2010-06-07 Bedömningsunderlag 2010 - Östersunds kommuns övergripande kvalitetspris 2010 Uppgifter om sökande enhet/arbetsplats Enhet/arbetsplats: Bygg & Projektering Chef för enheten/kontaktperson: Bo Jonsson Telefonnr. 063-14 33 08 Mobilnr. 070-217 77 73 E-postadress: bo.jonsson@ostersund.se Besöksadress: Eriksbergvägen 75, Östersund
Verksamhetsbeskrivningen Vi på Bygg & Projektering ska tillhandahålla teknisk kompetens inom utredningar, projekteringar och bygg- och projektledning för områdena bygg, mark och el. Bygg & Projektering består av åtta personer varav en enhetschef. Vi utför uppdrag åt kommunens samliga förvaltningar, enheter och politiker. Vår enhet tillhör Teknisk Förvaltning med den politiska utförarstyrelsen som huvudansvarig. Teknisk Förvaltning Förvaltningschef Utförarstyrelsen (Politik grupp) Bygg och Projektering Enhetschef B.Jonsson Övriga enheter Teknisk Förvaltning med eventuella underavdelningar för respektive enhet Bitr.enhetschef Bygg- och projektledare Bygg- och projektledare Markprojektör, Byggledare Mark Markprojektör Elprojektör, Byggledare El Landskapsarkitekt, Trädgårdstekniker Systemadministratör, Ritningshantering
1. Kunder/Brukarens upplevelse av kvaliteten A. Beskriv hur (vad och på vilka sätt) ni tydliggöra för kunderna/brukare vilka förväntningar de kan ha på er verksamhet För att leverera rätt kvalité till kunden genomförs en uppdragsgenomgång där kundens krav dokumenteras. Som underlag för uppdragsgenomgången använder vi olika checklistor. Kunden får därmed chans att lämna synpunkter, känna delaktighet och förtroende inför respektive tjänst. Kunden kan förvänta sig att allt arbete utförs med engagemang, kompetens och opartiskhet. Anställda konsulter på Bygg & Projektering har en unik kunskap om kommunens organisation och verksamheter. Vi söker alltid den för kommunen mest optimala lösningen där vi om möjligt beaktar samordning med andra projekt i kommunens intresse. Bygg & Projektering utför kvalificerade konsulttjänster inom områdena mark, bygg och el, inom dessa områden erbjuder vi följande tjänster. Utredning Projektering i CAD Projektledning Upphandling Byggledning Kvalitetsansvarig enligt Plan- och bygglagen Besiktningar och arbetsmiljösamordning Elbehörighetsansvarig enligt elföreskrifterna Vi erbjuder också en administrativ tjänst med vårt ritnings- och dokumenthanteringsprogram. Programmet delas av flera förvaltningar inom kommunen och bidrar till besparingar och effektivisering för olika verksamheter. B. Beskriv hur ni efterfrågar, tar in synpunkter (beröm, klagomål, förslag, önskemål, brukarundersökningar) från kunder/brukare? Bygg & Projektering arbetar i projektform. Detta innebär en naturlig dialog med kunden vilket samtidigt är vår viktigaste källa till information hur kunden värderar vårt arbete. Projekt avslutas ofta med en utvärdering, som ger oss tillfälle att få kundens synpunkter på utfört arbete. Vi använder oss av enkäter för att utvärdera avdelningens kunskaper, bemötande, tillgänglighet och kundens möjlighet av inflytande. Dessa enkäter sammanställs och utvärderas därefter. Utvärderingar noteras i protokoll och allmänna synpunkter skrivs in på en så kallad feedbacklista. Genomgång av denna lista sker på enhetsträffarna och protokollförs. Synpunkter kommer även från oss själva. Återförning av synpunkterna sker på enhetsträffar 1 ggr/mån och kvalitetsdagar 2 ggr/år. Eventuella revideringar sker vid dessa träffar.
C. Beskriv hur ni arbetar med uppföljning och förbättring vad gäller identifierade kvalitetsbrister. Enklare kvalitetsbrister åtgärdas genom uppdatering av checklistor/mallar. Bristen diskuteras på enhetsträffar och ansvaret för vem som ska uppdatera checklistor/mallar utses då. Skulle kvalitetsbristerna vara av allvarligare art upprättas en handlingsplan där det tydligt framgår vem och vilka resurser som finns för att åtgärda kvalitetsbristen. Resultatet av åtgärden följs upp av enhetschefen samt på kvalitetsdagarna. Kvalitetsdagar är avsatta dagar för enheten där vi 2 ggr/år nagelfar vår verksamhet och ger förslag på framtida åtgärder så kvalitén höjs och kundanpassas då våra kunder också genomgår förändringar i sina verksamheter. Antalet dagar varierar med mängd planerat arbete, ofta 2-3 dagar per tillfälle. Identifierade kvalitetsbrister och som är kundspecifika avhandlas vid ordinarie kundträff som dokumenteras i mötesprotokoll.
2. Medarbetarna A. Beskriv hur ni arbetar ni med medarbetarnas kompetensutveckling. Varje medarbetares kompetens är viktig för att enheten skall kunna leverera tjänster av god kvalitet. Utbildning har två inriktningar; allmänna behörighetsutbildningar samt utbildning inom respektive ämnesområde. Vi arbetar kontinuerligt med individuella utvecklingsplaner genom personliga utvecklingssamtal som hålls mellan chef och medarbetare i början av varje år. Uppföljning av de överenskomna planerna ligger som delat ansvar hos respektive medarbetare och chef. Förutom de schemalagda utvecklingssamtalen och enhetsträffarna sker kontinuerligt erfarenhetsutbyte mellan medarbetarna om hur enheten kan utveckla sitt arbetssätt. Individens kompetens bevaras och stärks med hjälp av tillgång till moderna arbetsverktyg, program, facklitteratur samt vidareutbildning enligt individuell utbildningsplan. Informationsträffar från både materialleverantörer och entreprenörer uppdaterar oss med nyheter inom branschområde. Dessa träffar är minst 2 ggr/år. Dessutom prenumererar Bygg & Projektering på Byggtjänsts informationstjänst med uppdateringar på lagar, normer och aktuella myndighetskrav 4 ggr/år. I prenumereringen ingår även webbtjänster med färsk branschinformation. Alla medarbetare inom avdelningen har tillgång till den informationen. B. Beskriv hur ni arbetar med arbetsmiljöfrågor. Arbetsmiljö är en stående punkt på enhetsträffarna där varje medarbetare själv redovisar sin arbetsbeläggning. Vid dessa träffar kan medarbetaren välja att förutom redovisa sin fysiska arbetsbelastning även ta upp psykosociala problem. Om medarbetare inte vill tala om detta vid enhetsträff har medarbetaren möjlighet att direkt prata med chef eller personalavdelningen via avtalad tid, alternativt skriftligen redogöra problemet/problemen. Bygg & Projektering har hälsoundersökning vartannat år via Commodia, företagshälsovård. Vid eventuellt utökad läkarvård sker ett samråd mellan medarbetaren och chefen för eventuell fortsatt undersökning/behandling. Vi har även haft besök av ergonomisköterska som sett över varje medarbetares individuella arbetsplats. Resultatet av organisationsdiagnosen ligger också till grund för vårt arbetsmiljöarbete inom enheten. När det gäller arbete utanför vår ordinarie arbetsplats/kontor, dvs ute på våra projekt, anpassar vi oss till projektets specifika arbetsmiljövillkor såsom ex. använda godkända skyddskläder, reflexvästar, hjälmar etc. Vi utbildar oss fortlöpande inom arbetsmiljöområdet genom kurser och vi prenumererar på arbetsmiljöverkets föreskrifter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp genom den årliga revision som genomförs mellan enheten och kommunens personalavdelning.
C. Beskriv på vilka sätt ni tydliggör målen för verksamheten så att de är väl kända av alla anställda. Det sker en kontinuerlig uppföljning av våra mål i vårt dagliga arbete genom personliga samtal mellan kollegor och mellan chef och medarbetare. Avdelningens mål diskuteras och följs upp vid våra enhetsträffar vid behov. Vid de personliga utvecklingssamtalen mellan chef och medarbetare går vi igenom hur varje medarbetares situation ser ut för det kommande året. Då identifieras den tid som varje medarbetare har disponibel för debiterbart arbete utifrån medarbetarens semestersaldo, förälderledighet och omfattning av uppdrag från våra beställare. Resultatet från medarbetarenkäten 2008, se nedan. Min kännedom om verksamhetsmålen på min arbetsplats är Nuvarande situation Önskvärd situation 100% 90% 80% 70% 60% 57% 57% 50% 40% 30% 29% 29% 20% 10% 14% 14% 0% 0% 0% 0% 0% Mycket dålig Dålig Varken god eller dålig God Mycket god
Resultatet från medarbetarenkäten 2006, se nedan. Min kännedom om verksamhetsmålen på min arbetsplats är Nuvarande situation Önskvärd situation 90% 80% 80% 70% 60% 50% 50% 50% 40% 30% 20% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Mycket dålig Dålig Varken god eller dålig God Mycket god 3. Verksamheten A. Beskriv hur ni arbetar med styrning och uppföljning av enhetens verksamhet och ekonomi. På enhetsträffarna går vi igenom hur vi jobbar, vad vi kan producera bättre, vad vi kan ge avkall på vid eventuella besparingskrav. Varje individ får i förhand uppskatta t.ex föräldraledigt eller andra påverkningsbara faktorer som kan påverka individens årliga disponibla debiterbara arbetstid Varje medarbetare skall upprätta individuella tidplaner där var och en gör en uppskattning av vilken tid och vilken aktivitet som man beräknar skall inarbetas i varje projekt. Varje medarbetare har tillgång till vårt gemensamma tidrapporteringsprogram, TOJ, där var och en kan följa upp sitt rapporterade arbete. Vi kan i detta program analysera i detalj hur många timmar, vilka arbetsuppgifter och under vilken tidsperiod som vi varit engagerade i respektive projekt. Rapporteringen i detta program ligger till grund för den fakturering som vi gör till våra kunder. Vid enhetsträffar redovisar chefen den budgetuppföljning som görs tillsammans med förvaltningens ekonomer, 4 ggr/år. Vi jobbar i en digital struktur som hela enheten har tillgång till. Strukturen är framarbetad av enheten tillsammans. Projekten redovisas i ett projektträd med ett mappsystem där olika dokument sparas. För enkelhetens skull finns en lathund för en snabb överblick över dokuments plats och sökväg.
Även projektträdet är framtaget av enheten, baserat på kundanpassningar och tidigare erfarna projektstrukturer. I enhetens struktur finns varje medarbetares individuella projekttidplan, tillgänglig för alla inom enheten. Den individuella projekttidplanen visar varje medarbetares arbetstid inom respektive projekt, samt inlagda semesterdagar/föräldraledighet etc. Bygg & Projektering har också tillgång, och skapar genvägar, till Teknisk Förvaltnings gemensamma dokument. Chefen har tillsammans med ekonomerna har upprättat en mall för budgetuppföljning där verksamhetens och individens resultat kan följas upp. B. Beskriv hur (vad och på vilka sätt) och i vilken omfattning ni omvärldsorienterar er, samverkar och jämför er med andra för att utveckla verksamheten. Intern samverkan sker framför allt med enheten Fastighet där liknande verksamhet också bedrivs, samt upphandlingsenheten som kvalitetssäkrar vissa av våra dokument. Exempel på samverkan är dokumentmallar för projektering, entreprenader o.dy, där vi delger Fastighet våra kunskaper och vice versa. Allt för att kunna leverera så professionella handlingar som möjligt från oss på Bygg & Projektering, Fastighet och vår Tekniska förvaltning. Utbildning internt och externt ger avdelningen en vidare syn på hur verksamheten kan förbättras. Samarbete med liknande, extern verksamhet, sker inte direkt. Detta beror framför allt på att vi sysslar med konkurrerade verksamhet. Däremot sker en informell jämförelse med externa konsulter. På kvalitetsdagarna görs studiebesök inom olika områden/projekt. Vi har som beskrivits ovan fortlöpande information genom de webbtjänster som tillhandahålls genom vårt abonnemang hos Svensk Byggtjänst Vi abonnerar på ett byggtjänstbibliotek genom vårt bygg- och projektledningsprogram Byggsamverkan. Genom detta program har vi tillgång till dokument, ex. mallar för byggmöten, egenkontrolluppföljning, arbetsmiljölagar och dylikt som vi kan behöva för att leda projekt rationellt och kostnadseffektivt. Genom att abonnera på dessa program uppnår vi en del av vårt mål att hela tiden vara uppdaterade på de ev. förändringar som sker inom lagar och förordningar.
4. Resultat A. Kunderna/Brukarna Redovisa resultaten från mätningar av kundens/brukarens upplevelse av verksamhetens kvalitet. B. Medarbetarna Resultat från medarbetarenkäten redovisas i bilaga 1-3 för år 2008 (a) och 2006 (b) För att åtgärda de något sämre resultaten i medarbetarenkäten har handlingsplan upprättats av enheten. Handlingsplanen redovisas nedan. Handlingsplan Vad skall åtgärdas Hur ska det åtgärdas När ska det åtgärdas Vem ansvarig Verkställt Information från samverkansgrupper. Stående punkt på dagordning vid Enhetsträffar Fortlöpande vid Enhetsträffar Enhetschef Ok Fysiska miljöproblem förekommer. Minimera stress pga krav på tillgänglighet. Genom att vi utsett skyddsombud inom enheten Varje individ skall läsa sin e-post på fasta tider. Knappa ut sig för tjänsteärende. Genom att vid Enhetsträffar fortlöpande fortsätta ha punkten arbetsmiljö på dagordningen Påbörjas omgående Enhetschef/skydd sombud Varje medarbetare Ok Pågår Bristen på tid för att slutföra arbetsuppgifter. A. Avsätta tid för uppföljning av projekt. B. Individuella projektanpassade tidplaner upprättas C. Följas upp på Enhetsträffar Påbörjas omgående Varje medarbetare Pågår Fysisk och psykisk trötthet efter arbetsdagen. A. Genom att ta mikropauser under arbetspassen. B. Motionera mera Påbörjas omgående Varje medarbetare Bättre
C. Ekonomiskt resultat Kostnader (Tkr) Intäkter (inkl. skatteintäkter) Resultat (Tkr) Bokslut 2007 Bokslut 2008 Budget 2009 Bokslut 2009 4501 4871 5113 4573 5037 5267 5253 4930 536 396 140 357 Medarbetarnas engagemang och kompetens är största anledningen till vårt, genom åren, goda resultat. Medarbetarnas engagemang yttrar sig bland annat genom hög arbetsmoral vilket får till följd att debiteringsgraden är hög. Vi har en effektiv organisation, korta beslutsvägar och bra samsyn inom enheten. Vi har även en låg sjukfrånvaro, endast 0,41 % för 2009 (exklusive december) Redovisa också hur stor avvikelse enheten/arbetsplatsen haft mellan augustiprognos och slutligt resultat för tre år i följd. Redovisa i matrisen nedan. Prognostiserat resultat -augusti 2007 2008 2009 546 26-140 Slutligt resultat 536 396 357 Avvikelse i % 0,2% 7% 10% Kommentar angående avvikelserna 2008 Plusresultatet berodde på mindre frånvaro än prognostiserat. Flera stora projekt tvingades vara klara tidigare än beräknat enligt beställarnas önskemål, vilket gjorde att vår debiterbara tid ökade. Det medförde också att vi inte hade tid att nyttja hela vår budgeterade utbildningspeng. Utbildningskostnaderna sjönk därför med 160tkr i förhållande till budget. 2009 Intäkterna ökade pga. högre debiteringsgrad än prognostiserat för den personal som var närvarande under hösten. Lönekostnaderna blev lägre än prognostiserat beroende på mer uttag av föräldradagar.