Datum 2003-09-24 D-nr Till: Landstingsstyrelsen i Östergötland Kopia: LD, LMÖ-LG, LMÖ LM Delårsbokslut med helårsbedömning Förvaltningsberättelse 2003-08 SAMMANFATTANDE BALANSERAD VERKSAMHETSPROGNOS Ett ekonomiskt resultat uppgående till minus 1 miljon kronor förväntas. Detta beror av en speciell situation, utanför vår kontroll, avseende vår produktion och försäljning av blodplasma till läkemedelsindustrin. Plasmaförsäljningen har under året på grund av denna situation drivits avtalslöst, varför ersättning inte beräknas utfalla enligt tidigare rådande förhandlingsläge med köparen. Inga övriga väsentliga avvikelser relativt plan / budget förväntas på en övergripande LMÖ-nivå även om måluppfyllnaden varierar kraftigt mellan våra olika laboratorier. Avtal har under sommaren tecknats avseende lokal laboratorieservice även vid vårdcentralerna i Östra Länsdelen; först nu är Landstingets i Östergötland laboratoriemedicinska service länsövergripande organiserad och i kvalitetssäkrad regi. LMÖ:s aktuella prisläge har i en bench-marking -studie befunnits vara anmärkningsvärt bra. Prognosen är baserad på ett aktivt, konsekvent, långsiktigt och varsamt agerande mot en vision som ett självklart val för våra intressenter kunder, medarbetare och ägare. Prognosen avser förväntat värde vid årets slut för LMÖ:s samtliga tio styrtal, inkl. RES, ekonomiskt resultat. Kundperspektiv Utfall Mål 2003 Prognos Avvik. NKI Nöjd-Kund-Index (tiogradig skala) 7,0 >7,6 7,0-0,6 RPN Relativ PrisNivå ej tillg. uppmätt 101 % (för konkurrensutsatt volymsortiment) Processperspektiv STA SvarsTidsAvvikelse ej tillg. uppmätt < 5% MST MedelSvarsTid vid analyscentra 132 min 125 min 130 min SGP SpecialitetsGemensam Produktion, 230 st > 230 st 230 st (antal produkter) Förnyelseperspektiv APP Andel Patientnära Produktion ej tillg. >23% 24% (vid analyscentra) FOUU Externa FoUU-medel 21 mkr 21 mkr 21 mkr Medarbetarperspektiv NPI Nöjd-Personal-Index ej tillg >7,6 7,6 (tiogradig skala) MMM MedarbetarMedvetenhet om Mål ej tillg. > 6,5 6,5 (tiogradig skala) Ekonomiperspektiv RES Resultat, årligt - 0,4 mkr +0,0 mkr -1,0 mkr - 1,0 mkr
2 Produktionsenhetschefens kommentar Beställd laboratoriemedicinsk service har levererats enligt åtagande. Verksamheten utvecklas kontinuerligt och målmedvetet i fastställd riktning. Ekonomin är nära balans för LMÖ totalt, men ej alltid på enskild laboratorienivå. Hårt arbete och solidaritet för uppgiften och mellan enskilda enheter inom LMÖ återstår för att under resten av året klara åter ett år utan normal indexuppräkning av prisnivån; ett steg på vägen mot en prisnivå motsvarande det självklara valet för våra kunder. Efter föregående års allvarliga ledningsturbulens är det särskilt glädjande att konstatera den samlade LMÖ-ledningens analys av styrkor och svagheter i dagens LMÖ. Samtliga laboratorie- och stabschefers identifiering och viktning av LMÖ:s styrkor och svagheter framgår nedan. Totalt fördelades 150 poäng på samtliga identifierade styrkor och svagheter. Väsentliga styrkor och svagheter uppfattas vara LMÖ:s Styrkor 1. Visioner och strategier 41 p 2. Verksamhetsledning 29 p 3. Medarbetares kompetens 20 p 4. Kundorientering 19 p 5. Organisationsform 14 p Svagheter Brist på systematisk kompetensutveckling (alt försörjning) 27 p IT-system och kompetens 27 p Åldersstruktur och hälsa 22 p Lokala organisation och bemanning 18 p Bristande samverkan mellan enheter 14 p 6. Lokala delaktighet i förändringsarbetet 14 p Stor vikt kommer att läggas på att vidareutveckla LMÖ:s ledningsarbete och ledningsorganisation för att i högsta möjliga utsträckning i en målfokuserad vidareutveckling av LMÖ ta vara på dessa dokumenterade styrkor samt finna och/eller reducera orsakerna till de allvarligaste svagheterna. LMÖ:s målkort för 2003 I fokus i LMÖ:s ledningsarbete - såväl i den centrala LMÖ-ledningen som i de olika laboratoriernas ledningsgrupperingar står verksamhetsplanen och dess konkreta mål för 2003. Ett målkort i fickformat påminner om de 24 målen, Ett övergripande mål - vidareutveckling av vår konsekventa balanserade verksamhetsstyrning - och tjugotre mål hänförda till respektive styrperspektiv. Det översta målet i respektive perspektiv är tvingande, de övriga prioriterade förbättringar. Mål 2003 - BVS infört! KUNDER ARBETS- FÖRNYELSE MEDARBE- EKONOMI SÄTT TARE * Leveransåtagandet uppfyllt * Långsiktiga huvudavtal i LiÖ * LiÖ:s behov av närservice kartlagt * Priser jämförda och justerade * Systematisk mätning av svarstider * Utvidgad bioanalytisk samverkan * Avsiktsförklaring om regional labsamverkan * Systematiskt förbättringsarbete breddinfört * Kvalitetssystemet utvärderat och förbättrat * Lab.lokalplan för US fastställd * Lab-ROS breddinförande påbörjat * Nya system för kundutförd analys utvärderas systematiskt * Strategiområde molekylärbiologi och genetik utmejslat. *Strategi för DAT ( direct access testing ) / patientutförd analys * Ökat ledningsförtroende * Ökad motivation * Strategi för hantering av sjukskrivningsproblematiken * Påbörjad identifiering av framtida ledare * Rekryteringsbefrämjande marknadsföring * Ekonomi i balans vid samtliga enheter * Förbättrade system för verksamhetsuppföljning * ABC-kalkyl fullt genomförd inom segment bioanalys/ blod * Ny ersättningsmodell för renodlade speciallab. 1. Verksamhetsgenomgång 1.1 Kundperspektivet Avtal har under sommaren tecknats avseende lokal laboratorieservice även vid vårdcentralerna i den östra länsdelen. LMÖ ansvarar nu för att driva kvalitetssäkrad laboratoriemedicinsk service även vid vårdcentralerna inom detta primärvårdsområde. Personal vid vårdcentralen samnyttjas avtalsreglerat. Först nu är Landstingets laboratoriemedicinska service länsövergripande organiserad.
En väl genomarbetad prisjämförelse för segmentet bioanalys är snart slutförd och kommer att ligga till grund för ytterligare prisanpassning 2004. LMÖ:s prisnivå jämförs framförallt med universitetslaboratorierna på KS respektive HS samt också för ett potentiellt konkurrensutsatt segment med privata laboratorier (Capio Skövde, Capio Eskilstuna och Capio Stockholm). LMÖ:s prisnivå är väsentligt lägre än ett av universitetssjukhusen och ligger mycket nära de övriga två laboratorierna. Om hänsyn tas till de jämförda laboratoriernas flerfaldigt högre volymer är LMÖ:s likvärdiga eller bättre prisläge mycket anmärkningsvärt. En broschyr över LMÖ:s verksamhet har tagits fram i syfte att bättre presentera oss gentemot såväl kunder som potentiella medarbetare. En optimering av vår lokala närvaro till klinikernas egentliga behov / ekonomi diskuteras mycket aktivt med kunderna, såväl på sjukhus (se processperspektivet nedan) och med primärvården. I det senare fallet planeras ett antal pilotprojekt för att utvärdera alternativa lösningar till den närlaboratoriekonstruktion som f.n. nyttjas; utvärdering såväl av ökad grad av insändning av prov till vårt största analyscentrum (på US) som av s.k. kundutförd analys i primärvården diskuteras f.n. Efterfrågan är stabil och något ökande. Den pågående förändringen av sjukvården i Östergötland beräknas inte påverka samarbetet med vare sig sjukhusklinikerna eller primärvården under 2003. Plasmaverksamheten överträffar måltalen kraftigt, vilket dock inte ger full ekonomísk effekt p.g.a. den avtalslösa situationen under 2003 (se ovan). 2.2. Processperspektivet Leveransåtagandet uppfylls näst intill fullständigt. Inom morfologi / patologi & cytologi uppfylls tyvärr ej ännu kundens önskemål fullt ut efter den under föregående år genomförda koncentreringen av verksamheten till Linköping. Intensivt arbete pågår för att förbättra såväl svarstid som tillgänglighet och utbud, speciellt då avseende svarstid och tillgänglighet för ViN:s räkning. En nulägesbeskrivning av det befintliga provtransportflödet på US har genomförts. Utifrån denna har ett förbättrat provtransportflöde arbetats fram tillsammans med Favea. Driftsättningen av det nya konceptet har startats. Resultatet förväntas frigöra transporttid motsvarande 2-3 heltidstjänster samtidigt som den totala provsvarstiden kommer att minska. Projekt TESLA har startats med syftet att optimera tekniksupport och lagerstyrning. Förväntade effekter är minskade kostnader samt en bättre support till våra laboratorier och våra kunder. Implementeringen av IT-systemet LabRoS har startats i och med pilotdrift mellan Avdelningen för Hematologi och LMÖ:s Analyscentrum på US. Pilotdriften avslutas under november för påföljande breddinförande, som planeras pågå under cirka 15 månader. Ett ständigt förbättringsarbete pågår vid ett flertal av laboratorierna. Målet är att genom små förändringar förbättra interna produktionsprocesser och på detta sätt frigöra tid. Arbetet genomförs av laboratoriepersonalen med stöd av processutvecklare vid LMÖ:s stabsfunktion Process och Logistik. Arbetet är av största vikt för den totala processeffektiviteten. Under resterande del av året planeras arbetet intensifieras ytterligare. Förstudien LMÖ-LiM 2003 är slutrapporterad. Förslaget att flytta icke-tidskritisk lokal produktion (75% av den lokala produktionen) på vårt analyscentrum på LiM till vårt analyscentrum på US genomförs f.n. och kommer att ge oförändrad service till lägre kostnad. Förslaget att tillsammans med klinikerna på LiM arrangera en alternativ s.k. kundutförd lösning för helg- och nattservicen diskuteras f.n. och beräknas sänka kostnaderna ytterligare och samtidigt förbättra servicenivån. Motsvarande diskussion har initierats med ViN. Där beräknas potentialen för kostnadssänkande processanpassning till klinikernas egentliga behov vara större än de som uppnås i samarbetet med LiM. Regional samverkan diskuteras, framförallt med Laboratoriemedicin i Jönköpings Län, med vilka en avsiktsförklaring för kommande samverkan just nu skrivs fram. Parallellt utreds ytterligare en fördjupad operativ regional samverkan avseende blodverksamheten. 3
4 2.3 Förnyelseperspektivet Lokalt förnyelsearbete sker vid enskilda laboratorier. Såväl i form av forskning som utveckling. LMÖ:s gemensamma laboratorium för strategisk utveckling fokuserar på riktad utveckling inom definierade programområden för verksamhetsområdet bioanalys. Programområdena utgörs av patientnära analysteknik, molekylärbiologisk analysteknik samt medicinsk genetik. En ny analysmetod för patientnära koagulationsdiagnostik hos hjärtpatienter under operation har utvecklats. Klinisk testning pågår. LMÖ:s forskningsstategiansökan, "Internetbaserad kvalitetssäkrad fjärrdiagnostik avseende verkligt patientnära diagnostik utförd av patienter i hemmet har nu kvalificerat sig för en andra omgång i Landstingets och universitetets pågående programansökningsförfarande. LMÖ:s molekylärbiologiska utvecklingprogram har resulterat i påbörjat införande av nya molekylärbiologiska identifierings- och typningstekniker för mikrobiologiska frågeställningar. Inom vårt programområde medicinsk genetik drivs flera projekt baserade på pyrosekvenseringsteknik; inom klinisk farmakologi avseende CYP2D6, CYP2C9 och inom klinisk kemi avseende markörer för trombosbenägenhet - protrombin och faktor V Leiden - samt frakturbenägenhet - kollagen COL1A1. De tre först nämnda är nu etablerade som rutintekniker och COL1A1 befinner sig i fasen klinisk testning. Kvalitetshöjande bakteriologisk screening planeras införas för vissa blodkomponenter (trombocytkoncentrat). 2.4 Medarbetarperspektivet Anpassning av verksamheten vid analyscentrum Motala till sjukvårdens faktiska behov medför en övertalighet som hanteras genom omplacering av personalen till vakanser i primärvårdslaboratorier och vid US. Revisionsförhandlingarna för 2003 är vad avser Vårdförbundet och SKTF genomförda inom fastställd ram med hjälp av befattningsutvecklingen kopplad lönemodell. Problematiken med läkarrekrytering, både ST och specialistkompetenta, fortsätter och hanteras genom aktiva långsiktiga rekryteringsfrämjande åtgärder. En handlingsplan för läkarförsörjning i syfte att rekrytera och behålla läkare föreligger och diskuteras f.n. En broschyr över LMÖ:s verksamhet har tagits fram i syfte att bättre presentera oss gentemot såväl kunder som potentiella medarbetare. LMÖ:s reviderade medicinska ledningsorganisation är införd och tydliggjord. Muntliga ledningsinformationstillfällen har arrangerats för LMÖ:s hela personal. Den under 2002 införda ledningsinformationsskriften Perspektiv har vidareutvecklats och förbättrats. Vår satsning på lokalt förbättringsarbete med hög delaktighet genom medverkan av lokala processförbättringsteam förväntas ge ökad motivation, underlätta kvalitetsarbetet samt frigöra tid. Vårens frånvarostatistik indikerade ett trendbrott i den ökande sjukfrånvaron, som glädjande nog hållit i sig under året. Två utbildningsprogram i konsultativt förhållningssätt avslutades i januari. Ett nytt program har startat under hösten. Utbildning har startats för MB-grupper och arbetsledare avseende medbestämmandefrågor och arbetsmiljö. Flera laboratorier har genomfört utbildningsdagar utifrån behov enligt personalenkät och styrkort. Se f.ö. bilaga 4. 2.5 Ekonomiperspektivet LMÖ redovisar efter andra tertialet 2003 intäkter på 201.959 tkr ( budget 204.666, utfall föregående år 192.809) med ett resultat efter finansiella kostnader på 390 tkr ( bud ± 0, utfall föregående år 5.213). Jämfört med föregående års utfall är årets intäkter större främst beroende på betydligt högre analysvolymer under juli och augusti detta år samt på att plasmatappningen legat på en hög nivå hela året. LMÖ:s prognos för helåret 2003 innebär intäkter på 308.000 tkr och ett resultat på -1.000 tkr.
Det negativa resultatet i helårsprognosen är hänförligt till utebliven ersättning från vår köpare av plasma på grund av att avtal ej har kunnat tecknas. Prognosen baseras annars på att årets analysvolymer ligger kvar på föregående års volym samtidigt som identifierade rationaliserings-åtgärder genomförs. Målet att vidareutveckla ekonomiska styr-, redovisnings- och kalkylsystem planeras att infrias delvis via en ny controllerfunktion, som nu provas fram till årsskiftet. Funktionen arbetar fördjupat med analyser i kund- och produktperspektivet samt ansvarar för system- och processutveckling avseende LMÖ:s totala verksamhetsuppföljning och -planering i samtliga s.k. BVS-perspektiv. Årets investeringar per augusti uppgår till 5.873 tkr. För hela 2003 beräknas investeringarna uppgå till 12.000 tkr, vilket understiger den godkända investeringsramen 14.200 tkr. Läkemedel öppen vård LMÖ:s kostnader för läkemedel inom öppenvård har under året uppgått till 40 tkr (utfall april 32 tkr). Prognosen för helåret 2003 är 375 tkr. 5, doc. Bilagor 1. Rullande-12-månaders utveckling av totala intäkter respektive kostnader 2. Prognos resultaträkning 3. Prognos balansräkning 4. Uppföljning personalenkät 2002
BILAGA 1 Rullande-12-månaders-analys LMÖ-totalt 350 90 340 330 320 310 300 290 280 270 80 70 60 50 40 30 20 10 intäktsutfall kostnadsutfall intäktsbudget kostnadsbudget intäktsprognos kostnadsprognos resultatutfall (hö axel) resultatbudget (hö axel) resultatprognos (hö axel) Linjär (kostnadsutfall) Linjär (intäktsutfall) Linjär (resultatutfall (hö axel)) 260 0 250-10 juli 01 bok 01 april 02 aug 02 dec 02 apr 03 aug 03 dec 03 Christer Ljungberg, Chef Ekonomi & Avtal 013 / 22 39 67 christer.ljungberg@lio.se
BILAGA 2 Resultaträkning Utfall Budget % av Prognos Bokslut 2 Intäkter 2003-08 2003 budget 2003 2002 Landstingsbidrag 0 0 0 0 Koncernbidrag 58 0 0 0 Patientavgift sjukvård/tandvård 244 350 69,7% 375 350 Försäljning sjukvård tandvård 250 1 200 20,8% 400 385 Försäljning utbildning 4 0 50 112 Övriga intäkter, 0 0 0 0 huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster 154 457 242 999 63,6% 241 555 235 393 Statsbidrag 11 0 20 563 Bidrag för personal 407 0 600 509 Övriga bidrag 9 456 15 851 59,7% 16 000 19 219 Sålt material varor övr intäkter 37 072 46 600 79,6% 49 000 45 080 Summa intäkter 201 959 307 000 66% 308 000 301 611 Kostnader Lönekostnader -77 506-118 310 65,5% -118 310-113 643 Arbetsgivaravgifter -34 506-50 057 68,9% -52 750-46 873 Övriga personalkostnader -2 105-5 691 37,0% -4 691-6 042 Summa personalkostnader -114 117-174 058 65,6% -175 751-166 558 Kostnader för köpt verksamhet -2 314-5 629 41,1% -5 629-4 825 Versamhetsnära material och -42 498-64 628 65,8% -64 628-61 154 varor Lämnade bidrag 0 0 0-79 Övriga verksamhetskostnader -37 122-52 385 70,9% -53 092-56 486 Summa övriga kostnader -81 934-122 642 66,8% -123 349-122 544 Summa verksamhetens kostnader -196 051-296 700 66,1% -299 100-289 102 Avskrivningar -5 133-8 400 61,1% -8 000-7 247 Netto 775 1 900 40,8% 900 5 262 Finansiella intäkter 6 50 50 4 Finansiella kostnader -1 171-1 950 60,1% -1 950-1 733 Summa kostnader -202 349-307 000 66% -309 000-298 078 Resultat -390 0-1 000 3 533 Christer Ljungberg, Chef Ekonomi & Avtal 013 / 22 39 67 christer.ljungberg@lio.se
BILAGA 3 Balansräkning Tillgångar Utfall Prognos IB Förändring Anläggningstillgångar 2003-08-31 2003-12-31 2003-01-01 Progn - IB Inventarier 11 213 10 697 12 197-1 500 Datorutrustning 2 090 2 705 2 405 300 Medicinsk apparatur 28 085 31 348 25 967 5 381 Fordon 2 903 2 843 3 024-181 Summa anläggningstillgångar 44 291 47 593 43 593 4 000 Omsättningstillgångar Förråd och lager 9 045 9 000 8 620 380 Kundfordringar 3 636 6 000 5 927 73 Övriga kortfristiga fordringar 1 376 2 000 2 442-442 Förutbetalda kostn o upplupna intäkter 5 685 4 000 3 411 589 Kassa och bank 0 0 0 0 Summa omsättningstillgångar 19 742 21 000 20 400 600 Summa tillgångar 64 033 68 593 63 993 4 600 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 1 752 1 752 1 752 0 Årets förändring -390-1 000 0-1 000 Summa eget kapital Not 1 1 362 752 1 752-1 000 Långfristiga skulder Långfristiga skulder 42 443 38 741 35 800 2 941 Summa långfristiga skulder 42 443 38 741 35 800 2 941 Kortfristiga skulder Kassa och bank 0 0 0 0 Leverantörsskulder 7 889 12 500 11 834 666 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 8 246 11 500 11 232 268 Upplupna kostn o förutbetalda intäkter 2 439 3 000 2 426 574 Övriga kortfristiga skulder 1 654 2 100 949 1 151 Summa kortfristiga skulder 20 228 29 100 26 441 2 659 Summa skulder 62 671 67 841 62 241 5 600 Summa skulder och eget kapital 64 033 68 593 63 993 4 600 Christer Ljungberg, Chef Ekonomi & Avtal 013 / 22 39 67 christer.ljungberg@lio.se
BILAGA 4 Uppföljning av personalenkäten 2002 Information om resultat Samtliga medarbetare har informerats om resultaten via arbetsplatsträffar, protokollförda MBmöten och den under 2002 införda ledningsinformationsskriften Perspektiv. Identifiering av problem Analys och prioritering av problem har förevarit i MB-grupper, i ledningsgrupper, vid arbetsplatsmöten, vid temadagar och studiedagar. Måluppföljning, delaktighet, arbetsmiljö och hälsa, ledningsförtroende, samverkan och att lära av andra har prioriterats som angelägna områden. Förbättringsdiskussioner Förekommer främst i MB-grupper och vid studiedagar. Under våren genomfördes en utbildningssatsning för MB-grupper i medbestämmande och arbetsmiljö. Vid de två gånger om året förekommande personalinformationerna, där LMÖ:s ledning möter samtlig personal, väljs teman bl a utifrån behov enligt personalenkäten. Hälsoarbete Successivt genomförs hälsoprofilbedömningar med individuella rådgivning och uppföljning. På varje arbetsplats utformas behovs- och verksamhetsanpassade friskvårdsåtgärder enligt LMÖgemensam policy och programförslag. Strategier för att hantera sjukfrånvaroproblematiken har utformats och rutiner för systematiskt rehabiliteringsarbete är under uppbyggnad. Genom deltagande i Valentinprojektet har LMÖ:s chefer fått tillgång till stöd och kunskapsuppbyggnad. Samtliga arbetsledande chefer kommer att genomgå särskild utbildning i rehabilitering. LMÖ har anmält en sökande till programmet "Hälsoutveckling på arbetsplatsen". Agneta Lindström Chef Personal & Organisation Agneta Lindström, Chef Personal & Org. 013 / 22 45 97 agneta.lindstrom@lio.se