Olofströms kommun. Uppföljning av körjournaler och bensinkort KPMG AB 2012-03-20

Olofströms kommun Uppföljning av körjournaler och bensinkort KPMG AB 0-03-0 0 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the

0-03-0 Innehåll. Bakgrund och syfte. Avgränsning 3. Metod 4. Regelverk 5. Iakttagelser 5. IT-enheten 5. Samhällsbyggnadsförvaltningen 5.3 Socialförvaltningen 6. Kommentar 0 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the

0-03-0. Bakgrund och syfte Revisorerna genomförde 00/0 en granskning beträffande följsamheten av kommunens policy och regelverk för betal-, kredit och bensinkort och telefoni. Vid granskningen bedömdes att IT- enheten och samhällsbyggnadsförvaltningen inte följde kommunens riktlinjer i sin helhet för användandet av leasingbilar. Samhällsbyggnadsförvaltningen noterades detta vid tiden för granskningen och skulle se över rutinerna. Revisorerna uppfattade att det fanns rutiner beträffande avstämningen av bensinkvitton och hur körjournaler förs. Revisionen avsåg att genomföra stickprov under 0 för att se hur den interna kontrollen fungera gentemot regelverket.. Avgränsning Uppföljning har skett utifrån Kommunens riktlinjer för leasingbil/kommunbil 006-- Intern kontroll 3. Metod Granskningen har genomförts genom stickprov och avstämning med tjänstemän. 4. Regelverk I kommunens riktlinjer för leasingbil/kommunbil (kommungemensamma regler antagen av KS 006-- 6) står följande; Vid användandet av leasingbil ska körjournal föras. Det skall anges datum, namn på användaren, dagtid, kväll, natt, mätarställning samt resmål. Körjournalen skall lämnas i slutet av varje månad Kvitto skall lämnas i slutet av månaden Varje kvitto skall vara märkt med aktuellt registreringsnummer. Om kvitto inte erhålls skall detta noteras 0 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the

0-03-0 5. Iakttagelser 5. IT-enheten IT-enheten för inga körjournaler för de bilar som används i verksamheten. Drivmedelskorten förvaras i bilen. 5. Samhällsbyggnadsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen bilar har körjournaler som är placerad i respektive bil. Drivmedelskorten förvaras tillsammans med körjournalen. Körjournalerna med kvitton lämnas in en gång i månaden. Kvittona är märkta med bilens registreringsnummer. 5.3 Socialförvaltningen Körjournaler finns med datum, mätarställning, ärende och förare för de verksamheter som valdes ut för stickprov. Drivmedelskort med registreringsnummer finns för varje bil och korten förvarades antingen i bilen eller i bokningspärm. Kvitto samlas i bokningspärm alternativt tillsammans med körjournalen. Körjournal lämnas in när den är fulltecknad. 6. Kommentar Vi anser att IT-enheten omedelbart skall påbörja användandet av körjournal. Vi finner att samhällsbyggnadsförvaltningen följer kommunens riktlinjer och att det finns intern kontroll. Vi finner att socialförvaltningen följer kommunens riktlinjer med undantag av att körjournaler inte lämnas in månadsvis. Dock lämnas körjournalerna in när dessa är fulltecknade. Vi rekommenderar att körjournalerna lämnas in månadsvis och att förvaltningen genomför egna stickprovskontroller av rutinerna med tanke på antalet fordon och användare. Vidare uppfattar vi att det finns rutiner för intern kontroll. Vi vill informera om vikten av körjournaler och tydliga sådana, för att undvika förmånsbeskattningen och arbetsgivaravgift för bil. När en anställd eller uppdragstagare för privat bruk, i ringa omfattning, använder bil som han får disponera på grund av anställning eller uppdrag så uppkommer ingen skattepliktig bilförmån. Med ringa omfattning avses att bilen används vid högst 0 tillfällen per år med en sammanlagd körsträcka på högst 00 mil. För skattefrihet krävs att båda dessa förutsättningar är uppfyllda. I annat fall uppkommer det en skattepliktig bilförmån. Observera att resor till och från arbetet normalt räknas som privata resor. 0 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the

0-03-0 Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätt till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen endast använts privat i ringa omfattning. Detta görs vanligen med en detaljerad och noggrant förd körjournal men samtliga omständigheter vägs in i bedömningen, som t.ex. det privata bilinnehavet. Bilförmån är föremål för arbetsgivaravgift. KPMG, dag som ovan Lars Jönsson Certifierad kommunal yrkesrevisor 0 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the 3