1/9 Datum 2010-03-25 ESV Dnr 10-743/2009 Handläggare Anders Nyström Ert datum Er beteckning Myndighetens kontaktperson för e-beställningar och ekonomichef/upphandlingschef/administrativ chef/ inköpsansvarig (i myndigheter som ännu inte utsett kontaktperson) samt registrator Nyhetsbrev e-beställningar #1, 2010 Tidpunkten för införandet av e-beställningar i staten närmar sig med stormsteg. Här beskriver vi bland annat varför och när införandet ska ske, hur regelverket ser ut och vilket stöd myndigheterna kan få från ESV. Det är viktigt att påbörja det omfattande förändringsarbetet redan nu. Det är ni som måste göra det stora jobbet. Men vi hjälper gärna till. Det här är det första av ESV:s nyhetsbrev till myndigheternas kontaktpersoner inför införandet av elektroniska beställningar i staten. Här tar vi upp aktuella frågor som berör samtliga myndigheter. Kontakta oss vid behov på e-handel@esv.se. Nästa nyhetsbrev kommer att skickas ut i början av maj. Kontaktpersoner för e-beställningar I december 2009 skickade ESV ut en enkät, där vi bland annat samlade in kontaktuppgifter om vem som är myndighetens kontaktperson avseende e- beställningar. Alla myndigheter har ännu inte lämnat in dessa uppgifter (ni ska ha fått detta nyhetsbrev via registrator). Vi är tacksamma om ni mejlar in kontaktuppgifter på e-postadressen ovan. E-beställningar varför då? Ett av regeringens mål i handlingsplanen för e-förvaltning 1 är att göra hela inköpsprocessen hos myndigheterna elektronisk. Arbetet med att genomföra det har delats in i tre steg. I det första steget infördes 2005-2008 elektroniska fakturor i staten, i det andra steget införs it-stöd för beställningar och i det tredje steget kommer förutsättningar för it-stöd i upphandlingsprocessen att utvecklas. ESV har på regeringens uppdrag kartlagt och kostnadsberäknat införandet av elektroniska beställningar 2 i statsförvaltningen. Sedan 2009 har ESV regeringens uppdrag 3 att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar. Regeringen bedömer 4 att statliga myndigheter ska kunna hantera sina beställningar 1 http://www.regeringen.se/content/1/c6/07/49/95/2c28b30b.pdf 2 ESV 2008:14 och ESV 2008:20 3 Regeringen, Finansdepartementet, dnr Fi2007/9783 4 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, regeringens proposition 2009/10:175 Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Bankgiro 5052-6854 Org.nr/F-skattebevis Faktureringsadress Box 45316 Fax 08-690 43 50 Postgiro 865800-7 202100-5026 Ekonomistyrningsverket 104 30 Stockholm www.esv.se SE202100502601 (EU) FE 27 registrator@esv.se 833 83 Strömsund
2/9 av varor och tjänster elektroniskt senast vid utgången av 2013. Enligt regeringsuppdraget 5 ska små myndigheter undantas från införandet. ESV håller med regeringen om att små myndigheter 6 ska undantas då de inte gör inköp i så stora volymer att det lönar sig att införa elektronisk hantering av beställningar. Om en liten myndighet själv bedömer att effektivitetsvinster kommer att uppnås bör myndigheten överväga att gå över till att hantera beställningar elektroniskt ändå. Införandet av elektroniska beställningar är en del av den generella verksamhetsutvecklingen i staten. Syftet med elektroniska beställningar är att genom förenklad hantering av administrativa förfaranden frigöra resurser så att kvalitet och service i myndigheternas verksamhet kan förbättras samt att uppnå kostnadsbesparingar genom lägre inköpspriser. Det är angeläget att detta arbete bedrivs med en helhetssyn, som beaktar hela inköpsprocessen i myndigheten och fokuserar på att hitta nya effektiva arbetssätt med stöd av modern teknik. E-beställningar och några andra initiativ inom staten Vid sidan av införandet av e-beställningar i staten pågår många andra aktiviteter, som också syftar till att förädla myndigheternas verksamhet. Nedan nämns några av dessa aktiviteter som har beröringspunkter med införandet av e-beställningar. Listan på initiativ gör inte anspråk på att vara heltäckande, utan det finns flera initiativ som kommer att påverka införandet av e-beställningar till och med slutet av 2013. Gemensamma administrativa verksamhetsstöd Regeringen bedömer 7 att för att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen bör myndigheterna pröva om den administrativa stödverksamheten ska utföras i samverkan eller i annan regi. Som ett första steg i ett långsiktigt utvecklingsarbete mot en mer koncentrerad hantering av administrativ stödverksamhet i staten avser regeringen att ge några av de statliga myndigheter som har inrättat interna servicecenter i uppdrag att utveckla dessa. Syftet är att genom ökad samordning inom staten öka kostnadseffektiviteten och kvaliteten och förbättra möjligheterna till konkurrensutsättning i takt med att marknaden utvecklas. Detta uppdrag bör samordnas av ESV. Regeringen avser också att ge ESV ett allmänt uppdrag att stödja och samordna en utveckling mot en mer effektiv och koncentrerad administration i statsförvaltningen i sin helhet. 5 Uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i statsförvaltningen, regeringsbeslut Fi2007/9783 6 Med små myndigheter avses i uppdraget de med färre än 50 anställda. Begreppet anställda bör enligt ESV jämställas med medelantal anställda, se ESV 2009:34, sid 20 7 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, regeringens proposition 2009/10:175
3/9 Ett sådant uppdrag kommer antagligen att innebära behov av att koordinera införandet av e-beställningar med införandet av gemensamma administrativa verksamhetsstöd. E-delegationen 8 För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda förutsättningar för myndighetsövergripande samordning har regeringen beslutat om att inrätta en delegation för e-förvaltning. I sitt första betänkande 9 beskrivs att it-utvecklingen har skapat förutsättningar för att effektivisera stödprocesser genom att låta flera myndigheter med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från ett gemensamt verksamhetsstöd. Fördelar med en samordning finns främst avseende transaktionsintensiva stödtjänster inom ekonomi- och personaladministration där det kan skapas betydande skalfördelar. Stödtjänsterna kan produceras till lägre kostnad och även ofta till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet. Delegationen har påbörjat 10 en dialog med berörda myndigheter 11 i avvaktan på ett regeringsbeslut i frågan om gemensamma administrativa verksamhetsstöd. Delegationen ska följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning och konsekvenserna för medborgare, företag och medarbetare. I arbetet 12 med indikatorer för uppföljning, nyttoberäkningar och nyttohemtagning samt uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning vill delegationen arbeta tillsammans med bland annat ESV. Nationellt upphandlingsstöd 13 Kammarkollegiets nationella upphandlingsstöd ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre tillvarata konkurrensen på marknaden, så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Upphandlingsstödet avser det tredje steget i regeringens mål, det vill säga att göra myndigheternas inköpsprocesser elektroniska. 8 edelegation.se 9 Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning, SOU 2009:86 10 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt från strategi till handling för e- förvaltning, SOU 2010:20 11 Rikspolisstyrelsen, Skatteverket, Kammarkollegiet och Ekonomistyrningsverket 12 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt från strategi till handling för e- förvaltning, SOU 2010:20 13 www.upphandlingsstod.se
4/9 Förslag om ny organisation för statlig inköpssamordning I dagsläget genomförs upphandling av statliga ramavtal av elva myndigheter. Samverkan mellan dessa myndigheter koordineras av funktionen för Statlig Inköpssamordning, som finns på ESV. Statskontoret föreslog 14 under 2009 bland annat att en ny myndighet för samordnad upphandling i staten ska inrättas. Regeringens bedömer 15 att det finns ett fortsatt behov av en centraliserad inköpssamordning. Vidare kan den statliga inköpssamordningen effektiviseras. Hur den statliga inköpssamordningen ska organiseras övervägs för närvarande inom Regeringskansliet. PEPPOL Visionen med projektet PEPPOL 16 (Pan European Public Procurement Online) är att alla företag inom EU ska kunna kommunicera elektroniskt med alla EUinstitutioner under hela inköpsprocessen. Syftet med projektet är att etablera en paneuropeisk pilotlösning, som i samverkan med existerande nationella system stödjer en samverkande offentlig elektronisk hantering av hela inköpsprocessen i EU. Regeringen har uppdragit åt ESV att under perioden 2009 2011 företräda Sverige i PEPPOL avseende arbetet med att utveckla en gemensam lösning för elektronisk fakturahantering samt att fullgöra Sveriges åtaganden i konsortiet. I uppdraget ingår att samordna det svenska deltagandet i projektet för e-faktura. I detta arbete ingår även att knyta tre samarbetsparter från den offentliga sektorn till piloter i projektet. Rättsmedelsdirektivet och nya upphandlingsformer Regeringen har lämnat förslag 17 om nya rättsmedel och regelförenklingar för att förbättra förutsättningarna för en effektiv offentlig upphandling och för att underlätta för företag att delta i upphandlingar. Ändringarna är föreslagna att gälla från och med 1 juli 2010. Upphandling av EA-system Parallellt med ESV:s upphandling av e-handelstjänst pågår även förberedelser för upphandling av EA-system samt av it-stöd för budgetering och rapportering respektive it-stöd för projektredovisning och projektstyrning. Dessa upphandlingar, 14 Statskontoret 2009:12, http://www.statskontoret.se/upload/publikationer/2009/200912.pdf 15 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, regeringens proposition 2009/10:175 16 www.peppol.eu 17 http://www.sweden.gov.se/sb/d/11392/a/137538
5/9 som är planerade att starta före sommaren, kommer att resultera i nya statliga ramavtal. Det saknas idag statliga ramavtal inom dessa områden. När ska min myndighet kunna skicka e-beställningar? ESV lämnade i december 2009 ett förslag 18 på införande indelat i tre etapper till regeringen. Det stegvisa införandet innebär att 75 procent av statsförvaltningen kommer att ha infört 19 e-beställningar redan vid utgången av 2012. En första mindre grupp av myndigheter ska tillämpa regleringen 20 från den 1 januari 2012. Etapp 2 ska tillämpa regleringen från den 1 januari 2013 och etapp 3 från den 1 januari 2014. Förslaget hanteras för närvarande i Regeringskansliet. Vilken etapp som just din myndighet är föreslagen att ingå i framgår av bilaga 4 till ESV:s statusrapport 21. Hur ser regelverket ut? ESV anser att det är angeläget att regeringen fastställer regleringen av elektroniska beställningar så fort som möjligt, för att arbetet med införandet ska kunna genomföras inom den tidsram som regeringen har beslutat. ESV har även föreslagit 22 regeringen att samla reglering för beställnings- och fakturahantering samt standarder för desamma i en och samma förordning. För närvarande pågår arbete med förordning i Regeringskansliet. Behovet av formell reglering konstaterades av ESV i tidigare avrapportering av regeringsuppdrag 23. Syftet med en formell reglering är att: Ge frågan prioritet så att myndigheterna inleder förändringsarbetet. Tydliggöra kraven på förändringar både i myndigheternas verksamhet och avseende it-stöd. Bidra till att uppfylla effektmålen, som är prisbesparingar och förenklad hantering samt förbättrad kvalitet och service. En utgångspunkt för arbetet har varit att inte styra mer än nödvändigt för att ge utrymme för de situationsanpassade lösningar som kan förekomma. 18 ESV 2009:34, sidan 19 19 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, regeringens proposition 2009/10:175, sidan 61 20 Se förslag till reglering i ESV 2009:34, sidan 13 21 ESV 2009:34 22 ESV 2009:34, sid 13ff 23 ESV 2008:14 och ESV 2008:20
6/9 Påbörja förändringsarbetet nu! Det förändringsarbete som kommer att krävas hos många myndigheter består av flera samverkande delar, till exempel strategi och styrning, processer, organisation och systemstöd samt förändringsledning. Det krävs omfattande förberedelser för att skapa gynnsamma förutsättningar för att nå förväntade effekter. Därför är det viktigt att myndigheten redan nu sätter av resurser, utser ansvariga, samlar berörda och påbörjar arbetet. Ett sätt att komma igång och se vad din myndighet behöver vidta för åtgärder kan vara att genomföra det självtest 24 som finns i ESV:s stödpaket. Vilket stöd kan jag förvänta mig från ESV? I arbetet med att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten planerar ESV att ge myndigheterna stöd på flera olika sätt. Nedan beskrivs ett flertal delar av stödet: www.esv.se/e-handel, är den plats där vi håller ihop och samlar den mest relevanta informationen kring e-handel i staten avseende e-faktura och e- beställningar. Kunskapsdelning, arbetet med att utveckla, ta fram och förvalta stödet drivs i nära samarbete med myndigheterna. ESV har i dagsläget en referensgrupp med cirka 25 myndigheter som vi jobbar nära. Utöver detta arbetar vi särskilt nära vissa myndigheter (förebilder), som kommit långt inom olika områden avseende effektivisering av inköpsverksamheten. Under det fortsatta arbetet avser ESV att etablera ytterligare nätverk. Stödpaket e-beställningar 25, ESV tar successivt fram ett stödpaket som ger ett övergripande ramverk för det förändringsarbete som vi står inför. Den stödjande dokumentationen som erbjuds paketeras inom ramen för detta stödpaket. Genom användning av stödpaketet kan myndigheter ta del av lärdomar från förebilder inom området, förhoppningsvis minska den egna resursförbrukningen samt lättare samordna sitt eget arbete med övriga myndigheters arbete. Stödpaketet gör det möjligt att återanvända och sprida erfarenheter inom statsförvaltningen. Stödpaketet är ett frivilligt stöd, som kan användas efter eget behov. Stödpaketet innehåller bland annat förändringsarbetets faser, detaljerad information om lämpliga aktivteter i respektive fas i förändringsarbetet och exempel och tips. Vi kommer successivt att komplettera stödpaketet. Informationsdagar, ESV planerar att genomföra 2-3 endagsträffar för samtliga myndigheter varje år under införandeperioden. Här tas aktuella frågor 24 Du hittar självtestet under Verktyg Fas 1 Förbereda och planera 25 http://www.esv.se/amnesomraden/effektivadministration/ehandel/stodpaketebestallningar
7/9 inom området upp och goda exempel kommer att lyftas fram. I mån av tid medverkar vi gärna i nätverk och konferenser där flera myndigheter deltar. Nyhetsbrev, här tar vi upp aktuella frågor som berör samtliga myndigheter. Under 2010 kommer fem nyhetsbrev att skickas ut. e-handel@esv.se, är vår frågelåda dit du är välkommen att ställa dina frågor inom e-handelsområdet. Svar på återkommande frågor kommer vi att presentera i en FAQ (Frequently Asked Questions) på vår webbsida. Externa föredrag, ESV medverkar också vid seminarium som genomförs av olika konferensarrangörer för att sprida information om statens arbete till myndigheter, leverantörer av varor och tjänster, systemstödsleverantörer med flera. Samordna kontakter med statens leverantörer, är en del av ESV:s arbete för att underlätta leverantörsanslutningar. Information till leverantörerna sker bland annat genom webbsidan www.e-fakturera.nu. Under hösten kommer ESV att bjuda in statens större leverantörer till möten för att informera om införandet av e-beställningar. I SFTI Partsregister 26 finns möjlighet att se vilka e-handelsstandarder, som olika leverantörer klarar av att hantera. Här finns också kontaktuppgifter som kan vara bra att ha när myndigheten vill komma igång med en ny leverantör. Upphandling och förvaltning av statliga ramavtal, på ESV pågår en upphandling av statligt ramavtal för e-handelstjänst. Ramavtalen avseende e- handelstjänst kommer att innehålla fullständiga funktioner för att elektroniskt beställa varor och tjänster, administrera pris- och produktkataloger samt för att hantera fakturor elektroniskt. E-handelstjänsten möjliggör därmed en obruten elektronisk hantering från det att beställaren till exempel väljer varan/tjänsten från en sortimentsförteckning fram till dess att fakturan är bokförd. Grundläggande för e-handelstjänsten är att den ska kunna kommunicera med myndigheter och leverantörer med olika tekniska plattformar och systemlösningar. Uppföljning av införandet, som en del av regeringsuppdraget kommer ESV successivt att följa upp myndigheternas införande av e-beställningar. Föreskrifter och allmänna råd, ESV har föreslagit regeringen att vi ska få föreskriftsrätt till den förordning som reglerar beställnings- och fakturahantering samt standarder för dessa. Under förutsättning att regeringen fattar ett sådant beslut, avser ESV att ge ut föreskrifter, allmänna råd, att ta fram handledningar inom området och följa upp regelefterlevnaden. Utveckling, förvaltning och stöd kring e-handelsstandarder, för offentlig sektor driver ESV tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting och Kammarkollegiet under namnet Single Face To Industry (SFTI). I arbetet deltar kommuner, landsting, statliga myndigheter, leverantörer av varor och 26 http://partsregister.sfti.se
8/9 tjänster, systemstödsleverantörer och VAN-leverantörer. Exempel på standarder som rekommenderas är Sveorder och Svefaktura. Tekniskt stöd kring standarderna lämnas av SFTI Tekniskt Kansli och samtliga myndigheter kan ställa frågor kring standarderna till tekniskt.kansli@skl.se. Utbildning, i SFTI:s regi erbjuder vi ett antal olika kurser, se exempel längre ner i detta nyhetsbrev. I SFTI:s regi har vi även givit ut en del litteratur 27 som kan vara bra att ha som stöd i myndighetens förändringsarbete. Internationella utvecklingstrender, ESV deltar aktivt i det internationella arbetet inom e-handelsområdet, bland annat genom att representera Sverige i PEPPOL och genom internationellt standardiseringsarbete inom ramen för SFTI. Detta bidrar i sin tur till att förbättra ESV:s stöd till myndigheterna. Tveka inte att kontakta oss om du har frågor, förslag på sådant som du tycker saknas eller skulle kunna göras annorlunda etc. Upphandling av e-handelstjänst 28 En upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänst pågår. Upphandlingen föregicks bland annat av en dialog med myndigheterna för att säkerställa att ställda krav överensstämmer med myndigheternas behov. Tiden för att lämna anbud gick ut den 10 februari 2010. ESV har nu påbörjat arbetet med att pröva och utvärdera de anbud som inkommit. ESV:s avsikt är att avropbara ramavtal ska finnas tillgängliga under tredje kvartalet 2010. Informationsdagar e-handel ESV planerar att ha en informationsdag om e-handelsfrågor i juni. Vi kommer att erbjuda informationen vid tre tillfällen, torsdag 10 juni, tisdag 15 juni och onsdag 16 juni. Boka in någon av dessa dagar i din kalender. ESV återkommer med inbjudan, program och möjligheter att anmäla sig. E-handelsbok ESV kommer att skicka ut ett exemplar av boken 29 E-handel. Redovisning och juridik till myndighetens kontaktperson för e-beställningar. Ytterligare exemplar kan myndigheten själv beställa från Kommentus Förlag. 27 http://www.sfti.se/mer/litteratur.html 28 Information om upphandlingen finns här: ESV: http://www.esv.se/e-handel Avropa.se: http://www.avropa.se/e-handel Frågor avseende E-handelstjänst besvaras av Sören Pedersen, telefon 08 690 43 00, mobil 0708-90 44 17 eller e-post soren.pedersen@esv.se. 29 http://www.sfti.se/mer/litteratur.html
9/9 E-handelskurser SFTI Se SFTI:s webbplats 30, för information om kommande kurser. Grundkurs e-handel, 20-21 april Avtalen vid e-handel, 4 maj Fortsättningskurs e-handel, 18 maj Nätverket för elektroniska affärer (NEA) 31 NEA, där ESV är medlem, är en branschoberoende organisation vars uppgift är att driva på användningen av e-affärer för företag, myndigheter och organisationer. NEA anordnar även ett antal kurser, som du hittar i NEA:s kursplan 32 för 2010. Använd de statliga ramavtalen för e-handelstjänst Många myndigheter har blivit kontaktade av systemleverantörer, som erbjuder sina produkter och tjänster för e-handel, helt utan stöd av giltiga statliga ramavtal. I denna situation är det viktigt att tänka på följande: De statliga ramavtalen avseende e-handelstjänst upphandlas inom ramen för förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. ESV vill i detta sammanhang göra myndigheterna uppmärksamma på att förordningen, som omfattar samtliga statliga myndigheter, anger att de statliga ramavtalen ska användas. Skulle myndighet avstå från att använda statligt ramavtal, ska i sådant fall den för statlig inköpssamordning ansvariga myndigheten (det vill säga ESV) underrättas om detta beslut samt skälen för avsteget. Genomför en myndighet en egen anskaffning, ska denna naturligtvis genomföras enligt bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). I den upphandling av e-handelstjänst som ESV genomför ligger myndigheternas samlade behov till grund för kraven. Den samlade kravbilden i upphandlingen är utformad så att myndigheterna ska kunna uppfylla kommande reglering av e-beställningar. Om myndigheten genomför en egen upphandling, måste myndigheten själv ta ansvar för detta. Med vänliga hälsningar Anders Nyström Direkt: 08-690 45 11 E-post: anders.nystrom@esv.se ~ Framsteg känner man igen på att folk som förr var rädda för att flyga med jetplan nu är rädda för att köra med häst och vagn ~ Jack Lemmon (1925 2001) 30 www.sfti.se 31 www.nea.nu 32 http://www.nea.nu/images/nea-dokument/pgmrad/2010%20kursplan%20neav2.doc