 (samt vid vissa andra förutsättningar) Chef och medarbetare har samtal om rehabiliteringsbehov. Månad 1 6 Månad 6 12 Månad 12 Vid behov av arbetsinriktade rehabiliterings- och anpassningsåtgärder påbörjas arbetsgivarens rehabiliteringsutredning som innehåller följande moment: Bedömning av medarbetarens arbetsförmåga med stöd av Previa Genomförande av rehabiliteringsmöten. Där chef och medarbetaren tillsammans med ev. andra medverkande, ska planera, upprätta en handlingsplan, genomföra och följa upp arbetsinriktade rehabiliteringsåtgärder på arbetsplatsen, t.ex: Anpassning av arbetsuppgifter, arbetstider eller arbetsplats mm för återgång i ordinarie arbete utifrån gällande anställningsavtal Arbetsträning Efter åtgärder återgår medarbetaren i arbete och arbetsgivarens rehabiliteringsutredning avslutas. Om behov av rehabilitering fortfarande återstår, t.ex. då läkningsprocess eller medicinsk behandling pågår hålls arbetsgivarens rehabiliteringsutredning vilande och chefen håller regelbunden kontakt med medarbetaren. När det åter är dags för arbetsinriktade åtgärder öppnas arbetsgivarens rehabiliteringsutredning på nytt under maximalt sex månader. Fortsatta åtgärder på den egna arbetsplatsen/ basenheten. Omplaceringsutredning i de fall arbetsförmåga av betydenhet saknas. Ställningstagande till hur avslut ska ske: 1. Återgång i ordinarie arbete på arbetsstället 2. Återgång i ordinarie arbete inom basenhet 3. Omplacering inom egen förvaltning 4. Omplacering inom Landstinget Sörmland 5. Ej möjlighet till omplacering anställningen avslutas. 15
Rutin för tidig återgång Dag 1 Sjukanmälan första sjukdagen till närmaste chef eller annan utsedd medarbetare. Då annan än närmaste chef tagit emot sjukanmälan, kontaktar chefen medarbetaren så snart som möjligt, senast dag 3 i sjukskrivningen. Sjuklön utges vid sjukdom som nedsätter arbetsförmågan. Dag 3 7 Närmaste chef kontaktar medarbetaren Höra om chefen kan göra något för att underlätta återgång i arbete? Informera om fr.o.m. när läkarintyg behövs. Är arbetsförmågan helt eller delvis nedsatt? Diskutera möjlighet till åtgärder såsom t.ex. deltidssjukskrivning. Hur kontakten med arbetsplatsen kan se ut under medarbetarens sjukfrånvaro, t.ex. hur information om vad som händer på arbetsplatsen ska nå medarbetaren, möjlighet att delta vid möten mm. Dag 8 14 Medarbetaren lämnar in ett läkarintyg som ligger till grund för chefens bedömning av rätten till sjuklön under sjuklöneperioden. Går det att göra någon anpassningsåtgärd för att underlätta återgång till arbetet? Arbetsanpassningar bör ske utan att väsentligt försämra för andra medarbetare (Se blankett Konsekvensbedömning). I många fall behövs arbetsanpassningen endast en begränsad tid för att en person ska hinna återhämta sig. Kan arbetsgivaren stå för resor till och från arbetet istället för sjuklön? Vid fortsatt sjukskrivning hålls regelbunden kontakt med arbetsplatsen. Dag 15 28 Regelbunden kontakt, eventuella åtgärder startar, pågår eller medarbetare åter i arbete på heltid/deltid. 16
Rutin för arbetsgivarens rehabiliteringsutredning Samtal om behov av rehabiliteringsåtgärder JA Rehabiliteringsmöte Arbetsförmågebedömning Handlingsplan för ågärder och uppföljning START Max 6 mån NEJ Återgång till arbete Arbetsförmåga av betydenhet Om nej se Rutin för omplaceringsutredning Senast dag 29: Samtal om rehabiliteringsbehov Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning ska klarlägga behovet av rehabiliteringsåtgärder. Den ska ge det underlag till ställningstagande om vilka åtgärder som behövs för att medarbetaren ska kunna gå tillbaka till ordinarie arbetsuppgifter. Rehabiliteringsutredningen är inte ett forum för omplacering eller byte av jobb. Ansvarig chef bjuder in medarbetaren till samtalet om möjligt på arbetsplatsen. I detta skede ska arbetsgivaren förhöra sig om medarbetarens inställning till fackligt ombuds medverkan i rehabiliteringsprocessen. Fackligt ombud har en viktig roll som arbetsrättsligt stöd för medarbetaren och bör involveras mycket tidigt i rehabiliteringsprocessen och medverka under hela processen. Det är medarbetaren som ansvarar för att kalla det fackliga ombudet. Om medarbetaren vill avstå från facklig medverkan ska han eller hon ange det och en notering om det görs i handlingsplanen. Vid samtalet ska utredas om rehabiliteringsbehov föreligger, dvs. finns det behov av arbetsinriktade åtgärder för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete. Medarbetaren ska upplysas om rehabiliteringsprocessen och dess mål. Samtalet dokumenteras i arbetsgivarens handlingsplan för anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder (Se blankett Handlingsplan). 17
Inget rehabiliteringsbehov Om det inte finns behov av rehabilitering kan medarbetaren återgå till arbetet utan arbetsinriktade åtgärder och därmed avslutas arbetsgivarens rehabiliteringsutredning. Obs att sjukskrivningen kan fortgå ytterligare en tid t.ex. under en läkningsprocess, konvalescens eller medicinsk behandling. Medarbetaren bedöms kunna återgå till arbetet därefter. Chefen håller regelbunden kontakt med medarbetaren under tiden. Avslutet ska vara formellt och dokumenteras i minnesanteckningar. Behov av rehabilitering Om det finns behov av rehabilitering fortsätter genomförandet av arbetsgivarens rehabiliteringsutredning. Chefen kontaktar företagshälsovården (Previa) för beställning av insatserna; arbetsmedicinsk bedömning och arbetsförmågebedömning. Medarbetaren kallas till Previa som gör en arbetsmedicinsk bedömning utifrån hälsotillstånd och de insatser som redan är gjorda av t.ex. behandlande läkare. Medarbetaren behöver kontakta sin behandlande läkare för att ge Previa tillgång till de journalanteckningar som är relevanta. Previa bör inte överta behandlingsansvar eller sjukskrivning från behandlande läkare men behöver för att kunna ge arbetsmedicinskt stöd vid arbetsförmågebedömning ha kännedom om den medicinska statusen och sjukskrivningsförhållanden. Previa arbetar under sekretess. Chefen bokar tid för och kallar till det första rehabiliteringsmötet som genomförs när den arbetsmedicinska bedömningen hos Previa är klar. Vid mötet bör medarbetare, chef, personalfunktionen, 18
Previa, Försäkringskassan och facklig organisation närvara. Det är medarbetaren som ansvarar för att kalla det fackliga ombudet. Om medarbetaren vill avstå från facklig medverkan ska han eller hon ange det och en notering om det görs i handlingsplanen. Det är viktigt att alla medverkande aktörer medverkar från början i rehabiliteringsprocessen för att stödja medarbetaren på bästa sätt. Chefen ansvarar för att planera mötets upplägg och leda det samt dokumentera resultatet av mötet. För att kunna upprätta den fortsatta handlingsplanen är nästa steg i rehabiliteringsutredningen en arbetsförmågebedömning. Tid för arbetsförmågebedömning bokas. Arbetsförmågebedömning En bedömning av arbetsförmågan görs lämpligen genom att analysera samtliga arbetsuppgifter som ingår i medarbetarens anställning, både stora som små och upprätta en lista över dessa. Chefen ansvarar för och kallar medarbetaren och Previa till arbetsförmågebedömningen som genomförs på arbetsplatsen. Previa bör i samråd med medarbetaren och chefen pröva vilka av alla arbetsuppgifter medarbetaren klarar av. Därför upprättas listan över alla arbetsuppgifter och arbetsmoment och en prövning görs av vilka sina arbetsuppgifter medarbetaren klarar att utföra, helt, delvis eller inte alls. Alla viktiga arbetsmoment bör noteras. Om medarbetaren inte kan eller bara delvis kan utföra uppgiften, bör det framgå orsak och på vilket sätt medarbetaren är förhindrad. Medarbetarens egna förslag på rehabiliteringsåtgärder som framstår som realistiska utifrån verksamhetens behov och medarbetarens arbetsförmåga och kompetens bör analyseras och övervägas. 19
Rehabiliteringsmöte Chef (ägare) Personalsfunktion (handläggningsexpert) Medarbetare Previa (arbetsmedicinsk expert) Försäkringskassa (samordning) Facklig företrädare (arbetsrättsligt stöd) Medarbetare, chef, personalfunktionen, företagshälsovården (Previa), Försäkringskassan och facklig organisation närvarar vid mötet. Det är viktigt att alla aktörer medverkar från början i rehabiliteringsprocessen för att stödja medarbetaren på bästa sätt. Vid mötet diskuteras och planeras den fortsatta rehabiliteringsprocessen. Utgångspunkten är arbetsförmågebedömningen, medarbetarens mål och de närvarandes kompetensområden. Fokus bör ligga på arbetsinriktade rehabiliterings- eller anpassningsåtgärder. Målet för den individuella anpassningen är att vidta sådana åtgärder i arbetsmiljön att den anställde kan vara kvar i eller återkomma till sitt vanliga arbete inom arbetsstället. Arbetsförmågebedömningen bör visa om arbetsuppgifterna kan utföras efter arbetsanpassning. Chefen ska därefter utreda om nödvändiga anpassningsåtgärder är möjliga att genomföra eller ej. Denna bedömning ska också ta hänsyn till verksamhetens behov och får endast genomföras utan att väsentligt försämra för andra medarbetare (Se blankett Konsekvensbedömning). Chefen ansvarar för att kalla till, planera mötets upplägg och leda samt dokumentera resultatet av mötet. Resultatet dokumenteras i handlingsplanen och kompletteras med eventuella bilagor. Tid för uppföljning och planering av nästa rehabiliteringsmöte planeras. Chefen håller regelbunden kontakt med medarbetaren under tiden. 20
Handlingsplan Arbetsgivarens handlingsplan är central för den fortlöpande dokumentationen under hela rehabiliteringsprocessen. Chefen noterar planerade åtgärder i handlingsplanen. De ska vara tydligt angivna och tidsbestämda. I planen anges även tider för uppföljningsmöten (Se blankett Handlingsplan). Handlingsplanen bör vara genomförd inom 3 6 månader samma tid gäller för hur länge arbetsgivarens rehabiliteringsutredning kan pågå. Arbetsgivaren, medarbetaren och Försäkringskassan får var sitt exemplar. Om Försäkringskassan inte är med vid mötet bör planen omgående skickas till Försäkringskassan för kännedom. Exempel på åtgärder inom den egna arbetsplatsen kan t.ex. vara viss omfördelning av arbetsuppgifter, översyn av arbetsinnehåll och arbetsmoment, översyn av schema/arbetstid, arbetets organisering (vem gör vad och när ska det göras), handledning och kompetensutveckling. Som tidigare nämnts ska alltid en bedömning av hur förändringarna kan påverka andra medarbetare göras (Se blankett Konsekvensbedömning). Det kan även gälla arbetsträning eller arbetsprövning enligt Försäkringskassans regelsystem. Var alltid noggrann med att tydliggöra arbetsträningens eller arbetsprövningens syfte och mål. Ibland kan medarbetaren behöva andra åtgärder utanför arbetsgivarens formella ansvarsområde för att nå en hållbar situation. Genomförande av handlingsplanen Planerade åtgärder genomförs. Om medicinsk rehabilitering ännu ej är färdig. Vid allvarligare sjukdomar kan medicinsk behandling vara avgörande för sjukdomsförloppet. Den arbetsinriktade rehabiliteringen kan då inte påbörjas förrän behandlingen är färdig. Trots detta har arbetsgivaren alltjämt en rehabiliteringsskyldighet. Arbetsgivaren ska därför kontinuerligt hålla sig informerad om hur medarbetarens behandling fortskrider. Arbetsgivaren ska också under tiden ha beredskap för att kunna påbörja den arbetsinriktade rehabiliteringen, alternativt återgång i arbete så snart hälsotillståndet tillåter. 21
Om medarbetaren inte medverkar i rehabiliteringen. Om medarbetaren utan godtagbara skäl inte medverkar i sin rehabilitering eller avbryter rehabiliteringen i förtid anses arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord och rehabiliteringsutredningen kan avslutas. Det kan uppstå om medarbetaren inte kommer till möten, inte går till företagshälsovården eller avbryter arbetsträning utan att lämna godtagbara skäl. Arbetsgivaren kan då överväga om ett uppsägningsförfarande ska påbörjas. Rehabiliteringsutredningen avslutas Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning ska avslutas på ett formellt sätt. Detta görs vid ett nytt möte som chefen kallar till. Samtliga parter som medverkat i rehabiliteringsprocessen kallas till mötet. Vid detta möte går chefen igenom vilka åtgärder som har vidtagits under rehabiliteringsutredningen samt redogör för hur dessa utfallit. Detta mynnar ut i ett ställningstagande huruvida medarbetaren har arbetsförmåga av betydenhet eller inte. Därefter förklarar chefen rehabiliteringsutredningen avslutad. Detta dokumenteras i minnesanteckningar alternativt ett protokoll tillsammans med en detaljerad beskrivning av alla åtgärder som har vidtagits. Återgång i arbete Har medarbetaren arbetsförmåga av betydenhet ska han eller hon återgå till sitt arbete. Om medarbetaren inte klarar att återgå till ordinarie arbetsuppgifter kan det bli aktuellt med andra arbetsuppgifter inom den egna basenheten. Anställningsavtalet är emellertid oförändrat för det fall parterna inte har kommit överens om annat. Återgång inte möjlig Om ingen lösning kan finnas avslutas rehabiliteringsprocessen och en omplaceringsutredning inleds. Målet för omplaceringsutredningen är att finna andra arbetsuppgifter i första hand inom den egna förvaltningen. Om det inte lyckas blir målet att finna lämpliga arbetsuppgifter på annan förvaltning inom landstinget. Då omplaceringsutredning inte ger resultat, medarbetaren saknar arbetsförmåga av betydenhet är återgång inte är möjlig. Då kan arbetsgivaren överväga uppsägning. 22
Rutin för omplaceringsutredning Innan en uppsägning av personliga skäl kan bli aktuell måste arbetsgivaren enligt 7 andra stycket LAS först undersöka om det finns någon omplaceringsmöjlighet i arbetsgivarens verksamhet först inom den egna förvaltningen och därefter inom hela landstinget. Rutinen för omplaceringsutredningen beskriver gången inom hela landstinget. Varje förvaltning ska dessutom upprätta en rutin för omplaceringsutredningens första steg, dvs. omplaceringsutredning inom den egna förvaltningen. Den modell som beskrivs nedan för omplaceringsutredning inom hela landstinget kan härvid tillämpas. Omplaceringsutredning och resultatet av den ska dokumenteras. Vid analys av medarbetarens förutsättningar i förhållande till eventuella vakanser kan resultatet av handlingsplanen användas. Om ingen omplaceringsutredning görs föreligger heller ingen saklig grund för uppsägning. Vakansprövning sker genom att förvaltningarnas personalfunktioner ansvarar för att undersöka om det finns vakanta befattningar. Med vakant befattning avses såväl ledigförklarad befattning som befattning där återbesättning av vakant tjänst är beslutad i båda fallen gäller det tillsvidareanställning. Skulle tillsvidareanställning saknas kan det eventuellt bli aktuellt att som ett tredje steg undersöka om det finns lämplig visstidsanställning inom den egna förvaltningen. Det är viktigt att medarbetaren är involverad i hela processen. Vid omplaceringsutredning gäller att den omplaceringsaktuelles kompetens eventuellt kan behöva kompletteras genom kortare insatser. Den vakanta tjänsten kommer inte att anpassas. Identifierade befattningar som bedöms lämpliga utifrån den anställdes kompetensbild, får inte tillsättas med annan sökande fram till att utredningen har avslutats. 23
Personalchefen vid den förvaltning där den eventuella uppsägningssituationen har uppkommit ansvarar för processen men kan använda en bevakningsanvarig personalfunktion i utredningsarbetet. En ersättare bör alltid utses vid dennes frånvaro. Bevakningsanvarigs uppgift är att samordna och bevaka koncernomplaceringsbehov för sin förvaltning. Denne ska också fungera som kontaktperson och samordna förfrågningar från andra förvaltningar och ansvarar för att en korrekt inventering genomförs. Ärendeansvarig personalfunktion är den som har huvudansvaret för omplaceringsutredningen. Aktuell facklig organisation skall informeras om att omplaceringsutredning påbörjas. Rutin för omplaceringsutredning Medarbetarens kvalifikationer kartläggs. Ärendeansvarig personalfunktion börjar upprätta ett protokoll för omplaceringsutredningen. Protokollet fungerar som dokumentation av omplaceringsprocessen (Se Blankett Protokoll Omplaceringsutredning). Ärendeansvarig personalfunktion överlämnar ärendet till bevakningsansvarig för inventering av vakanta tjänster. Bevakningsansvarig översänder en förfrågan om inventering av vakanta befattningar till övriga förvaltningar. Vid denna anmodan lämnas ingen beskrivning om vad för slags befattning som skulle kunna vara lämplig för omplaceringen (Se blankett Inventering av vakanta befattningar). Tillfrågad förvaltning skall skriftligt redovisa samtliga tillsvidareanställningar inom förvaltningen som är vakanta eller blir vakanta och där beslut om återbesättning finns. Senast 15 dagar efter förfrågan lämnas skriftlig uppgift om vakanta tjänster finns eller ej. 24
Svaret återsänds till bevakningsansvarig som gör en sammanställning av resultatet och överlämnar det till ärendeansvarig. Meddelande om tjänster som inte är aktuella för omplacering lämnas snarast till tillfrågad förvaltning för att tillsättningsprocessen där inte onödigt ska fördröjas. Berörd medarbetare ska ta del av handläggningens innehåll och resultat. Medarbetaren undertecknar att han/hon har tagit del. Vid förekomst av vakant tjänst ska ärendeansvarig inom den förvaltning som initierat utredningen inom sju dagar pröva om befattningen kan vara tänkbar för omplacering. Inom fem dagar efter denna prövning skall det med mottagande förvaltning klaras ut om befattningen kommer att tas i anspråk eller ej. Berörd medarbetare ska involveras i dessa diskussioner. I de fall den vakanta tjänsten är lämplig ska kontakt tas med bevakningsansvarig hos den aktuella förvaltningen för fortsatt handläggning. Under tiden får den aktuella befattningen inte tillsättas med annan sökande. Som villkor gäller att personen har tillräckliga kvalifikationer för arbetet i fråga. Så långt möjligt ska arbetet vara likvärdigt med det tidigare arbetet, annars väljs det som anses mest lämpligt med hänsyn till personens förutsättningar, personliga förhållanden, önskemål mm. Erbjudande och svar ska dokumenteras (Se blankett Erbjudande om ny eller förändrad befattning). Om omplacering inte kan ske till annan tillsvidareanställning varken vid den första omplaceringsutredningen inom den egna förvaltningen eller vid den andra omplacerings-utredningen inom hela landstinget ska den förvaltning som har omplaceringsbehovet undersöka om det finns någon lämplig visstidsanställning inom den egna förvaltningen. De tidsgränser som gäller för de olika stegen vid omplaceringsutredning för tillsvidareanställning tillämpas härvid, med undantag för inventeringsfasen som ska ske inom sju arbetsdagar. 25
Det är viktigt att mottagande enhetens chef och medarbetare förbereder sig för att på bästa sätt ta emot och välkomna den medarbetare som efter omplacering börjar arbeta på enheten. Om utredningen inte leder fram till erbjudande om ny befattning eller att arbetstagaren tackar nej till skäligt erbjudande om ny befattning ska ärendeansvarig personalfunktion alltid samråda med landstingets förhandlingschef. Ärendeansvarig ska inför diskussionen sammanställa dokumentationen från rehabiliteringsutredningen och omplaceringsutredningen. Använd checklistan Sammanställning av rehabiliteringsåtgärder. Omplaceringsutredning 15 arbetsdagar Matchning Förfrågan Lediga tjänster? Personalfunktionen Tjänst aktuell? 7 arbetsdagar NEJ Rapportering Alla lediga tjänster Samtliga förvaltningar Tjänst i retur till aktuell förvaltning NEJ Omplacering möjlig? Avstämning Mottagande förvaltning JA Passar tjänsten? 5 arbetsdagar 26
Rutin för avslut Målet med ett metodiskt rehabiliteringsarbete är alltid att medarbetaren ska kunna återgå i arbete inom Landstinget Sörmland. De flesta återgår till sitt ordinarie arbete. Avslutet av rehabiliteringsprocessen ska alltid ske formellt vid ett särskilt möte och dokumenteras. Förutom alla under processen medverkande aktörers närvaro är Försäkringskassans närvaro en förutsättning. Då arbetsgivaren initierar och kallar till mötet måste syftet med mötet tydliggöras för Försäkringskassan som i vissa fall även kan kalla arbetsförmedlingen till mötet. Olika former för avslut: 1. Återgång i ordinarie arbete på arbetsstället 2. Återgång i ordinarie arbete inom basenhet 3. Omplacering inom egen förvaltning 4. Omplacering inom Landstinget Sörmland 5. Då arbetsgivarens rehabiliteringsmöjligheter och möjligheterna till omplacering är uttömda förklaras arbetsgivarens rehabiliteringsansvar fullgjort anställningen avslutas: Uppsägning p.g.a. personliga skäl kan övervägas 6. Medarbetaren vägrar att medverka i rehabiliteringsprocessen eller utan giltiga skäl avbryter insats: Uppsägning p.g.a. personliga skäl kan övervägas 7. Annan åtgärd, t.ex. annat arbete hos ny arbetsgivare Även försäkringskassans beslut påverkar arbetsgivarens avslut av rehabiliteringsprocessen. Försäkringskassans beslut Rätt till hel sjukersättning föreligger Rätt till partiell sjukersättning föreligger* Rätt till hel tidsbegränsad sjukersättning föreligger Rätt till fortsatt sjukpenning i förhållande till andra arbetsuppgifter utanför landstinget Rätt till rehabilteringsersättning för rehabiliteringsåtgärder med målet att finna arbetsuppgifter utanför landstinget Ej rätt till sjukpenning eller rehabiliteringsersättning Leder till: Uppsägning p.g.a. personliga skäl kan övervägas Omreglering av anställning kan ske till lägre sysselsättningsgrad Anställningen kvarstår och den anställde ska efter återhämtningsperiod åter aktiveras. I dessa fall kan möjlighet till anställningsstöd i form av lönebidrag finnas, om särskild anpassning krävs för att personen ska kunna återgå till arbete inom landstinget. Planering vid ett avstämningsmöte med Försäkringskassan. Uppsägning p.g.a. personliga skäl kan övervägas Uppsägning p.g.a. personliga skäl kan övervägas Uppsägning p.g.a. personliga skäl kan övervägas *Skulle Försäkringskassan finna att restarbetsförmågan finns utanför Landstingets verksamhetsområde kan uppsägning av kvarstående anställning övervägas 27
Rutin för tystnadsplikt, dokumentation och sekretess Allmänt För alla som medverkar i handläggningen av ett rehabiliteringsärende gäller tystnadsplikt. Uppgifter som lämnas av den anställde eller som framkommer i utredningar får inte överlämnas till arbetsgivaren utan den anställdes medgivande. Överlämning av sådana uppgifter eller information kan ske på följande sätt: Muntligt när den anställde är närvarande. Skriftligt direkt till arbetsgivaren om skriftligt medgivande finns. Dokumentation I rehabiliteringsarbetet är dokumentation en viktig del. Ansvarig chef svarar för att alla uppgifter som kan vara av betydelse för processen finns samlat och regelbundet dokumenteras. Dokumenten ska finnas samlade och förvaras i ett låst utrymme så att obehöriga inte kan läsa dem. Under tiden ett rehabiliteringsärende pågår anses det vara under beredning och är inte allmän handling. I samband med att ärendet avslutas gäller följande: Handlingarna blir allmänna handlingar. Detta innebär att en sekretessprövning måste göras varje gång de begärs utlämnade. Vid sådan förfrågan bör landstingets jurist rådfrågas. Minnesanteckningar och liknande som inte innehåller uppgifter av betydelse för ärendet ska gallras och förstöras. Den anställdes medgivande För att rehabiliteringsarbetet ska vara framgångsrikt förutsätts dock att den anställde lämnar de upplysningar som behövs för att klarlägga hans eller hennes rehabiliteringsbehov och efter bästa förmåga medverka i rehabiliteringsprocessen. Rehabiliteringsåtgärder som landstinget som arbetsgivare finansierar förutsätter att den anställde skriftligt intygar att arbetsgivaren har rätt att ta del av relevant information från utredningar och dess resultat. 28
Sekretess Sekretess gäller i princip för alla uppgifter i landstingets personalsociala verksamhet. Exempel på uppgifter som omfattas av sekretess är uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling, uppgift om enskilds personliga förhållanden som finns hos psykolog, personalkonsulent eller annan befattningshavare som har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter, uppgift om enskilds hälsotillstånd eller personliga förhållanden som hänför sig till ärende om omplacering eller pensionering av anställd. Sekretessen gäller under förutsättning att den enskilde kan skadas om uppgiften röjs. Exempel på dokument i rehabiliteringsärendet: Handlingsplan inklusive kompletteringar Minnesanteckningar Utrednings/beställningsunderlag till företagshälsovården Arbetsskadeanmälan Beslut om rehabiliteringsersättning Ärendets avslut Beslut om sjuk-/aktivitetsersättning Läkarintyg Andra utlåtanden Övrigt 29
Personalutvecklingsenheten 0155-24 50 00 vx 2007 Grafisk form, foto: Magdalena Lindelöw