Protokoll från IK Standards styrelsemöte den 18 februari 2014.

Transkript

1 1(6) Protokoll från IK Standards styrelsemöte den 18 februari Närvarande: Anna Backeliv, Anders Edlund, Pia Norrman, Elisabeth Hittersten-G, Krister Karlsson, Ewa Pettersson och Barry Widelund 01 Mötets öppnande. Barry Widelund förklarade mötet öppnat. 02 Godkännande av dagordning och eventuella tillägg. Mötet godkände dagordningen. 03 Protokoll från AU och verksamheterna. Rapporter Protokoll från Styrelsens- och sektionernas möten skall läggas ut på hemsidan. Detta gäller retroaktivt för hela året. 04 Protokoll från styrelse- och möte med sektionsordförande Protokollet godkändes. 05 Uppdrag från årsmötet Komplettering av styrelse och övriga funktionärer 1. Styrelse: Enligt organisationsplanen och de nya stadgarna skall 4-6 ledamöter väljas. Jari Backelivs ersätts av Pia Norrman under 1 år Anna Wallertz omväljs på 2 år och Anders Edlund väljs på 1 år: valberedningen får förtroendet att arbeta vidare för att finna den återstående ledamoten (sekreterare) som föreslås väljas på 2 år. Sektionerna/ verksamheterna kommer med förslag till namn till det allmänna mötet. Anna B arbetar vidare med att komplettera styrelsen med sekreterare samt övriga funktionärer 2. Valberedning Årsmötet har valt Krister Karlsson och uppdragit till sektionerna/ verksamheterna att komma med förslag till namn till det allmänna mötet under våren. Sektionerna/ verksamheterna har till dagens möte inte funnit några lämpliga namn för funktionen. Sektionerna/ verksamheterna arbetar vidare med att finna lämpliga valberedare inför 2014.

2 2(6) 06 Ekonomifrågor 1. Resultatrapport och balansräkning Resultatrapport och balansräkning har sänts ut till styrelsen före mötet. Barry W kommenterade utfallet för de olika verksamheterna. I det översända materialet saknas små utgifter som berör orienteringen och som inte kommit med. Det samlade resultatet blir ett mindre överskott i förhållande till budget. 2 Avtal med Hållsta Företagsutveckling Barry har haft överläggningar med Hållsta Företagsutveckling om fortsatt samarbete. De ser positivt på att vi försöker komma vidare och hitta ett bra samarbete men som situationen anser de att det nu känns det inget bra alls. /Avser att vi anfört besvär över deras bygglov/ De hyr gärna hallen 2 ggr/vecka (40 veckor/år) med kommunens priser som grund (350:-/h, De kommer att ha en ansvarig som är med vid varje tillfälle. De fortsätter gärna att anlita IKS betr. trädgårdsskötseln enligt 8 ggr x 5000:-. De ser gärna dock att vi förtydligar avtalet så vi alla vet exakt vad som gäller. Standarddagarna /EskilstunaWeekend/ ser vi fortsatt att vi fortsätter med, vi betalar elen, IKS städar dock som vanligt av P-ytorna. De kommer fortsatt att hålla med gratis inomhus ytor för maskiner och dyl, f.n. i maskinhallen, de kan dock komma att flyttas om de säljer hallen. De vill gärna tillsammans med IK Standard jobba mot kommunen för ett större engagemang. Allt ovan förutsätter att vi kallar tillbaka överklagandet. Frågan har varit uppe vid förra styrelsemötet och då beslutades att skjuta frågan till detta styrelsemöte Styrelsen beslutade att meddela Hållsta Företagsutveckling att då det finns tider kan vi hyra ut hallen 2 ggr/vecka (40 veckor/år) med kommunens priser som grund (350:-/h, under förutsättning att de har en ansvarig som är med vid varje tillfälle. 2 Tider fram till årsmötet 2014 och resten av Barry har tagit fram en lista med tider som visar vad som ska tas fram av styrelsen och sektionerna innan årsmötet i februari Vidare en lista som visar tider och aktiviteter för kommande år / Listorna biläggs protokollet /.

3 3(6) 07 Utvärdering av verksamheterna under Styrelsen Utvärdering av verksamheten under 2013 har framtagits. Beslutades att förelägga den vid årsmötet 2. Sektionerna/Verksamheterna Utvärdering av verksamheterna under 2013 tas fram. Fortfarande saknas några dokument från Sektionerna/Verksamheterna. Elisabeth stöter på Sektionerna/Verksamheterna så att kommer in senast tisdag den 25 februari. 08 Organisation, Verksamhetsplanering inför Organisation Under hösten har IK Standards AU arbetat med frågan kring en ny organisation. Det som diskuterats är att anställa en heltidsanställd konsulent till verksamheten. Genom en sådan lösning så skulle man få en kontinuitet i verksamheten, kunna avlasta styrelsen från vissa arbetsuppgifter av allmänpraktisk natur mm. Se förslag till arbetsbeskrivning som biläggs protokollet. En avgörande faktor är givetvis om föreningen kan få ekonomi för en sådan lösning. Ärendet är inte tillräckligt färdigberett för att föreläggas årsmötet så det får komma på den kommande styrelsen att hantera frågan. 2. Skogsplantering 2014 Lundby har frågat om vi I IK Standard kan hjälpa till med plantering av ca plantor. Vi har preliminärt sagt att vi tar på oss det. Lundby är under försäljning så den ev. köparen ges denna information. Om det blir aktuellt med plantering behöver en planeringsgrupp tillsättas direkt efter årsmötet. 3. Midsommarfesten Midsommarfesten har genomförts i fint väder. Positivt med traktoråkandet runt i samhället, musikunderhållningen och dansen runt stången. Vad som behöver förbättras är ljudet. Försäljningen har givit ett överskott på ca :- Arrangemanget har funnits sedan 60-talet och avses genomföras även En planeringsgrupp behöver tillsättas direkt efter årsmötet.

4 4(6) 4. EskilstunaWeekend 2014-framåt i tiden Ärla IF har påbörjat planeringen av 2014 års tävling. Orienteringssektionen har tagit beslut vid sitt årsmöte att de är beredda att fortsätta sitt engagemang ytterligare 2 år / /. Om IK Standard ska vara kvar i arrangemanget och ansvara för 2015 års tävling så måste beslut om deltagande ytterligare 2 år tas vid årsmötet den 27 februari Styrelsen beslutade föreslå årsmötet att IK Standard ska fortsätta med EskilstunaWeekend ytterligare 2 år / /och att verksamheten tas med i verksamhetsplanen för Föreningslotten De klubbar i Eskilstuna som sålt Föreningslotten har upplevt ett bra ekonomiskt resultat av detta. Efter dagens information har vi fått mer information om hur Föreningslotten är organiserad. Styrelsen har beslutat att gå med i Föreningslotten. Ansvaret för detta läggs på konsulenten. 6. Bingolotto Kjell B har tidigare tagit upp frågan om vi inte kunde bli aktivare med att sälja prenumerationer av Bingolotto. Elisabeth har vid styrelsemötet fått i uppdrag att datera upp den lista på prenumeranter som finns idag. Efter det får vi bearbeta andra IK Standard medlemmar att bli prenumeranter Frågan kvarstår så det får komma på den kommande styrelsen att hantera frågan. 7. Pantburkar Anna W ställer frågan. Var tar alla pantburkar som säljs vägen? Hon har som kassör inte sett något av i redovisning av olika köp. Anna W har vid styrelsemötet fått i uppdrag att ta fram riktlinjer hur pantburkar ska hanteras. Frågan kvarstår till så det får komma på den kommande styrelsen att hantera frågan. 8. Annat? Kan vi ordna Klubbaktiviteter som sångaftnar, dans i hallen, vårmässa, julfest? Är bingo något som kan locka besökare? 09 Funktionärer, valberedning för Styrelsen gick igenom hur situationen med funktionärer är för året I styrelsen behöver det väljas ordförande och 5 st. ledamöter. Enbart Anna Wallertz är vald för Därutöver behöver revisorer och suppleanter väljas. De olika sektionerna /verksamheterna har valt sina funktionärer vid sina årsmöten. Ett flertal namn diskuterades för ge valberedningen något att bearbeta. Krister Karlsson kontrollerar de olika ledamöterna intresse för engagemang i IK Standard..

5 5(6) 2. Övriga funktionärer 2014 Ett flertal namn diskuterades för ge valberedningen något att bearbeta. Krister Karlsson kontrollerar de olika ledamöterna intresse för engagemang i IK Standard.. 10 Personalfrågor, Vaktmästaren Staffan Björnfot hade den 31 maj 2013 då hans anställningstid gick ut varit anställd 1 år och 11 månader hos oss. Styrelsen beslutade vid mötet att vi ska erbjuda honom anställning från 1 juni november Vid styrelsemöte tillsammans med ordförande för sektionerna beslutades att för att ha rådighet över vaktmästarfrågan att förlänga Staffan Björnfots anställning fram t.o.m. årsmötet Under tiden ska styrelsen fortsätta arbetet med att finna långsiktiga lösningar för föreningens verksamhet. Förslag om hur verksamheten 2014 och framåt ska se ut redovisades i idèform vid styrelsemötet En avgörande faktor är givetvis om föreningen kan få ekonomi för en sådan lösning. Styrelsen beslutade därför att avvakta budgetarbetet inför 2014 som behandlas vid årsmötet Barry har varit i kontakt med Arbetsförmedlingen Alexander Juncker om hur de ser på en förlängning av deras engagemang. Deras nuvarande beslut innebär att vi har bidrag för Staffan B för tiden De vill ha en framställning av oss för en fortsättning. För att ha rådighet över vaktmästarfrågan beslutade styrelsen att förlänga Staffan Björnfots anställning fram t.o.m Bemärkelsedagar Inga aktuella bemärkelsedagar för tiden fram till nästa möte. 12 Övriga frågor Medlemsregister. Anders har arbetat fram ett förslag till hur medlemsregistret ska hantera frågan om registrering av nya medlemmar mm. Förslaget redovisas som bilaga till detta protokoll. 13 Nästa möte: Styrelsemöte: kl Årsmöte: kl Avslutning Barry tackar de närvarande och förklarar mötet avslutat. Vid protokollet Ordförande

6 6(6) Förslag för att förenkla medlemshanteringen för lagen. Varje lag får ut i början av året 10 st tomma medlemsnr. och inbetalningskort. När det kommer en ny spelare så kan han/hon få sitt medlemsnr. direkt och en inbetalningslapp. Ledaren skriver in medlemsnr som OCR nr och spelaren kan betala. Ledaren skriver in uppgifter på använderen samt det utvalda medlemsnumret och mailar eller lämna via papper till kansliet. Vi borde ha en låda i hallen som kan användas för detta. Ledaren måste lämna uppgifterna till kansliet senast en vecka efter att spelaren fått medlemsnumret. Nu finns det två alternativ som man kan välja på. 1. (Blivande) medlem betalar in medlemskap enskilt och varje sport enskilt. 2. Spelaren betalar in medlemsavgiften och varje sport på en gång. För att kunna urskilja vad som är vad föreslår jag att man tar medlemsnr. och två nollor och sedan en förbestämd två siffrig kod för den sport som det gäller. Är det flera sporter så fortsätter man med två nollor mellan varje sport. Ex där 975 är medlemsnr. och 15 är fotboll och 25 dam. Har gått igenom och uppdaterat de 390 st. raderna som har betalt eller står 0 på De som är tomma har jag inte rört. Färgförklaring Röd= får inte fram adressuppgifter Blå= ändrat adress Grön= ingen ändring förutom att jag har lagt till hela personnumret. När jag kommer åt databasen igen ska jag ta en ny kopia och uppdatera den så att Elisabeth har en uppdaterad version. Det kan ju även har tillkomit medlemar. De listor som togs in för alla lagen skulle jag gärna vilja få så skriver jag in dom. Har inte ändrat på några adresser eller personnr för barn yngre än 16 år då jag inte kan söka fram dom. Jag har plockat bort personnr från den bifogade lista då ni inte behöver det. Hållsta Anders E