Lean kommunikation på Universitetssjukhuset i Lund Eva Johannesson, kommunikationschef Johanna Davander, kommunikatör Kommunikationsdagarna i Båstad 2009
Fakta om oss 6 700 medarbetare 5,9 miljarder i budget 980 vårdplatser 5 divisioner, 37 verksamhetsområden Vi finns i Lund, Malmö, Landskrona, Helsingborg, Ystad, Trelleborg, Kristianstad, Orup och Eslöv 2
Våra patienter Våra patienter uppfattas som likvärdiga medborgare Sanningens ögonblick mötet med patienten Mervärde för patienten: I dag hög kvalitet, säkerhet och bra bemötande I morgon utbildning och forskning 3
Lean healthcare som verksamhetsfilosofi Medarbetarna utvecklar själva sitt arbete som en naturlig del av jobbet Ständiga förbättringar Alla ska lära sig se vad som skapar mervärde för patienterna Respekt för människan www.skane.se/usil/lean 4
Profilering av universitetssjukhusen i Skåne Region Skånes förnyelsearbete samordning och profilering av universitetssjukhusen i Skåne Vi samarbetar med: Universitetssjukhuset MAS i Malmö Medicinska fakulteten vid Lunds universitet Malmö högskola Syftet är att öka konkurrenskraften för universitetssjukvården i Skåne. www.skane.se/proluma 5
Allt högre andel av BNP 1960: 4,7% av BNP till sjukvård 2005: 9,1% 2050: 22% Vill vi det? Oavsett om någon vill; har Sverige råd? 6
Våra 10 byggstenar 1. Sanningens ögonblick är mötet med patienten 2. Patientsäkerheten är vårt viktigaste kvalitetsfokus 3. Patientprocessen är vår nya organisatoriska dimension 4. Rätt första gången är vår kvalitetsprincip 5. Medarbetarna är vår viktigaste resurs 7
Våra 10 byggstenar 6. Kommunikativt ledar- och medarbetarskap är vårt viktigaste ledningsverktyg 7. Lean är vår verksamhetsfilosofi 8. Chefskapet baseras på kompetens i management 9. Forskning och utbildning är medborgarnas framtidsförsäkring 10.Lokalområdet, Region Skåne, södra sjukvårdsregionen, Sverige och ibland övriga delar av världen är våra insatsperspektiv 8
Leda på ett nytt sätt Decentraliserad ledningsfilosofi Stort medarbetaransvar Ständig verksamhetsutveckling En kommunikativ organisation med maximal öppenhet Ny chefsroll cheferna ska skapa en verksamhet med ständigt ökande kvalitet, produktivitet och arbetstrivsel 9
10
Kultur och kommunikation Förvaltande Dynamisk Detaljstyrning Tydliga mål/målbilder Centralisering Decentralisering Långsamma beslut Snabba beslut Regler och policies Dialog, diskussion Ej öppet klimat Öppet klimat Formell Informell Linjekommunikation, Kommunikation i alla uppifrån och ned kanaler, åt alla håll Skriftlig kommunikation Muntlig och skriftlig Kommunikation ej så viktig Kommunikation viktig Information när beslut Kommunikation på idé- och är fattade förslagsstadiet 11
Maximal öppenhet Ett öppet klimat inom organisationen hänger ihop med öppenhet utåt Verksamheten ägs av medborgarna, sjukhusets verksamhet finansieras av skattemedel 12
13
Vår utgångspunkt Medarbetare och chefer är övertygade om att effektiv kommunikation skapar värde och är en avgörande konkurrensfaktor Kommunikativa effekter vägs in i beslutsprocesserna Cheferna är föredömen inom kommunikation Medarbetarna blir allt bättre på kommunikation Sveriges Informationsförening 2008 14
Utvecklingsplan för sjukhuset som kommunikativ organisation, exempel Chefer och medarbetare erbjuds verktyg och stöd i att utveckla sin kommunikation Tydliggörande av chefernas kommunikationsansvar men även av medarbetarnas ansvar Utvärdering intern kommunikation/kommunikativt ledarskap i samarbete med Universitetssjukhuset MAS i Malmö (UMAS) Ett nytt intranät i samarbete med UMAS för att stödja målstyrning och uppföljning, kunskaps- och erfarenhetsutbyte, dialog och delaktighet 15
Kommunikationsutbildning, workshops och rådgivning Chefer i grupp och enskilt Medarbetare, avdelningar/team Chefer inom Proluma på båda universitetssjukhusen (samarbete UMAS) Introduktion för nyanställda Exempel: Effektiva möten, kommunikationssystem, budskap, kommunikationsplanering, förändringskommunikation, målstyrning m m 16
Utvärdering av den interna kommunikationen Webbenkät i februari 2009, 2 200 svar (60% svarsfrekvens) Att ge en bild av hur chefer och medarbetare inom USiL upplever sjukhusets interna kommunikation. Att kunna använda undersökningens resultat som underlag för vidareutveckling av den interna kommunikationen 17
Ur resultatet 6 av 10 tycker att kommunikationsklimatet är öppet, med plats för kritiska åsikter Bristande tvärkommunikation 9 av 10 känner till att lean är sjukhusets verksamhetsfilosofi 75% känner till att medarbetarna har två uppdrag Möten i stort behov av utveckling 18
Chefernas förmåga behöver utvecklas när det gäller att: Svara på frågor när det sker förändringar inom USiL Informera om vad som händer inom USiL i stort Förklara vad USiLs mål och strategier betyder för den närmaste arbetsplatsen 19
Film om effektiva möten http://www.skane.se/templates/page.aspx?id=231941 20
21
Hjälp till självhjälp 22
23
24
Kommunikationsstaben som föredöme Målstyrning, personliga utvecklingsplaner Föregångare i leanarbetet, kanbantavla, verksamhetsnära arbete och dialog Jobbar genom/i nätverk Föredöme när det gäller att utveckla och synliggöra vår egen verksamhet och dess nytta för dagens och morgondagens patienter Bäst resultat i medarbetarenkäten 25
26
27
Lean för Kommunikationsstaben Leanutbildning och leanspel 5 S som förbättringsmetod, nu pågår arbete med process för kommunikation av strategiska budskap och standarder/checklistor Samordning och effektivisering av arbetssätt och processer, t ex Kanbantavlan Ordning & reda i vår verksamhet Nära samarbete med strategiska staben Adopterat varsin leanpilot 28
Lean kommunikation Tänk lean! Satsa på kommunikationsaktiviteter som skapar värde för organisationen Våga avstå från det som inte skapar värde Kärnan vad är det egentligen vi ska leverera/göra som kommunikatör/kommunikationsavdelning? Hur vet vi om vi har lyckats? 29
Eliminera spill/slöseri (muda) Fokusera Att göra rätt saker men också att göra dem rätt Göra mer med befintliga resurser och ett ständigt bättre resultat 30
2. Planera 1. Tänk lean 31 3. Genomför 4. Mät 5. Justera
32
33
Universitetssjukhuset i Lund ständigt lite bättre Läs gärna mer om oss på: www.usil.se www.skane.se/usil/lean www.skane.se/proluma Region Skåne är en professionell kunskapsorganisation som kännetecknas av kundorientering, engagemang, ansvar och kompetens. 34