Protokoll från styrelsemöte Sävar IK nr

Transkript

1 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 12 från styrelsemöte Sävar IK nr Tid, kl Plats: Deltagare: Anm förhinder Medverkande Klubbstugan Sävar Mattias Arvidsson, Niclas Bromark, Per Höglund, Annika Kimmel, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström Marie Sandström, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Thomas Lundberg (adj) Förs av Niclas, justeras av Staffan Agenda Nr/ tid 1. Inledning och dagordning Ärende Ansvarig Beslut/bilaga SN Staffan: har varit på flera söndagar med Broarna runt, som varit helt fantastiska arrangemang. Det har också mycket potential, en bra bas. Också en utmärkt idé att koppla ihop det med vårt stöd till Sydafrika. Annika: Jordgubbs- och glassförsäljningen har verkligen varit en succé. Det drar in bra med pengar och är bra jobb för ungdomarna. De har också tagit bra ansvar och löst problem när de uppstått. Från och med nu kan man ju också betala med kort. Per: Jordgubbs- och glassförsäljningen. Dels är det en väldigt bra inkomstkälla men också en bra möjlighet till arbete för ungdomarna. Det positionerar dessutom varumärket Sävar IK bra centralt i byn. Niclas: Sävar IK var valberedning för Västerbottens handbollförbund till årsmötet för två veckor sedan. Inte nog med att vi lyckades utöka och förstärka styrelsen så att den blev 50/50 kvinnor/män, vi lyckades också få till en stadgeändring så att styrelser i framtiden som sämst ska ha en fördelning kvinnor/män på 40/60. Vi tror att det är det första specialdistriktsförbundet i Västerbotten som har det och det känns det roligt att ha varit med och bidragit till. Karolina: handbollssektionen hade ett stånd på Sävar marknad, vilket blev mycket lyckat. Det finns korv, ost och grilltillbehör kvar för den 19 juni 2016 Marcus: båda pojkarna spelar fotboll och jag är stolt över att vi är duktiga att vi fostrar bra fotbollsspelare i Sävar IK. Att vi rullar ut bollen och försöker lira på riktigt, även om det kanske inte är resultatmässigt alltid är optimalt. Mattias: Broarna runt har varit mycket positivt. Massor av engagemang från många. Patrik: sitter just nu och förbereder cuperna i höst och slås av hur snabbt cupen fylls upp av anmälningar. Det har verkligen blivit en bra och populär cup, något att vara stolt över.

2 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 12 Lars: gymnastiken har också gått på semester, med en god känsla i kroppen. Till hösten ska Sävar IK arrangera Ling-dagen på Gammlia med ca 1000 deltagare. Marie: Rogers café har verkligen blivit bra och populärt. Vi ska göra ett avslut och en avstämning innan uppehållet. Thomas: Innebandyn har semester. Säsongen har varit bra. damlaget har gått bra. Vi är nog det enda laget i division I som har trupp och ledare klart för hösten. Dagordningen fastställs. 2 Föregående protokoll 3 Öppna aktiviteter 4 Styrelsens arbetssätt NB SN Staffan Niclas Patrik Föregående protokoll fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1. Styrelsen fastställer styrelsens arbetsplan (reviderad bilaga 3) Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bildoch dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). (BESLUT 6:2016) Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen till senast 1 september. (NY AKTIVITET 33:16) Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. (BESLUT 7:2016) Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den aug meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. (NY AKTIVITET 34:16) Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. (BESLUT 8:2016) Prioriteringsmatrisen ska finnas med som bilaga till agenda. 5. Info externt: Alla Ny intervju med Staffan med anledning av handbollslag med regnbågsbindel, spelades in men publicerades inte denna gång. Patrik rapporterar om priset Årets Idrottsförening, där Sävar IK även detta år gått till final tillsammans med fyra andra föreningar. Årets idrottsförening blev Tärna IK fjällvinden. 6. Intern verksamhet Marcus Niclas Marie Per Staffan Niclas informerar om uppdateringen av IdrottOnline, en sedan länge efterlängtad av världens största episerver lösning, som bland annat förenklat hemidesarbetet och dokumenthantering avsevärt. Alla som jobbar med hemsidor i IdrottOnline uppmanas att gå in och lära sig.

3 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 12 Staffan rapporterar om översiktligt om ekonomin efter samverkan med Inge. Noteras att medlemsintäkterna från 2016 hittills överstiger dessa intäkter 2015, och att inga större avvikelser från budget är kända. Marcus uppdras att göra en ekonomisk uppföljning och rapportering vid nästa styrelsemöte. (NY AKTIVITET 35:16) Styrelsen beslutar att de i frivaror som Innebandyn tagit med sig tillförs Innebandysektionen. Per uppdras till nästa styrelsemöte att redovisa hur vi hanterar frivaror och fördelar mellan sektioner för 2016 i övrigt. 10 aug. (NY AKTIVITET 36:16). Marcus redovisar principer och förslag till fördelningsnyckel för kostnader och intäkter (i dagsläget endast så kallade frivaror). Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017 Marcus uppdras att dokumentera principer och tillämpning av fördelningsnyckeln enligt beslut 11:16, i en rutin inför fördelning år 2016, senast 31 okt (NY AKT 40:16) Marcus rapporterar om arbetet med projektet i Koll på ekonomin. Styrelsen stödjer förslag till syfte och Marcus/Marie återkommer med förslag till projektdirektiv samt förslag till utbildning med målgrupp och datum. (SE AKT 42:15). Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni 2016 inte får ske. (BESLUT 9:2016). Respektive ordförande informerar sektioner och Marcus informerar Inge. (NY AKT 35:16) Styrelsen beslutar; att hemsidan uppdateras med informationen Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information. (NY AKTIVITET 37:16) att Patrik tar fram en rutin för handläggning av dessa ärenden (kriterier mm) (NY AKTIVITET 38:16).

4 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av Fastighet och anläggningar 8. Värdegrundsoch strategiarbete 9 Ledamöter till valberedning 10. Årsmötesprocessen Per Marie/Per Karro Marcus o Niclas Lars Per Marie Sävar IK har beviljats medel (400 kkr från Idrottslyftet samt 420 kkr från Landsbygdsfonden) för byggande av Multiarena. Det är dock 180 kkr mindre än vi budgeterat med. Ett stort tack till i första hand Per för ett framgångsrikt och omfattande arbete med planering och ansökniningar. Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed i budget avdela ytterligare 360 kkr från det egna kapitalet. (BESLUT 10:2016) Marcus uppdras att undersöka hur det extra tillskottet till multiarenan från vårt egna kapital bokföringsmässigt ska hanteras (eventuell investering) och fördelas internt inom föreningen. (NY AKT 39:16). Per uppdras att i första hand med stöd av Mattias och Marcus driva arbetet vidare, identifiera fortsatta åtgärder och hålla styrelsen informerad. (SE AKT 46:15) Niclas redovisade mycket kortfattat upplägget med Värdegrundsoch strategiarbete som skickats till styrelsen inför mötet. Styrelsen beslutar att genomföra kick-off helgen för styrelsen augusti, och att driva arbetet vidare enligt förslaget. Respektive sektionsordförande uppdras att söka finansiering från eget Specialförbunds (SF) Idrottslyft för att få bidrag till hela. Niclas uppdras att handla upp en lämplig anläggning för att genomföra detta på internat. Upphandlingen stäms av med Staffan. (NY AKT 42:16). Lars och Per arbetar med förslag men är ännu inte klara. Frågan bordläggs till senare möte. 11 Sävar IBF (om tid finns) Annika. Niclas, Marie Frågan bordläggs. 12 Övriga frågor Attester och kontering. Marie påminner om vikten att göra rätt. 13 Styrelsen; plan och möten Utvärdering av mötet och avslut Nästa möte 16 aug i Klubbstugan. Annika meddelar förhinder. Kick off styrelsernas strategiarbete: augusti Kommande möten: 27 sep, 27 okt, 4 dec Deltagarna utvärderade mötet, och ordföranden tackade och avslutade styrelsemötet.

5 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 12 Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 19 juni 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. PH 15 juni 31 aug Status (ny, pågår, klar) Likviditetsplan Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. Staffan och Inge har stämt av och det ser bättre ut i år. Vid behov har Inge uppdraget att sälja av värdepapper. Lars, ML 15 juni 10 aug OK 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. - Arbetet behöver också förhålla sig till punkt 5 och 6 i revisionsrapporten till årsmötet Marie, ML 15 juni 10 aug Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. Projektets innehåll ska uppdateras med revisions-synpunkter 20 juni: Styrelsen stödjer förslag till syfte och Marcus/Marie återkommer med förslag till projektdirektiv samt förslag till utbildning med målgrupp och datum. 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering till ny multiarena till B-plan till kommunen KLAR PH NB 10 aug

6 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av juni: Per uppdras att i första hand med stöd av Mattias och Marcus driva arbetet vidare, identifiera fortsatta åtgärder och hålla styrelsen informerad. 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till principiell bemanning. PH NB 10 augusti 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp MS 10 augusti PH 10 augusti 53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda 20 juni: Avtal finns nu. Karolina tillser att Frida Grönlund skriver under avtalet då hon är och städar. (Se akt 30:16) KT / MS 10 juni OK 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 15 juni 10 aug 5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning ML 15 juni OK 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras 17:16 Förslag till på digital arbetsyta för arbetsmaterial och dokumentation (delning, kalender) Marie + ML 15 juni 10 aug NB, PN 15 juni OK 18:16 Arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av KT 31 aug Klubbstugan. 19:16 Ta fram ett förslag på upplägg för upphandling av revision ML 15 juni 10 aug 20:16 Lars och Per uppdras att ta fram förslag på ledamöter till valberedningen LW, PH 10 aug 21:16 Marcus uppdras att med stöd av P-A Enqvist, Fotbollen ta fram en föreningsgemsamma rutiner, kriterier och kommunikation för barn och ungdomar som har behov av och vill söka ekonomiskt stöd för sina aktiviteter. Uppdraget har tagits över av Patrik 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. 25:16 Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring. ML 15 juni OK MS 31 okt SN 31 oktober

7 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 12 26:16 Semester-rutin. Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte ta fram rutiner för att klara av kanslifunktionen under semesterperioder. 20 juni: Marcus ordnar en lösning för 2016, och informerar styrelsen via mejl. 27:16 Styrelsens uppgift. Genomgång och diskussion om styrelsens uppgift och arbetssätt som framgår av bilaga 4. Styrelsen beslutade att göra några mindre justeringar. Staffan och Niclas återkommer med förslag till styrelsens årsplan till nästa möte. ML NB o SN 15 juni 30 juni 15 juni OK 28:16 Umeå föreningsråd. Styrelsen utser Marie till föreningens kontaktperson. Staffan informerar Umeå föreningsråd. 29:16 Fördelningsnyckel Styrelsen stöder förslaget till ny fördelningsnyckel enligt redovisat underlag, som ska användas för att fördela föreningsgemensamma kostnader och intäkter. SN 31 maj Ok ML 31 okt Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte utreda ta farm förslag gällande: - om nyckeln ska användas för debitering av föreningsgemensam kostnad/intäkt redan om aktiv i idrott (motsvarar antal deltagare) eller deltagartillfällen ska användas, - om Innebandysektionen ska ingå i fördelning utifrån omfattning på verksamhet :16 Städavtal. Styrelsen uppdrar och ger mandat till Karolina och Marie att teckna ett kompletterande avtal kring den upphandlade städningen rörande förbrukningsvaror och annat. KT MS och 10 aug 31:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt. SN 15 Juni 20 juni: Hemsidan ordnad. Tel-svarsfunktion under utredning kopplat till byte av abonnemang. 32:16 Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen till senast 1 september. SN 10 aug NY NB 10 aug NY 34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 20 aug NY

8 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 12 35:16 Marcus uppdras att göra en ekonomisk uppföljning och rapportering vid nästa styrelsemöte. (NY AKTIVITET 35:16) 36:16 Per uppdras till nästa styrelsemöte att redovisa hur vi hanterar frivaror och fördelar mellan sektioner för 2016 i övrigt. 10 aug. 37:16 Hemsidan uppdateras med informationen Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information. 38:16 Ta fram en rutin för handläggning av ärenden som rör ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. 39:16 Marcus uppdras att undersöka hur det extra tillskottet till multiarenan från vårt egna kapital bokföringsmässigt ska hanteras (eventuell investering) och fördelas internt inom föreningen. ML 30 juni NY PH 10 aug NY NB 10 aug NY PN 10 aug NY ML 10 aug NY 40:16 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni 2016 inte får ske. (BESLUT 9:2016). Respektive ordförande informerar sektioner, Marcus informerar Inge. ML + Ordf sektion 30 juni NY 41:16 Marcus uppdras att dokumentera principer och tillämpning av fördelningsnyckeln enligt beslut 11:16, i en rutin inför fördelning år 2016, senast 31 okt :16 Värdegrunds- och strategiarbete Styrelsen beslutar att genomföra kick-off helgen för styrelsen augusti, och att driva arbetet vidare enligt förslaget. Respektive sektionsordförande uppdras att söka finansiering från eget Specialförbunds (SF) Idrottslyft för att få bidrag till hela. Niclas uppdras att handla upp en lämplig anläggning för att genomföra detta på internat, och stämma av med Staffan. ML 31 okt NY NB 10 aug NY

9 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 12 Bilaga 2 Beslutslogg /ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice Marie Okt 2015 OK för uppföljning Referens Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för :2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5: :2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Googlelösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. Marcus Per September Nej Marcus Nej Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr 4:2016 Marcus September Styr 4:2016 Niclas Niclas - Oktober

10 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av 12 8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. 9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske. Staffan - Marcus 10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet. 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017 Per Marcus Då projektet är slutrapporter at

11 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 11 av 12 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse 2016 och framåt Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats Konstituering av styrelsen Genomfördes efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

12 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 12 av 12 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. et fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.