Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr

Transkript

1 PROTOKOLL Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr Tid Onsdag , kl (därefter strategiarbetet Sävar IK tvåpunktnoll) Plats: Deltagare: Anm förhinder Övriga inbjudna Protokoll Klubbstugan Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Thomas Lundberg och Marie Sandström, Mattias Arvidsson, Annika Kimmel, Per Höglund och Lars Westman Annika Kimmel, Marie Sandström Förs av Niclas, justeras av Staffan Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1. Inledning 2 Dagordning och föregående protokoll med akt 3. Omvärld och externt 4 Årsmötet 2017 Marie (SN) Föregående protokoll och dagordning fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1. UTGÅR Staffan rapporterar om Valberedningens arbete, som löper på mycket bra. Staffan har bistått med ett enkelt uppdrag och ger i övrigt stöd. Staffan föredrar förändringarna i stadgarna. Styrelsen ska besluta om dessa, förslag till årsmötet, vid styrelsemötet den 19 februari. Styrelsen anser att förslag till vision etc. är bra och tas med i stadgar. Tidigare målsättningar tas bort. Övriga synpunkter in till Staffan senast den 12 februari. Därefter slutjusteras förslaget. Niclas föredrar mallar för verksamhetsberättelse och -plan som ligger på G-drive. Marcus föredrar mall för budget till 18 jan som också ligger på G- drive. Carina Holmström, Idrottsservice kommer att bistå med rådgivning även framgent. Staffan och Marie föreslår efter analys att medlemsavgifterna ska kvarstå till nästa år samt att föreslå årsmötet att ge styrelsen

2 Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 11 mandat att fatta beslut om medlemsavgift för Styrelsen fattar beslut vid nästa möte Niclas uppdras att lägga upp nyheten om årsmötet på webben. (NY AKTIVITET 6:17 ) 5. Sävar IK #tvåpunktnoll 6. Intern verksamhet SN NB (notes kommer) Marcus Syfte: Kort stämma av kvällens program och fortsatt process Fokusområdena redovisas övergripande till den 18 januari. Staffan fortsätter diskussionerna med Linda på SISU om samarbete (projekt) om föreningsutveckling och ledarutbildning under Styrelsen föreslår att Staffan arbetar vidare utifrån en projektidé med föreningsutveckling och en projektanställning. Det innebär i så fall ca 250 tkr/år i snitt under 2,5 år. Marcus rapporterar om genomförd utbildning Speedledger och ekonomi som Carina Holmström Idrottsservice genomförde. I anslutning till detta arbetades det också fram en Ekonomihandbok Sävar IK, som kommer att beslutas och publiceras under våren. Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. (NY AKTIVITET 1:17 ) Kommenterad [NB(V1]: Marcus uppdras att följa upp att vi genomför avskrivning av multiarenan enligt konstens regler och enligt tidigare fattat styrelsebeslut. (NY AKTIVITET 2:17) Marcus uppdras att tillse att Inge bokar upp de projektbidrag för multiarenan, som vi inte fått, som en fordran. (NY AKTIVITET 3:17) Patrik och Per uppdras att göra en efterkalkyl på multiarenan till styrelsemötet 19 februari. (NY AKTIVITET 4:17) Styrelsen beslutar att utse Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari (BESLUT 1:2017) 7. Sävar Camp 2017 Per H? Per rapporterar om arbetet med SävarCamp, som startat arbetet för året. SävarCamp kommer att ha en något mindre projektgrupp kommande år. SävarCamp räknar med en stor grupp sommarjobbande då kullen födda 2000 är stor. SävarCamp räknar med ett bra samarbete med Life Zone Soccer då ett lag födda 05/06 kommer att finnas på plats under den andra veckan efter midsommar. 8. Besöket från Sydafrika bidrag Mattias uppdras att till styrelsemötet 19 februari utreda möjligheten att lägga SävarCamp organisatoriskt hos Korpensektionen. (NY AKTIVITET 5:17) Staffan informerar om sommarens utbyte med Life Zone Soccer, som detta år kommer med två lag, födda 05/06 samt 99/00. Staffan informerar om att föreningen tilldelats bidrag från Umeå Kommun på 24 tkr för samarbetet med Life Zone Soccer och deras

3 Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 11 besök i Sävar sommaren Sävar Ik har tidigare fått ett bidrag om 98 tkr från Bernadottes minnesfond. Fotbollssektionen uppdras att ta ansvar för det första gänget, födda 05/06, som är här under SävarCamp (25-29/6). Access tar ansvar för den äldre gruppen som kommer 30/6 2/7. Staffan (Access och SIK) svarar för koordinering övergripande och Per ansvarar för Sävar IK fotboll och koppling med Sävar Camp. 9. Domararvoden för Innebandyn TL Frågan är löst och behöver inte behandlas. 10 Övriga frågor Inget 11 Styrelsen; möten 2016 Nästa möte: Sön 19 feb kl Styrelsemöte Sedan tidigare beslutade mötesdatum: Sön 12 mars Styrelsemöte Sön 26 mars Årsmöte. Kl Sön 2 april kl Styrelsemöte Sön 7 maj kl Styrelsemöte Sön 11 Juni Styrelsemöte Lars anmälde problem med mötestiderna pga träning. Staffan ser över alternativ. 12 Till nästa möte Uppföljning av 2016 års beslut (se bif) 13 Slut Antecknas av : Niclas Bromark Sekreterare Justeras av: Staffan Norin Ordförande

4 Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 11 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 4 dec 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. Uppdatering: Marie tar till mötet 18 januari fram ett förslag till beslut gällande medlemsavgift för kommande två år. MS 18 januari Status (ny, pågår, klar) 32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information KT 20 dec Uppdatera d 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB 19 feb 34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 19 feb 43:16 Valberedning Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot (Ida Westin). Det saknas någon från Gymnastiken. Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person. 48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober Uppdraget uppdateras för att ta fram två alternativ för att lyfta verksamheten eller inte. 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. LW, AK 20 dec KT 19 feb Thomas 2 april 50:16 Klubbshopfunktion. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar. Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas. PH 19 feb

5 Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 11 53:16 Allhall Sävar Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen. 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.. 56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår. 57:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10: :16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 63:16 Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete. 65:16 Styrelsen förbereder en diskussion angående föreningsgemensam policy kring ledarnas medlemsavgifter till styrelsemötet 18 februari. Respektive sektionsordförande redovisar till detta tillfälle hur det såg ut med ledarnas medlemsavgifter :16 Staffan uppdras att kontakta valberedningen (Anna och Ida) för att starta arbetet inför årsmötesprocessen 67:16 Staffan uppdras att se över stadgarna för eventuella behov av uppdateringar. Övriga uppdras att bidra med inspel. 68:16 Niclas uppdras att ta fram nya mallar för Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan PH 31 jan ML 4 dec 19 feb 12 mar SN 19 feb PN 19 feb ML 12 mar SN 19 feb NB 18 feb SN 19 feb OK SN 18 jan OK NB 18 jan OK 69:16 Marcus uppdras att ta fram mall för budget ML 18 jan OK 70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag 71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund 72:16 Marcus uppdras att ta frågan om nya användare i Speedledger med Inge för att få igång behörigheterna till utbildning i januari. 73:16 Vi genomför utbildning ekonomi Speedledger den 15 januari Marcus håller ihop och kallar till utbildningen. PN 19 feb SN 19 feb ML 20 dec OK ML 31 dec OK

6 Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 11 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. 2:17 Marcus uppdras att följa upp att vi genomför avskrivning av multiarenan enligt konstens regler och enligt tidigare fattat styrelsebeslut. 3:17 Marcus uppdras att tillse att Inge bokar upp de projektbidrag för multiarenan, som vi inte fått, som en fordran. 4:17 Patrik och Per uppdras att göra en efterkalkyl på multiarenan till styrelsemötet 19 februari. 5:17 Mattias uppdras att till styrelsemötet 19 februari utreda möjligheten att lägga SävarCamp organisatoriskt hos Korpensektionen. 6:17 Årsmötet Staffan föredrar förändringarna i stadgarna. Övriga synpunkter in till Staffan senast den 12 februari. Därefter slutjusteras förslaget. Niclas föredrar mallar för verksamhetsberättelse och -plan som ligger på G-drive. Marcus föredrar mall för budget till 18 jan som också ligger på G-drive. Medlemsavgifterna ska kvarstå till nästa år samt att föreslå årsmötet att ge styrelsen mandat att fatta beslut om medlemsavgift för Styrelsen fattar beslut vid nästa möte Niclas uppdras att lägga upp nyheten om årsmötet på webben. ML 19 feb NY ML? NY ML 19 feb NY PN 19 feb NY PA 19 feb NY SN 19 feb NY ML SN NB Kommenterad [NB(V2]:

7 Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 11 Bilaga 2 Beslutslogg/ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice Marie Okt 2015 OK för uppföljning Ref Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för :2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5: :2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. 8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. 9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske. 10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet. 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Marcus Per September Ok Nej Marcus Nej Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr OK 4:2016 Marcus September Styr 4:2016 Ok Niclas Niclas Staffan Marcus Per Oktober Inte klart Ingen uppf Ingen uppf Ingen uppf Då projektet är slutrapporterat Marcus Feb 2017

8 Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 11 Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år :2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan Per 30 nov Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren Styrelsen beslutar: Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag. 14:2016 Offert avseende revision Styrelsen beslutar: (27 sep) Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten Redovisningstjänster. Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson. 15:2016 Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från (27 sep) Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. 16:2016 Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och (27 okt) framåt. Kompletterar beslut 11: :2016 Speedledger Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016): Staffan Norin , Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, , Kassör Sävar IK Thomas Lundberg, , Ordf (tf) Innebandysektionen Per Ingen Marcus Ingen Per Feb 2017 Marcus Feb 2017 Marcus Nej

9 Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 11 Niclas Bromark, , Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, , Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, , Kassör Korpen motion 18:2016 (4 dec) Multiarenan ekonomi Beslutas att redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande Marcus I anslutning till bokslutet Investering på kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång). Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll. Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga föreningsgemensamma kostnader. Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret. 19:2016 Årsmötet Beslutas att Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram. Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet. Årsmötet är en stående punkt på agendan (dec-april). 1:2017 Styrelsen beslutar att utse Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari MS April

10 Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 11 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

11 Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 11 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.