Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR Allan Hansson IT-chef Anette Steen VD-sekreterare Christina Persson Bra Arkivkonsult Ulla Jordmark Administratör, Lokal Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare Medverkade gjorde även Harald Löfgren från stadsarkivet. AB Stockholmshem inspekterades 2014-04-08. Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar, både analoga och digitala. Stockholmshem startade sin verksamhet 1937 och har sedan tillkomsten ägts av Stockholms stad. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är generellt mycket god, men det finns en del förbättringsområden, främst inom arkivredovisningen och arkivförvaringen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) Stadsarkivet förelägger Stockholmshem att: - Fastställa sina hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Verkställa gallring. - Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Använda skrivmaterial (pennor) som ger arkivbeständiga handlingar. - Avsluta arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Bevaka vilka konsekvenser större förändringar (införande/avveckling av IT-stöd, byte av lokaler) kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för arkivförvaring (dokumentskåp och arkivlokaler) som motstår brand kortare tid än två timmar. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholmshem ska senast den 31 oktober 2014 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stockholmshem att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.
Sida 3 (8) Arkivansvaret har fastställts Stockholmshem har fastställt arkivansvaret och information om arkivorganisationen ingår i arkivinstruktionen, som enligt uppgift är förankrad i organisationen. Arkivansvarig är Thomas Mundebo, chef för Affärsstöd/Stab. Därutöver finns ett arkivombud vid varje avdelning samt ute på bolagets tre lokala kontor/distrikt. Bolaget saknar egen arkivarie, men har ett stöd genom Bra Arkivkonsult, både vad gäller praktiskt arbete och utredningar inom informationshanteringen. Stockholmshem har antagit stadens arkivregler vid ett styrelsemöte 2008-03-06. Kunskapsnivån bedöms som god inom bolaget, om än lite varierande. Ett arbete med att utbilda samtliga medarbetare i frågor kring offentlighet och sekretess genomförs under våren, i samband med införandet av ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem. Nyanställda får en introduktionsdag där man väldigt övergripande går igenom hanteringen av allmänna handlingar. Stadsarkivet rekommenderade bolaget att utöka denna introduktion med en mer ingående beskrivning av hur regelverket ser ut inom Stockholms stad. Rekommendation Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. Rutiner för postöppning och diarieföring finns All inkommen post öppnas och tas omhand centralt av bolagets internserviceavdelning. Backup finns. En extern part kör ut posten till de olika distrikten två gånger dagligen. Stockholmshem har en central e-postbrevlåda som läses av VDsekreteraren. Även här finns en fungerande backup-funktion. Vid
Sida 4 (8) frånvaro väljer de anställda i de flesta fall att själva läsa sin e-post via mobilen. Detta upplevs fungera bra. Det finns ingen central registrator, utan alla registrerar sina egna ärenden i det nyligen införda ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina. Bolagets registreringsplan följer processerna i klassificeringsstrukturen. Alla diarieförda handlingar hanteras digitalt i systemet, även de sekretessbelagda uppgifterna främst rörande bosociala ärenden kring bostadshyresgästerna. Att alla medarbetare ska registrera själva i systemet är nytt för många på Stockholmshem, varför man nu genomför en internutbildning avseende detta. Hanteringsanvisningarna behöver fastställas Arkivkonsulten Bra Arkiv har arbetat med att uppdatera bolagets hanteringsanvisningar. I samband med detta konstaterades att bolagets äldre specifika gallringsbeslut (1998:6 respektive 1999:6) behövde uppdateras då ett 30-tal handlingstyper tillkommit samtidigt som en mängd handlingstyper fallit bort då de inte hanteras i bolaget längre eller då hanteringsreglerna nu går att återfinna i stadens generella gallringsbeslut. Efter internremiss sammanställdes en gallringsframställan som i slutet av mars skickades på remiss till juridiska avdelningen respektive revisionskontoret. Bland annat har man sett till att få med anvisningar för vad som ska diarieföras, något som saknades tidigare. Aktuellt gällande gallringsbeslut har också skrivits in. Hanteringsanvisningarna är publiceras på intranätet. Stadsarkivet påtalade vikten av att få hanteringsanvisningarna fastställda och förankrade i organisationen samt att kontinuerligt arbeta med att hålla dem uppdaterade. Fastställa sina hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar.
Sida 5 (8) Generella gallringsbeslut gäller Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut ska tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten, t ex upphandling, ekonomi- och löneadministration samt handlingar av ringa betydelse. Stockholmshem har även ett antal specifika gallringsbeslut som rör kärnverksamheten. Man arbetar för närvarande med en gallringsutredning för den digitala informationen i de verksamhetssystem som inte omfattas av de befintliga gallringsbesluten. Gallringsbeslut följs delvis inte Stockholmshem har bra rutiner för att genomföra föreskriven gallring och man gallrar regelbundet i början av året. Sekretessbelagd information skickas iväg till bränning. Dock släpar gallringen efter på vissa håll i organisationen. Verkställa gallring. Bevara digitala handlingar Stockholmshem använder ett flertal system för sin hantering av digital information. Till de mest använda hör fastighetssystemet FASAD och det nyligen införda ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina. Man använde tidigare Caradoc för sin diarieföring och diskuterar nu huruvida den äldre informationen ska migreras till det nya systemet. Bolaget har också ca 40 000 digitala ritningar i TIFF-format som lagras och hanteras i Hyperdoc. Bevarandeinformation från FASAD levereras sedan några år till stadens gemensamma e-arkiv. Systemen för ekonomi, personal samt hemsidan finns uppsatta på anslutningsplanen och kommer att levereras till e-arkivet inom de kommande åren. Vad gäller övrig digital information som ska bevaras, behöver man ta fram en plan för hur detta ska hanteras. Informationen ska hållas läsbar, sökbar och tillgänglig fram till dess att man levererar till e-arkivet, då Stadsarkivet tar över ansvaret. Detta gäller bland
Sida 6 (8) annat digitala foton i samband med lokaluthyrning och skadeärenden. Skrivmateriel Bolaget använder godkänt papper och godkända aktomslag och arkivkartonger. Det råder dock viss tveksamhet kring de pennor som används. Skrivare och kopiatorer beställs från Volvo IT, som enligt egen uppgift endast har arkivgodkända produkter i sitt sortiment. Ett fåtal maskiner kommer från andra leverantörer, men dessa ska fasas ut inom kort. Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. Använda skrivmaterial (pennor) som ger arkivbeständiga handlingar. Arkivbeskrivning finns Bolaget har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som på ett bra sätt ger en överblick över arkivet. Arkivförteckningen behöver avslutas Bolaget har en till största del uppdaterad arkivförteckning, men då man ska påbörja en bevarandeförteckning enligt en processorienterad struktur från och med i år, behöver den nuvarande arkivförteckningen enligt tidigare fastställd förteckningsplan avslutas. I samband med detta behöver också vissa serier kompletteras med en tydligare seriebeskrivning/anmärkning. Avsluta arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga.
Sida 7 (8) Bolaget har ett flertal större förändringar som sker de kommande åren, vilka kan komma att påverka arkivhanteringen. Nya IT-stöd ska upphandlas avseende både fastighetssystemet och ekonomisystemet. Dessutom planeras en flytt av huvudkontoret från Hornsgatan, men det är i dagsläget oklart när det blir. Bevaka vilka konsekvenser större förändringar (införande/avveckling av IT-stöd, byte av lokaler) kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. Allmänna handlingar förvaras delvis skyddade Bolaget använder två dokumentskåp för förvaring av personalakter. Skåpen är placerade i kontorslandskapet och håller brandklass EI 60. Då kravet för förvaring utanför arkivlokal är EI 120 (motstå brand i två timmar) behöver bolaget söka dispens hos Stadsarkivet för dessa skåp och då ange vilka kompenserade åtgärder som vidtagits. Bolaget har två större arkivlokaler i anslutning till huvudkontoret på Hornsgatan. Lokalerna lever upp till kraven som anges i Riksarkivets föreskrifter, med undantag av dörrarna, som båda håller brandklass EI 60. Även här behöver bolaget söka dispens. Allmänna handlingar förvaras oskyddade Ekonomiavdelningen har ett närarkiv i kontorslandskapet som innehåller handlingar som ska finnas kvar i mer än två år. Då lokalen är helt utan brandklass behöver man åtgärda detta omgående. Ett alternativ är att inreda lokalen så att den utgör en brandcell. Bolaget kan också se över möjligheten att flytta ner materialet till någon av de godkända större arkivlokalerna och därmed få en säkrare förvaring. Enligt uppgift finns det även närarkiv på de olika distrikten, men det var vid denna inspektion inte möjligt att kontrollera dem. Stockholmshem planerar därför att göra en översyn över dessa lokaler för att säkerställa att de lever upp till regelverket. Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för arkivförvaring (dokumentskåp och arkivlokaler) som motstår brand kortare tid än två timmar.
Sida 8 (8) Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. 2014-04-25 Matilda Ekström Inspektionsförrättare