Förslag till Ny organisation i Ljusdals kommun
Sammanfattning Ljusdals kommuns organisation föreslås förändras utifrån uppdraget från kommunstyrelsen och i enlighet med demokratiberedningens förslag. Organisationsschema: Politisk organisation med förvaltningar och bolag Kommunfullmäktige Revision Ljusdal Kommunhus AB Valnämnd Överförmyndarnämnd Utbildningsnämnd Omsorgsnämnd Myndighets nämnd Kommunstyrelse Handikappråd Trygghetsråd Ungdomsråd Pensionärsråd Allmänt utskott Utskottet för samhällsutveckling Kommunchef Kommunlednings kontor Utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen Verksamhetsärenden Myndighetsärenden Förvaltningen för Samhällsutveckling Förslaget innebär att från och med 2011-01-01 har Ljusdals kommun: En kommunstyrelse med två utskott. - Allmänna utskottet och utskottet för samhällsutveckling Kommunstyrelsens ansvarsområde skall vara teknik, kultur, fritid, prövning och tillsyn samt all annan verksamhet där inte ansvaret åligger annan nämnd eller bolag. Utöver kommunstyrelsen två verksamhetsnämnder. - Omsorgsnämnden och utbildningsnämnden Omsorgsnämndens ansvarsområde skall vara äldreomsorg, handikappomsorg, individ och familjeomsorg och verksamheten inom arbetsmarknad/flyktingenheten och kostenheten samt med därtill förenlig verksamhet. Utbildningsnämndens ansvarsområde skall vara barnomsorg, förskola, grundskola, fritidsverksamhet, gymnasieskola, vuxenutbildning samt med därtill förenlig verksamhet. 2
En myndighetsnämnd som ansvarar för myndighetsutövningen inom bygg-, miljö- och räddningstjänst. I förvaltningsorganisationen: - En kommunchef som är chef över kommunledningskontor och förvaltningar - Ett kommunledningskontor för nämndsadministration och övergripande förvaltningsadministration. - En förvaltning för samhällsutveckling inom kommunstyrelsens ansvarsområde. - En omsorgsförvaltning inom omsorgsnämndens ansvarsområde. - En utbildningsförvaltning inom utbildningsnämndens ansvarsområde. Ett moderbolag Ljusdal kommunhus AB som äger de övriga kommunala bolagen. Överlåtit ansvaret att i bolagsform bedriva verksamheten inom Ljusdal vatten och renhållningen till Ljusdals energiföretag AB. Överlåtit ansvaret för den verksamhet som idag bedrivs inom kommunens fastighetsenhet och städenhet till Ljusdalshem AB. Överlåtit ansvaret för kommunens turistinformation och kommunövergripande marknadsföring, eu-stöd, internationell rådgivning och landsbygdsutveckling till stiftelsen Närljus. Processen med att se över organisationen har varit med stor delaktighet hos personalen och med ansatsen att skapa en bred förankring av förslaget. I processgrupperna har ett 50-tal medarbetare direkt varit involverade. Vidare har även externa aktörer deltagit. På kommunens intranät har det under hela processen varit möjligt att lämna synpunkter och senare att ta del av utredningar och gruppernas resultat och förslag. LKL, ljusdals kommuns ledningsgrupp, har varit styrgrupp och varit delaktiga i framtagandet av förslaget till ny organisation. LKL tillsammans med processledarna har kontinuerligt träffats för avstämningar och samråd kring arbetet. Cesam, den centrala samverkansgruppen, har varit referensgrupp och löpande informerats. Ett utkast till det slutliga förslaget har också presenterats för samtliga chefer för att få en sista avstämning och för att skapa en samhörighet och uppslutning kring förslaget. Efter ett beslut om den nya organisationen vidtar en ny process där förvaltningsorganisationen skall fyllas med innehåll, verksamhet och tjänster. 3
1. Bakgrund 1.1. Den politiska organisationen 2009-08-31 beslutade kommunfullmäktige om en översyn av den politiska organisationen utifrån en motion av Roland Bäckman (s) och Christina Embretsen (s). I motionen står det att: Det är viktigt att inför varje ny mandatperiod utvärdera såväl kostnader som organisation av den kommunalpolitiska uppbyggnaden. I motionen sägs också att det är viktigt att organisationen är tydlig, demokratisk, anpassad till dagens krav och att den stödjer en effektiv verksamhet. Ett underlag (bilaga 2) till politisk organisation togs fram av demokratiberedningen och skickades ut på remiss till samtliga politiska partier. Utifrån remissvaren beslutade demokratiberedningen om ytterligare en utredning (bilaga 3). 2010-03-09 bestämde sig demokratiberedningen för hur en ny politisk organisation skulle utformas. Utifrån detta fick sedan undertecknad i uppdrag att forma en förvaltningsorganisation och en bolagsstruktur. 1.2. Förvaltningsorganisationen 2010-01-25 beslutade kommunfullmäktige om att en översyn skulle göras av förvaltningsorganisationen med mera. (bilaga 1) 2010-01-07 fattade kommunstyrelsen följande beslut: 1. Under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut ge kommunchefen i uppdrag att göra en översyn av förvaltningsorganisationen, delegationerna, de administrativa processerna och bolagsstrukturen. 2. Översynen skall ta hänsyn till eventuella förslag till förändringar i den politiska organisationen. 3. Översynen skall presenteras för kommunstyrelsen senast i juni 2010. Alla förändringar skall dessa utgå från kommunfullmäktiges övergripande mål om en attraktivare kommun. Ledord i förändringen skall vara medborgarfokus. En ny organisation samt förändringar i delegationer, administration och bolagsstruktur skall ha medborgaren i fokus. Delegationer och administrativa processer skall stödja en effektiv organisation där beslut fattas på rätt nivå och där ärendegång och övrig administrativ hantering sker så effektivt som möjligt. En översyn av bolagsstrukturen kan ge att bolag eller stiftelser skall drivas i förvaltning eller kanske det omvända där verksamheter bolagiseras. Kanske skall också de kommunala bolagen ingå i en koncernstruktur. 4
Översynen måste också ta hänsyn till eventuella förslag till förändringar i den politiska organisationen. Målet är att ha en ny förvaltningsorganisation samt eventuella förändringar i bolagsstruktur, delegationer och administrativa processer vid nästa mandatperiods början 2011-01-01. 2. Vägen till förändring Utifrån uppdraget som kommunstyrelsen beslutat om skapades en process för förändring (bilaga 6). LKL (ljusdals kommuns ledningsgrupp) har varit styrgrupp för processen. Delaktighet och medverkan från medarbetare är central i en översyn av organisationen. På intranätet har det funnits möjlighet att lämna synpunkter, vilket också gjorts, och processen fram till förslag har varit så bred som möjligt. Den centrala samverkansgruppen Cesam har som facklig referensgrupp löpande informerats och haft möjligheter att lämna synpunkter. Ur ett arbetsmiljöperspektiv har Ljusnanhälsan kontaktats. En aktivitetsplan upprättades: Kartläggning Processgrupparbete Analys och förslag Implementering J F M A M J J A S O N D En kartläggning genomfördes först för att säkerställa vilka områden vi borde koncentrera oss på i översynen. Områden med beröringspunkter där vi idag inte var optimalt organiserade. På intranätet genomfördes en inventering där anställda hade möjlighet att lämna synpunkter på vad vi skulle titta närmare på. Utifrån synpunkterna och en intensiv omvärldsspaning skapades processgrupper med uppdrag att lämna förslag på förändringar i organisationen. Processgruppernas arbete har varit förvaltningsövergripande och omvärldsspanande. Gruppernas resultat finns i form av utredningar, skrivelse, swotanalyser och jämförelser. Utöver processgruppernas arbete har andra utredningar av olika omfattning genomförts. Samtliga resultat, utredningar och övrigt material finns i bilagorna 7-16. Under processgruppernas arbete har processledarna och LKL som styrgupp träffats varannan vecka i samband med LKL:s ordinarie möten. 5
I analysfasen har, ur utredningarnas rekommendationer och processgruppernas resultat, arbetet med att ta fram ett förslag till ny organisation genomförts. Processledarna och styrgruppen har haft fortsatta möten i processen. Referensgruppen Cesam har löpande tagit del av utformandet och samtliga chefer har inbjudits till möte där utkast till ny organisation presenterats. Samtliga utredningar och material från grupperna har löpande publicerats på intranätet. I implementeringsfasen kommer den nya organisationen fyllas med innehåll. Vidare utredningar och översyner kommer göras för att på en mer detaljerad nivå forma den nya organisationen. Denna process kommer i huvudsak vara under hösten i nära samverkan med medarbetare, chefer och fackliga förtroendevalda. Denna fas kommer också på ett mer påtagligt sätt påverka enheter och enskilda medarbetare. I vissa delar kommer det även under hösten krävas nya politiska beslut. 3. Politisk organisation Förslaget till politisk organisation följer demokratiberedningens viljeinriktning från 2010-03-09. En viljeinriktning som sedan verifierades av demokratiberedningen 2010-04-23 där förslag om beslut lades. Politisk organisation Kommunfullmäktige Revision Valnämnd Överförmyndarnämnd Utbildningsnämnd Omsorgsnämnd Myndighets nämnd Kommunstyrelse Handikappråd Trygghetsråd Ungdomsråd Pensionärsråd Allmänt utskott Utskottet för samhällsutveckling 3.1 Förslag till politisk organisation Kommunstyrelsen skall ha två utskott - Allmänna utskottet - Utskottet för samhällsutveckling 6
En myndighetsnämnd skall finnas - Myndighetsnämnden föreslås inte vara verksamhetsnämnd utan enbart ansvara för myndighetsutövning. Se bilaga 4. Två verksamhetsnämnder utöver kommunstyrelsen skall finnas - Omsorgsnämnden - Utbildningsnämnden Fyra råd finns till kommunstyrelsen. Handikappråd, trygghetsråd, ungdomsråd och pensionärsråd. 3.2 Konsekvenser av förslaget Att samhällsbyggnadsnämnden och bygg-, miljö- och räddningsnämnden avvecklas. Att en myndighetsnämnd inrättas. Kommunstyrelsen kommer att få en bättre uppföljning, kontroll och styrning av stora investeringsobjekt som idag ligger under samhällsbyggnadsnämnden. Beslutsvägarna gällande den fysiska planeringen blir starkt förkortade. Dagens system med uppdrag från kommunstyrelsen till samhällsbyggnadsnämnd skulle då tas bort och handläggningstiden kortas. Möjligheten för kommunstyrelsen att bedriva en framsynt och effektiv näringslivspolitik ökar när styrelsen ansvarar för både fysisk planering och näringslivsfrågor. T ex när ett företag kommer med en begäran om planläggning av tomtmark så kan detta med den nya organisationen snabbt verkställas. Färre nämnder ger minskad kostnad för administration och diariehantering. Myndighetsnämnden utan verksamhetsansvar kräver mindre administrativa resurser. Färre nämnder kräver mindre ledningsresurser. Färre nämnder ger en ökad helhetssyn. Inom verksamheterna miljö-, bygg- och räddningstjänst bedrivs verksamheter som inte är tillsyn och prövning. Att kommunstyrelsen blir ansvarig medför att dessa frågor kan hanteras med övergripande. Viktigt att nämna är också då översynen av delegationer och administrativa processer. Allt för att stödja en effektivare organisation. Kommunfullmäktige bör ha möjlighet att tillsätta tillfälliga beredningar för att ur de folkvaldas perspektiv utreda vissa frågor. Förslagsvis kan sådana beredningar hantera de visionära frågorna kring kommunprogram och övergripande målsättningar. 7
4. Förvaltningsorganisation I förslaget har förvaltningar kopplats till nämnderna. Kommunstyrelsen, omsorgsnämnden och utbildningsnämnden föreslås ha var sin förvaltning. Till kommunstyrelsen kopplas också ett kommunledningskontor. Efter beslut om övergripande förvaltningsorganisation utifrån nämndernas ansvarsområde kommer en fortsatt process vidta för att forma förvaltningarna. En process för att klargöra enheters förhållande till varandra och eventuella förändringar i enheter och tjänster. I utredningarna har också framkommit behov av samverkan inom en rad områden. Dessa beskrivs närmare under kapitel 6. I en framtid kan samverkan leda till nya organisationsförändringar. Myndighetsnämnden föreslås vara en renodlad myndighetsnämnd utan förvaltning och hantera de myndighetsfrågor som bereds inom förvaltningen för samhällsutveckling. Detta gäller då både de som gäller kommunen själv och utomstående. Nedan beskrivs förslaget till organisation ur två perspektiv. Dels ur ett verksamhetsperspektiv men också ur ett arbetsgivarperspektiv. Verksamhetsperspektivet klargör ansvarsnivåer ur ett delegerings- och uppdragsförhållande. Arbetsgivarperspektivet är utifrån chefs- och anställningsförhållandet och kommunstyrelsen anställningsmyndighet för alla anställda. Verksamhetsperspektiv Politisk organisation med förvaltningar Kommunfullmäktige Revision Valnämnd Överförmyndarnämnd Utbildningsnämnd Omsorgsnämnd Myndighets nämnd Kommunstyrelse Handikappråd Trygghetsråd Ungdomsråd Pensionärsråd Allmänt utskott Utskottet för samhällsutveckling Kommunchef Kommunlednings kontor Utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen Verksamhetsärenden Myndighetsärenden Förvaltningen för Samhällsutveckling 8
Arbetsgivarperspektiv Politisk organisation med förvaltningar Kommunfullmäktige Revision Valnämnd Överförmyndarnämnd Omsorgs nämnd Utbildnings nämnd Myndighets nämnd Kommunstyrelse Allmänt utskott Utskottet för samhällsutveckling Handikappråd Trygghetsråd Ungdomsråd Pensionärsråd Kommunchef Kommunlednings kontor Utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen Förvaltningen för Samhällsutveckling 4.1. Förvaltningsorganisationen med verksamheter Nedan beskrivna verksamhetsindelning är utifrån nämndernas ansvarsområden. Omsorgsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Förvaltningen för Samhällsutveckling Kommunlednings kontor Äldreomsorg Förskola Teknik Kommunkansli Handikappomsorg IFO AME/flykting Kost Grundskola Gymnasieskola Vuxenutbildning Framtidsljus Kultur Fritid Utveckling Prövning/tillsyn Ekonomi Personal Information IT 9
4.2. Kommunledningskontor Kommunledningskontoret är administrativt stöd till alla nämnder och förvaltningar. Kommunledningskontoret ligger direkt under kommunchefen med kommunstyrelsen som verksamhetsnämnd. Allmänna utskottet är ansvarigt utskott för kommunledningskontoret. 4.2.1. Förslag till kommunledningskontor Ett kommunledningskontor föreslås bildas för att inrymma det administrativa stödet till nämnder och förvaltningar. I kontoret föreslås verksamheterna kommunkansli, ekonomi, personal, information (se bilaga 7b) och IT finnas. Här skall finnas gemensam nämndsadministration (se bilaga 7), avtalskompetens och utredarkompetens. Hur dessa skall utformas bör utredas vidare under hösten. 4.2.2. Konsekvenser av förslaget Ett tydligt kontor eller stabsenhet utan produktiv verksamhet. Samlad kompetens i centrala enheter. Bättre helhetsgrepp över ärendehanteringen. Med en samlad nämndsadministration bör nämndsordförandena sitta samlade vilket skapar en tydlighet mellan politiker och tjänstemän. En central avtalskompetens bör inrättas med ett övergripande ansvar för alla kommunens avtal. En central utredar- och projektkompetens bör inrättas så att alla utredningar och projekt genomförs efter viss mall och med en förvaltningsövergripande ansats. Specialistkunskap kring nämndernas verksamhetsområden kan äventyras om avståndet mellan förvaltning, nämndssekreterare och politisk nämnd ökas. 4.3. Förvaltningen för samhällsutveckling Förvaltningen är verkställande enhet inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Förvaltningen bedriver också prövning och tillsyn med myndighetsnämnden som ansvarig nämnd. Utskottet för samhällsutveckling är ansvarigt utskott för förvaltningen. 10
4.3.1. Förslag till förvaltning En helt nykomponerad förvaltning föreslås höra till kommunstyrelsen. Förvaltningen för samhällsutveckling är namnet och skall innehålla områdena teknik, kultur, fritid, utveckling, prövning och tillsyn. Meningen är att samla all verksamhet som rör den fysiska, sociala, kulturella, idrottsliga, utvecklingen i vår kommun. Dessa verksamheter är idag utspridda under olika nämnder och på olika förvaltningar. I förvaltningen samlas dagens enheter: gata/park, fastighet, samhällsplanering, bygg, miljö, räddningstjänst, kultur, bibliotek, musikskola, estrad ljusdal, fritid, fritidsgårdar, handläggare råden, utvecklingsprojekt. (se bilagorna 10 och 14) I förvaltningen ligger också myndighetsutövningen inom bygg, miljö och räddningstjänst. Myndighetsnämnden är för myndighetsfrågorna ansvarig nämnd. (se bilagorna 4 och 11). 4.3.2. Konsekvenser av förslaget Här samlas verksamheter från tre förvaltningar och blir då storleksmässigt mer jämförbar med omsorgsförvaltningen och utbildningsförvaltningen vilket underlättar ledning och styrning. Mindre administration och ledningsresurser när tre förvaltningar bli en. Stora synergieffekter när flera verksamheter med beröringspunkter hamnar i en förvaltning. Kommunstyrelsen blir huvudman för flertalet av de frivilliga verksamheterna och har därmed möjligheten att göra en samlad bedömning, prioritering och uppföljning. De frivilliga verksamheterna slipper hamna på undantag i en förvaltning med lagstyrd verksamhet. Samhällsplanering hamnar under kommunstyrelsen som har planinitiativet. Samhällsplanering och byggenheten hamnar under samma nämnd vilket ger kortare beslutsvägar. Kommunstyrelsen får ett helhetsgrepp över näringslivsfrågorna och många verksamheter i förvaltningen som är viktiga för näringslivet. Handläggarna för råden hamnar i en helhet. Skapar bättre förutsättningar för samordning/samarbete med externa aktörer såsom föreningsliv, studieförbund och stiftelser som t.ex. Ljusdalsbygdens museum. En samlad aktör i den regionala samordningen och utvecklingen. I samverkan med Närljus och informationsenheten skapa verksamhet, sammanhang, paketera, synliggöra utifrån det arbete som pågår inom kommunens alla verksamheter. 11
Bli ett skarpt och effektivt verktyg som operativt kan arbeta för beslutade mål om att höja attraktionskraften för Ljusdals kommun (Stärka varumärket Ljusdal ) I förvaltningen finns både myndighetsutövning och tillsynspliktig verksamhet. Detta innebär inte med automatik jäv men man måste vara observant på förhållandet. Förvaltningen inrymmer flera verksamheter med olika inriktning och kan därför upplevas otydlig. 4.4. Omsorgsförvaltningen Förvaltningen är verkställande enhet inom omsorgsnämndens ansvarsområde. 4.4.1. Förslag till förvaltning Lika idag föreslås äldreomsorg, handikappomsorg och individ- och familjeomsorg tillhöra omsorgsförvaltningen. Arbetsmarknadsenheten (AME)/flyktingenheten föreslås tillhöra förvaltningen. Omsorgsförvaltningen skall skapa en arbetsmarknadsenhet där AME/flykting samt övrig arbetspraktik (typ verksamheten unik ) skall ingå. Kostenheten föreslås tillhöra förvaltningen. 4.4.2. Konsekvenser av förslaget Arbetsmarknadsenheten/flyktingenheten och Ekonomi- och vuxengruppen inom IFO arbetar och har nära samröre med varandra. Målgrupperna är gemensamma och utifrån ett samhällsekonomiskt perspektiv kommer detta gynna medborgare och kunder. AME med tillhörighet omsorgsnämnden kommer ge bättre stöd och en naturligare tillhörighet för ungdomarna i praktik inom Unik. Samverkansavtal upprättas mellan: Arbetsförmedling, Landsting/vårdcentral, IFO, UC/Vuxenutbildningen, Framtidsljus, AME/flyktingenheten. Med detta skapas flera fördelar vilka beskrivs utförligare i utredningen i bilaga 13. Samverkansavtalet blir också en lösning som i mycket liknar det SKL skissar på i en dörr in fast i samverkan blir det flera dörrar in. I samverkan kan också nya möjligheter öppnas till organisatoriska lösningar. 12
Personalgruppen vid kostenheten är väldigt lik särskilda boendenas och hemtjänstens personalgrupp vilket kan ge samordningsvinster när det gäller personalfrågor så som bemanningspool, kombitjänster etc. Kostenheten får ett naturligare samarbete med särskilda boendenas och hemtjänstens personal när det gäller bl a livsmedelsavtalet (här ligger det mycket pengar), livsmedels- och egenkontrollkunskap. Tillsammans med särskilda boendenas och hemtjänstens personal kan vi öka kvalitén på matupplevelsen för de äldre. 4.5. Utbildningsförvaltningen Förvaltningen är verkställande enhet inom utbildningsnämndens ansvarsområde. 4.5.1. Förslag till förvaltning Utbildningsförvaltningen föreslås bli en mer renodlad skolförvaltning. De frivilliga verksamheterna musikskola, fritidsgårdar och estrad ljusdal föreslås tillhöra kommunstyrelsen. I utredningen om kultur-/biblioteksverksamhet föreslås en samlad organisation under kommunstyrelsen för frivilliga verksamheter som är prioriterade politiskt för att skapa en attraktivare kommun. I en utbildningsförvaltning blir dessa lätt undanträngda av den lagstadgade skolverksamheten. 4.5.2. Konsekvenser av förslaget En tydligare skolförvaltning med renodlad kärnverksamhet. Att nämnd och förvaltning kan fokusera på att eleverna skall gå ut med fullständiga betyg Att frivilliga verksamheter inte hamnar på undantag i besparingstider. Samordning av frivilliga verksamheter med gemensamma nämnare ger synergieffekter både ekonomiskt och för medborgaren. Att kommunstyrelsen ges möjlighet att prioritera mellan frivilliga verksamheterna. Kopplingen mellan Musikskolan/estrad Ljusdal och estetiska programmet musikinriktning, personal och ledning kan försvagas. Samarbetet mellan skolan och fritidsgårdarna måste fastsällas i samverkansavtal. 13
5. Organisation kommunala bolagen Organisationen kring de kommunala bolagen och eventuella förändringar ingår också i översynen. Här föreslås ett antal förändringar. Politisk organisation med förvaltningar och bolag Kommunfullmäktige Revision Ljusdal Kommunhus AB Valnämnd Överförmyndarnämnd Utbildningsnämnd Omsorgsnämnd Myndighets nämnd Kommunstyrelse Handikappråd Trygghetsråd Ungdomsråd Pensionärsråd Allmänt utskott Utskottet för samhällsutveckling Kommunchef Kommunlednings kontor Utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen Verksamhetsärenden Myndighetsärenden Förvaltningen för Samhällsutveckling Ljusdal kommunhus AB (Inriktningsbeslut) Ljusdals energiföretag AB Ljusdalshem AB Ljusdal Servicehus AB Ljusdal Energi AB Ljusnet AB Ljusdal Elnät AB -Drift och förvaltning åt: -Ljusdals servicehus AB -Ljusdals kommun (inriktningsbeslut) VA/Renhållning AB (inriktningsbeslut) Stiftelsen Närljus Näringslivs utvecklare Turism Marknadsföring EU-stöd Internationella frågor * Inriktningsbeslut betyder att ärendet kommer tillbaka till KS eller KF för att fatta erforderliga beslut Landsbygdsutveckling 14
5.1 Ljusdal kommunhus AB Härmed föreslås att en äkta bolagskoncern bildas. Ett holdingbolag Ljusdal kommunhus AB bildas som blir moderbolag i koncernen. Se kapitel i utredning angående fastighetssamordning i bilaga 8. De stora fördelarna blir en samlad och effektivare styrning av bolagen samt en möjlighet till resultatutjämning mellan bolagen i koncernen. Beslutet härom blir ett inriktningsbeslut och kommunfullmäktige måste i ett senare skede besluta om detaljerna i bolagsbildandet. 5.2 Ljusdal energiföretag AB/koncern Ljusdal energikoncern finns idag och kommer att bilda en underkoncern. Ljusdal vatten och Ljusdal renhållning som idag bedrivs i förvaltning föreslås bilda bolag (ett eller två) inom ljusdal energikoncern. Se utredning i bilaga 15. De stora fördelarna är att synergieffekter erhålls i både administration och ledning/verksamhet. I energikoncernen finns företagsmässigheten och kundfokuset vilket kan skapa ett mervärde för verksamheten. Beslutet utifrån förslaget blir ett inriktningsbeslut och ärendet måste utredas vidare för att klargöra detaljer i övergången av verksamheten och formerna kring bolagsbildandet måste beslutas av kommunfullmäktige. 5.3 Ljusdalshem AB Ljusdalshem AB är kommunens allmännytta. Ljusdalshem förvaltar förutom egna fastigheter också på uppdrag fastigheterna i Ljusdal servicehus AB. I kommunen finns det samtidigt ägande och förvaltande av kommunens fastigheter. Här föreslås i enlighet med utredningens rekommendation (bilaga 8) att även förvaltandet av kommunens fastigheter förs över till Ljusdalshem AB. Kommunen kvarstår dock som ägare av fastigheterna. Utredningen pekar samtidigt på samordningsvinster om städenheten ingår i fastighetsenheten Fördelar med förslaget är att samordningsvinster nås i administration, ledning och förvaltning. Overheadkostnader kan slås ut på fler kvadratmeter vilket gynnar både Ljusdalshem och kommunen. En effektivare fastighetsförvaltning skapar större utrymme att möta framtidens krav på underhåll och utveckling. 15
En liknande lösning där allmännyttan även förvaltar de kommunala fastigheterna har Sandviken där Sandvikenhus AB sedan 2001 förvaltar kommunens fastigheter. VD Patrick Skoglund vid Sandvikenhus AB bekräftar att detta är en bra lösning som skapar en effektivare organisation. I genomförandefasen bör noteras det lämpliga, ur alla aspekter, att nuvarande fastighetschef i kommunen och tillika VD i servicehusbolaget också blir tillförordnad VD i Ljusdalshem. Något liknande gjorde Sandvikenhus AB 2001 då tekniske chefen blev tillförordnad VD i Sandvikenhus. Nuvarande VD Patrick Skoglund framhåller att detta var en framgångsfaktor då det gällde att fusionera två verksamheter med olika kulturer. VD Patrick Skoglund sa också att ett effektiviseringskrav om ca: 7 % eller 6-7 Mkr sattes på den nya organisationen. Beslutet utifrån förslaget blir ett inriktningsbeslut och ärendet måste utredas vidare för att klargöra detaljer i övergången av verksamheten och avtal samt eventuella andra formalia måste till kommunstyrelsen för beslut. Fortsatt bör utredas förvaltandet av fastigheter inom kommunens fritidsenhet och andra fastighetsägare i kommunkoncernen. Fortsatt bör också utredas om det kan finnas fördelar med en underkoncern, likt energikoncernen, för fastighetsbolagen. 5.4 Ljusdal servicehus AB För Ljusdal servicehus AB föreslås inga förändringar mer än att styrelse och VD bör vara samma som i Ljusdalshem AB. Vilket har både kostnadsmässiga, samordningsmässiga och kompetensmässiga fördelar. Rimligen kommer också en effektivisering av kommunens fastighetsförvaltning även komma Ljusdal servicehus tillgodo i form av lägre kostnader för förvaltningen som bedrivs av Ljusdalshem. 5.5 Stiftelsen Närljus Kommunens näringslivsorganisation bedrivs idag i stiftelseform. En stiftelse som är bildad av kommunen och näringslivet tillsammans. Det finns för- och nackdelar med att bedriva detta i stiftelseform (se bilaga 9). Näringslivets representanter uttalar en styrka med en organisation som är fristående från kommunen. Ur kommunens perspektiv finns det dock nackdelar i samordningen av verksamhet där vi idag till viss del har parallella verksamheter. Detta är tydligast när det gäller turism och marknadsföring av kommunen. Närljus har besöksnäringen som ett av sina tre ben och marknadsföring av kommunen är också ett naturligt inslag både för att få företag och besökare till kommunen. 16
I förslaget förs ansvaret för turism/turistinformation och marknadsföring över från kommunen till Närljus. Kommunen arbetar idag också med EU-stöd och internationella frågor. I perspektivet där Närljus ansvarar för Näringslivsfrågor, turistinformation, marknadsföring så är det lämpligt att även frågor om EU-stöd och internationell rådgivning ligger på Närljus. Samtidigt föreslås arbetet med landsbygdsutveckling föras över då företagande och turism är två av de viktigaste komponenterna i glesbygd/landsbygd. Beslutet utifrån förslaget blir ett inriktningsbeslut där detaljer och former kring det utökade uppdraget för Närljus måste utredas vidare och delar måste komma åter till kommunstyrelsen för beslut. T ex måste ett utökat anslag till Närljus utredas. 6. Samverkansavtal Samverkan kan vara ett sätt att uppnå synergier. Både vad gäller ekonomi och kvalitet i servicen till medborgaren. Ett utvecklat nära samarbete kan i framtiden leda till att parterna finner så stora fördelar att ett samgående är att överväga. Samverkan för stöd till ungdomar och vuxna. Förutom organisationsförändringen att AME/flykting skall tillhöra omsorgsförvaltningen föreslås en bred samverkan mellan berörda instanser. Alternativet skulle vara en större organisatorisk förändring i likhet med det förslag till en dörr in som SKL lanserat. I detta förslag skulle arbetsförmedlingen, försäkringskassan, kommunernas försörjningsstöd, AME/flyktingenhet bilda en gemensam organisation (till detta kan säkert vuxenutbildning, etc kopplas). Detta förslag har varit ute på snabbremiss och Ljusdal har ställt sig positiv till en försöksverksamhet i denna riktning. Ett samverkansavtal skall ses som en väg mot denna lösning. Samverkansavtalet får istället flera dörrar in men ett rum. Idag utan samverkan blir det lätt flera dörrar in och flera olika rum. Se bilaga 13. Samverkan för stöd till barn och ungdomar. Här föreslås ett fortsatt och vidareutvecklat samarbete i den som idag finns i skos. Se bilaga 12. Samverkan med Närljus. Istället för ett näringslivskontor i förvaltning föreslås en utökad samverkan. En formaliserad samverkan för att överbrygga de problem som finns i nuvarande organisation. Samverkansavtal skall skrivas mellan fritidsgårdarna och skolan. Samverkan skapas mellan förvaltningen för samhällsutveckling och stiftelsen Ljusdalsbygdens museum. 17
7. Fortsatt utvecklingsarbete Efter det att beslut fattats om organisationen kommer många aktiviteter och utredningar att fortgå för att nå en effektivare organisation som kan ge synergieffekter på ekonomi och för medborgare. Allt inom det fortsatta uppdraget med en översyn av de administrativa processerna. Här ges exempel på detta: Utrednings- och projektmodell. Som förutsättning för det centrala utredar- och projektstödet måste en gemensam utrednings- och projektmodell finnas. Central avtalskompetens. Hur den centrala avtalskompetensen skall fungera kommer att utredas vidare. Styrnings- och uppdragsmodell. Kommunen bör ha en tydlig styrnings- och uppdragsmodell där det är tydligt vilket uppdrag och vad som förväntas av respektive ansvarig. En tydlig modell från kommunfullmäktige nämnd förvaltning enhet. Utmaningsrätt. Kommunen bör utreda möjligheten till en utmaningsrätt för företag. Utmaningsrätt innebär att ett företag anmäler sitt intresse att utmana kommunen inom något område. Kommunen beslutar sedan om man vill anta utmaningen eller ej. Om kommunen antar utmaningen genomförs en upphandling inom det aktuella området. Argumentet för en utmaningsrätt är att kommunen inte skall bedriva något dyrare eller sämre än vad en privat aktör kan offerera. Se www.utmaningsratt.se. 8. Förändingarna i korthet Politisk organisation att samhällsbyggnadsnämnden avvecklas att bygg-, miljö- och räddningsnämnden avvecklas att Ljusdals kommun skall ha tre verksamhetsnämnder; kommunstyrelsen, omsorgsnämnden och utbildningsnämnden. att kommunstyrelsens ansvarsområde skall vara teknik, kultur, fritid, prövning och tillsyn samt all annan verksamhet där inte ansvaret åligger annan nämnd eller bolag. att omsorgsnämndens ansvarsområde skall vara äldreomsorg, handikappomsorg, individ och familjeomsorg, arbetsmarknad och flyktingverksamhet, kostverksamhet samt med därtill förenlig verksamhet. att utbildningsnämndens ansvarsområde skall vara barnomsorg, förskola, grundskola, fritidsverksamhet, gymnasieskola, vuxenutbildning samt med därtill förenlig verksamhet. att en myndighetsnämnd inrättas utan verksamhetsansvar men med ansvar för myndighetsutövning inom kommunstyrelsens ansvarsområde. 18
att två utskott inrättas under kommunstyrelsen; allmänna utskottet och utskottet för samhällsutveckling. att pensionärsrådet förs från omsorgsnämnden till kommunstyrelsens ansvarsområde. Förvaltningsorganisation att ett kommunledningskontor inrättas under kommunstyrelsen som administrativt stöd till nämnder och förvaltningar att en förvaltning för samhällsutveckling inrättas under kommunstyrelsen. att AME/flykting förs från kommunstyrelsen till omsorgsförvaltningen. att verksamheten Unik inom omsorgsförvaltningen förs till AME att kostenheten förs till omsorgsförvaltningen. att musikskolan, fritidsgårdar och estrad Ljusdal förs från utbildningsnämnden till förvaltningen för samhällsutveckling att städenheten ingår i fastighetsenheten. att miljöenheten, byggenheten, räddningstjänsten, fritidsenheten, gata/park förs till förvaltningen för samhällsutveckling att kultur, bibliotek, handläggare åt råden, utvecklingsprojekt förs till förvaltningen till samhällsutveckling De kommunala bolagen att inriktningsbeslut fattas om att ett holdingbolag bildas som ägare till de kommunala bolagen att inriktningsbeslut fattas om att Ljusdal vatten och renhållning bolagiseras i nytt/nya bolag som dotterbolag till Ljusdal energiföretag AB. att inriktningsbeslut fattas om att verksamheten inom fastighetsenheten (inkl. Städ) övergår till Ljusdalshem AB. att inriktningsbeslut fattas om att stiftelsen Närljus övertar ansvaret för kommunens turistinformation, den övergripande kommunala marknadsföringen, internationell rådgivning, eu-stöd och landsbygdsutveckling. Samverkan att samverkansavtal skall tecknas i enlighet med vad som är beskrivet i detta förslag Inriktningsbeslut innebär att ytterligare beslut utifrån juridiska, ekonomiska eller andra aspekter behöver fattas av kommunstyrelse eller kommunfullmäktige Nicklas Bremefors Kommunchef 19
Bilagor: 1. KF beslut 2010-01-25 2. Utredning sammanslagning nämnder 3. Minnesanteckningar demokratiberedningen 4. Utredning Myndighetsnämnd 5. Skrivelse pensionärsrådet 6. Processbeskrivning 7. Administrativt stöd/swotanalyser - gemensam nämndadministration - gemensam postöppning och centralt diarium 7b. Information och marknadsföring 8. Utredning fastighetssamordning och koncernfrågor 9. Näringslivsfrågor/swotanalys 10. Plan och byggfrågor 11. Myndighetsfunktioner 12. Barn och ungdomar i behov av särskilt stöd 13. Vuxna i behov av särskilt stöd - SKL skrivelse - Arbetsförmedlingens förslag 14. Kultur och biblioteksverksamhet 15. Bolagisering VA/Renhållning 16. Kostenheten 20