Rapport över försöksverksamhet med bilpool i Stadshuset 2009

Rapport över försöksverksamhet med bilpool i Stadshuset 2009 oéîkommvjmvjor Thomas Hylén & Rainer Weich Miljöförvaltningen Stewe Roos Servicekontoret

fååéü ää Bilpoolsrapport 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 3 3 Bakgrund och syfte... 3 4 Kort systembeskrivning... 4 5 Försöket... 5 6 Ekonomi... 5 6.1 Kostnadskalkyl... 5 6.2 Faktureringshantering... 5 7 Miljökonsekvensbeskivning... 6 7.1 Stora koldioxidutsläpp idag... 6 7.2 Miljöbilar och låg klimatpåverkan går hand i hand... 6 8 Framtid... 7 9 Slutsats... 7 10 Bilaga... 8 10.1 Bilpoolsenkät... 8 2

Bilpoolsrapport 1 Sammanfattning Sedan april månad provas ett nytt bokningssystem för bilpoolsbilar med mycket gott resultat. I försöket ingår ett femtiotal användare främst i Stadshuset. Försöket som drivs i samarbete mellan Servicekontoret, Miljöförvaltningen och Teknik- och Stadsbyggnadsförvaltningen finansieras helt inom befintliga budgetramar. Initialt finns en del större kostnader för anpassningen till Landskrona stads ekonomi- och IT-system. Dessa kostnader kommer inte att kunna hämtas hem 2009, utan försöket förväntas ge ett underskott på mellan 20-30 000 kronor i år. Underskottet förväntas täckas under 2010. Bokningen sker på Internet och sedan hämtas någon av de fem bilarna i Stadshusets garage. Ingen bilnyckel behövs för att öppna bilen. Detta sker istället antingen via mobiltelefon eller manuellt med en elektronisk plopp/bricka som hålls mot vindrutan (vanligast än så länge). I bilens handskfack finns sedan startnyckeln som bara fungerar om bilen är bokad. Ingen behöver längre föra körjournal eller skriva manuella fakturor. Dessa uppgifter hämtas istället från systemet och körs vid faktureringen enkelt och snabbt in i kommunens ekonomisystem och belastar sedan automatiskt rätt konto för kostnader respektive intäkter. Kostnaderna blir lägre för en bilpoolsbil jämfört med en enskild förvaltningsbil eftersom den utnyttjas mer. En nyligen genomförd enkätundersökning bland användarna visar på mycket positiva erfarenheter både vad gäller bokning, lättillgänglighet och service. Service, tvättning, tankning och annan support sköts hittills av vaktmästeriets personal, men i en kraftigt utökad bilpool måste personella resurser avsättas specifikt för ändamålet. Totalt för kommunen innebär detta ingen extra kostnad, eftersom dessa resurser bör motsvara förvaltningarnas nuvarande kostnader för bilansvariga som inte behövs när bilpoolen tar över hanteringen. Landskrona stad har idag 107 personbilar där 42% uppfyller Vägverkets miljöbilsdefinition, men endast 7% uppfyller kommunens krav på el-, naturgas- eller biogasdrift. En framtida bilpool med biogasbilar innebär miljömässigt en dramatisk minskning av koldioxidutsläppen med mer än 90%. En samordnad fordonshantering med bilpool kan också tillgodose förvaltningarnas behov av persontransporter till lägre kostnad än dagens hantering. Likaså kan anställda erbjudas trafiksäkra bilar, en viktig arbetsmiljöfråga. 2 Inledning Fler och fler kommuner ser fördelar med att samordna sitt fordonsinnehav av ekonomiska och miljömässiga skäl. Hållbar Mobilitet Skåne har de senaste åren tillsammans med flera av kommunerna i Skåne tagit fram förslag på en inköpspolicy och en för fordonshantering. Landskrona stad har varit representerad i detta arbete. Erfarenheterna från samarbetet har bland annat resulterat i rekommendationer vid bilinköp som berör ekonomi, miljö och trafiksäkerhet, liksom hur man organiserar och hanterar sin fordonspark. Försöket med bilpool är en första anpassning att nå kommunens miljömål för transporter. Politiska beslut behövs för hur kommunens samlade fordon ska samordnas både vid leasing, inköp, drift och underhåll. 3 Bakgrund och syfte Alltfler kommuner och statliga myndigheter organiserar sin bilpark i form av bilpooler. Det finns flera anledningar, bland annat för att få en effektivare fordonshantering och få samordningsvinster, minska tjänstekörning med privata bilar samt genom fler miljöbilar minska den negativa miljöpåverkan av kommunens transportarbete. 3

Bilpoolsrapport Våren 2009 äger eller leasar kommunen 107 personbilar. Behovet av personbilar är större än så, eftersom kommunen även betalar ut ersättning för körning med egen bil i tjänsten. För åren 2006-2008 betalades årligen cirka 1.500.000 kronor ut i ersättning för cirka 60 000 körda mil per år. Sannolikt sker en del av dessa transporter med mindre trafiksäkra bilar och med färre miljöbilar än om de skett med kommunens bilar. Enligt Landskrona stads miljöpolicy bör alla kommunägda fordon eller som kör på entreprenad som huvudregel använda el-, bio- eller naturgas som drivmedel. Endast 7 % av personbilsparken uppfyller dessa krav, men hela 42% uppfyller däremot Vägverkets miljöbilsdefinition. En lösning på problemet är då en bilpool, där bilar med hög trafiksäkerhet och miljöklassning garanterar att både miljö- och säkerhetskraven tillgodoses. Bilarna kan efter behov tilläggs-utrustas med ISA (automatisk hastighetsanpassning) som förordas av vägverket och som ytterligare ökar trafiksäkerheten och minskar bränsleförbrukningen. Andra tilläggstjänster är trygghetslarm, alkolås och CO 2 uppföljning m.fl. Det finns fler skäl till att välja bilpoolslösning. Med alltmer begränsade ekonomiska och personella resurser finns det behov av att enkelt och flexibelt samutnyttja kommunens bilar. Att vara bilansvarig på en förvaltning med samordning och administrering av tjänstebilar är tidskrävande. När bilarna övergår till bilpool försvinner denna uppgift och en resurs frigörs för andra uppgifter. Även bilförarnas tidskrävande insats att fylla i körjournaler försvinner. Bilpoolsbilar är mer kostnadseffektiva eftersom de rullar mer än de står parkerade. Eftersom bilarna omsätts snabbare blir det också enklare att uppgradera bilparken och kunna erbjuda de anställda bilar som är både säkrare och mer miljöanpassade. Fördelar med bilpoolssystemet för förare och Landskrona stad: Gemensam administration. Webbaserad bokning från alla datorer, även utanför Landskrona stads nätverk. Bilpool stimulerar till bättre planering av körningar. Flexibelt. Bilarna kan placeras var som helst. Lätt att lägga till bilar och förare i systemet. Enkel installation av teknik i bilarna som kan flyttas till annan bil. Systemet styrs och övervakas av mobiltelefonnätet. Manuell körjournal försvinner. Systemet missar inga körningar. Tillgång till miljöanpassade och trafiksäkra bilar (arbetsmiljöfråga för kommunen). 4 Kort systembeskrivning Det testade systemet MIVEO är framtaget av Pilotfish, Göteborg. Ett koncept utvecklat för verksamheter som använder personbilar: taxi, bud, bilpooler, servicefordon, tjänstebilar och andra företagsbilar. Utöver bilpoolssystem finns många olika tilläggstjänster som t.ex. Trygghet (oroslarm, personlarm), Underhåll (besiktning, service), Miljöuppföljning (CO 2- mätning, drivmedelsförbrukning), Uppkopplat ISA (GPS-baserad hastighetsövervakning). Systemet kommunicerar trådlöst och helt automatiskt information om bilens status som körsträcka, använd tid, användare mm. Detta innebär att bilarna enkelt kan bokas, övervakas eller på annat sätt hanteras genom såväl Internet som via en mobiltelefon, dygnet runt. Bilden: Exempel på tilläggstjänster i modulsystemet. 4

5 Försöket Bilpoolsrapport Ett femtital användare, främst Stadshusets personal, deltar i det pågående försöket som startade i april 2009. I ett tidigare, enklare bilpoolssystem har personalen redan vant sig vid att använda bilpool. Det finns för närvarande fem bilar, varav tre miljöbilar i bilpoolen i Stadshuset garage. En nyligen genomförd enkätundersökning bland användarna visar på mycket positiva erfarenheter både vad gäller bokning, lättillgänglighet och service. 6 Ekonomi Idag är det inte ovanligt att en bil står stilla en stor del av dygnet. Bilpoolen ändrar på detta genom att fler användare får tillgång till varje fordon och därmed kan kapitalkostnaderna minskas. Även de rörliga kostnaderna minskar eftersom användarna uppmuntras att planera bilanvändningen bättre. Slutligen minskar även parkeringskostnaderna då bilpoolen tillgodoser kommunens bilbehov med färre fordon. Maximalt utnyttjande av en bilpoolsbil bedöms ligga på 40-50% av bokningstiden, dvs 3-4 timmar/dag, utan att tillgängligheten försämras, d.v.s. att det blir brist på bilar. Som jämförelse kan nämnas att många förvaltningsbilar sällan används mer än 10-15%. I försöket ligger beläggningen hittills mellan 20-25%, beroende på att vi har begränsat antalet användare under försöksperioden. Sedan uppstarten har intresset bara ökat från förvaltningarnas sida. Intäkterna regleras med prissättningen som för närvarande är 30 kr per mil, 30 kr/timme och 10 kr i bokningsavgift. Med nuvarande prissättning erhålls kostnadstäckning om bilarna bokas ca 3 timmar/dag (30-35 % beläggningsgrad). 6.1 Kostnadskalkyl övergång till bilpool med gasbilar Vid inköp eller leasing av en ny gasbil ligger årskostnaden på ca 51000 kronor och inkluderar samtliga kostnader inklusive bränsle. Oavsett drivmedel ligger årskostnaden för en leasingbil på samma belopp. Merkostnaden för att ha en bil i bilpoolen ligger på cirka 7500 kronor per år. Beräkningsgrund: Leasingavtal 3 år. Körsträcka 1500 mil/år. Kostnaderna för bilpoolssystemet (teknik och månadsavgifter) är utslaget på hela leasingperioden. Alternativ 1 Om dagens 107 personbilar ersätts med biogasbilar i en bilpool, blir det en merkostnad på cirka 800 000 kr per år för bilpoolssystemet (7500 kr/bil motsvarande ca 13 % kostnadsökning). Kommunens ersättning för körning med privat bil i tjänsten kostar årligen omkring 1 500 000 kronor. Under förutsättning att alla 107 bilar även kan ersätta alla körningar med egen bil i tjänsten, skulle kostnaderna för kommunens transportarbete minska med 700 000 kronor per år. Alternativ 2 Behovet av bilpoolsbilar bedöms till sammanlagt 117 bilar, 10 fler än dagens. Detta för att garantera tillgängligheten när körningar med privat bil i tjänsten flyttas över till bilpoolsbilar. Merkostnaden blir 10 x 58 500 kr 585 000 kronor per år. Detta alternativ skulle istället innebära ett överskott på 115 000 kronor per år. På plussidan frigörs dessutom resurser från bilansvariga på vissa förvaltningar genom en gemensam fordonshantering. Faktureringskostnaderna minskar också, liksom hantering av körjournaler som spar arbetstid. Vidare finns besparingar i effektivare fordonshantering vad gäller service och underhåll, skadereglering mm. Storleksordningen på dessa besparingar kan dock inte preciseras i dagsläget. 6.2 Faktureringshantering Faktureringen sker betydligt snabbare och därmed mer kostnadseffektivt jämfört med tidigare manuell hantering eftersom alla uppgifter om bokade timmar och körningar finns i programmets databas. För varje ny användare läggs en specifik kontosträng in i systemet som sedan används vid faktureringen som sker månadsvis. 5

7 Miljökonsekvensbeskivning Bilpoolsrapport 7.1 Stora koldioxidutsläpp idag Vilken klimatpåverkan har kommunens samlade personbilstransporter? Hur stora är koldioxidutsläppen per år? För dessa beräkningar krävs uppgifter om drivmedelsförbrukning och körsträckor för samtliga personbilar och någon sådan samlad statistik finns inte idag. Usläppsberäkningarna bygger därför på både tillgängliga och uppskattade uppgifter för körsträckor och bränsleförbrukning för 2008. Kommunens totala transporter med personbilarna har de senaste tre åren legat runt 210 000 mil. Omkring 150 000 mil sker med kommunens egna personbilar och resterande 60 000 mil är resor i tjänsten med privata bilar. Med dessa antaganden släppte personbilarna under 2008 sammanlagt ut cirka 296 ton koldioxid. Beräkningsgrund: kommunens 107 personbilar beräknas i genomsnitt rulla cirka 1400 mil per år. Omsorgsförvaltningens 46 bilar är leasade för körsträckor på 1500 eller 2000 mil per år, medan övriga 61 förvaltningsbilar beräknas ha körsträckor på mindre än 1000 mil per år. 7.2 Koldioxidutsläppen minskar med över 90% med biogasdrift Miljöbilar och låg klimatpåverkan går hand i hand. Om alla personsbilstransporter sker med biogas, skulle koldioxid utsläppen reduceras med mer än 90 % från dagens 296 ton till 20 ton årligen. Besparingen motsvarar koldioxidutsläppen från omkring 30 villor med oljeeldning. Koldioxidutsläppen för en personbil som drivs med biogas uppgår till ca 10 g/km. Fig. 1 Fig. 2 Figur 1. Koldioxidutsläpp från dagens personbilstransporter fördelat på olika bränsleslag. Bensin och diesel står för de högsta koldioxidutsläppen (beräkningar baseras på data från Gröna Bilister ). Figur 2. Vid övergång till biogasdrift reduceras koldioxidutsläppen med mer än 90 %. 6

Bilpoolsrapport 8 Framtid En gemensam bilpool införs för alla kommunens tjänstebilar. Även körning med privat bil i tjänsten styrs över till bilpoolsbilar, men vissa undantag kan göras om det finns särskilda skäl. Bilar med undantag av specialfordon ägs/hyrs av en förvaltning som sedan hyr ut dessa till andra förvaltningar. Bilpoolsförvaltningen sköter och servar bilarna och administrerar bilpoolen och dess system. 9 Slutsats Miljövinsten vid övergång av samtliga personbilstransporter till biogasbilar motsvarar en minskning av koldioxidutsläppen med mer än 90 %. Det blir enklare att hantera biltransporterna i en gemensam bilpool jämfört med dagens system. Idag står flera bilar stilla en stor del av dagen. Bilpoolen ändrar på detta genom att utnyttjandegraden för bilarna ökar rejält. Bilpoolsbilar kan ersätta körning med privat bil. Bilpoolsförsöket har varit framgångsrik ur både drift- och användarsynpunkt. Bokningen är enkel och kan utföras från alla datorer med Internet. Internfaktureringen kan integreras i ekonomisystemet och förenklas betydligt. Samordningsvinster. Gemensam hantering förenklar istället för att alla förvaltningar gör jobbet utan att servicen blir sämre. Bilpoolen erbjuder moderna bränslesnåla och säkra bilar som säkerställer kraven på trafiksäkerhet och miljöanpassning som man bör ställa på kommunens fordon. 7

Bilpoolsrapport 10 Bilaga 10.1 Bilpoolsenkät Efter en 3 månaders försöksperiod med det nya bilpoolssystemet skickades en elektronisk enkät till 44 användare varav 28 besvarade enkäten (64%). Innan systemet togs i drift, delades en användarmanual ut till samtliga användare och en demonstration av systemet genomfördes på plats i garaget. Nedanför redovisas en kort sammanfattning av svaren. 1. Har du läst broschyren "boka bil" för bilpoolen? De flesta har läst broschyren 2. Här kan du lämna synpunkter om broschyren Generellt positiv inställning till broschyren 3. Har du deltagit i "öppet hus" för bilpoolen i En tredjedel av användarna har deltagit i garaget? demonstrationen av systemet 4. Har bokningen fungerat tillfredsställande? Hos de flesta har bokningen fungerat tillfredställande 5. Om du har haft problem att boka bil beskriv Ett fåtal har haft problem att komma in i bilen varav problemet en person inte var inlagt i systemet. 6. Hur öppnar du bilen, välj från listan? Flertalet använde sig av ploppen medan en fjärdedel föredrog mobiltelefonen eller både och 7. Har du behövt kontakta supporten? En tredjedel av användarna kontaktade supporten 8. Om du har svarat ja på föregående fråga: I vilka Hos de flesta uppstod problem med att komma in i sammanhang behövde du anlita bilarna. supporten? 9. Har du haft tekniska problem? 20% svarade ja 10. Om du har svarat ja på föregående fråga, specificera dina tekniska problem 11. Har bilen funnits på plats när du hade bokat den? 12. Hur har tillgängligheten varit när du skulle boka en bil? Problemen var relaterade till bokningssystemet (fel i inmatat information) och öppning av bilarna innan plopparna hade delats ut. Med 2 undantag har bilarna funnits på plats. De flesta svarade att bilarna var upptagna vid enstaka tillfällen. Resten svarade att bilarna var alltid tillgängliga eller upptagna. De flesta var medvetna om kostnaden för bilpoolsbilar. Ca hälften av användarna använde privatbilen. 13. Vet du vad det kostar att hyra bil i bilpoolen? 14. Använder du din privata bil i för körning i tjänsten? 15. Hur ofta använder du privata bil för körning i De flesta använde sällan privatbilen. tjänsten (välj närmaste alternativ)? 16. Skulle en utökad tillgänglighet av poolbilar kunna minska användningen av din privata bil i tjänsten? 17. Har bilarna varit tillräckligt tankade? 18. Har bilarna varit rena invändigt? Alla svarade ja på frågan. 19. Har bilarna varit rena utvändigt? De flesta svarade ja på frågan. Av personerna som använder privatbilen svarade 70% ja eller ibland på denna fråga. Få kan inte tänka sig att använda bilpoolen. De flesta svarade ja på frågan. 8