Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr och konstituerande möte 2017

Transkript

1 Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr och konstituerande möte 2017 Tid Söndag , kl Plats: Deltagare: Anm förhinder Övriga inbjudna FIka Protokoll Klubbstugan Mattias Arvidsson, Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Anton Vennberg, Frederic Westin, Lars Westman, Marcus Förs av Niclas Bromark Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1. Inledning ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet. Staffan betonar att det i princip är en ny styrelse. Viktigt att vi som är gamla visar hänsyn och inte bara rullar på som tidigare. Att vi förklarar det som kanske känns självklart. Alla presenterar sig kort, samt delar något från föreningens verksamhet. Niclas: Handbollssektionen krönte säsongen även detta år med Sundsvall cup. I år deltog vi med sex lag, trots att de två äldsta inte hade möjlighet att meverka. Karolina: Gläds åt Handbollens dag som kommer den 9 april. Lars & Petra: Är mycket stolta över den ledarutvecklingsdag med 31 anmälda ledare som genomfördes från frukost till nattvickning den 2 april. Marcus: upplevelsen om hur viktiga ledarna är för barnens utveckling, senast manifesterat av sonens innebandylag. Anton: en förundran över all fantastisk verksamhet som hela tiden bubblar på Skogsvallen. Patrik: gläds över den goda uppslutningen på Korpen söndagsverksamhet. Anmälningssidan för SävarCampen är uppe. Mattias: gläds åt årsmötet och diskussionen kring halltider. Att vi har ont om tider är ju egentligen ett angenämt problem. Det vore värre om det vore tvärtom. Björn: Om världens största innebandycup Storvretacupen där äldsta laget från Sävar IK tog sig till kvartsfinal i år.

2 Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 11 Staffan: gläds åt årsmötet, åt uppslutningen, diskussionerna och den starka styrelsen som valdes fram. 2 Dagordning och föregående protokoll 3. Styrelsens arbete och uppgifter Ordf Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns. Styrelsen uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen (NY AKTIVITET 14:17). Styrelsen diskuterar sekreterarrollen i framtiden utan att komma fram till någon lösning. Staffan uppdras till nästa möte att sondera rollen och aktuella namn för sekreterare. (NY AKTIVITET 15:17) Styrelsen diskuterar vice ordförande. Staffan uppdras till nästa möte att sondera aktuella namn för vice ordförande (NY AKT 16:17). Niclas uppdras till nästa möte att hitta en lösning för styrelsens dokumenthantering i molnet (NY AKTIVITET 17:17). 4 Årsmötet 2017 Niclas Styrelsen tycker det generellt var ett bra och positivt årsmöte. Ett förbättringsområde är motioner från medlemmar och engagemanget det representerar. Vi behöver arbeta mer aktivt i god ti d före årsmötet. Löpande kommunikation med medlemmarna till exempel inför styrelsemötena över hela året kan över huvud taget förbättras. Det krävs att vi engagerar oss fler i just den frågan. Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. (NY AKTIVITET 18:17). Respektive sektionsordförande uppdras till styrelsemöte i maj rapportera till Niclas vilka som finns i respektive sektions styrelse (NY AKTIVITET 19:17). Niclas uppdras att lägga upp de reviderade stadgarna på föreningens hemsida (NY AKTIVITET 20:17). Marcus uppdras att gå genom revisionsberättelsen med förslag på åtgärder till styrelsemötet i maj (NY AKTIVITET 21:17). Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret , fram till årsmötet 2018 (NYTT BESLUT 5:2017). Föreningsstyrelsen xxxxxx-xxxx Staffan Norin xxxxxx-xxxx Marcus Larsson Fotboll xxxxxx-xxxx Anton Vennberg xxxxxx-xxxx Fredric Vestin Gymnastik xxxxxx-xxxx Lars Westman xxxxxx-xxxx Camilla Berg

3 Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 11 Handboll xxxxxx-xxxx Niclas Bromark xxxxxx-xxxx Karolina Torgilsson Innebandy xxxxxx-xxxx Björn Glad Korpen xxxxxx-xxxx Mattias Arvidsson xxxxxx-xxxx Patrik Nyström 5. Omvärld och externt Kansliet Noteras att även Inge Nilsson, Sävar IKs kansli ska ha behörighet. SävarCamp intervjuade i Västerbottningen. Vi reflekterar om bussolyckan i Härjedalen och om vilken beredskap vi har för liknande. Vi reflekterar också över den incident med en innebandyförälder (från gästande förening) som betedde sig mycket dåligt mot en domare vid match i Sävaråhallen. 6. Tidsfördelning Styrelsen utser en arbetsgrupp för att arbeta med frågan tidsfördelning i hallen enligt uppdrag från årsmötet. Fotboll: Anton Gymnastik: Lars (tills vidare) Handboll: Niclas (sammankallande) Innebandy: Björn Korpen: Patrik Med utgångspunkt i föreningens verksamhetsidé ta fram förslag på upplägg och arbetssätt för ett effektivt nyttjande av halltider. Bland annat klargöra, samt ta fram förslag till - Principer och kriterier som kommunen tillämpar - Principer och arbetssätt för fördelning av tider mellan sektioner (inkl gemensamt startår med aktiviteter för de yngsta) - Principer och arbetssätt för fördelning av tider inom sektioner, inkl gällande samarbetslag med andra föreningar. 7. Sävar IK #tvåpunktnoll 8. Verksamhetsplan och budget Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni (NY AKTIVITET 22:17) Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund (BESLUT 6:2017). Styrelsen beslutar att tillsätta en arbetsgrupp under ledning av Staffan för att arbeta med frågan. Respektive sektion uppdras innan utse en person som deltar i en projektgrupp som startar projektet inklusive rekrytering. (NY AKTIVITET 23:17). Styrelsen beslutar att:

4 Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 11 för styrelsen samt sektionerna Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut av mindre betydelse och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen (BESLUT 7:2017) 9. Fastighetsförvaltning och redaktionsråd 10. Intern verksamhet, kansli och ekonomi 11. Uppföljning öppna akt Staffan Marcus Lars Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på under (BESLUT 8:2017) Staffan uppdras att ta fram förlag på uppdrag till fastighetsförvaltning respektive redaktionsråd till nästa styrelsemöte (NY AKTIVITET 24:17) Köket är i behov av renovering, bland annat med undersökning av en gammal vattenskada. Vi har begärt in en offert och åtgärden finns i budget. Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (NY AKTIVITET 25:17) Ramen för underhåll i budget är Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar. Staffan kompletterar status och föreslår nya klardatum för uppföljning av aktiviteter med stöd av information från respektive ansvarig, senast tisdag 4 april. 12 Till nästa möte Domarfunktionen och arbetet med matchvärdar 13 Styrelsen; möten Övriga frågor samt kort utvärdering Möte i maj kommer på Doodle av Staffan. Sön 11 Juni Styrelsemöte Inga övriga frågor Snabb runda med kommentarer om mötet. 15. Slut Justeras av: Antecknas av : Staffan Norin Ordförande Niclas Bromark Sekreterare

5 Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 11 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 26 mars 2017 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina och Patrik får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information Status (ny, pågår, klar) KT / PN Maj Pågår 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB Maj Pågår 34:16 Därefter: Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. 50:16 Klubbshopfunktion. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar. Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas. Uppdatering: ingen webbfunktion hinns med under våren. Vi kör Googleformulär som tidigare 53:16 Allhall Sävar Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen. 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.. 56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår. 59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. Björn Juni Pågår Per H Maj Pågår Vem??? PH Maj Pågår Vem? Mattias? ML Maj Pågår SN Maj Pågår Mattias? ML Maj Pågår

6 Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 11 70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag 71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund FÖRSLAG: Ta det med den nya styrelsen 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. 8:17 Per uppdras med stöd av Staffan och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet Ledaren i fokus (enligt ovan) PN Maj Pågår SN Juni Pågår ML Augusti Pågår PH Vem? Staffan Juni Pågår 11:17 Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av mulitarenan och vilka investeringar som behövs göras alt köpas in som tjänst, däribland ett behov av en luftningsharv. PH Anton? Maj Pågår 13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till styrelsemötet i april. 14:17 Styrelsen uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen. 15:17 Staffan uppdras till nästa möte att sondera rollen och aktuella namn för sekreterare. 16:17 Staffan uppdras till nästa möte att sondera rollen och aktuella namn för vice ordförande. 17:17 Niclas uppdras till nästa möte att hitta en lösning för styrelsens dokumenthantering i molnet. 18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. 19:17 Respektive sektionsordförande uppdras till styrelsemöte i maj rapportera till Niclas vilka som finns i respektive sektions styrelse. 20:17 Niclas uppdras att lägga upp de reviderade stadgarna på föreningens hemsida. 21:17 Marcus uppdras att gå genom revisionsberättelsen och revisorns förslag med förslag på åtgärder till styrelsemötet i maj. 22:17 Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni. 23:17 Respektive sektion uppdras innan utse en person som deltar i en projektgrupp som startar projektet inklusive rekrytering. 24:17 Staffan uppdras att ta fram förlag på uppdrag till fastighetsförvaltning respektive redaktionsråd till nästa styrelsemöte. 25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. MA Juni Pågår BG Maj NY SN Maj NY SN Maj NY NB Maj NY NB Sept NY Sektions ordf Maj NY NB Snarast NY ML Maj NY NB Sektions ordf Maj och NY juni NY SN Maj NY MA Maj NY

7 Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 11 Bilaga 2 Beslutslogg/ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 2016 Ref Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för :2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5: :2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. 8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. 9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske. 10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet. 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år :2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut Per Marcus Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr OK 4:2016 Marcus September Styr 4:2016 Ok Niclas Niclas Staffan Marcus Oktober Inte klart Per Då projektet är rapporterat (mars 2017) Marcus Feb 2017 OK Per 30 nov kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.

8 Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 11 Enligt föregående protokoll tillfaller kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren Styrelsen beslutar: Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag. 14:2016 Offert avseende revision Styrelsen beslutar: (27 sep) Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten Redovisningstjänster. Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson. 15:2016 Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från (27 sep) Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. 16:2016 Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och (27 okt) framåt. Kompletterar beslut 11: :2016 Speedledger Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016): Staffan Norin , Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, , Kassör Sävar IK Thomas Lundberg, , Ordf (tf) Innebandysektionen Niclas Bromark, , Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, , Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, , Kassör Korpen motion Per Marcus Per Mars 2017 Marcus Feb 2017 Marcus 18:2016 (4 dec) Multiarenan ekonomi Beslutas att redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande Investering på kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång). Marcus I anslutning till bokslutet Mars

9 Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 11 Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll. Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga föreningsgemensamma kostnader. Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret. 19:2016 Årsmötet Beslutas att Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram. Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet. Årsmötet är en stående punkt på agendan (dec-april). 1:2017 Styrelsen beslutar att utse Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari MS April :2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. ML 3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA 4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017) 5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret , fram till årsmötet :2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund. 7:2017 Styrelsen beslutar att: Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut av mindre betydelse och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen 8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på under SN ML April

10 Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 11 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

11 Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 11 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.