Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen: Per-Ove Mattsson t.f. stadsdelsdirektör Eva Haag arkivansvarig Mikael Baugus stadsdelsarkivarie Eeva Gustafsson arkivredogörare Äldreomsorg Eva Duwaldt enhetschef Äldreomsorg Eva Kull arkivredogörare Ekonomi Magnus Hedlund IT-strateg Lena Rabe avdelningschef HR/personal Sandra Attermo administrativ assistent HR/personal Catharina Malmgren administrativ ass. Gubbängens Fsk Birgitta Thulén avdelningschef Förskola och fritid Birgitta Bursie administrativ assistent Staben Marie Khoury kommunikationsansvarig Caisa Jörgenson aktansvarig/administrativ assistent Leif Sandberg Budget och skuldrådgivning Alejandra Arellano administrativ assistent Personligt stöd Paula Björzén arkivredogörare Individ och familj Eva Palmer Andersson enhetschef Funktionsnedsättning Emelie Björklund arkivredogörare Funktionsnedsättning Närvarande från Stadsarkivet: Matilda Ekström inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare SAMMANFATTNING Farsta stadsdelsförvaltning inspekterades av den 22 april 2015. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt sett mycket god, men mindre brister kunde konstateras avseende arkivredovisning och gallring av äldre handlingar. Vid inspektionen konstaterades att förvaltningen kontinuerligt arbetar med arkivfrågor och att man har tydliga och väl fungerande rutiner för förvaltningens dokumenthantering och dokumenterar dessa på ett bra sätt.
Sida 2 (7) Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Farsta stadsdelsförvaltning att: - Utreda möjligheterna till att gallra digitala allmänna handlingar och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera arkivförteckningen (för perioden 1999-2011) så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. Farsta stadsdelsförvaltning ska senast den 2015-12-15 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Farsta stadsdelsförvaltning att: - Registrera sekretessbelagda handlingar inom personalområdet i högre grad så att de blir sökbara.
Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Farsta stadsdelsförvaltning har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion, i vilken ansvarsfördelning och roller klart och tydligt framgår. Stadsdelsförvaltningen upplever att arkivorganisationen är väl förankrad och fungerar bra. Eva Haag innehar funktionerna arkivansvarig, arkivhandläggare samt registrator. Eftersom detta är många funktioner för en och samma tjänst, planerar förvaltningen att tillsätta en arkivhandläggare som kan avlasta arkivansvarig. Det finns minst en arkivredogörare per enhet och förvaltningen planerar även att utöka förekomsten av arkivredogörare inom förskola och äldreomsorg. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Stadsdelsförvaltningen har en tydlig ambition att stärka medarbetarnas kunskap vad gäller hantering av allmänna handlingar. Förvaltningen anser att kunskapen om att hantera allmänna handlingar är god, om än varierande. Man har ett pågående arbete med att sprida kunskapen inom organisationen och detta har intensifierats de senaste två åren. Då man i nuläget har många nyanställda arkivredogörare ger stadsdelsarkivarien t ex en utbildning för dessa samt för arkivassistenter nu under våren. Arkivfunktionen deltar också regelbundet på avdelnings- och enhetsmöten för att informera om arkivfrågor ute i verksamheten. En introduktionsdag för nyanställda inkluderar frågor kring offentlighet och sekretess samt utlämnande av allmän handling. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningen har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Inkommen post öppnas av vaktmästeriet och tas omhand av registrator för diarieföring. Förvaltningen har en central registratur bemannad av en registrator. Back-up finns för både för postöppning och för registrator. Förvaltningen hanterar fortfarande alla sina ärenden som pappersakter, men planerar att övergå till en digital ärendehantering i samband med nästa systembyte. Förvaltningen använder flera funktionsbrevlådor som bevakas av registrator samt utpekade medarbetare. Förvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post, inklusive e-post.
Sida 4 (7) Denna ses för närvarande över, då alla inte har skrivit på. Rutiner finns för att vid semester ge en kollega tillgång till den personliga e- brevlådan. Inför semester går verksamheten ut med information till medarbetare om vad som gäller kring bevakning av e-post under semestern för att påminna om rutinen. Under inspektionen framkom att det saknas register för vissa sekretessbelagda personalärenden, t ex rehabiliteringsärenden. Stadsarkivet informerade om att ärenden inte behöver ligga i diariet även om detta är att rekommendera för enkelhetens skull, men att det måste finnas ett sökregister till de sekretessbelagda handlingar som förvaras i personalakten. Fastställda hanteringsanvisningar finns Förvaltningen använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av stadsdelsarkivarierna och som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar. Hanteringsanvisningarna uppdateras årligen av stadsdelsarkivarierna och finns publicerade på intranätet. Anvisningarna är uppdaterades senast i februari 2015. Medarbetarna tycks ha en god kännedom om anvisningarna och dess funktion. Arkivansvarig och arkivhandläggare svarar regelbundet på frågor från medarbetare i organisationen vad gäller hantering av handlingar. Utöver hanteringsanvisningar finns ett flertal dokument som beskriver förvaltningens rutiner kring hantering av allmän handling, såsom rutiner för hantering av allmänna handlingar samt utlämnande av allmän handling. Förvaltningen har även ett arkivkalendarium, en årsplanering för händelser och aktiviteter inom arkiv- och informationshanteringen, t ex när gallring ska ske och när handlingar ska levereras från utförarenheterna in till stadsdelsförvaltningen för omhändertagande. Rekommendationer Registrera sekretessbelagda handlingar inom personalområdet i högre grad så att de blir sökbara. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr-och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Utöver ovan generella gallringsbeslut tillämpar förvaltningen gallringsbeslut som gäller för stadsdelarna generellt.
Sida 5 (7) Samtliga gallringsbeslut är dokumenterade i förvaltningens arkivbeskrivning samt i hanteringsanvisningarna. Eftersom stadsdelarna har ett mycket stort antal myndighetsspecifika gallringsbeslut har stadsdelsarkivarierna tagit fram ett förslag till ett gemensamt bevarande- och gallringsbeslut för samtliga verksamhetsområden. Förslaget ligger för närvarande hos juridiska avdelningen på remiss. Gallringsbeslut tillämpas delvis Förvaltningen verkställer årligen den gallring som ska genomföras. Ett stöd för den löpande gallringen är bl a det kalendarium som används för arkivfrågorna. Förvaltningen uppger att man ligger i fas med gallringen, med undantag av äldre material som ännu inte gallrats. Digital information behöver värderas Stadsdelsförvaltningen använder sig av ett eget system för schemaläggning av personalen, systemet Ai Ai (tidigare Circle Red). Förvaltningen behöver värdera informationen i systemet ur ett bevarande- och gallringshänseende. Man har också filmat nämnsammanträden som har sänts via webb-tv. Detta material behöver också värderas och tas om hand om det ska bevaras. Utreda möjligheterna till att gallra digitala allmänna handlingar och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information som är stadsgemensamma (bl a Paraplyet, Agresso, Lisa). Det mest centrala systemet uppges vara Paraplyet. Förvaltningen använder Ciceron (Diabas) som diarieföringssystem. Flertalet av de system stadsdelsförvaltningen använder är med på anslutningsplanen för stadens e-arkiv. Förvaltningen har även en strategi för långtidslagring. Utöver de stadsgemensamma systemen har förvaltningen ett eget system, Ai Ai. I det fall systemet visar sig innehålla bevarandeinformation ska förvaltningen försäkra sig om att den tas om hand för arkivering.
Sida 6 (7) Bevarandet av digitala bilder och film Kommunikationsenheten förvarar i dagsläget digitala fotografier på en serveryta. Filmerna från nämndsammanträdenas webbsändningar förvaras idag hos en extern tjänsteleverantör utanför förvaltningen. Det finns behov av att fastställa vad som ska bevaras samt ta fram rutiner för hur detta ska göras. En viktig del av denna rutin bör vara att bestämma vilken metadata som ska tillföras bilderna och filmerna, vilket kommer underlätta framtida leveranser till e- arkivet. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Till nämndprotokollen används arkivbeständigt papper. Stadsarkivet upplyste om att arkivbeständigt papper endast behövs om man binder in protokollen. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns Förvaltningen har en arkivbeskrivning som beskriver verksamheten och arkivbildningen på ett bra sätt. Arkivbeskrivningen bygger på en mall framtagen av stadsdelsarkivarierna och är uppdaterad i mars 2015. Arkivbeskrivningen täcker hela perioden som myndigheten funnits, från 1999 och framåt. Eftersom arkivredovisningen är uppdelad på två olika arkivförteckningar, behöver arkivbeskrivningen anpassas till rätt period i samband med kommande leveranser till Stadsarkivet. Bevarandeförteckning finns Arbetet med att slutförteckna arkivet 1999-2011 är i det närmaste färdigt. En del justeringar behöver göras, t ex att redovisa volymerna i kronologisk ordning. Arkivbildarna Farsta och Söderled (1997-1998) är färdigförtecknade och ska levereras till Stadsarkivet inom kort. Förvaltningen har förtecknat enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning sedan 2012 och är i fas med förtecknandet. Arbetet sker i Visual arkiv. Uppdatera arkivförteckningen 1999-2011 så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras.
Sida 7 (7) Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Förvaltningen meddelade att man inte väntar sig några större förändringar inom verksamheten som kan komma att påverka arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Förvaltningen förvarar sina handlingar i tre olika arkivlokaler i byggnaden. Det finns två närarkiv i anslutning till kontorsutrymmena på plan 10 och 11 samt ett slutarkiv på källarplanet (plan 2). Samtliga arkivlokaler är godkända av Stadsarkivet sedan tidigare. Dokumentskåp används Förvaltningen använder sig av dokumentskåp, varav de flesta håller en brandklass på två timmar (EI 120), vilket är kravet på förvaring utanför arkivlokal enligt Riksarkivets föreskrifter. Stadsarkivet kan dock ge dispens för en lägre teknisk brandklass, EI 60, om förvaltningen kan redovisa kompenserande åtgärder för detta. Vid inspektionen visade det sig att skåpet hos nämndsekreteraren är av den lägre brandklassen EI 60 och förvaltningen behöver därmed söka dispens hos Stadsarkivet. Förvaltningen uppger också att man just nu ser över behovet av förvaringsskåp ute på förskolorna. Stadsarkivet informerade att det även här kan räcka med brandklass EI 60 om förvaltningen kan ange vilka kompenserande åtgärder som vidtagits. Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. 2015-05-20 Matilda Ekström Inspektionsförrättare