Yttrande över betänkandet Systematiska jämförelser - för lärande i staten (SOU 2015:36) Fi2015/2312

Transkript

1 1(5) SWEDISH ENVIRONMENTAL PROTECTION AGENCY YTTRANDE Ärendenr: NV Finansdepartementet Stockholm Yttrande över betänkandet Systematiska jämförelser - för lärande i staten (SOU 2015:36) Fi2015/2312 Sammanfattning - Naturvårdsverket ställer sig positiv till att utveckla systematiska jämförelser i staten som ett sätt att stimulera verksamhetsutveckling och lärande. Frivilligt deltagande och medskapande möjligheter blir då en viktig framgångsfaktor. - Naturvårdsverket vill understryka att det är viktigt att myndigheternas möjlighet att använda andra arbetssätt inte begränsas. - Naturvårdsverket är tveksam till förslaget att skriva in ett generellt krav på systematiska jämförelser i myndighetsförordningen. - Naturvårdsverket anser att det är viktigt med kundfokus och, där det är relevant, gemensamma effektmål vid jämförelser mellan myndigheter inom olika grupper. Naturvårdsverkets ställningstagande och skäl Generellt om systematiska jämförelser Naturvårdsverket ställer sig positiv till att utveckla systematiska jämförelser i staten som ett sätt att stimulera verksamhetsutveckling och lärande. Mätningar och jämförelser sker redan idag inom olika områden. En ökad grad av samordning av hur mätningarna görs skulle öka jämförbarheten och möjligheten till lärande. Systematiska jämförelser skulle också kunna stimulera myndigheters BESÖK: STOCKHOLM VALHALLAVÄGEN 195 ÖSTERSUND FORSKARENS VÄG 5, HUS UB POST: STOCKHOLM TEL: FAX: E-POST: REGISTRATOR@NATURVARDSVERKET. SE INTERNET: WWW. NATURVARDSVERKET. SE

2 NATURVÅRDSVERKET 2(5) förbättringsarbete som då fungerar mer som ett stöd i myndigheters utvecklingsarbete än som styrning och kontroll. Naturvårdsverket vill dock understryka att det är viktigt att myndigheternas möjlighet att använda andra arbetssätt inte begränsas. Även då det finns många likheter mellan myndigheter där systematiska jämförelser kan ge värdefull information för sin egen verksamhetsutveckling, har myndigheter också egna förutsättningar för sin egen utveckling utifrån sin kultur, mognadsgrad, resurstillgång mm. En del myndigheter har dessutom redan arbetat i flertal år med Lean Six Sigma och annan metodik i sin förändringsledning, som kan tas tillvara i detta sammanhang. Naturvårdsverket är dock tveksam till förslaget att skriva in ett generellt krav på systematiska jämförelser i myndighetsförordningen då risken är uppenbar att olika myndigheter uppfattar detta krav på olika sätt med effektivitetstapp och dubbelarbete som följd. Det är troligen bättre att börja med det som utredningen också föreslår, att starta ett program och att programansvariga myndigheter tillsammans med de som vill utveckla verksamheten lägger fast utformningen av insatser. På det viset kan staten utforska området utgående från verkliga behov av utveckling med hjälp av systematiska jämförelser, och erfarenheter kan dras innan ett generellt krav ställs på alla statliga myndigheter. Syftet med systematiska jämförelser bör vara verksamhetsutveckling, snarare än styrning och kontroll. Det innebär att även framtagandet av kriterier och mätområden måste ske i nära samverkan med företrädare för de myndigheter som berörs. Om lärande och verksamhetsutveckling är i fokus då är frivilligt deltagande och medskapande möjligheter en viktig framgångsfaktor. Skälet är främst att motivationen ökar om det finns ett handlingsutrymme för myndigheterna. Frivilligheten gör det därmed också mer troligt att myndigheten kommer att jobba vidare med verksamhetsutveckling utifrån resultatet. I utredningen nämns att syftet är att synliggöra skillnader för att därmed skapa ett lärande. Naturvårdsverket anser att det är viktigt med kundfokus och, där det är relevant, gemensamma effektmål vid jämförelser mellan myndigheter inom olika grupper. Med enbart jämförelser är det lätt att förbättringar inte kommer till nytta för medborgare och verksamhetsutövare som många processer oftast är till för. I utredningen diskuteras om kostnader för att administrera utredningens förslag överväger nyttan den ska ge. Att definiera gemensamma effektmål för deltagande verksamheter såsom kostnadsbesparingar, minskade ledtider eller ökad kundnöjdhet (medborgare, verksamhetsutövare) i hela kedjan kan tydliggöra balansen nytta vs. resurser. Exempelområden är: upphandling, gemensamma administrativa stödsystem, tillsyn, FoU och Nöjdkund-index, NKI.

3 NATURVÅRDSVERKET 3(5) Utvecklingsområden Miljöledning Utöver föreslagna utvecklingsområden vill Naturvårdsverket lyfta fram Miljöledning i staten som ett framtida utvecklingsområde som sträcker sig över sektorsgränser. Genom tydliga mål och förväntningar på miljöledningsarbetet inom ramen för det föreslagna permanenta programmet ökar styrningen av arbetet. Naturvårdsverket medverkar gärna i detta arbete. Ett annat område för systematiska jämförelser skulle också kunna vara tillgänglighet och service. Det övergripande målet med miljöledning i staten är att bidra till att nå de nationella miljökvalitetsmålen. Enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter ska de myndigheter som omfattas av förordningen årligen redovisa sitt miljöledningsarbete och Naturvårdsverket har i uppdrag att varje år lämna till regeringen en sammanfattning av myndigheternas årliga redovisningar. Uppföljningen av miljöledningsarbetet innebär att myndigheter både kan följa sin egen utveckling och i jämförelse med andra myndigheter. Den systematiska genomgång av verksamheten som miljöledningsarbetet innebär bidrar även till den effektivisering av myndigheters arbete som förslagen i föreliggande utredning syftar till. Olika delar i miljöledningssystemet poängsätts och myndigheterna rankas utifrån ett system som är under utveckling. Systemet behöver utvecklas i flera delar, t.ex. avseende mätmetoder, bedömningskriterier och indikatorer. Uppföljningen enligt miljöledningsförordningen innebär kontroll och bedömning av myndigheterna samtidigt som miljöledningsarbetet präglas av lärande i erfarenhetsutbytet myndigheter emellan. Upphandling Naturvårdsverket anser även att det vore intressant om systematiska jämförelser införs mellan statliga myndigheters miljöarbete i upphandlingar. Dessa jämförelser bör omfatta vilka miljökrav som myndigheterna ställer på vilket sätt myndigheter ställer krav som innefattar livscykelanalyser hur ofta olika standarder används som måttstock när miljökrav ställs vilken svarsfrekvens som uppnås, dvs inkomna anbud, vid olika kravställningar hur stor betydelse olika miljökrav har haft i samband med utvärdering av anbud i vilken utsträckning miljökrav ställs som kontraktsvillkor Det vore även positivt om en jämförelse kan göras av de uppföljningar som myndigheterna själva utför av sina tecknade kontrakt.

4 NATURVÅRDSVERKET 4(5) Naturvårdsverket anser vidare att det skulle vara intressant att jämföra hur olika länder inom EU ställer miljökrav i liknande slags upphandlingar. Naturvårdsverket anser dock inte att jämförelser mellan ovan nämnde uppgifter ska genomföras främst för att kunna pressa ner priser i upphandlingar utan för att kunna bidra till ökad miljönytta i samhället. Det är positivt om upphandlande myndigheter kan lära sig mer av och inspireras av varandra. Lokalförsörjning Vid jämförelse av kostnader oavsett om det gäller energianvändning, lokalyta mm så är det viktigt att det finns tydliga regler för vad som ska jämföras och hur det jämförs. Om man t.ex jämför förbrukningen av värme i fastigheter och uppvärmningen görs med fjärrvärme, egen panna eller el. så kan det vara lätt att missa exempelvis den fastighet/lokal som värms med el om det ligger på brukarel o.s.v. Det är därför viktigt att lägga tid på olika scenario som kan inträffa för att få en rättvisande jämförelse. Det kan för stora myndigheter som har många småkontor vara svårt att få in likartade/jämförbara siffror. Enligt Naturvårdsverket kan därför en styrning via nya avtal som tecknas vara en väg att gå för att skapa jämförbara siffror. Exempel på samverkan mellan myndigheter Naturvårdsverket har, tillsammans med fyra ytterligare myndigheter, ett nätverk som jämför sina energisiffror, resor mm efter inlämningen av rapporteringen Miljöledning i Staten som Naturvårdsverket ansvarar för. Vi kan då, när det är så få myndigheter, jämföra och diskutera hur och vad vi mäter. Det har vid flera tillfällen upptäckts att man inte får samma uppgifter även om man ber om det. Det beror ex. vis på att de olika leverantörerna inte sammanställer det på samma sätt. Det finn även ett nätverk som heter Hylok där energianvändning mellan myndigheter diskuteras och jämförs. Beskrivning och länk till HyLoK - Energimyndigheten Naturvårdsverket har tillsammans med Hav- och Vattenmyndigheten, Kemikalieinspektionen och SMHI startat ett nätverk för att jämföra olika säkerhetsaspekter såsom hot och våld samt skalskydd.

5 NATURVÅRDSVERKET 5(5) Beslut om detta yttrande har fattats av ställföreträdande generaldirektör Lena Callermo. Vid den slutliga handläggningen har i övrigt deltagit avdelningschef Martin Eriksson, föredragande, enhetschef Gunilla Sallhed och handläggare Kerstin Backman Hannerz. För Naturvårdsverket Lena Callermo Martin Eriksson Kopia till: Miljö- och energidepartementet