Användarmanual för mätdatabasen Malin

Användarmanual för mätdatabasen Malin Tillväxtverkets databas för resultaten från mätningarna av företagens administrativa kostnader 117 86 Stockholm Besöksadress: Götgatan 74 Telefon: 08-681 91 00. Telefax: 08-19 68 26 www.tillvaxtverket.se

Innehåll 1 Introduktion (091019) 1 2 Inloggning till databasen (091019) 2 3 Menyer och navigation (091019) 3 4 Databasens uppbyggnad (091019) 5 4.1.1 Exempel på strukturen för mätresultat i Malin 6 5 Visa mätresultat (091019) 8 5.1 Skapa Rapporter 8 5.1.1 Välj typ av rapport 8 5.1.2 Välj urval 8 5.1.3 Gemensamt för alla rapporter 10 5.1.4 Rapport på författningsnivå 10 5.1.5 Rapport på Informationkravsnivå 11 5.2 Navigera i Rapporterna 11 5.2.1 Sortering av rapporter 11 5.2.2 Filtrera och söka i rapporten 12 5.3 Mätresultat i detalj 13 6 Jämförelser mellan år (091019) 16 6.1 Studera förändringar 17 6.1.1 Detaljnivå - Författning 18 6.1.2 Detaljnivå - Informationskrav 19 7 Mina beräkningar (111122) 21 8 Definitioner och begrepp (080822) 22 9 Användartillgång, support eller andra frågor (091019) 24

1 Introduktion (091019) Databasen Malin har skapats för att stödja departement och myndigheters arbete med att minska företagens administrativa kostnader för att följa lagar och andra regelverk. Mätningarna sker enligt internationellt etablerade Standardkostnadsmodellen (Standard Cost Model, SCM) De viktigaste funktionerna i Malin är: Snabb och enkel åtkomst till mätresultaten från de genomförda mätningarna av företagens administrativa kostnader. Möjlighet till att följa utvecklingen av företagens administrativa kostnad över tid. Denna användarmanual riktar sig till dig som exempelvis arbetar på ett departement eller en myndighet och som är intresserade av att ta del av resultaten från Tillväxtverkets mätningar av administrativa kostnader. Mätningar av företagens administrativa kostnader I Sverige har man arbetat med att mäta företagens administrativa kostnader sedan våren 2004. Mätningarna av administrativa kostnader för företagen utgår från en startpunkt, en så kallad nollbasmätning. Nollbasdatum för samtliga mätningar är 1 juli 2006. Första uppdateringen, den för 2007, avser alla förändringar som skett mellan 2 juli 2006 till och med 31 december 2007. Uppdateringarna från och med 2008 och framåt avser hela kalenderår. Mer information om genomförda mätningar och mer allmänt om Tillväxtverkets regelförenklingsarbete finns på http://tillvaxtverket.se/regelforenkling Information om övriga länders mätningar av administrativa kostnader och deras regelförenklingsarbete finns på http://www.administrativeburdens.com. 1

2 Inloggning till databasen (091019) Databasen Malin är tillgänglig via Malinportalen med adress www.tillvaxtverket.se/malin. På portalen kan du hitta senaste informationen om databasen, ladda ner manualer och hitta supportfunktion. Om man önskar få tillgång till databasen Malin kan man söka ett konto med användarnamn och lösenord hos Tillväxtverket, genom att skicka e-post till malin@tillvaxtverket.se Gå in på och välj Logga in. Eller gå direkt till databasen som har adressen http//scm.tillvaxtverket.se Du loggar in med hjälp av ditt användarnamn och lösenord. I mailet med användarnamn och lösenord finns även en längre länk som ger en enklare inloggning. Med länken kommer du direkt in i databasen, spara den som Favorit i din webbläsare. 2

3 Menyer och navigation (091019) Det första du gör i Malin är att välja på vilket sätt du vill använda mätresultaten. Du väljer genom att klicka på texten i de orangea boxarna. Du kan navigera och förflytta dig i databasen sker genom att klicka på de blåfärgade hyperlänkarna i exempelvis rapporterna. Genom att klicka i listen högst upp på sidan i Malin kan du gå tillbaka till rapporterna som du valt eller till förstasidan. I Malin kan du använda webbläsarens framåt och bakåtpilar för att förflytta dig mellan sidor. 3

Visa mätresultat Jämförelser mellan år Mina beräkningar Här kan du se mätresultaten för ett visst år för ett område, departement eller för olika myndigheter. Här kan du jämföra mätresultat mellan år och följa hur företagens administrativa kostnader förändras över tid Här öppnar du Regelräknaren där du kan göra beräkningar och simuleringar utifrån mätresultaten i Malin. Öppnas i nytt fönster. 4

4 Databasens uppbyggnad (091019) Mätmetoden, Standardkostnadsmodellen, ger strukturen för hur mätresultaten ligger i databasen Malin. Utgångspunkten i mätmetoden och i databasen är författningar som omfattar företag. Dessa författningar kan vara i form av lag, förordning eller myndighetsföreskrift. En författning kan innehålla en eller flera informationskrav. Ett informationskrav är att företag har en skyldighet att upprätta, lagra eller överföra information. Lagstiftningen kan ibland vara utformad så att olika typer av företag omfattas på olika sätt och därmed skiljer sig hanteringen av ett informationskrav åt. Företag kan även beroende av t ex storlek, oberoende av lagstiftningen, hantera ett informationskrav olika. När företag hanterar informationskrav på olika sätt delar man upp kravet i flera segment, så att olikheten i hantering också kan visas i mätningen. Varje segment i ett informationskrav omfattas av ett eller flera meddelanden. På meddelandenivån kan man beskriva vad som ska upprättas, lagras eller överföras. Kostnad för ett informationskrav= (Antalet minuter meddelandet tar x lönen för den/de person(er) på företaget som utför kravet + kostnader för eventuell extern hjälp) x antalet företag som omfattas x antalet gånger per år som det ska utföras. Kostnaden för Lag 1 är summan av dess informationskrav. Kostnad = (Antal minuter x LAG 1 INFORMATIONSKRAV 1 SEGMENT 1 MEDDELANDE 1 MEDDELANDE 2 MEDDELANDE 3 Lönekostnad + Externa kostnader)x Antalet företag som omfattas x antalet Gånger per år det Ska utföras SEGMENT 2 INFORMATIONSKRAV 2 5

4.1.1 Exempel på strukturen för mätresultat i Malin Strukturen och hierarkin i mätningen kan illustreras utifrån exemplet Årsredovisningslagen: Klickar på Årsredovisningslagen och finner 14 informationskrav. Klickar på informationskravet Balansräkning-Tillgångar kapital och finner att detta krav är uppdelat i 6 segment 6

Klickar på fördelning för segmentet >K3 och ser att det är 14 meddelanden, men att endast 8 av dessa, t ex Kortfristiga placeringar, omfattar segment K3. Det kan du se eftersom det ändast är dessa som det finns en tidsåtgång registrerad (t ex. 5,9 minuter för Kortfristiga placeringar) eller en extern kostnad (t ex. 80 kr för Omsättningstillgångar). Tiden är även fördelad på så kallade Standardaktiviteter för att beskriva processen för att följa kravet och Medarbetare med en lönekostnad för att få fram en kostnad. (I kapitlet Definitioner och begrepp beskrivs standardaktiviteterna.) Informationskravet tar för detta segment utförs av handläggare (266 kr/timme), Chefer för särskilda funktioner (477,40 kr/timmen) och VD, verkschefer (674,44 kr/timme). Tiden är fördelad på 6 olika standardaktiviteter där t ex A09 är inmatning av uppgifter. 7

5 Visa mätresultat (091019) Här hittar du resultat från mätningarna av administrativa kostnader. Du hittar mätresultaten och information om vad som är mätt genom att skapa rapporter. Rapporten skapar du utifrån ditt urval och val av detaljnivå. 5.1 Skapa Rapporter Du kan välja viken typ av rapport och urval för rapporten som du vill skapa. 5.1.1 Välj typ av rapport Du börjar med att välja för vilket år du vill få ut mätresultaten. Du väljer på vilken detaljnivå du vill gå in i rapporten. På Författning eller på Informationskrav. Oavsett vilken detaljnivå du skapar rapporten på kan du gå från din valda nivå till en mer detaljerad nivå, eller till en mer övergripande nivå. 5.1.2 Välj urval I Malin kan du välja urval utifrån Område och/eller utifrån Departement. Du kan också välja en eller flera myndigheter som urval. 8

Område Mätningarna av administrativa kostnader utförs utifrån mätområden t.ex. Miljöorådet. Det är även utifrån denna områdesindelning som uppdateringsarbetet sker. I Malin kan du välja att utgå från ett mätområde för urvalet av det mätresultat som du är intresserad av. Du kan därefter även välja Departement och Myndigheter/avdelningar inom området. Departement Väljer du urvalet alla under område och istället utgår från ett val av departement innefattar urvalet all den mätta lagstiftning som departementet och dess tillhörande myndigheter ansvarar för och administrerar. Myndighet/avdelning När ett departement är valt kan du förfina urvalet och välja en myndighet eller avdelning (i de fall uppdelning på avdelning är gjord). Du kan även välja myndighet/myndigheter (avdelningar) oberoende av område eller departement. Skrolla i listan över myndigheter för att hitta det som du vill välja. Håll ner Ctrl-tangenten för att markera flera. Visa mätresultat När du valt den nivå du önskar och gjort ditt urval klickar du på knappen Visa mätresultat. 9

5.1.3 Gemensamt för alla rapporter Alla rapporter har ett rapporthuvud som beskriver detaljnivån och det urval som valts. Alla rapporter har också en summering av kostnaden. 5.1.4 Rapport på författningsnivå Den lägre detaljnivån för kostnad är Författning. I rapportens huvud ser du nivån för kostnad och de val för urval som gjorts. I Rapporten finns sex kolumner: Område, Departement, Myndighet, Författning, Författningstitel och Total kostnad. Längst till höger på rubrikraden visas antalet författningar som valt urval ger (59 st i exemplet nedan). Klickar du på en författning eller författningstitel (blå länkarna) ser du vilka informationskrav som ligger under författningen och kostnaden för dessa. 10

5.1.5 Rapport på Informationkravsnivå Den högre detaljnivån för kostnad är rapport på Informationskravsnivå. I rapportens huvud ser du nivån för kostnad och de val för urval som gjorts. I Rapporten finns nio kolumner: Område, Departement, Myndighet, Författning, Författningstitel, Informationskrav, Paragraf, Ursprung och Kostnad. Längst till höger på rubrikraden visas antalet författningar som valt urval ger (236 st i exemplet nedan). 5.2 Navigera i Rapporterna När du har skapat din rapport kan du sortera och filtrera rapporten för att hitta den information som du söker. Du kan också se detaljerna för de olika mätresultaten. 5.2.1 Sortering av rapporter Alla rapporter i Malin är sorterbara. När rapporten skapas ligger sorteringen på kolumnen Kostnad, med dyrast överst. Du kan sortera på valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken. I Exemplet ovan har sortering på Myndighet valts. 11

5.2.2 Filtrera och söka i rapporten Rapporterna som skapas kan innehålla många rader och du kan vilja hitta såväl enskilda rader som att filtrera ut grupper av rader med gemensamma uppgifter i någon kolumn. Filtreringen eller sökningen sker genom att skriva in en uppgift i fältet ovanför kolumnrubriken. Hur många rader som filtrerats ut ser du längst till höger och längst ner i tabellen. I rapporthuvudet visas Total kostnad (SEK) för det urval som du filtrerat ut. I exemplet ovan är kostnaden 155 617 för TFS 2003:17. Söka fram en enskild rad När du vill söka fram en enskild författning eller ett enskilt informationskrav använder du filterfunktionen på samma sätt som när du filtrerar ut grupper av rader. Skillnaden är att du vill hitta en enskildhet. Blanda gärna filtrering på flera kolumner. 12

5.3 Mätresultat i detalj I Malin kan du se alla mätresultat ner till minsta element (standardiseringen). Du kan också få kvalitativa beskrivningar av informationskraven. För att komma till detaljerna klickar du på det resultat som du vill studera närmare. Exempel Du vill studera lönebidraget som ligger i Förordning om särskilda insatser för personer med arbetshandikapp. Från rapporten klickar du på författningen och får då en lista på de informationskrav som ligger under denna. För att komma vidare klickar du på det informationskrav som är intressant. I detta exempel Rekvisition av lönebidrag. Du får information om kostnad för detta krav. Klickar du på Rekvisition av lönebidrag får du kvalitativ information om informationskravet och mer detaljerad information om mätresultatet. Under fliken Om informationskravet kan du hitta en kvalitativ beskrivning av kravet, paragrafhänvisning och ursprung (se definitioner och begrepp kap 8), vilken paragraf/paragrafer som kravet stadgas Du kan se vilka meddelanden som ligger under informationskravet. Klickar du på meddelandet kan du ibland hitta ytterligare information på denna nivå. Som regel är det dock på informationskravsnivå som beskrivningarna ligger. 13

Under fliken Mätresultat hittar du information om kostnad per segment och per meddelande. Kostnaden för ett Informationskrav är summan av kostnaden för underliggande meddelanden. Kostnaden för ett Informationskrav är även summan av kostnaden för de olika segment som det eventuellt är uppdelat i. I Malin kan du utläsa vad Informationkravet kostar. Du kan även se kostnaden per Meddelande och per Segment. Exempel för att beskriva kostnaden för ett informationskrav bestående av två meddelanden och uppdelad på tre segment. Kostnaden för hela Informationskravet är 1 170 000 kronor. Segment 1 Segment 2 Segment 3 Summa Medelande 1 500 000 kr 75 000 kr 10 000 kr 585 000 kr Meddelande 2 500 000 kr 75 000 kr 10 000 kr 585 000 kr Summa 1 000 000 kr 150 000 kr 20 000 kr 1 170 000 kr Exemplet som det ser ut i Malin. 14

I Malin kan du som användare även ta del av detaljerna för de enskilda mätresultaten. Klicka på Fördelning för de olika segmenten och se variablerna Tid( per företag och tillfälle), Frekvens, Population och ofta en beskrivning av populationsuppgiften, Inköp( per företag och tillfälle) och Extern kostnad( per företag och tillfälle). Du kan även se fördelningen av tiden för att följa kravet per aktivitet och vilka yrkeskategorier och uppskattad lönekostnad per timme för dessa. En lista över standardaktiviteterna kan du se längst ner på sidan. 15

6 Jämförelser mellan år (091019) I databasen Malin kan du göra jämförelser mellan olika års mätresultat. Dessa jämförelser mellan år kan användas av myndigheter och departement för att följa upp utvecklingen och studera enskilda förändringar av de administrativa kostnaderna. Först anger du vilka år du vill jämföra. Jämförelser ska göras bakåt i tiden. Du väljer att få ut en jämförande rapport på författnings- eller på Informationskravsnivå. Därefter väljer du urval för den jämförande rapporten. Område I Malin kan du välja att utgå från ett mätområde för urvalet av det mätresultat som du är intresserad av. Du kan därefter även välja Departement och Myndigheter/avdelningar inom området. Departement Väljer du urvalet alla under område och istället utgår från ett val av departement innefattar urvalet all den mätta lagstiftning som departementet och dess tillhörande myndigheter ansvarar för och administrerar. 16

6.1 Studera förändringar Du har två olika jämförande rapporter att utgå ifrån, med detaljnivå Författning eller Informationskrav. Oavsett detaljnivå på rapporten har dessa ett rapporthuvud som sammanfattar resultatet utifrån det urval som du valt. När du skapar jämförelsen kan du i rapporthuvudet se urvalen och resultatet. Den del av rapporten som presenterar resultat är dock dynamisk. Gör du urval direkt i rapporten t ex bara studerar Arbetsmiljöverket som i exemplet nedan förändras såväl kostnader som procentberäkningen. 17

6.1.1 Detaljnivå - Författning I Rapporten på detaljnivå Författning listas alla författningar utifrån ditt urval. Författningarna kan vara identiska (ingen förändring har då skett av de administrativa kostnaderna), de kan vara nya eller upphävda och de kan vara förändrade. En förändring behöver inte innebära att författningen förändrats, utan kan mycket väl bero på en förändring av tillämpningen av regeln. När du skapar rapporten är den sorterad på kolumnen Diff SEK differensen i kronor i absoluta tal. I exemplet nedan ligger Systematiskt arbetsmiljöarbete överst med en differens på -118 miljoner. Rapporten innehåller 9 kolumner: Område, Departement, Myndighet, Författning, Författningstitel, SEK 2008 (kostnaden 2008), SEK 2007 (kostnaden 2007), Diff SEK och Diff %. Differensen i procent kan vara ett positivt eller negativt tal beroende på i viken riktning förändringen gått. Är det en ny författning är den procentuella ökningen oändlig och -tecknet visas. Minskning av de administrativa kostnaderna ger negativa tal. För författningar där kostnaden ändrats kan du klicka på Författning eller Författningstitel för att få information. Du kan under Förändring se om författningen är ny, ändrad eller upphävd och under Förändringsanteckningen kan du se vad som har förändrats. 18

Från jämförelsen på författningsnivå kan du gå ner mot detaljerna och studera förändringen på informationskravsnivå. Du klickar på differensen i kronor eller procent för att se detaljerna på informationskravsnivå. I detta exempel är det ett krav, att Upprätta sammanställning, som försvunnit och som står för hela minskningen av AFS 2001:1. Vi ser även att ett nytt krav tillkommit (Hålla instruktioner tillgängliga). 6.1.2 Detaljnivå - Informationskrav I Rapporten på detaljnivå Informationskrav listas alla informationskrav utifrån valt urval. Informationskraven kan vara identiska (ingen förändring har då skett av de administrativa kostnaderna), de kan vara nya, borttagna eller de kan vara förändrade. En förändring behöver inte innebära att författningen som informationskravet vilar på är förändrat, utan kan mycket väl bero på en förändring av tillämpningen, t ex genom en ny eller förändrad tjänst. 19

Klickar du på länken Informationkrav kan du se vilken förändring som har skett på informationskravsnivån. 20

7 Mina beräkningar (111122) Här öppnar du Regelräknaren där du kan göra beräkningar och simuleringar utifrån mätresultaten i Malin. Öppnas i nytt fönster. Regelräknaren hittar du också direkt utan att gå via Malin: www.tillvaxtverket.se/regelraknaren 21

8 Definitioner och begrepp (080822) Administrativ kostnad Aktiviteter Frekvens Avser företagens kostnader för att sammanställa, lagra eller överföra information eller uppgifter som föranletts av krav i lagar, förordningar och myndigheters föreskrifter eller anvisningar i allmänna råd. För att mäta den administrativa kostnaden beskriver man företagets tidsåtgång för att hantera meddelandet utifrån standardiserade aktiviteter: Upprättande av handling Sätta sig in i informationskrav Möte med extern revisor Interna möten Övrigt; kopiering, arkivering Kontroll av data/information Inrapportering Utredning/bedömning Inmatning av uppgifter Beräkning Informationsinsamling Inbetalning Korrektion Informera Värdering Textbeskrivning Kontering Utbildning A01 A02 A03 A04 A05 A06 A07 A08 A09 A10 A11 A12 A13 A14 A15 A16 A17 A18 Frekvensen är antalet gånger som en aktivitet utförs av ett företag per år. I de flesta fall framgår det av regelverket hur ofta aktiviteten ska utföras, till exempel en gång per år (frekvens 1) eller varje månad (frekvens 12). 22

Informationskrav Meddelanden Population Innebär att en författning (lag, förordning eller myndighets föreskrift) kan reglera att företag skall leverera ett antal meddelanden till offentliga myndigheter och/eller tredje part. Meddelanden tas fram genom en rad administrativa aktiviteter vilka medför en administrativ kostnad för företaget. Exempel på informationskrav är; företagsskattedeklaration, upprätta bokslut och ansöka om tillstånd. Informationskravet innebär att företag skall leverera ett antal meddelanden eller uppgifter till offentliga myndigheter och/eller tredje part. Meddelanden tas fram genom en rad administrativa aktiviteter vilka medför en administrativ kostnad för företaget. Ett informationskrav består vanligtvis av ett antal meddelanden. Hur många företag som ett informationskrav omfattar. När det inte går att särskilja antal företag och frekvens kan populationen vara antal händelser eller enheter. Segment Standardisering Ursprung A-EG mm Ursprung B-EG mm Ursprung C - Nationellt Vissa regler berör endast företag av viss storlek eller företag som utför specifik verksamhet. Vilka krav som är aktuella för ett visst företag beror på vilken typ av verksamhet, antal anställda och så vidare. De företag som omfattas av informationskravet är segmenten för det informationskravet. Med standardisering menas mätresultatet. Mot bakgrund av tidsangivelser från de djupgående intervjuerna med företag görs en uppskattning av den genomsnittliga tidsförbrukningen för ett normaleffektivt företag. Denna tidsangivelse räknas sedan upp med kostnaden per minut för den medarbetartyp som utför kravet och frekvens och population. Författning som är direkt gällande i svensk rätt eller införlivande av t ex EG-direktiv där det finns preciserade förfaranderegler och små möjligheter till nationell anpassning. Författning som bygger på EG-rätten, t ex EG-direktiv av minimikaraktär där Sverige kan ha strängare regler än andra EG-stater. Författning som är till fullo nationellt beslutat. 23

9 Användartillgång, support eller andra frågor (091019) Information om databasen Malin kan du hitta på www.tillvaxtverket.se/malin. Vid frågor om databasen eller om användartillgång skicka en e-post till malin@tillvaxtverket.se. Du kan också kontakta databasansvarig, Anders Gunnarsson (anders.gunnarsson@tillvaxtverket.se), på telefon 08-681 91 59 24