Agenda styrelsemöte Sävar IK nr

Transkript

1 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av Agenda styrelsemöte Sävar IK nr Tid Söndag , kl Plats: Deltagare: Anm förhinder Övriga inbjudna Protokoll Klubbstugan Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Thomas Lundberg och Marie Sandström, Mattias Arvidsson, Annika Kimmel, Per Höglund och Lars Westman. Carina Holmström, SISU Idrottsutbildarna Förs av Niclas, justeras av Staffan Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 3. Projekt koll på ekonomin Marcus och Marie Carina Carina inleder med att beskriva lite av historien i Sävar IK, några år in på 2000-talet och det stora ekonomiska stålbad som föreningen då var tvungna att göra. Nu är läget ett helt annat. Det är en stabil förening, även om vi vill bli ännu bättre på struktur, riktlinjer, uppföljning och prognosarbete, allt i syfte att bli ännu effektivare. Carinas rekommendationer: Samverkan mellan kassörer Tillgång till Speedledger för alla kassörer Utbildning i Speedledger för kassörer. Säkerställa representation av kassörer och ordföranden i sektionerna i föreningsstyrelsen. Se över rutiner för uppföljning av medlemsavgifter som inte betalas. Carina har ett påbörjat arbete med en ekonomihandbok, som hon gör ett litet referat ifrån. Vi för ett resonemang om det inte också behövs ett styrdokument eller reglemente. Vi för också ett resonemang om utmaningen med att tre sektioner har brutet räkenskapsår (pågående säsong över bokslutet) och hur vi ska hantera det framöver. Carina tar med även denna fråga. Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 17:2016): Staffan Norin , Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, , Kassör Sävar IK Thomas Lundberg, , Ordf (tf) Innebandysektionen Niclas Bromark, , Ordförande handbollssektionen

2 Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 13 Karolina Torgilsson, , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, , Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, , Kassör Korpen motion Marcus uppdras att ta frågan om nya användare i Speedledger med Inge för att få igång behörigheterna till utbildning i januari. NY AKTIVITET 72:16 Vi genomför utbildning ekonomi Speedledger den 15 januari Marcus håller ihop och kallar till utbildningen. NY AKT 73:16 Styrelsen beslutar att bevilja Innebandysektionen och Thomas möjlighet att avropa stöd från Carina Idrottsservice för att få ett bra avslut på 2016 och en bra start på Inledning och runda 2 Dagordning och föregående protokoll med akt 4 Kompletteringar av valberedning Patrik: har haft ett styrelsemöte med Korpensektionen, som kommer att köra igång med verksamhet (prova på-racket) efter nyår. Simon Lundgren är anlitad för att sköta kommunikation. Marcus: har funderat en hel del efter vårt senaste möte. Tycker att vi hade en hel del intressanta diskussioner. Den främsta reflektionen är nödvändigheten att vi i hela processen inte glömmer medlemsperspektivet/-nyttan. Staffan: Skeppsvikskvällen, som var en riktig pärla. Niclas: Gläds åt att seniorhandbollen kommit tillbaka med besked i kommunen. Ser fram emot när vi själva kan ha ett senior eller åtminstone ett U21-lag. Det finns en förhoppning att få till ett damlag till nästa säsong. Karolina: lyfter särskilt upp kiosken, som alltid är öppen då handbollen har helkvällar, som ett mycket lyckat sätt att bygga klubbkänsla och stärka nätverk. Thomas: papperna är inskickade för att lägga ner Sävar IBF och pengarna är överförda till Sävar IK. Just nu arbetar vi med att få till en styrelse till årsmötet. Det idrottsliga inom Innebandysektionen fungerar mycket bra. Föregående protokoll och dagordning fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1. Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) och Ida Westin (fotboll) Staffan uppdras att kontakta valberedningen (Anna och Ida) för att starta arbetet inför årsmötesprocessen (NY AKT 66:16). 5. Omvärld och externt Inget

3 Sävar IK, styrelsen Sida 3 av Sävar IK #tvåpunktnoll 7. Intern verksamhet SN NB (notes kommer) Marcus Vi reflekterar över en mycket lyckad återkopplingskväll i Skeppsvik. Fokusområdena ska redovisa en övergripande plan till den 18 januari. Staffan fortsätter diskussionerna med Linda på SISU om samarbete (projekt) om föreningsutveckling och ledarutbildning under Marcus redovisar aktuellt ekonomiskt läge. Marcus redovisar också förslag för hantering av multiarenan rent bokföringsmässigt, enligt rekommendation från revisorn. Beslutas att (beslut 18:2016) redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande Investering på kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång). Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll. Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga föreningsgemensamma kostnader. Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret. att Multiarenan hanteras enligt följande rekommendation från vår revisor där nyckeln nedan är vår beslutade fördelningsnyckel: Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda principer för fördelning av frivaror från ICA och lämna förslag till den 18 januari. (NY AKTIVITET 70:16) 8 Årsmötet 2017 Marie Styrelsen går genom Maries förslag till rutin för årsmötet Beslutas att (beslut 19:2016) Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram. Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet. Årsmötet är en stående punkt på agendan (dec-april). Staffan uppdras att se över stadgarna för eventuella behov av uppdateringar. Övriga bidrar med inspel. (NY AKT 67:16) Niclas uppdras att ta fram nya mallar för Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan till den 18 januari. (NY AKTIVITET 68:16)

4 Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 13 Marcus uppdras ta fram mall för budget till 18 jan. (NY AKT 69:16) Styrelsemötet genomförs 26 mars, i Klubbstugan. Niclas uppdras att ta fram anmälningsdokument för årsmötet. Tankar om programmet: Beskriva verksamheten idag, göra siffrorna i statistiken levande Multiarenan Vision, verksamhetsidé och värdegrund (enligt #tvåpunktnoll) Framtida utveckling (enligt #tvåpunktnoll) ifrån varje fokusgrupp. 9 Samarbete och sponsring 11 Stipendium Bernadotte PN Staffan uppdras att förbereda diskussion om strategiska samarbeten, specifikt religiösa samfund, till mötet den 19 februari NY AKTIVITET 71:16 Arbetet bedrivs i övrigt i fokusområdet för Sävar IK #tvåpunktnoll Staffan informerar om att föreningen tilldelats ett stipendium om för samarbetet med Life Zone Soccer och Access för deras besök i Sävar sommaren Stipendiet ska i första hand avse resekostnader för sydafrikanska ungdomar. 12 Snöskoter Ett bud har kommit till föreningen avseende en gammal snöskoter. Beslutas att (beslut 20:2016) sälja vår gamla snöskoter Ockelbo -83 till André Olofsson för det angivna budet om kr. 13 Övriga frågor Inget 15 Styrelsen; möten 2016 Nästa möte: Ons 18 jan kl (styrelsemöte ) Uppföljning av #savariktvåpunktnoll efter Skeppsvik2 Sön 19 feb kl Styrelsemöte Sön 12 mars Styrelsemöte Sön 26 mars Årsmöte. Kl Sön 2 april kl Styrelsemöte Sön 7 maj kl Styrelsemöte Sön 11 Juni Styrelsemöte 16 Till nästa möte Diskussion om hantering av domararvoden för Innebandyn 17 Utvärdering av mötet och avslut Viktigt att inte vi jobbar alltför ensamma utan tar hjälp av varandra Viktigt att vi tar oss tid att hantera missförstånd, och reder ut dem Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande

5 Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 13 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 30:15 Avtalet om snöröjning förlängs automatiskt (Per) Marie kollar med fastighetsgruppen och funderar på lösning för snörensning och sandning framför entrén. Status (ny, pågår, klar) MS 30 nov OK 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Ta med Lars inspel angående valberedningsarbetet Notera: Möte den 18 nov (Marie, Marcus, Niclas o Staffan) 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. Uppdatering: Marie tar till mötet 18 januari fram ett förslag till beslut gällande medlemsavgift för kommande två år. Marie MS 20 okt 31 okt 18 januari OK 31:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt. 20 juni: Hemsidan ordnad. Tel-svarsfunktion under utredning kopplat till byte av abonnemang. 27 okt. Telefoni via Sävar Net avslutas och inköp av mobiltelefoni. Kansliet ordnar svarsmeddelande på mejl. SN OK 32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information SN 20 dec Uppdatera d 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB 19 feb 34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 19 feb 37:16 Hemsidan uppdateras med informationen Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information. NB (PH) 30 okt OK 43:16 Valberedning LW, AK 30 sept 27 okt

6 Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 13 Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot från Gymnastiken. Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person. 44:16 Drift, underhålls och investeringsbudget 2017 Fastighetsgruppen uppdras att ta fram en drifts-, underhålls och investeringsbudget MS 20 nov 20 okt OK 48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober Uppdraget uppdateras för att ta fram två alternativ för att lyfta verksamheten eller inte. 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. 50:16 Klubbshopfunktion. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar. Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas. 51:16 Att uppdra till Per och Niclas att uppvakta Umeå fritid angående behovet av belysning på Multiarenan KT Thomas PH 19 feb 30 nov 2 april 30 nov 19 feb PH NB Ej klar 52:16 Sävar IK #tvåpunktnoll Respektive sektionsstyrelse uppdras att innan den 23 november ta ut underlagen till sin respektive sektion för att förankra och för att samtala om dessa utifrån frågeställningarna: Hur lever vi idag upp till Vision, Verksamhetsidé och Värdegrund? Vad behöver vi utveckla? Övriga synpunkter. Resp ordf NB ML SN 23 nov OK Niclas och Marcus får i uppdrag att förbereda underlag för samtliga styrelser inför den 23 nov, samt att bjuda med Linda och boka Skeppsvik. Staffan skickar inbjudan och förbereder program tillsamammans med SISU. 53:16 Allhall Sävar Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen. 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.. PH 31 jan ML 19 feb

7 Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 13 56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår. 57:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10: :16 Marcus gör en översyn på hur kostnaderna för multiarenan ska fördelas inom föreningen till bokslutet. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10: :16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 60:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att leda en arbetsgrupp som ska arbeta med sponsringsfrågan, samt återkomma med förslag till uppdragsspec utifrån underlaget till detta möte. Ett medskick är att det finns ökade möjligheter att sälja reklam för SÄVAR IKs räkning i sporthallen. Till arbetsgruppen tillfrågas också Peter Sundkvist (SN) och Anders Hansson KT. 61:16 Styrelsen uppdrar till Marie att kontakta Sofia för att gå genom rutiner kring attestering, kontering och annat för att hantera det mest akuta. Övrigt kommer i projektet Koll på ekonomin. 62:16 Sävar IK #tvåpunktnoll. Styrelsen fördelar ansvar de olika fokusområdena inför den 23 november (enligt nedan). I ansvarsområdet ligger att förbereda en kort introduktion/presentation av fokusområdet, leda ett samtal vid mötet samt se till detta grupparbete dokumenteras inför mötet den 9 januari (prel). NY AKT 62:16. : 1. Livslångt idrottande (inkl evenemang) Karolina & Lars 2. Kommunikation Niclas 3. Anläggningar och arenor Per 4. Sponsring & partnerskap Patrik Nyström 5. Utbildning Staffan 63:16 Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete. 64:16 Thomas kontaktar kassör Sofia Lindsjö och tillfrågar henne om att ersätta Annika i föreningsstyrelsen, samt meddelar styrelsen efter besked. 65:16 Styrelsen förbereder en diskussion angående föreningsgemensam policy kring ledarnas medlemsavgifter till styrelsemötet 18 februari. Respektive sektionsordförande redovisar till detta tillfälle hur det såg ut med ledarnas medlemsavgifter SN Februar i PN 19 feb ML OK ML Januari PN (KT, SN) OK MS 15 nov OK SN Samt övriga enligt spec 18 jan OK SN 19 feb TL 15 nov OK NB 18 feb NY

8 Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 13 66:16 Staffan uppdras att kontakta valberedningen (Anna och Ida) för att starta arbetet inför årsmötesprocessen 67:16 Staffan uppdras att se över stadgarna för eventuella behov av uppdateringar. Övriga uppdras att bidra med inspel. 68:16 Niclas uppdras att ta fram nya mallar för Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan SN 19 feb NY SN 18 jan NY NB 18 jan NY 69:16 Marcus uppdras att ta fram mall för budget ML 18 jan NY 70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag 71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund 72:16 Marcus uppdras att ta frågan om nya användare i Speedledger med Inge för att få igång behörigheterna till utbildning i januari. 73:16 Vi genomför utbildning ekonomi Speedledger den 15 januari Marcus håller ihop och kallar till utbildningen. PN 18 jan NY SN 19 feb NY ML 20 dec NY ML 31 dec NY

9 Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 13 Bilaga 2 Beslutslogg/ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice Marie Okt 2015 OK för uppföljning Ref Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för :2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5: :2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. 8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. 9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske. 10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet. 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Marcus Per September Ok Nej Marcus Nej Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr OK 4:2016 Marcus September Styr 4:2016 Ok Niclas Oktober Inte klart Niclas - Staffan - Marcus Per Då projektet är slutrapporterat Marcus Feb 2017

10 Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 13 Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år :2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan Per 30 nov Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren Styrelsen beslutar: Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag. 14:2016 Offert avseende revision Styrelsen beslutar: (27 sep) Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten Redovisningstjänster. Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson. 15:2016 Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från (27 sep) Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. 16:2016 Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och (27 okt) framåt. Kompletterar beslut 11: :2016 Speedledger Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016): Staffan Norin , Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, , Kassör Sävar IK Thomas Lundberg, , Ordf (tf) Innebandysektionen Per Ingen Marcus Ingen Per Feb 2017 Marcus Feb 2017 Marcus Nej

11 Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 13 Niclas Bromark, , Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, , Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, , Kassör Korpen motion 18:2016 () Multiarenan ekonomi Beslutas att redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande Marcus I anslutning till bokslutet Investering på kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång). Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll. Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga föreningsgemensamma kostnader. Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret. 19:2016 Årsmötet Beslutas att Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram. Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet. Årsmötet är en stående punkt på agendan (dec-april). MS April

12 Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 13 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse 2016 och framåt Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

13 Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 13 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.