RIKTLINJER s projektmodell Fastställd av regiondirektören Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum 2019-05-16 Gäller 2019Version 2.0 s projektmodell Besöksadress Visborgsallén 19 Telefon +46 (0)498 26 90 00 Org nr 212000-0803 Postadress SE-621 81 Visby E-post regiongotland@gotland.se Webbplats www.gotland.se
Projektmodell (riktlinje) Innehåll 1. Varför ska man ha en gemensam projektmodell?...3 2. Vad är ett projekt?...4 3. Processbild över projektmodellen...5 Obligatoriska beslutspunkter:...5 4. Förstudie...6 Checklista ett antal punkter som kan belysas av förstudien...6 Ansökan om externa medel...6 5. Huvudprojekt...7 Idéfas...7 Planeringsfas...7 Genomförandefas...7 Avslutningsfas...7 Effekthemtagning...7 6. Dokumentation...7 7. Projektorganisation, roll och ansvarsfördelning...8 Förstudieägaren...8 Förstudieledaren...8 Projektägaren...9 Styrgrupp...9 Projektledaren...10 Projektgrupp...10 Projektcontroller...10 Referensgrupp...11 Förtroendevalda...11 Facklig samverkan...11 8. Ekonomi...11 9. Riskanalys och SWOT-analys...11 10. Ansvar för s projektmodell...12 2 (12)
Projektmodell (riktlinje) 1. Varför ska man ha en gemensam projektmodell? Inom förverkligar vi idéer, löser uppgifter och bedriver utvecklings- och förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. Som stöd finns förbättringsverktyg och Region Gotlands projektmodell. Utvecklings- och förbättringsarbete kan bedrivas på många sätt. Den person som är ansvarig för att lösa en viss uppgift ansvarar för att bedöma omfattningen av arbetet och vilka verktyg som ska användas. Bilden nedan illustrerar vägvalet mellan tre av dessa; förbättringsverktygen, uppdragsmodellen respektive s projektmodell. Kommer du fram till att det är uppdragsmodellen som ska användas finner du den i Docpoint (fr o m. 190930. Förbättringsverktygen hittar du på intranätet under fliken verksamhetsutveckling och kvalitet. Kommer du däremot fram till att uppgiften bäst löses i projektform, ska du använda s gemensamma projektmodell. Att arbeta i projekt innebär att kraftsamla runt en tidsbegränsad uppgift. Det innefattar att planera, organisera, följa upp, styra och rapportera samt att ständigt vidta korrigerande åtgärder. Projektmodellen har tagits fram för att underlätta för alla som arbetar med projekt och är tänkt att utgöra ett ramverk. Modellen syftar till att ge en tydlighet kring vad som förväntas av alla som är involverade i ett projekt. Ett gemensamt språkbruk och arbetssätt skapar i förlängningen större effektivitet i själva genomförandet. Modellen är obligatorisk, men eftersom förutsättningarna ser olika ut för olika projekt talar den inte i detalj om hur varje projekt ska genomföras. Modellen tillämpas istället situationsanpassat. För ett enklare projekt fylls kanske bara delar av projektdirektivet i, och styrgruppen utgörs kanske bara av projektägaren etc. För särskilt komplexa projekt (t ex byggprojekt) ska å andra sidan modellen användas fullt ut. Det finns dock gemensamma faktorer i alla projekt, som till exempel vilka faser och beslutspunkter som ett projekt genomgår och vilka roller som finns. Även projektmodellen finns i Docpoint. 3 (12)
Projektmodell (riktlinje) 2. Vad är ett projekt? Ett projekt har klara, tydliga och väl avgränsade mål Projektet är avgränsat i tid det finns ett start- och ett slutdatum Projektet är finansierat och har en projektbudget Det finns en projektägare som beställer och har helhetsansvar för projektet och dess resultat Projektägaren formulerar vad projektet ska åstadkomma och projektets ramar Projektarbetet leds av en projektledare, som operativt styr projektet mot uppsatta mål Det finns vidare en styrgrupp och en projektgrupp, ibland även en referensgrupp Beslutspunkter i projekt innebär ett formellt beslut go/no go Alla projekt kan liknas vid en liksidig triangel, vars sidor representerar begränsningarna tid, budget och omfattning. Som allmänt bekant, går det inte att ändra en faktor utan att minst en av de andra faktorerna också påverkas. Om omfattningen ökar, måste projektägaren skjuta till mer pengar eller senarelägga slutrapporten. I annat fall kommer kvaliteten på resultatet sjunka, vilket bildligt kan uttryckas som att triangeln inte längre kommer vara liksidig. 4 (12)
Projektmodell (riktlinje) 3. Processbild över projektmodellen Obligatoriska beslutspunkter: starta förstudie (BP0) godkänna förstudierapport (BP01) godkänna projektdirektiv (BP1) godkänna projektplan (inkl. bilagor) (BP2) godkänna slutrapport (BP4) avsluta projektet (BP5). 5 (12)
Projektmodell (riktlinje) 4. Förstudie Syftet med en förstudie är att redogöra för förutsättningar för ett projekt. Förstudien klargör omfattningen av projektet, nuläget analyseras och intressenter kartläggs. Vidare ska nyttan bedömas och plan för nyttorealisering/effekthemtagning upprättas, förslag på lösningar och specifika krav kan tydliggöras och även en plan för genomförande kan ingå. Beslut om förstudie fattas normalt av en person inom linjeorganisationen med eget ekonomiskt ansvar. Denne person blir då ägare för förstudien. Ägaren utser en förstudieledare/projektledare för förstudien och ger denne ramar för förstudien. Ett tydligt direktiv är grunden för en framgångsrik förstudie. Förstudie ska tydligt ange förutsättningar för att en projektägare i nästa steg ska kunna ta fram ett projektdirektiv innehållande: projektmål och effektmål budget övergripande tidsplan riskanalys där projektets risker värderas och analyseras BP0 godkänna förstudierapporten samt besluta om projektet ska genomföras Checklista ett antal punkter som kan belysas av förstudien Vad ska projektet åstadkomma? Bedöms projektresultatet ligga i linje med s vision, mål och uppdrag? Bedöms effekten = nyttan bli större än kostnaden? Nyttorealisering = (mottagare/drift av projektresultatet) Finns förutsättningar för att starta ett huvudprojekt; tid, pengar, personal, kompetens etc? Vilka är riskerna? Vilka är intressenterna? Hur ska projektet planeras, organiseras, förankras, genomföras och finansieras? Har omvärldsanalys gjorts? Hur har andra gjort? Rekommendationer Ansökan om externa medel För projekt som ansöker om extern finansiering skall projektansökan beslutas i respektive nämnd. BP01. 6 (12)
Projektmodell (riktlinje) 5. Huvudprojekt Idéfas Tydliga direktiv är grunden för ett projekt. Projektägaren för projektet ansvarar för att ett projektdirektiv tas fram. Godkänner direktivet (genom underskrift) BP1 samt bereder ärendet i respektive nämnd (information/beslut) Projektägare utser projektledare och styrgrupp. Planeringsfas Projektledaren förbereder projektet i dialog med projektägaren. Projektgrupp utses. Projektledaren tillsammans med projektgruppen tar fram en projektplan. Projektplanen som bland annat innehåller mål, tids- och aktivitetsplan, budget, projektorganisation, intressentanalys, SWOT/ riskanalys, kommunikationsplan samt plan för utvärderingsplan. I större, komplexa projekt genomförs en särskild projekteringsetapp där projektdeltagarna under ledning av projektledaren tar fram nödvändiga förutsättningar för projektet. I denna fas är det viktigt att få med synpunkter från alla intressenter. Projektplanen godkänns av styrgruppen BP2. Genomförandefas Projektledaren ansvarar för att leda och fördela arbetet i projektet. Projektplanen utgör ledningsstöd för projektledaren i genomförandefasen. Projektledaren rapporterar löpande projektets progress (framdrift) till styrgrupp. Omständigheter kan kräva förändringar av det planerade projektet. I de fall rapporteringen innebär att tid, kostnad eller kvalitet inte kan uppnås sk. avvikelser ska beslut om hur detta ska hanteras fattas av styrgrupp, Ytterst kan ett sådant beslut innebära att projektet avslutas i förtid. BP3:or Avslutningsfas Projektet ska nu övergå till ordinarie verksamhet och bli en del av linjeorganisationen. Ju mer delaktiga användare, kunder och intressenter varit under de tidigare faserna desto lättare kommer implementeringsarbetet vara. Ytterst ansvarar projektägaren för att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen, detta inkluderar även projektets dokumentation. Projektets resultat utvärderas enl. plan. I avslutningsfasen tas en slutrapport fram. Projektägaren godkänner slutrapporten och ser till att alla som är berörda får ta del av projektets resultat (inom ramen för projektets kommunikationsplan). Därmed skapas förutsättningar för att avsedda effekter uppnås. Därefter avslutar projektägaren projektet och avvecklar styrgrupp. Slutrapporten skall behandlas i respektive nämnd. Projektägaren säkerställer implementering och ev. förvaltning av projektresultat. Effekthemtagning Beställare/ mottagare / förvaltare av projektresultatet realiserar nyttan och mäter effektmålen av projektet enligt direktiv. 6. Dokumentation Förstudier och projekt ska dokumenteras löpande. Förstudiedirektiv och förstudierapport, projektdirektiv, ev. ansökningar om externa medel, godkänd projektplan inkl. bilagor (riskanalys, intressentanalys och kommunikationsplan) samt projektrapport och annan relevant dokumentation ska föras in i W3D3. 7 (12)
Projektmodell (riktlinje) 7. Projektorganisation, roll och ansvarsfördelning Projektorganisationen byggs upp utifrån varje projekts specifika behov. Genom att tydligt definiera förväntningarna på alla funktioner i en projektorganisation minskas risken för konflikter på grund av otydlighet i roll- och ansvarsfördelning. Förstudieägaren är huvudansvarig för förstudien och dess resultat är en fysisk person ansvarar för att förstudien är beslutat, förankrat och finansierat ansvarar för att förstudiedirektiv tas fram utser förstudieledare och tydliggör dennes roll och mandat ansvarar för förstudiebudgeten (kan delegeras till förstudieledaren) är ett viktigt stöd till förstudieledaren följer löpande förstudien och säkrar att syfte och mål uppnås Förstudieledaren Förstudieledaren utses av förstudieägaren. Detta sker alltid i samråd med förstudieledarens linjechef. I förstudieledarens ansvar ingår att: planera arbetet med förstudien utifrån förstudiedirektivet i samarbete med förstudieägaren genomföra förstudien enligt direktiv och plan 8 (12)
Projektmodell (riktlinje) föreslår deltagare i arbetet med förstudien planera, leda och fördela arbetet ha ett budgetansvar inom ramen för förstudien, och förfoga över resurser löpande återrapportera till förstudieägare ansvara för dokumentation vara föredragande i styrgruppen om förstudiedirektiv inte kan följas, ska förstudieägaren kontaktas för beslut om korrigerande åtgärder upprätta slutrapport För att förstudieledaren ska kunna arbeta effektivt ska ansvar och befogenheter vara tydligt reglerade och vara utformade på ett sådant sätt att förstudieledaren kan agera fritt inom givna ramar. Projektägaren är huvudansvarig för projektet och dess resultat är en fysisk person ansvarar för att projektet är beslutat, förankrat och finansierat ansvarar för att projektdirektiv tas fram och fastställs (både för förstudie och projekt) utser styrgrupp utser projektledare och tydliggör dennes roll och mandat ansvarar för projektbudgeten som kan delegeras till projektledaren godkänner projektgrupp är ett viktigt stöd till projektledaren är ordförande i styrgruppen (kan delegeras) följer löpande projektet och säkrar att syfte och mål uppnås Styrgrupp I styrgruppen ingår personer med lämplig kompetens och mandat för projektet samt mottagare av projektresultatet om det är någon annan än projektägaren. Styrgruppens representanter stöttar projektägaren och bidrar till projektets genomslagskraft genom att sprida information om till exempel innehåll, syfte och mål. Genom en väl sammansatt styrgrupp skapas beslutskraft och delaktighet kring genomförandet och resultatet. I styrgruppens arbetsuppgift ingår att stötta projektägaren i alla former av beslut: fastställa projektplan tillsammans med projektledare utse ev. delprojektledare avgöra om det finns behov av en referensgrupp löpande följa att projektet följer planen fatta beslut om korrigerande åtgärder. Om nödvändigt, avsluta projektet i förtid godkänna slutrapport och besluta att projektet avslutas ansvarar för att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen, dvs. förutsättningar skapas för att avsedda effekter uppnås 9 (12)
Projektmodell (riktlinje) Projektledaren Projektledaren utses av projektägaren. Detta sker alltid i samråd med projektledarens linjechef. Valet ska godkännas av styrgruppen. Projektledaren behöver ha ett antal egenskaper såsom kompetens att arbeta i projekt och förmåga att leda och entusiasmera andra människor. Eventuella delprojektledare utses av styrgrupp i samråd med projektledaren och berörda chefer. I projektledarens ansvar ingår att: utarbeta projektplan, som sedan fastställs av projektägaren upprätta kommunikationsplan genomföra projektet enligt direktiv och plan och styrgruppens anvisningar föreslår projektgrupp och eventuellt även en projektcontroller planera, leda och fördela arbetet inom projektet ha ett budgetansvar inom ramen för projektet, och förfoga över projektets resurser löpande återrapportera till projektägare/ styrgrupp ansvara för dokumentation vara föredragande i styrgruppen om projektdirektiv/projektplan inte kan följas, ska projektägaren (och därmed styrgruppen) kontaktas för beslut om korrigerande åtgärder upprätta slutrapport För att projektledaren ska kunna arbeta effektivt ska ansvar och befogenheter vara tydligt reglerade och vara utformade på ett sådant sätt att projektledaren kan agera fritt inom givna ramar. Projektgrupp Projektgruppen är projektets motor och projektledarens verktyg i arbetet med projektet. Kompetens i sakfrågan och samarbetsförmåga är viktiga egenskaper hos projektdeltagare. Projektgruppen utses genom att: Projektledaren föreslår vilka typer av resurser som behövs. Projektledaren fastställer behovet varefter projektägaren gör en överenskommelse med respektive projektdeltagares chef (och projektdeltagaren själv) angående hur mycket tid projektdeltagaren ska avsätta för projektet. Det slutgiltiga beslutet kring bemanning fattas alltid av personalansvarig chef och bör dokumenteras skriftligt. I projektgruppens ansvar ingår att: tillsammans och individuellt ansvara för att operativt genomföra projektet enligt mål, planer och projektledarens anvisningar. Projektcontroller I komplexa projekt kan projektledaren behöva hjälp av en projektcontroller. Projektcontrollern utses av projektägaren. Projektcontrollerns uppgifter är till exempel: samordning av alla ekonomiska aktiviteter (budget, prognos och uppföljning av ekonomi och tid) granska avtal, anbud och upphandlingar göra konsekvensanalyser till följd av projektförändringar göra regelbundna projektuppföljningar/projektgenomgångar tillsammans med projektledaren säkerställa att ekonomisk slutrapport upprättas (tillsammans med projektledaren) 10 (12)
Projektmodell (riktlinje) Referensgrupp Ibland bildas en eller flera referensgrupper för att tillföra kompetens och/eller säkerställa en god förankring av projektet. Intressenter som till exempel chefer på högre nivåer ges möjlighet att följa projektet, lämna synpunkter och ge förslag. Grupperna sätts samman av projektägaren och projektledaren. Ofta utses en befintlig grupp inom organisationen till att även utgöra referensgrupp. Det är också vanligt att referensgruppen innehåller representanter från andra organisationer. Referensgruppen har ingen beslutande funktion. Förtroendevalda Viljeinriktningen från de förtroendevalda är av stor betydelse. Deras deltagande i förstudien kan därför vara av avgörande betydelse för projektet. Förtroendevalda kan ta ställning till att ett projekt ska drivas. När detta är beslutat så är politikernas roll klar. Projektägaren ansvarar för att bedöma hur och när förtroendevalda ska informeras om projektets framskridande. Facklig samverkan har tecknat ett samverkansavtal med de fackliga organisationerna. Avsikten är att ge medarbetarna möjlighet till information, diskussion och delaktighet i aktuella frågor. Samverkan sker på olika nivåer, från arbetsplats till regionledningsnivå. De projekt som bedrivs inom regionen hanteras inom ramen för detta samverkansavtal. I projektplanen finns en särskild rad där projektledaren beskriver hur samverkan kommer att ske. 8. Ekonomi I arbetet med projektbudgeten uppskattar projektledaren utifrån planerade aktiviteter bland annat behovet av antalet personer och deras tidsåtgång samt direkta kostnader. Externa kostnader samt intern tid som interndebiteras ska alltid budgeteras. Kostnader i form av intern arbetstid kan redovisas, men det är inget krav i modellen. Detta beslutar projektägaren. För större projekt är kraven av naturliga skäl större på ekonomisk styrning och redovisning. Vid sidan av slutrapporten krävs en separat, mer detaljerad ekonomisk rapport. I dessa projekt deltar ofta en projektcontroller för att säkerställa detta. Hanteringen av projektets ekonomi styrs övergripande av s regler för ekonomistyrning ( Regler för styrning och uppföljning ) http://insidan.gotland.se/2858. 9. Riskanalys och SWOT-analys Väl fungerande hantering av risker är en framgångsfaktor för ett projekt. En riskanalys syftar till att förutse olika tänkbara händelseförlopp under projektperioden som kan bli ett hot mot projektets genomförande och negativt påverka projektets resultat. Projektledaren ansvarar för att ta fram riskanalysen tillsammans med projektorganisationen. Analysens träffsäkerhet ökan med antalet inblandande. Innan ett projekt påbörjas och under projektets framskridande är det viktigt att fundera på vilka risker som kan komma att uppstå, och vilka av dem som kan leda till problem. Självklart kan man aldrig gardera sig mot allt, men det är inget skäl att avstå från att tänka 11 (12)
Projektmodell (riktlinje) igenom riskerna i projektet. Oftast är det ett mindre antal risker som kan ringas in som både har en relativt hög sannolikhet att inträffa och som dessutom skulle medföra betydande konsekvenser för projektet. Det är dem som åtgärdsförslagen som tas fram ska minimera och allra helst eliminera. Riskanalysen bör avhandlas varje styrgruppsmöte. I större projekt kan det vara bra att också genomföra en SWOT-analys. En SWOT-analys kartlägger projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Namnet SWOT kommer från orden Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats. SWOT-analysen genomförs i syfte att skapa psykologisk beredskap i projektorganisationen för händelser och effekter (positiva och negativa). Utifrån den SWOTen görs en åtgärdsplan med aktiviteter för: att säkra att de tänkta positiva effekterna förverkligas under projektet att förhindra att risker uppkommer att öka beredskapen för att hantera och åtgärda ev. risker och hot som ändå inträffar under projektettiden 10. Ansvar för s projektmodell Projektmodellen förvaltas av regionstyrelseförvaltningens strateger för kvalitet och verksamhetsutveckling. Samtliga dokument som omfattas av modellen finns tillgängliga i Docpoint. 12 (12)