Innan stadgeparagraferna kommer brukar man skriva till vilken förening stadgarna tillhör och när den bildades samt när stadgarna senast reviderades.

Transkript

1 Köping2000, v3.2, (5) Kultur & Fritid Manual för stadgar Föreningens stadgar kan beskrivas som föreningens regler. Men då inte exempelvis öppettider eller städscheman utan mer generella regler om föreningens arbete och struktur. Stadgarna beskriver bland annat föreningens ändamål, verksamhetsår, hur man blir medlem och hur årsmötet ska genomföras. Nedan kommer rubrikförslag på olika paragrafer att ha med i stadgarna följt av en kommentar till varje paragraf. Det finns inget facit för hur stadgar ska se ut och vad de ska innehålla men det här kan ses som ett förslag för vad som minimum bör finnas med. Innan stadgeparagraferna kommer brukar man skriva till vilken förening stadgarna tillhör och när den bildades samt när stadgarna senast reviderades. Stadgar för den ideella föreningen. Med hemort i kommun. Föreningen bildades den XX/XX XXXX och stadgarna senast fastställda/ändrade av årsmöte den XX/XX XXXX. 1 Ändamål Ändamålsparagrafen beskriver vad föreningens huvudsakliga inriktning är. Detta för att det inte ska bli några missförstånd gällande vilken verksamhet som ska bedrivas. Givetvis kan föreningar bedriva flera olika aktiviteter som inte direkt svarar mot ändamålet men som i förlängningen kan ge något tillbaka till föreningen som bidrar till ändamålsuppfyllelse. Om en förening arbetar med flera olika verksamhetsområden ska detta framgå i ändamålsparagrafen. 2 Sammansättning Det är viktigt att vara tydlig med vad föreningen består av. I de allra flesta fallen är det de fysiska personer som blivit medlemmar i föreningen. I vissa fall kan föreningar bestå av en allians av andra föreningar. En sådan allians har inte samma möjligheter att ansluta sig till riksorganisationer som en vanlig förening. 3 Tillhörighet Den här paragrafen är viktig om föreningen är ansluten till något riksförbund. Det ska då framgå vilka riksförbund som föreningen är ansluten till. För idrottsförbund blir man automatiskt ansluten till respektive distriktsförbund och specialdistriktsförbund vid anslutning till ett specialförbund. Postadress Besöksadress Telefon Fax Hemsida och e-post Bankgiro Org.nr Köpings kommun Barnhemsgatan Köping kulturfritidsnamnden@koping.se

2 2 (5) 4 Beslutande organ Det vanliga för de flesta föreningar är att föreningens högst beslutande organ är årsmötet och extra årsmöte. När inte årsmötet är samlat är det styrelsen som är det beslutande organet. 5 Firmatecknare Föreningens firmatecknare blir, så länge inte styrelsens behörighet inskränkts, just styrelsen som väljs på årsmötet. Dock så ska inte hela styrelsen behöva skriva under avtal och handlingar och därför utser styrelsen oftast två personer som är föreningens firmatecknare. Vanligtvis är det föreningens ordförande samt kassör. 6 Verksamhets- och räkenskapsår Det absolut vanligaste inom föreningslivet är att ha kalenderår, det vill säga 1/1 31/12. Detta är bra då det stämmer överens med tider för många andra organisationer föreningen samarbetar med. Verksamhets- och räkenskapsår redovisas i verksamhetsberättelsen samt den ekonomiska berättelsen. 7 Stadgeändring Stadgarna är ju det regelverk och avtal som föreningens medlemmar kommit överens om. Det är viktigt att stadgarna finns tillgängliga och uppdaterade för medlemmar. Ändringar i stadgarna görs på årsmötet och det brukar vara krav på kvalificerad majoritet (två tredjedelar av rösterna) för att få till en stadgeändring. Att föreslå en stadgeändring kan både styrelsen och enskilda medlemmar göra. 8 Upplösning av föreningen I stadgarna ska det framgå hur en förening går tillväga för att lägga ner densamma. Det är praxis att det ska ske genom att en kvalificerad majoritet beslutar detta två årsmöten i följd. Här ska det också framgå vart tillgångarna ska gå om föreningen upplöses. 9 Medlemskap En viktig paragraf i stadgarna är den om medlemskap. Det måste framgå hur en person gör för att bli medlem i föreningen. Att bli medlem måste vara frivilligt men med medlemskapet följer också både rättigheter och skyldigheter. Att neka någon medlemskap brukar bara styrelsen ha möjlighet till även om beviljande av medlemskap kan vara delegerat till annan person i föreningen. 10 Utträde och uteslutning Ibland händer det att en medlem vill begära utträde ur föreningen av olika anledningar. Detta bör ske skriftligt till styrelsen. Dock så ska medlemmen ha betalt eventuella avgifter denne är skyldig föreningen innan utträdet träder i kraft. Det finns också möjlighet för föreningen att utesluta en medlem. Dock så är det en svår fråga och bör sällan ske. Det rekommenderas att försöka lösa problemen

3 3 (5) inom föreningen istället för att utesluta medlemmar. Anledningar till att utesluta medlem i föreningen kan vara att denne inte betalat avgifter till föreningen, motarbetat föreningens verksamhet och ändamål eller skadat föreningens intresse. Om förseelsen är ringa kan det vara en idé att ge medlemmen en varning innan diskussionen om uteslutning tas upp. 11 Medlemsrättigheter och medlemsskyldigheter En medlem i en förening har en del saker att rätta sig efter vilket regleras i stadgarna. Exempelvis så ska den betala medlemsavgift och andra avgifter som föreningen sätter upp. Sen är det bra att klargöra andra rättigheter och skyldigheter exempelvis deltagande i möten, information och arbetsinsats i föreningen. Då det är en ideell förening är det bra att skriva med att medlemmarna inte har rätt till några av föreningens tillgångar vid upplösning av föreningen. 12 Årsmöte och extra årsmöte Årsmötesparagrafen beskriver allt från hur årsmötet ska förberedas till genomförandet. Årsmötet är föreningens högst beslutande organ och är en av föreningens höjdpunkter under året. Därför är det viktigt att allting går rätt till och att instruktioner för det finns i stadgarna. Till att börja med ska det framgå när på året årsmötet ska hållas. Vanligtvis är det inom tre månader efter att verksamhetsåret är slut. Det ska också framgå när och hur kallelsen till årsmötet ska nå ut till medlemmarna, ofta tre veckor innan mötet och informationen ska finnas på hemsida samt i lokal press. I stadgarna måste det framgå hur ärenden till årsmötet ska skickas in. Det är en rättighet som medlem att kunna skicka in förslag till förändringar. Även vilka som har rösträtt ska framgå, vanligen har varje medlem en röst var men det ställer krav på att medlemsavgiften är betald och många föreningar har också en ålder som måste uppnåtts för att få rösträtt. Det ska i stadgarna framgå hur beslutsfattandet på årsmötet går till vilket i de allra flesta fallen sker genom acklamation vilket innebär att när biträdande medlemmar ropar ja, de som är emot förslaget är tysta. Om oklarheter uppstår kan varje deltagare begära omröstning genom att ropa votering så kommer detta ske genom handuppräckning eller sluten omröstning. I stadgarna ska det också framgå vilka som är valbara till styrelse, valberedning och revisorer. Det är endast medlemmar som kan väljas till styrelse och valberedning. Att en person som är anställd inom föreningen blir vald till förtroendeuppdrag är inte att rekommendera. Det går inte heller att välja någon till både styrelseledamot och i valberedningen.

4 4 (5) Ärenden vid årsmötet ska också det framgå i stadgarna men det går att dela in årsmötet i tre delar; inledande mötesformalia, året som varit och slutligen framtiden. Nedan presenteras ett förslag på dagordning till årsmötet: 1. Fastställande av röstlängd för mötet. 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 3. Val av protokolljusterare och rösträknare. 4. Fråga om mötet utlysts på rätt sätt. 5. Fastställande av dagordning. 6. Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret samt styrelsens förvaltningsberättelse (balansräkning och resultaträkning) för det senaste verksamhetsåret. 7. Revisorernas berättelse för det senaste verksamhetsoch räkenskapsåret. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det senaste verksamhetsoch räkenskapsåret. 9. Fastställande av medlemsavgifter för kommande verksamhetsåret. 10. Fastställande av verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsoch räkenskapsåret. 11. Behandlings av inkomna motioner. 12. Val av föreningens ordförande. 13. Val av ledamöter i styrelsen. 14. Val av suppleanter i styrelsen. 15. Val av revisorer samt revisorssuppleanter. 16. Val av valberedning. 17. Övriga frågor. Extra årsmöte kan genomföras om styrelsen eller minst en tiondel av medlemmarna begär detta. Ett extra årsmöte kan vara nödvändigt om exempelvis flera av ledamöterna i styrelsen avsagt sig sina uppdrag och det behöver göras ett fyllnadsval eller om föreningen behöver göra stora ekonomiska investeringar. Det bör framgå hur kallelsen ska gå till när antingen styrelsen eller medlemmarna begärt ett extra årsmöte samt vilka ärenden som ska tas upp på mötet. 13 Valberedningen I stadgarna ska det framgå hur valberedningen är sammansatt, det vill säga hur många det ska vara och även hur de ska arbeta under året. Exempelvis är det bra att ange när och hur de ska ha kontakt med sittande styrelsen samt när de ska meddela till föreningen deras förslag på ny styrelse till årsmötet. 14 Revisorer Revisorerna har en viktig del i föreningens verksamhet då deras uppgift är att granska föreningens ekonomi och styrelsens arbete. I stadgarna ska det framgå

5 5 (5) vad revisorerna har rätt till, exempelvis protokoll eller att närvara på möten. Det ska även framgå hur många revisorer föreningen ska ha, vilket vanligtvis är två revisorer samt revisorssuppleanter. 15 Styrelsen I stadgarna ska det tydligt framgå hur styrelsen är sammansatt. Vanligt är att den ska bestå av ordföranden samt ett antal ledamöter plus suppleanter. De andra posterna i styrelsen så som kassör, vice ordförande samt sekreterare brukar styrelsen själva utse. Det ska också framgå när styrelsen är beslutsmässig, det vanligaste är när minst hälften av ledamöterna är på plats under förutsättning att kallelsen skickats på ett korrekt sätt vilket också bör framgå i stadgarna. 16 Sektioner Om en förening har flera olika verksamheter framgår det i paragraf ett. Däremot bör det finnas med hur de olika verksamheterna är organiserade. Det finns en möjlighet att ha flera olika sektionsstyrelser men det går också att föreningens styrelse sköter flera verksamheter. Beslut om bildande eller nedläggning av sektion tas av föreningens styrelse. Det bör tydligt framgå vem som styr över sektionsstyrelserna, om det är endast årsmötet eller föreningens styrelse. Sen är det väldigt viktigt att klargöra vilka rättigheter och skyldigheter en sektionsstyrelse har gällande exempelvis avtal eller ekonomiska beslut. Då en sektionsstyrelse inte är en juridisk person bör föreningens styrelse granska och godkänna sektionernas verksamhetsplaner och budget.