Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr

Transkript

1 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 9 Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr Tid, kl Plats: Klubbstugan Sävar Deltagare: Mattias Arvidsson, Niclas Bromark, Per Höglund, Annika Kimmel, Marcus Larsson, Staffan Norin, Marie Sandström, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Anm förhinder Patrik Nyström Medverkande Jonny Hjelm, Umeå Universitet (kl ) Protokoll Förs av Niclas, justeras av Staffan Agenda Nr/ tid Föreningsdemokrati Ärende Ansvarig Beslut/bilaga Inledning och dagordning 2 Styrelsens arbetssätt Per H SN Marcus Jonny Hjelm, Umeå Universitet föreläser om en aktuell studie på föreningsdemokrati som kommer att presenteras den 12 maj. Styrelsen reflekterar och diskuterar kort efteråt. Alla delar bilder och intryck från föreningens bilder Dagordningen fastställs. Genomgång och diskussion om styrelsens uppgift och arbetssätt som framgår av bilaga 4. Styrelsen beslutade att göra några mindre justeringar. Staffan och Niclas återkommer med förslag till styrelsens årsplan till nästa möte. NY AKT 27:16 Styrelsen antar också beskriven Prio-matris som pedagogisk vägledning, och den läggs som bilaga till kommande inbjudan och agenda. 3 Föregående protokoll 4 Öppna aktiviteter NB SN Föregående protokoll fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga Info externt: Alla Inbjudan från Umeå föreningsråd till möte den 18 maj. Styrelsen utser Marie till föreningens kontaktperson mot Umeå föreningsråd. Staffan informerar Umeå föreningsråd. Ny AKT 28:16 Intervju med Staffan med anledning av handbollslag med regnbågsbindel, som spelades in och sedan publicerades på nätet.

2 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 9 6. Intern verksamhet 7. Sektionernas styrelser, verksamhetspl an, och budget Marcus Niclas Marie Per Staffan Ekonomi Styrelsen stöder förslaget till ny fördelningsnyckel enligt redovisat underlag, som ska användas för att fördela föreningsgemensamma kostnader och intäkter. Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte utreda ta farm förslag gällande: - om nyckeln ska användas för debitering av föreningsgemensam kostnad/intäkt redan om aktiv i idrott (motsvarar antal deltagare) eller deltagartillfällen ska användas, - om Innebandysektionen ska ingå i fördelning utifrån omfattning på verksamhet 2015 NY AKT 29:16 Marcus informerar om ny administrativ rutin för ersättning/ subvention av medlemsavgifter, utifrån styrelsens principbeslut vid förra mötet. Styrelsen godkänner att kassören fastställer rutinen, men noterar att principfrågan om medlemsavgiften behöver upp på styrelsens bord igen i höst. Styrelsen beslutar även den generella principen att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). BESLUT 3:2016. Fastighetsgrupp. Beslut om uppdrag/direktiv kommer 15 juni Styrelsen uppdrar och ger mandat till Karolina och Marie att teckna ett kompletterande avtal kring den upphandlade städningen rörande förbrukningsvaror och annat. NY AKT 30:16 Staffan och Marcus rapporterar om kanslifunktionen. Styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte ta fram rutiner för att klara av kanslifunktionen under kommande Inges semester. NY AKT 31:16 Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt. NY AKT 32:16 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 4:2016. Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större

3 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 9 betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. Beslut 5: Värdegrundsoch strategiarbete Marcus o Niclas Frågan ströks av tidsskäl. En Doodle är ute för att hitta datum för kick-off i höst. Det finns också ett påbörjat arbete för att genomföra en samlad ledarsamling vid två tillfällen innan 1/7 i syfte att skapa underlag och ge inspel till fortsatt process. 9. Broarna runt Per H Frågan om medlemskap för att springa broarna runt hanteras av Korpen Motion och mejlas ut för information. Nödvändiga beslut i frågan av ordföranden. Information om samtal i frågan efter mötet: Korpen Motion erbjuder deltagande i Broarna runt utan krav på medlemskap. Samtidigt gör sektionen en aktiv marknadsföring och alla deltagare tillfrågas och föreslås att bli medlem (och betala medlemsavgift). Sektionen ska också överväga om vinster kan lottas ut till de deltagare som har eller skaffar medlemskap. 10. Sävar Nytt Redaktionsråd Frågan behandlades under genomgång av öppna aktiviteter då förslaget inte var klart. 11 Sävar IBF (om tid medges) 12 Styrelsen; plan och möten Annika. Niclas, Marie SN Frågan ströks av tidsskäl Marie SN 13 Övriga frågor Inga sådana. Nästa möte 19 juni i Klubbstugan Datum: 16 aug, 27 sep, 27 okt, 4 dec Datum för ekonomiutbildning. 14 Utvärdering av mötet och avslut Ordföranden avslutade styrelsemötet. Antecknas av : Niclas Bromark Sekreterare Justeras av: Staffan Norin Ordförande

4 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 9 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 10 maj 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. Status (ny, pågår, klar) PH 15 juni Likviditetsplan Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. Lars, ML 15 juni :15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. - Arbetet behöver också förhålla sig till punkt 5 och 6 i revisionsrapporten till årsmötet Marie, ML 8 maj 15 juni Uppdatera d med revisionssynpunkter Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering till ny multiarena till B-plan till kommunen PH NB Septem ber Akt reviderad 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till principiell bemanning. PH NB 10 augusti 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp MS 15 juni PH 10 augusti 53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda KT / MS 10 juni 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 8 maj 15 juni

5 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning ML 15 juni 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden Marie + 15 juni hanteras ML 14:16 Råd för föreningsförsäljning. Det har kommit förfrågningar om ett behov av att starta ett råd för föreningsförsäljning som träffas någon/några gånger per år för att samordna LW 8 maj OK försäljning för att undvika krockar och konkurrens om försäljningen. Gymnastiken är sammankallande. Lars uppdras organisera ett sådant råd senast den 31 mars och ta fram enkla riktlinjer för rådets uppgift. Styrelsen uppdrar till varje sektion att bemanna ett sådant råd med minst en representant. 15:16 Protokoll från konstituerande styrelsemöte NB Snarast OK 16:16 Samtliga i styrelsen kvalitetssäkrar sina kontaktuppgifter på hemsidan. Alla 30 april OK 17:16 Förslag till på digital arbetsyta för arbetsmaterial och dokumentation (delning, kalender) NB, PN 15 juni 18:16 Arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av KT 15 juni Klubbstugan. 19:16 Ta fram ett förslag på upplägg för upphandling av revision ML 15 juni 20:16 Lars och Per uppdras att ta fram förslag på ledamöter till valberedningen 21:16 Marcus uppdras att med stöd av P-A Enqvist, Fotbollen ta fram en föreningsgemsamma rutiner, kriterier och kommunikation för barn och ungdomar som har behov av och vill söka ekonomiskt stöd för sina aktiviteter. 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. 23:16 Marcus uppdras att utforma administrativa rutiner för hur sektionerna ska gå till väga för att ersätta ledare för medlemsavgifter för :16 Föreningsråd och Sävardagen Patrik (genom Korpen motion) tar på sig att svara för förberedelsearbetet för Sävardagen efter samråd med André på Sävaråkyrkan, samt återkopplar styrelsens bedömning av Sävar Iks roll i föreningsrådet. LW, PH 15 juni ML 15 juni MS 31 okt ML 8 maj OK PN 8 maj OK 25:16 Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring. SN 31 oktober

6 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 9 26:16 Semester-rutin. Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte ta fram rutiner för att klara av kanslifunktionen under semesterperioder. 27:16 Styrelsens uppgift. Genomgång och diskussion om styrelsens uppgift och arbetssätt som framgår av bilaga 4. Styrelsen beslutade att göra några mindre justeringar. Staffan och Niclas återkommer med förslag till styrelsens årsplan till nästa möte. 28:16 Umeå föreningsråd. Styrelsen utser Marie till föreningens kontaktperson. Staffan informerar Umeå föreningsråd. 29:16 Fördelningsnyckel Styrelsen stöder förslaget till ny fördelningsnyckel enligt redovisat underlag, som ska användas för att fördela föreningsgemensamma kostnader och intäkter. ML 15 juni NY NB o SN 15 juni NY SN 31 maj NY ML 15 juni NY Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte utreda ta farm förslag gällande: - om nyckeln ska användas för debitering av föreningsgemensam kostnad/intäkt redan om aktiv i idrott (motsvarar antal deltagare) eller deltagartillfällen ska användas, - om Innebandysektionen ska ingå i fördelning utifrån omfattning på verksamhet :16 Städavtal. Styrelsen uppdrar och ger mandat till Karolina och Marie att teckna ett kompletterande avtal kring den upphandlade städningen rörande förbrukningsvaror och annat. KT MS och 15 juni NY 31:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte ta fram rutiner för att klara av kanslifunktionen under kommande Inges semester. 32:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt. ML 15 juni NY SN 15 Juni NY

7 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 9 Bilaga 2 Beslutslogg /ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice Marie Okt 2015 OK för uppföljning Referens Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för :2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5: :2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. Marcus Per September Nej Marcus Nej Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr 4:2016 Marcus September Styr 4:2016

8 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 9 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (utkast) Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes Mars- april 10 april 2016 Styrelsemöte Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Minst tre timmar Maj- Juni Styrelsemöte Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. Aug sep Styrelsemöte Halvårsbokslut Okt Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Nov dec Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

9 Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.