Protokoll till Styrelsemöte Sävar IK

Transkript

1 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 10 till Styrelsemöte Sävar IK Tid: Plats: Klubbstugan Deltagare: Staffan, Marie, Lars, Per, Karolina och Niclas. Anmält förhinder: - Antecknas av: Niclas Justeras: Ordf. Agenda Nr/ Ärende Ansvarig Innehåll / Syfte / beslut/bilaga tid 1 Inledning och SN Syfte: Fastställa dagordning 2 Incheckning (15 min) SN Niclas: Handbollssäsongen äntligen igång. 9 träningsgrupper varav en jättestor E-ungdomsgrupp. 38 ledare. Kick-off genomförd. En fullpackad säsong framför oss. 13 hemmaarrangemang, träningsläger på Kanarieöarna, ett lag i USM samt flera spelare i våra två länslag. Känslan är god. Per: Tycker också att det är kul att handbollssäsongen är igång. En blandning av den lilla världen att sälja toapapper och den stora vi behöver en ny hall i Sävar. Vi ryms inte. Fotbollssäsongen slut. Avslutning med 30-talet ledare genomförd. Ledare för Herrlaget är en nöt att knäcka. Karolina: Instämmer med att det är väl mycket att göra just nu. Skönt med säsongsbyte. Förstår hur barnen känner det. Mycket på gång, mycket som händer. Lars: Gymnastiken är också igång. Kick-off genomförd med styrelse och ledare med genomgång av Gymnastikens vision och värdegrund (Vision 2020). Träffen omfattade även utbildning i Akut skadeomhändertagande. Marie: Fullt ös i Fotbollssektionen fram till efter Tjejsistan/Höstyran. Cupen blev en riktig succé, med fantastiskt väder. De unga domarna sticker ut särskilt positivt. Nu kvarstår utvärderingen för att spetsa evenemanget ytterligare till nästa år. Staffan: Tjejsistan/Höstyran gav ett extra starkt intryck. Också imponerad över de unga domarna. Tycker alltid att cupen varit välordnad, men tycker att denna var den mest problemfria. Ett annat starkt intryck är att på plats i Kapstaden se LZ 09:or springa omkring med Sävartröjor med ICA Supermarket på bröstet. 3 Föregående NB Föregående protokoll fastställs protokoll (5 min) 4 Öppna aktiviteter (10 min) SN Status uppdaterad, se bifogad lista.

2 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 10 5 Information (10 min) 6 Ekonomi (20 min) 7. Projekt Koll på ekonomin (20 min) 8 Fastighetsförvaltning (20 min) Alla Marie LW, KT Marie (Per och Karolina) Staffan Staffan och Inge har haft ett möte med Arbetsförmedlingen, vilket ledde till en fortsatt förlängning på avtalet med två år. Staffan har också haft ett avstämningssamtal med Inge. Lönerevision för 2014 är genomförd. Motsvarande för 2015 kommer senare. Tidningen Västerbottningen har genomfört en intervju med Staffan om Sävar IK Avstämning av ekonomin Fotbollen: prognosen är att budgeten håller med ett visst positivt resultat. Handbollen: delårsprognosen per 0831 såg ok ut. Det är dock mycket intäkter framför allt deltagaravgifter som förväntas under hösten, varför det fortfarande finns en del osäkerheter. Gymnastiken: ligger ordentligt plus på per Prognosen är dock att vi i slutet av året kommer att hålla budget. SävarCamp kommer att göra ett underskott för året, men där finns ett balanserat plusresultat från tidigare år att ta ifrån. Föreningen som helhet: budgeten ser ut att hålla och vi räknar med ett resultat i balans. Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. NY AKT 41:15. Styrelsen konstaterar att sponsringsfrågan behöver lyftas kommande styrelsemöten. Statusrapport. Projektet har kommit igång. Det har hittills mest handlat om att säkra rutiner och kvalitet, och då främst fotbollssektionen behov av rutiner för till exempel inköp och annat. Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar Iks ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. Utbildningen ska genomföras senast i december. NY AKT 42:15. Styrelsen beslutar om inrättande av fastighetsgrupp med beskrivning och uppdrag enligt bilaga 1. BESLUT 18:15 Styrelsen har fått förslag på följande personer: Hans Johansson, Gymnastiken (sammankallande) och Lars Andersson, Handbollen till fastighetsgrupp. Per uppdras att inkomma med ytterligare ett namn från Fotbollssektionen att komplettera fastighetsgruppen med. Marie avrapporterar fastighetsgruppens bemanning senast 16 nov. NY AKT 43:15

3 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 10 Styrelsen beslutar att uppdra åt Marie att upphandla städning: Lågsäsong (oktober mars) två gånger i månaden, med fokus på kontor, toaletter och kök. Högsäsong (april sept) en gång i veckan. Uppehåll under juli. Fotbollssektionen ansvarar för städning av omklädningsrum. BESLUT 19:15 9 Medlemskapet (15 min) 10 Korpen medlemskap och sektion (15 min) KT, NB Per H Staffan uppdras att utreda frågeställningar till årsmötet om Sävar IKs roll att hyra ut/ställa lokalerna/omklädningsrum till förfogande för EU-migranter och/eller flyktingar. Senast 16 nov. NY AKT 43:15 Styrelsen beslutar att till årsmötet 2016 föreslå att ta bort familjerabatten, samt att sänka den individuella medlemsavgiften till 250 kronor från och med Karolina bevakar det. NY AKT 44:2015. Styrelsen beslutar att Sävar IK ska ansöka om medlemskap i Svenska motionsidrottsförbundet Korpen. BESLUT 20:15 Per uppdras att genomföra ansökan enligt ovan, samt att till nästa ta fram vilka nödvändiga beslut som styrelsen och/eller årsmötet behöver fatta avseende att inrätta en Korpensektion i Sävar IK. NY AKT 45: Årshjul MS, NB Frågan bordläggs till nästa möte 12 Revision Marie Marie informerade om att hon och Lars avser att träffa föreningens revisorer, och sedan rapportera till styrelsen. 13 Strategi, värdegrund, PH, NB Frågan bordläggs till nästa möte varumärke 14 Styrelseplan och SN Frågan bordläggs möten Länsstyrelsens landsbygdsprogram PH + NB Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa styrelsemöte. NY AKT 46: Avtal med Intersport 18 Utvärdering av mötet och avslut (10 min) PH Styrelsen stödjer i princip avtalsförslaget och uppdrar till Per att slutföra förhandlingen. NY AKT 47:2015 Styrelsen uppdrar till Per, Niclas och Lars att utreda hur få till en gemensam lösning för Sävar IK gällande overaller och annat. NY AKT 48:2015 Ett fullspäckat och intensivt möte där vi hunnit med att besluta och/eller informera om aktuellt läge i ekonomin, fastighetsförvaltning, upphandling av städning, Ansökan om medlemskap i Korpen, Ansökan till landsbygdsprogrammet samt intressant sponsoravtal med Intersport. Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande

4 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 10 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 23 aug ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 4:15 Årshjul. Vi fångar upp besluten från det konstituerande mötet. Vi behöver arbeta vidare med årshjul för styrelsen, styrelseplan och mötesplan. Marie och Niclas ger förslag till detta (innehåll och teknik) till nästa möte. MS NB Status (ny, pågår, klar) 16 nov PÅGÅR 14:15 Uppdatera hemsidan med aktuella stadgar, med dokumentet Styrelsens uppgift och arbetssätt samt i övrigt göra en översyn av vilka handlingar som bör finnas under rubriken Om oss 15:15 Nomineringsgrupp Till nästa styrelsemöte skall varje sektion utse en representant till en nomineringsgrupp. Representanten får inte vara en av ledamöterna i styrelsen. OBS! Deltagare från styrelsen i nomineringsgruppen behöver inför årsmötet, ersättas med personer utanför styrelsen. 16:15 Kontakta revisorerna för att dels kolla vilka handlingar de vill ta del av löpande och dels för att bjuda in dem till nästa styrelsemöte. 17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi 22:15 Utforma ett förslag för hur vi ska utforma medlemskapet Karolina och Niclas utforma ett förslag för hur vi ska utforma medlemskapet Sävar IK samt hur medlemsavgifter och medlemsregister ska föras administrativt. NB 15 juni PÅGÅR NB, PH, LW 16 nov Delvis KLAR Pågår 15 nov MS 5 okt Pågår MS 5 okt Pågår NB + KT 5 okt Pågår 25:15 Marie och Karolinas uppdras också att se över lösningar för KT+MS 5 okt Stängd löpande periodisk städning 26:15 Upphandling av periodisk städning under tre månader MS Stängd 28:15 Fastighetsförvaltning. Utredning av frågan vad vi ska ha för direktiv och organisation för skötsel, förvaltning och utveckling av Klubbstugan (grupp, kommitté, rådgivare el dyl). MS i samråd med PH 5 okt Stängd 29:15 Teckna avtal med Sävar Holmöns församling om utvändig fastighetsskötsel för tre månader 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. PH 5 okt Stängd PH 5 okt Pågår 31:15 Avtalen med Sävar Sport och reklamtryck och ICA Sävar PH 16 nov Pågår

5 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 10 behöver ses över 32:15 Avtalet med Intersport behöver ses över och omförhandlas. MS + PH 16 nov Pågår 33:15 Uppföljning budget per sista augusti från sektionerna LW 5 okt Stängd 34:15 Ledarinstruktion för LOK-stödsredovisning upprättas NB, PH, 5 okt Stängd LW 35:15 SävarCamp behöver upprätta en kassörsfunktion. Staffan informerar. SN 5 okt Stängd 36:15 Fotbollssektionen fixar de mest akuta frågorna i fastigheten (omklädningsrum, toaletter) innan Tjejsistan/Höstyran PH 24 sep Stängd 37:15 Sektionerna nominerar in representanter till fastighetsgrupp till Marie. PH, NB, LW 5 okt Stängd 38:15 Förslag på instruktion till fastighetsgrupp MS 15 sep Stängd 39:15 Strategi, värdegrund, varumärke och kommunikation. Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. 40:15 Nomineringsgruppen får i uppdrag att rekrytera en ny ordförande till SävarCamp Likviditetsplan Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar Iks ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. NB, PH 16 nov Pågår PH 30 okt Stängd Lars 15 maj 2016 Ny Marie 15 dec NY Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. 43:15 Uthyrning av omklädningsrum till husvagnsgäster Staffan uppdras att utreda frågeställningar till årsmötet om Sävar IKs roll att hyra ut/ställa lokalerna/omklädningsrum till förfogande för EU-migranter och/eller flyktingar. 44:15 Medlemsavgifter Styrelsen beslutar att till årsmötet 2016 föreslå att ta bort familjerabatten, samt att sänka den Staffan 16 nov NY Karolina 31 jan NY

6 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 10 individuella medlemsavgiften till 250 kronor från och med Karolina bevakar det. Senast 31 jan. 45:15 Korpen. Per uppdras att genomföra ansökan enligt ovan, samt att till nästa ta fram vilka nödvändiga beslut som styrelsen och/eller årsmötet behöver fatta avseende att inrätta en Korpensektion i Sävar IK. 16 nov 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa styrelsemöte. 47:15 Intersport-avtal. Styrelsen stödjer i princip avtalsförslaget och uppdrar till Per att slutföra förhandlingen. Per 16 nov NY PH NB 16 nov NY PH 31 okt NY 48:15 Föreningsoveraller. Styrelsen uppdrar till Per, Niclas och Lars att utreda hur få till en gemensam lösning för Sävar IK gällande förenings-gemensamma overaller etc. PH, NB, LW 15 dec NY

7 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 10 Bilaga 2 Beslutslogg ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 1:15 Revisorernas rapport till årsmötet. Deras fyra Staffan Nov 2015 förbättringspunkter beslutas att åtgärdas dessa för att kunna återrapportera till nästa årsmöte. Referens 2:15 Styrelsens beslut ska framgå av protokoll som delges på hemsidan tillgängliga för föreningens medlemmar. 3:15 Stadgarna är inte uppdaterade. Till årsmöte ska styrelsen lägga fram reviderade stadgar. 4:15 Föreningens huvudstyrelse benämns Sävar IKs styrelse eller enbart styrelsen. Detta ska ingå i reviderade stadgar. Niclas Nov 2015 Staffan Nov 2015 Niclas Nov :15 Staffan är arbetsgivarföreträdare gentemot Inge. Niclas understödjer med framför allt fakta om arbetsgivarens åtaganden, avtal och regelverk. Staffan Nej 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 OK för uppföljning 7:15 Styrelsen beslutar att genomföra Broarna runt och uppdrar till Per att vidtar de åtgärder som behövs för att genomföra broarna runt. Per har därmed styrelsens mandat att kontakta sektionerna för att ta hjälp. Per Nej 8:15 Styrelseplan. Vi arbetar enligt bifogat förslag Niclas Varje möte Biläggs protokoll och agenda 9:15 Vice ordförande Marie Sandström väljs till vice ordförande för styrelsen. Staffan Nej 10:15 Styrelsens uppgift och arbetssätt fastställs. Niclas Oktober Bilaga till Styrelse Hemsidan. 11:15 Uppdatering 31 av stadgarna Delegation Sektionsstyrelserna delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av Niclas Nej Styrelse Hemsidan.

8 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 10 mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 12:15 Fastighetsansvarig Marie utses till styrelsens ansvarige och kontaktperson i fastighetsfrågor. Staffan Nej Styrelse Hemsidan. 13: : 2015 Uthyrningsansvarig Karolina tar över uppgiften som uthyrningsansvarig SävarCamp Beslutas att ta bort den avtalade administrativa avgiften som SävarCamp betalar till Sävar IK. Staffan Nej Styrelse Hemsidan. Lars Nej 15:2015 Sävardagen Sävar IK går in i Sävardagen och betalar in anmälningsavgiften för det. 16:2015 Nomineringsgrupp Styrelsen utser Per Höglund, Anna Sundkvist och Lars Westman till Sävar IKs nomineringsgrupp. Nej Per Nov 2015 Anmärkning: Noteras att detta inte kan utgöra kommande års valberedning, då det är två ledamöter ur styrelsen. 17:2015 Umeå Föreningsråd Styrelsen beslutar att ansöka om medlemskap i Umeå Föreningsråd. 18:2015 Fastighetsgrupp inrättas med instruktion enligt protokoll 5: :15 Städning. Styrelsen beslutar om städning av lokaler och att uppdra åt Marie att upphandla städning: Lågsäsong (oktober mars) två gånger i månaden, med fokus på kontor, toaletter och kök. Högsäsong (april sept) en gång i veckan. Uppehåll under juli. Fotbollssektionen ansvarar för städning av omklädningsrum. Korpen. Styrelsen beslutar att Sävar IK ska ansöka om medlemskap i Svenska motionsidrottsförbundet Korpen. BESLUT 21:15 Staffan Nov 2015 Marie NEJ Marie Nov 2015

9 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 10 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes Mars- april 20 april 2015 Juni 24 maj 2015 Styrelsemöte Styrelsemöte 24 aug Styrelsemöte Halvårsbokslut Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Broarna runt Sävar IK-dagen Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. 5 oktober Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. 16 november Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Minst tre timmar Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

10 Kallelse Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten. Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2015 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.