Handledare för caset är Jaana Kurvinen och Pär Vilhelmsson

Inledning Titel: Västindustrier AB Det här caset är författat av Christer Bergin, Pia Thebrin-Larsson, Karin Åkerman och Per Åkerman. Caset är skrivet som den del av kursen Organisationsteori B 5 poäng som ges av Institutionen för Ekonomi vid Högskolan i Gävle. Handledare för caset är Jaana Kurvinen och Pär Vilhelmsson Sammanfattning av caset: Fallet handlar om en avdelning på Västindustrier. Bertil, en anställd, uppdagar att det förekommer stora löneskillnader där de nyanställda gynnas. Flera av de anställda slutar och ny personal måste anställas. Gunnar, avdelningschefen, får kritik för att felmarginalerna är för höga och för att avdelningen går för dåligt ekonomisk. Teorier som används: Pondys modell för att tolka och analysera konfliktsituationer. Kommunikationsprocessen Maslows behovstrappa Organisationskultur

LEDNINGSMÖTET September 2000 - Du har under det senaste kvartalet överskridit din budget med 5 % och dessutom har fabrikschefen börjat ifrågasätta laboratorieresultaten. Han har fått klagomål från ett flertal av våra kunder och enligt resultaten från laboratoriet har kvaliteten legat inom de felmarginaler som är brukliga. Har du någon förklaring på detta undrar VD-n. Det blir helt tyst och alla deltagarna på ledningsmötet tittat på Gunnar. Den anklagade frågan från VD-n gnager i bröstet och Gunnar blir torr i munnen. Han tar en klunk vatten från glaset framför sig och önskar att det vore whisky. Han harklar sig och tar ett djupt andetag. - Det är inte alls konstigt att avdelningen inte hållit budgeten. Jag haft stora problem i och med att ett flertal viktiga medarbetare har slutat. För att kompensera bortfallet av dessa har jag varit tvungen att anställa ny personal på korttidsvikariat. Jag har tappat fyra arbetare som hade hög kompetens, så jag har varit tvungen att anställa sju personer för att kompensera bortfallet. Beträffande laboratorieresultatens tillförlitlighet så vet jag inte vad som har hänt men jag skall genast se över rutinerna. - Varför har så många tekniker på din avdelning sagt upp sig? Har du något svar på det muttrar VD-n uppenbart irriterat. - Nej, det är faktiskt något som jag själv funderat på. Jag har på senare tid märkt att stämningen på avdelningen försämrats väsentligt. Jag kan inte svara på vad som ligger till grund för detta, men jag ska försöka utreda det, avslutar den pressade Gunnar. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 2

JULFESTEN December 1999 Företaget har bjudit de anställda med respektive på den årliga julfesten, vilket innebär ett dignande julbord med allt som hör därtill, på en av ortens restauranger. Efter kaffet hamnar Bertil och Göran i ett samtal över varsin Gin & Tonic. Diskussionen glider efter hand över till jobbsnack och löner. - Du Bertil, hur lång tid tar det för oss nyanställda innan vi är fullbetalda frågar Göran nyfiket. - Vi på avdelningen är indelade i olika klossar. Första klossen har man tagit sig förbi efter ca 6 månader på företaget, vilket innebär en löneökning med ca 500 kr per månad. För att komma upp till den högsta klossen där jag befinner mig krävs det sex år på företaget. Men du måste även gå en skiftcykel på ett av skiften i fabriken för att få grepp om hur processen fungerar säger Bertil. - Jaha, det sas det ingenting om när jag var på intervjun hos Gunnar Johansson. Det kan verkligen bli intressant att se hur skiften fungerar säger Göran. - Ja, det tar väl ett tag till innan man är inarbetad fortsätter Göran. Men berätta mer om klossystemet. Det låter verkligen intressant. - Den högsta klossen når du som sagt efter sex år och efter att du gjort fem veckor på skiftet. Du kommer då upp till samma lön som jag vilket i dagsläget innebär 20 100 kr per månad säger Bertil informativt. Man kan även få vissa bonustillägg efter ett antal år, men det är jag inte så insatt i avslutar Bertil. - Men, Anton och jag har ju nu 21 500 kr per månad säger Göran förvånat. - Vad säger du? Det kan väl inte stämma säger Bertil Bertil sitter hemma under juldagarna och funderar. Han frågar sig själv om det är möjligt att Göran och Anton redan tjänar så bra. De har ju inte varit på företaget längre än en månad. Ju mer Bertil funderar på Görans lön desto mer förbannad blir han. Bertil som har varit anställd vid företaget i 13 år känner sig ledsen och förbisedd av företaget. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 3

EXAMENSJUBEL Januari 2000 Johan kommer in i lunchrummet med en smörgåstårta i ena handen och examensbrevet i miljöteknik i andra. - Yes, jag klarade det! Nu är jag äntligen klar med min examen utropar Johan glatt. (Johan har läst in sin examen samtidigt som han har arbetat heltid). I eftermiddag skall jag gå och prata med Gunnar om den specialtjänst han lovade att skapa efter det att jag var klar med min utbildning. - Ja, då får man väl gratulera säger Bertil och räcker honom handen. Dagen efter Johan kommer in i lunchrummet och smäller igen dörren efter sig och ser riktigt förbannad ut. - Vad är det som har hänt undrar Bertil. - Nu är det dags att göra något nytt suckar Johan uppgivet. Gunnar hade lovat att skapa en ny befattning med högre lön när studierna väl var klara. Nu förklarade han bara för mig att han inte kunde ordna detta under den närmaste tiden eftersom han hade fått order om att hålla nere lönekostnaderna. Så mycket var det löftet värt. Bertils tankar gick åter till samtalet om lönerna som Göran och han hade haft på julfesten och han irriterades över företagets orättvisa och ologiska lönepolitik. Han inser att något måste göras. Eftersom Göran och Anton är på internutbildning om skydd och säkerhet passar Bertil på att berätta om deras höga löner. Alla i lunchrummet blir förvånade och börjar diskutera sina löner, trots den oskrivna lag som säger att löner är ingeting man diskuterar. Kontentan av diskussionen visar att det endast är Lennart som varit på företaget i 25 år som har högre lön än Göran och Anton. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 4

Fig 1:1 Lönelista Västindustrier januari 2000 Lönelista Befattning Ålder År i företaget Lön Göran Laboratorietekniker 34 år Nyanställd 21 500 Anton Laboratorietekniker 27 år Nyanställd 21 500 Bertil Laboratorietekniker 44 år 13 år i företaget 20 100 Maj Laboratorietekniker 58 år 15 år i företaget 18 800 Anders Laboratorietekniker 38 år 20 år i företaget 20 900 Lotta Laboratorietekniker 29 år 7 år i företaget 19 600 Johan Laboratorietekniker 27 år 5 år i företaget 19 000 Peter Laboratorietekniker 32 år 10 år i företaget 19 800 Lennart Laboratorietekniker 63 år 25 år i företaget 21 700 Anna Laboratorietekniker 25 år 3 år i företaget 18 500 Kerstin Laboratorietekniker 56 år 15 år i företaget 18 800 DOMINOEFFEKTEN mars juli 2000 Nyheten om den orättvisa lönesättningen spred sig som en löpeld på såväl avdelningen som på företaget i stort. Snart var alla och envar medvetna om omständigheterna med orättvisorna, alla utan Gunnar och andra avdelningschefer. Det var nu inte bara Bertil som kände sig överkörd, utan alla medarbetare på avdelningen började tappa motivationen. Den tidigare goda stämningen på laboratoriet var borta, arbetsglädjen minskade, sjukskrivningarna ökade och detta påverkade alla på avdelningen. Viljan att hjälpa de nya med de rutiner som fanns var inte heller så stor. Göran och Anton blev hårt drabbade trots att de inte hade gjort något fel. En mulen dag i mars steg Johan in i lunchrummet och det syntes att han hade något att berätta. - Vad är det som har hänt Johan, sa Bertil - Jag har sagt upp mig, och f-n vad skönt det känns. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 5

Johans tillkännagivande blev startskottet för andra på avdelningen och inom en relativt kort tidsperiod hade även Peter, Lotta och Anders lämnat in sina avskedsansökningar. Läget för Bertil och de övriga kvarvarande på laboratoriet blev i början av sommaren ohållbart. Arbetsbördan ökade samtidigt som de nya sommarvikarierna skulle läras upp. Situationen förvärrades när Anna i mitten av juli drabbades av foglossningar tidigt under hennes graviditet och blev sjukskriven. Efter ännu en arbetsam dag med övertid bestämde sig Bertil för att ta tag i saken. Han bestämde sig för att prata med Gunnar så fort hans semester var över. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 6

BAKGRUND Västindustrier är ett väletablerat industriföretag. Företaget är en av ortens stora arbetsgivare och personalomsättningen är relativt låg. Många börjar på företaget efter skolan och stannar kvar tills de når pensionsåldern. Av tradition har fackföreningarna ett starkt fäste på företaget och de anställda är väl insatta i sina rättigheter. Omorganisation Petrokemiföretagen Petroleum Väst AB och Nidingen industri AB etablerades i början av 1960- talet i Stenungsund. Antalet anställda var ca 400 på Petroleum Väst AB och ca 1300 på Nidingen industri AB. Under början av 1990 talet gick företagen samman och bildade storföretaget Västindustrier AB. Företaget är i dag en av Sveriges största inom den petrokemiska industrin. Under de senaste åren har företaget gjort många nysatsningar i nya anläggningar och många omorganisationer har blivit nödvändiga. Antalet anställda har minskats genom uppsägningar och avtalspensioneringar. Företaget har idag ca 1000 anställda. Rekryteringssvårigheter Företaget har haft som policy att i första hand rekrytera personal internt. Under år 1999 och år 2000 har företaget tvingats att rekrytera ny personal externt, på grund av att den allt mer slimmade organisationen innebär att man inte kan undvara intern personal på sina nuvarande befattningar. Nya tjänster har skapats för att behålla kompetent personal och för att täcka de glapp som uppkommit i den nya organisationen samt för att den nya tekniken kräver nya tjänster. Tillsättandet av tjänsterna har visat sig vara svårare än vad ledningen trott. Detta beror inte på att de som sökt tjänsterna inte varit kvalificerade, utan den största orsaken har varit att företaget ligger lägre i sin lönepolitik än liknande företag. För att kunna tillsätta tjänsterna har företaget börjat erbjuda de nyanställda högre löner än den redan befintliga personalen. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 7

LÄRARHANDLEDNING Detta case bygger på en verklig händelse men av hänsyn till företaget är företagsnamnet fingerat. Upplösningen av problemet har påbörjats men ännu inte slutförts. Syftet med detta case är att belysa vilka problem som kan uppstå vid rekrytering av personal när tillgången av arbetskraft är begränsad. Vi vill belysa hur ett samhälleligt problem som arbetskraftsbrist kan skapa problem inne i företag. Det är i detta fall brist på öppenhet kring rekryteringslösningarna som skapat problemen på arbetsplatsen. Att varje handling och ickehandling skapar en spänning som genererar nya handlingar. Dessutom vill vi få igång en diskussion om de kommunikations- och konfliktsproblem som kan uppstå och hur kunskap i organisationsteori kan förhindra dessa problem. Målet med fallet är att studenterna skall fundera och med hjälp av litteraturen analysera den uppkomna situationen. Vad kan vara lämpligt att ta upp till diskussion? Varför har problemen uppstått? Vilka problem finns det? Hur kan de uppkomna problemen lösas? Vilken typ av chef är Gunnar? Vilken är relationen mellan Gunnar och de anställda? Problem som finns i företaget Konfliktproblem Vertikal kommunikationsbrist Motivations problem hos de anställda Kulturkrockar inom företaget Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 8

Konfliktproblem Konflikten består av fem stadier. Jones tar hjälp av Pondy s modell för att tolka och analysera konfliktsituationer. 1. Här föreligger en latent konflikt. I detta case kan vi se det genom att Bertil och de andra gamla medarbetarna inte gör något åt den uppkomna situationen direkt. 2. Förnimmad konflikt. Bertil och de andra gamla känner sig hotade. 3. I denna fas bli motsättningarna tydligare. Här kommer vi mot dem mentaliteten fram. 4. I denna fas råder det öppet krig. Bertil tycker att situationen har blivit ohållbar. 5. I detta stadium kommer efterverkningarna av konflikten. Om konflikten löses på ett för alla parter godtyckligt sätt kan detta leda till ett öppet och samarbetsvilligt arbetsklimat. Enligt Jones finns det två sätt att lösa en konflikt - Ändra organisationsstrukturen. - Ändra attityden hos de inblandade. Företagets nya lönepolitik för att attrahera kompetent personal har medfört att den redan befintliga personalen missgynnats. När vetskapen om de nyanställdas villkor blir känt skapas en konflikt på avdelningen. Vertikal kommunikationsbrist Kommunikationsprocessen handlar om att någon formulerar ett budskap, vid denna punkt är viktigt att välja ett språk som mottagaren förstår. Denna första fas kallas inkodning. Meddelandet skall därefter överföras till mottagaren och det sker via många kanaler. Nästa fas är när meddelandet når mottagaren, hur meddelandet blir mottaget och tolkat, denna fas kallas avkodning. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 9

Process benämns envägskommunikation. För att få en bra kommunikation i organisationer krävs en feedback alltså en återkoppling. Under processens gång kan det uppkomma störningar. Johan anser sig ha fått ett löfte av Gunnar om en specialanpassad tjänst så fort hans utbildning var klar. Gunnar kan inte infria detta löfte eftersom företaget måste hålla nere lönekostnaderna. Detta har han inte kommunicerat med Johan förrän han var klar med utbildningen. Johan känner sig missledd och tappar sin motivation. Motivations problem hos de anställda Masslow hävdade att alla människor har fem grundläggande behov. Dessa behov är inbördes ordnade i en hierarki på att behov högt upp i hierarkin inte uppmärksammas och påverkar beteendet förrän behov på lägre nivå är tillfredsställda. Fysiologiska behov (överlevnadsbehov som mat och sömn) Trygghetsbehov Samhörighetsbehov Erkänsla Självförverkligande Lönekonflikten på avdelningen har lett till att personalens motivation har minskat dramatiskt och detta har i sin tur lett till ökade sjukskrivningar och att flera anställda slutat sina tjänster. Den tidigare goda stämningen på avdelningen är borta. Kulturkrockar inom företaget Organisationskultur handlar om normer och värderingar i organisationen. Vilka gemensamma värderingar har man? Hur bra är sammanhållningen? Hur fungerar personkemin mellan de inblandade? Företagskulturen kommer tydligt till uttryck på Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 10

många olika sätt, genom fysiska förhållanden såsom byggnader och inredningar. Företagskulturen påverkar sättet man umgås, samarbetar, löser uppgifter och bearbetar konflikter i gruppen. Löneblockspolitiken och bonussystemen som gäller i företaget och som fungerat som en morot för de anställda är eventuellt satt ur spel. Västindustrier ändrade spelreglerna utan att alla fick ta del av dem. Detta har medfört en dålig stämning på avdelningen, Vi mot Dem (gamla anställda mot nyanställda samt gamla anställda mot ledningen). De underförstådda värderingarna och antaganden skiljer sig markant mellan de olika grupperna vilket skadar företaget på längre sikt. FÖRSLAG PÅ LITTERATUR Eriksson L och Wåhlin N. Ledarskapsforskning Granér Rolf. Personalgruppens psykologi Morgan G. Images of Organisation Jacobsen D-I och Thorsvik J. Hur moderna organisationer fungerar Jones GR. Organizational Theory Text and Cases Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 11

EGNA REFLEKTIONER Detta case bygger på en verklig händelse och upplösningen på problemen har påbörjats i skrivande stund men är ännu ej slutförd. Vi har därför valt att bifoga några egna reflektioner för att visa vad Västindustrier bör göra för att undvika att liknande problem uppstår i framtiden. Detta case belyser enbart en av avdelningarna på Västindustrier. Dessa problem finns säkerligen på hela företaget. Västindustrier har nu vidtagit åtgärder för att lösa problemen men endast kortsiktigt. I den rådande högkonjunkturen kvarstår problemen med att rekrytera kompetent personal. Ett stort industriföretag som Västindustrier borde ha klara och långsiktiga riktlinjer för sin lönepolitik. Kommunikationsproblem är något som finns i de flesta organisationer. Alla informationsrutiner måste ses över på Västindustrier vilket inte görs i en handvändning, men är nödvändigt i ett längre perspektiv. När det gäller motivationsproblemen på avdelningen, som förvisso hänger ihop med lönepolitik och kommunikationsbrister, måste dessa problem prioriteras omgående. Till att börja med kan ett avdelningsmöte hållas för att vädra åsikter och funderingar. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 12

UPPLÖSNINGEN Januari 2001 Företaget kommer att se över lönerutinerna för nyanställda och de löneskillnader som uppkommit kommer att på något sätt justeras. De anställda som i första läget får löneförhöjning är de som gått en speciell kompetenshöjande kurs. Målet är att företaget skall skicka alla gamla anställda på denna kurs som berättigar till en löneförhöjning. Vid årslöneförhandlingarna kommer troligen de gamla på avdelningen få högre procentuell höjning än de nyanställda. Bertils löneförhandling har i skrivande stund inte fått någon lösning. Bertil söker för tillfället nytt arbete och har varit på ett flertal positiva anställningsintervjuer. Bergin, Thebrin-Larsson, Åkerman & Åkerman 2001 13