Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 13 2016-10-23 Agenda styrelsemöte Sävar IK nr 8-2016 Tid Torsdag 2016-10-27, kl 18.30 21.30 Plats: Deltagare: Förhinder Övriga inbjudna Protokoll Underlag Klubbstugan Niclas Bromark, Per Höglund (endast p1), Marcus Larsson, Staffan Norin, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Thomas Lundberg, Marie Sandström, Annika Kimmel, Mattias Arvidsson, Patrik Nyström, Förs av Niclas, justeras av Staffan Senast mån 24 okt Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1. Inledning Och runda (15 min) Karolina: första sammandraget genomfört senaste helgen. Blev mycket lyckat. Har också fått igång kvällsfikat på torsdagskvällar. Niclas: USM med tre lag. Strul om tider. Upphandling av bussar. Marie: preliminär rapport efter tjejsistan och höstyran visar på ett överskott på 240 kkr. Fantastiskt positivt! Marcus: fått rull på lite grejor, bland annat projektet Koll på ekonomin, vilket känns bra. Per: har råddat ihop så att vi har ett herrlag och ett damlag till nästa år, vilket känns fantastiskt. Har lyxproblemet att vi har lite för många spelare för herrlaget, varför vi kommer att anmäla ett lag till korpen också. Thomas: alla lag är igång i spel och det känns bra. Lars: har också kört igång fik i hallen på söndagar likt handbollen. Lingdagen är precis genomförd. Intensiv planering sedan i somras. Resultatet blev mer än lyckat. Vi är verkligen nöjda. Arrangemanget fick också mycket bra genomslag i media, bland annat med stort och fint reportage i VK. 460 gymnaster, 47 ledare och 600 i publiken. Staffan: Viktigt att förstå hur mycket positivt vi har gjort, och att i är uppmärksamma på behovet att också bromsa och konsolidera arbetet. 2 Dagordning och föregående protokoll (5 min) 3 Öppna akt (20 min) Föregående protokoll och dagordning fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 13 4 Kompletteringar av valberedning (10 min) 5. Omvärld och externt (10 min) 6. Sävar IK #tvåpunktnoll (30 min) Bordläggs då Gymnastiken och Innebandy inte fått några personer. Intet Sävar IK #tvåpunktnoll. Staffan presenterade förslag till upplägg för föreningskvällen den 23 nov, samt förslag till process inför och därefter. Viktigt att respektive sektionsstyrelse arbetar och provtrycker vision, värdegrund och verksamhetsidén inför den 23 nov. 7. Intern verksamhet (30 min) Marcus Styrelsen fördelar ansvar de olika fokusområdena inför den 23 november (enligt nedan). I ansvarsområdet ligger att förbereda en kort introduktion/presentation av fokusområdet, leda ett samtal vid mötet samt se till detta grupparbete dokumenteras inför mötet den 9 januari (prel). NY AKT 62:16. 1. Livslångt idrottande (inkl evenemang) Karolina & Lars 2. Kommunikation Niclas 3. Anläggningar och arenor Per 4. Sponsring & partnerskap Patrik Nyström 5. Utbildning Staffan Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete. (Ny Akt 64:16) Staffan rapportera en hög belastning på Inge på kansliet just nu. Hittills i år har han hanterat 3345 fakturor. Ett klargörande är att inga ledare och föräldrar vare sig ska ringa hem till vår kanslifunktion eller kontakta honom under ledig tid. För att öka servicegraden och samtidigt skapa en rimlig arbetssituation så har Staffan gett Inge i uppdrag att avsluta telefonabonnemanget via SävarNet och köpa en mobiltelefon till kansliet. Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där. Klar den. (NY AKT 55:16) Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren (NY AKT 56:16). Tidsplan, ansvarsförhållanden mm fastställs i feb. Styrelsen fastställer föreningsnyckel enligt bilaga 6 (REF 16:2016, kompletterar REF 11:2016) Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. (NY AKT 57:16)
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 13 Utifrån denna efterkalkyl gör Marcus en översyn på hur kostnaderna för multiarenan ska fördelas inom föreningen till bokslutet. (NY AKT 58:16). Se även årsmötesbeslut samt beslut REF 10:2016. 8 Funktionalitet och servicegrad för klubben 9 Sponsring (20 min) SN SN Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget Styrelsen uppdrar till Patrik att leda en arbetsgrupp som ska arbeta med sponsringsfrågan, samt återkomma med förslag till uppdragsspec utifrån underlaget till detta möte. Ett medskick är att det finns ökade möjligheter att sälja reklam för SÄVAR IKs räkning i sporthallen. Till arbetsgruppen tillfrågas också Peter Sundkvist (SN) och Anders Hansson KT). Senast. (NY AKT 60:16). 10 Kommunikation Intet 11 Innebandysektion en ( 5min) Annika kommer att lämna sina uppdrag i föreningen, men kvarstår formellt som ordförande för Sävar IBF och Innebandy tills vidare. Innebandystyrelsen hanterar detta genom att fördela ärenden i olika ansvarsområden. Thomas har rollen som kontaktperson och sammankallande. Arbetet med att få till ett avslutande årsmöte för Sävar IBF är prioriterat. Samtidigt behöver vi stöjda ekonomihanteringen i den nya innebandysektionen. Styrelsen uppdrar till Marie att kontakta Sofia för att gå genom rutiner kring attestering, kontering och annat för att hantera det som är akut. Övrigt kommer i projektet Koll på ekonomin (AKTIVITET 61:16). Thomas kontaktar Sofia Lindsjö och tillfrågar henne om att ersätta Annika i föreningsstyrelsen. NY AKT 64:16. Den sammantagna bedömningen från Fusionsgruppen är att samgåendet fungerar bra och i stort följer handlingsplanen. 12 Övriga frågor Inga 13 Styrelsen; möten 2016 (5 min) Nästa styrelsemöte: Sävar IK #tvåpunktnoll (Skeppsvik):23 november Sävar IK #tvåpunktnoll (Klubbstugan), mån 9 jan (prel) Årsmöte prel den 19 alt 26 mars 14 Till nästa möte Värdegrund och verksamhetsidé. Hur kan detta vägleda oss gällande t.ex. samverkan, externa samarbeten och sponsring. Se bl.a. fråga från Mattias om samarbete med kyrkor.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 13 15 Utvärdering av mötet och avslut (5 min) 16 Avslut Bra att agendan var lite luftigare och att det fanns tid att prata om viktiga frågor. Vi behöver också fördela ansvaret för aktiviteter bättre. Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 27 september 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 30:15 Avtalet om snöröjning förlängs automatiskt (Per) Marie kollar med fastighetsgruppen och funderar på lösning för snörensning och sandning framför entrén. Status (ny, pågår, klar) MS 30 nov Uppdatera d 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. - Arbetet behöver också förhålla sig till punkt 5 och 6 i revisionsrapporten till årsmötet 2016. Marie, ML OK Stängd Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. Projektets innehåll ska uppdateras med revisions-synpunkter Marcus/Marie återkommer med förslag till projektdirektiv samt förslag till utbildning med målgrupp och datum. 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor MS 27 sep OK Stängd 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Ta med Lars inspel angående valberedningsarbetet Marie 20 okt
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 13 Notera: Möte den 18 nov (Marie, Marcus, Niclas o Staffan) 18:16 Arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av Klubbstugan. Uppdaterat 48:16 KT Stängd se akt 48 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. MS 31 okt 25:16 Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring. SN 31 oktober OK Stängd 29:16 Fördelningsnyckel Styrelsen stöder förslaget till ny fördelningsnyckel enligt redovisat underlag, som ska användas för att fördela föreningsgemensamma kostnader och intäkter. ML 31 okt OK Stängd Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte utreda ta farm förslag gällande: - om nyckeln ska användas för debitering av föreningsgemensam kostnad/intäkt redan 2016. - om aktiv i idrott (motsvarar antal deltagare) eller deltagartillfällen ska användas, - om Innebandysektionen ska ingå i fördelning utifrån omfattning på verksamhet 2015 31:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt. 20 juni: Hemsidan ordnad. Tel-svarsfunktion under utredning kopplat till byte av abonnemang.. Telefoni via Sävar Net avslutas och inköp av mobiltelefoni. Kansliet ordnar svarsmeddelande på mejl. SN 32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information SN 30 sep Uppdatera d 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB 1 sep 34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den 20-21 aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 13 37:16 Hemsidan uppdateras med informationen Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information. NB (PH) 31 aug 30 okt 41:16 Marcus uppdras att dokumentera principer och tillämpning av fördelningsnyckeln enligt beslut 11:16, i en rutin inför fördelning år 2016, senast 31 okt 2016. ML 31 okt OK Stängd 43:16 Valberedning Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot från Gymnastiken. Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person. 44:16 Drift, underhålls och investeringsbudget 2017 Fastighetsgruppen uppdras att ta fram en drifts-, underhålls och investeringsbudget LW, AK MS 30 sept 20 nov 20 okt 48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober Uppdraget uppdateras för att ta fram två alternativ för att lyfta verksamheten eller inte. 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. 50:16 Klubbshopfunktion. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar. Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas. 51:16 Att uppdra till Per och Niclas att uppvakta Umeå fritid angående behovet av belysning på Multiarenan KT 30 okt Thomas 30 nov PH 30 nov PH NB Uppdatera d 52:16 Sävar IK #tvåpunktnoll Respektive sektionsstyrelse uppdras att innan den 23 november ta ut underlagen till sin respektive sektion för att förankra och för att samtala om dessa utifrån frågeställningarna: Hur lever vi idag upp till Vision, Verksamhetsidé och Värdegrund? Vad behöver vi utveckla? Övriga synpunkter. Niclas och Marcus får i uppdrag att förbereda underlag för samtliga styrelser inför den 23 nov, samt att bjuda med Linda och boka Skeppsvik. Staffan skickar inbjudan och förbereder program tillsamammans med SISU. Resp ordf NB ML SN 23 nov
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 13 53:16 Allhall Sävar Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen. 54:16 Innebandy i Sävar IK. Niclas stämmer av läget och ger information kring Innebandyn till Inge. 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.. 56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår. 57:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10:2016 58:16 Utifrån efterkalkyl (57:16) gör Marcus en översyn på hur kostnaderna för multiarenan ska fördelas inom föreningen till bokslutet. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10:2016. 59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 60:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att leda en arbetsgrupp som ska arbeta med sponsringsfrågan, samt återkomma med förslag till uppdragsspec utifrån underlaget till detta möte. Ett medskick är att det finns ökade möjligheter att sälja reklam för SÄVAR IKs räkning i sporthallen. Till arbetsgruppen tillfrågas också Peter Sundkvist (SN) och Anders Hansson KT. 61:16 Styrelsen uppdrar till Marie att kontakta Sofia för att gå genom rutiner kring attestering, kontering och annat för att hantera det mest akuta. Övrigt kommer i projektet Koll på ekonomin. 62:16 Sävar IK #tvåpunktnoll. Styrelsen fördelar ansvar de olika fokusområdena inför den 23 november (enligt nedan). I ansvarsområdet ligger att förbereda en kort introduktion/presentation av fokusområdet, leda ett samtal vid mötet samt se till detta grupparbete dokumenteras inför mötet den 9 januari (prel). NY AKT 62:16. : 1. Livslångt idrottande (inkl evenemang) Karolina & Lars 2. Kommunikation Niclas 3. Anläggningar och arenor Per 4. Sponsring & partnerskap Patrik Nyström 5. Utbildning Staffan PH 31 jan NB Stängd ML NY SN Februar i NY PN NY ML NY ML Januari NY PN (KT, SN) NY MS 15 nov NY SN Samt övriga enligt spec 9 jan NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 13 63:16 Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete. 64:16 Thomas kontaktar kassör Sofia Lindsjö och tillfrågar henne om att ersätta Annika i föreningsstyrelsen, samt meddelar styrelsen efter besked. SN NY TL 15 nov NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 13 Bilaga 2 Beslutslogg/ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. 2016 Marie Okt 2015 OK för uppföljning Ref Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016. 3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016. 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. 8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. 9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske. 10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet. 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Marcus Per September Ok Nej Marcus Nej Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr OK 4:2016 Marcus September Styr 4:2016 Ok Niclas Oktober Inte klart Niclas - Staffan - Marcus Per Då projektet är slutrapporterat Marcus Feb 2017
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av 13 Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017 12:2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016. 2016 41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med. 2017 Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000. Per 30 nov Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. 13-2016 Styrelsen beslutar: Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag. 14:2016 Styrelsen beslutar: Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive (27 sep) närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om 11 500 kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten Redovisningstjänster. Revisionen genomförs i samverkan med Sävar IK:S arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson. 15:2016 Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från (27 sep) Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. Per Ingen Marcus Ingen Per Feb 2017 16:2016 () Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och framåt. Kompletterar beslut 11:2016. Marcus Feb 2017
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 11 av 13 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse 2016 och framåt Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 12 av 13 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 13 av 13 Bilaga 5 Prioriteringsmatris för vårt styrelsearbete Bilaga 6 Ny fördelningsnyckel Styrelsen beslutar; att fördelningsnyckeln baseras på antal i idrott under verksamhetsåret att fördelningsnyckeln ska används för att fördela de faktiska föreningsgemensamma intäkterna och kostnaderna med start från och med verksamhetsåret 2016, då inga avgifter betalats innevarande år enligt gamla fördelningsnyckeln. Fördelning sker i samband med årsbokslut. Vad gäller sektionen Innebandy ska deras avgift för verksamhetsåret 2016 halveras då de varit del av föreningen halva verksamhetsåret. att fördelningsnyckel ska användas vid fördelning av frivaror med start från och med verksamhetsåret 2017. att rutin för upprättande och användning av fördelningsnyckel görs inom ramen för projekt Koll på ekonomin.