Förnyad konkurrensutsättning Manual för användare
Ansvarig utgivare: Göteborgs Stads Upphandlings AB Titel: Förnyad konkurrensutsättning - Manual för användare Version: 1.0.1.2013 2
Innehållsförteckning 1. Förnyad konkurrensutsättning - Introduktion... 4 2. Skapa ny konkurrensutsättning... 5 2.1 Ta emot frågor/kommentar från leverantör... 8 2.2 Skicka kommentar/svara på leverantörskommentar... 9 2.3 Skriv interna anteckningar... 10 2.4 Förlänga/Ändra konkurrensutsättningen under anbudstiden... 11 2.5 Se vilka leverantörer som öppnat/postat anbud på konkurrensutsättningen... 12 2.6 Skicka ny länk till leverantör... 12 3. Öppna anbud och tilldela avtal... 13 3.1 Öppningsprotokoll... 13 3.2 Öppna anbud... 13 3.3 Justera anbudssumma... 14 3.4 Tilldela... 15 4. Avropa... 18 5. Använd mallar... 19 6. Radera konkurrensutsättning... 21 3
1. Förnyad konkurrensutsättning - Introduktion Winst kan användas som ett hjälpmedel att genomföra en förnyad konkurrensutsättning. Det krävs en särskild behörighet för att kunna göra förnyad konkurrensutsättning i Winst. Ta kontakt med din administratör om du inte ser fliken Konkurrensutsättning när du klicka på fliken Inköp. När du klicka på Konkurrensutsättning flik visas dina tidigare och pågående konkurrensutsättningar i en lista. Har du behörighet att se fler än dina egna så syns även dessa. Det går att sortera alla kolumner genom att klicka på kolumnrubriken, resultatet visas i stigande eller fallande ordning. Du kan välja ut vilken status som ska visas i fältet Status. Nedan alternativ är möjliga. 4
2. Skapa ny konkurrensutsättning Det krävs en särskild behörighet för att kunna göra förnyad konkurrensutsättning i Winst. Ta kontakt med din administratör om du inte ser fliken Konkurrensutsättning när du klickar på fliken Inköp. OBS! Det är personen som skapar konkurrensutsättning som också administrerar konkurrensutsättningen. Det vill säga om du lägger in alternativa kontaktuppgifter för konkurrensutsättningen så kommer kommentarer och frågor från leverantörer ändå att sändas till den person som ursprungligen skapade konkurrensutsättningen. Det är även den person som skapat konkurrensutsättningen som kan förlänga, tilldela och avropa på konkurrensutsättningen. 1. Klicka på knappen NY för att starta en ny konkurrensutsättning. 2. Nedan fönster öppnas. 5
3. Ange Kontaktnamn, Telefonnummer och E-postadress till konkurrensutsättningen. Om information finns i din profil så läggs dessa in automatiskt, du kan dock redigera och ändra dessa om du vill förmedla någon annan kontaktuppgift på konkurrensutsättningen (se information ovan). 4. Välj Avtalskategori och eventuellt även Avtalsområde om detta finns. 5. Ge konkurrensutsättningen en Benämning. Benämningen kommer att visas i meddelandet till leverantören samt i Winst. 6. Ange Sista anbudsdag. Detta datum är sista dag för att besvara konkurrensutsättningen. Klicka på ikonen till höger om cellen för att öppna en kalender och välja datum. 7. Skriv en Förfrågningstext, denna text ser leverantören och kan då snabbt avgöra om intresset finns att lämna anbud. Här anges: a. vad konkurrensutsättningen avser, b. hänvisning till eventuella bilagor. 8. Bifoga bilagor genom att klicka på knappen Bilagor (0). Ska Word eller Excel dokument bifogas så använd då helst tidigare versioner (.xls och.doc, dvs ej.xlsx och.docx). Detta så att alla leverantörer kan öppna bilagorna. 9. I fältet Deltagare visas vilka leverantörer som är kopplade till vald Avtalskategori och som kommer att få en inbjudan att delta. 10. Spara konkurrensutsättningen genom att klicka på Spara. Du kan välja på att spara konkurrensutsättningen till senare eller att spara som egen mall så att du kan använda den igen framöver. 11. Starta konkurrensutsättningen genom att klicka på knappen Starta. Du får nu en fråga om starttid. Välj om du vill starta konkurrensutsättningen på en gång eller om du vill välja en tidpunkt fram i tiden. 6
12. När konkurrensutsättningen startar sänds ett meddelande med en länk till konkurrensutsättningen till samtliga leverantörer på vald avtalskategori/avtalsområde. När leverantören klickar på länken kommer de till en sida där de får skapa ett lösenord som de sedan får verifiera. Efter att verifiering av lösenord skett kan ett anbud lämnas. Nedan visas ett exempel på meddelande som skickas till leverantören (för mer information se Förnyad konkurrensutsättning Manual för leverantör ). 13. När leverantören öppnar meddelandet med länken till konkurrensutsättningen så ändras status på leverantören i konkurrensutsättningen till Öppnad, samt att datum och klockslag för öppnandet anges. Detta syns när du öppnar konkurrensutsättningen. 7
2.1 Ta emot frågor/kommentar från leverantör Leverantörer kan sända kommentarer och frågor på konkurrensutsättningen. När det inkommit en kommentar får ansvarig användare ett e-postmeddelande. Kommentaren läses och svaras på i Winst. 1. Logga in och öppna aktuell konkurrensutsättning. I Historiken på konkurrensutsättningen syns att en kommentar inkommit och från vilken leverantör. 2. Markera den leverantör som lämnat en kommentar. Klicka på Öppna. 8
En ny flik öppnas där kommentaren syns tillsammans med datum samt klockslag då kommentaren mottagits. 2.2 Skicka kommentar/svara på leverantörskommentar Funktionen finns att skicka egna kommentarer och svarar till leverantörskommentar. 1. Markera den leverantör du vill skicka kommentar till. Klicka på Öppna. Du kan välja att skicka kommentar till den leverantör som skickat frågan eller till alla leverantörer i konkurrensutsättningen. 2. Klicka på Kommentera (se bild ovan). Nedan fönster öppnas. 3. Välj om kommentaren ska skickas till alla deltagare eller enbart till den leverantör som skickat in frågan. Om du ska svara på en leverantörskommentar och svaret ska skickas till samtliga leverantörer bör frågan upprepas först i meddelandet innan svaret anges så att alla leverantörer ser frågeställningen (se bild ovan). 4. Klicka på OK för att skicka kommentaren. Svaret registreras i fältet för Kommentarer på alla eller vald leverantör. 9
5. Under Historik syns att kommentar har skickats till en eller samtliga deltagare. 2.3 Skriv interna anteckningar Det går att skriva interna anteckningar på varje leverantör. Anteckningarna sparas på leverantören på den aktuella konkurrensutsättningen och sänds inte till leverantören. 1. Markera den leverantör som du vill skapa en anteckning på. Klicka på Öppna. 2. En ny flik öppnas. Klicka på fliken Anteckningar. 10
3. Skriv in dina anteckningar i fönstret Interna anteckningar. Spara genom att klicka på Spara ant. 2.4 Förlänga/Ändra konkurrensutsättningen under anbudstiden Det går att ändra i konkurrensutsättningen fram till sista anbudsdag. 1. Klicka på Ändra knappen. 2. Du kan ändra sista anbudsdatum, lägg till/ta bort/ändra förfrågningstext och lägga till/ta bort bilagor. 3. Klicka på Spara när du har ändrat konkurrensutsättningen. OBS: När ändringar görs i konkurrensutsättningen skickas e-post till samtliga leverantörer om att en ändring har skett, det framgår inte i detta meddelande vilken ändring som har skett. 4. Skriv en kommentar om ändringen och skicka till alla leverantörer (se Skicka kommentar/svara på leverantörskommentar ). 11
2.5 Se vilka leverantörer som öppnat/postat anbud på konkurrensutsättningen Under fliken Deltagare i kolumnen Status syns det vilka leverantörer som öppnat konkurrensutsättningen samt om anbud postats. OBS: Du kan alltid skicka en kommentar till alla leverantörer och påminna dem om sista anbudsdatum (se Skicka kommentar/svara på leverantörskommentar ovan). Om en leverantör inte skickat in något anbud finns en kommentar på leverantören om detta. 2.6 Skicka ny länk till leverantör I det fall en leverantör behöver en ny länk till pågående konkurrensutsättning görs detta genom att gå in på aktuell leverantör så att en flik med leverantörens uppgifter öppnas. 1. Klicka på Kommentera och ett fönster för kommentarer öppnas. 2. Skriv ett meddelande till leverantören. 3. Välj att meddelandet endast ska gå till denna deltagare. 4. Klicka på OK. 12
3. Öppna anbud och tilldela avtal När sista anbudsdatum har passerat kan inga ändringar göras i konkurrensutsättningen. 3.1 Öppningsprotokoll När sista anbudsdatum har passerat skapas ett öppningsprotokoll automatiskt av systemet. Öppningsprotokollet läggs under Bilagor på konkurrensutsättningen. Markera öppningsprotokollet och klicka på Visa för att öppna. Öppningsprotokollet öppnas i din webbläsare. 3.2 Öppna anbud När sista anbudsdatum har passerat tänds knappen Öppna och insända anbud kan öppnas. Markera en leverantör som lämnat anbud och klicka på Öppna. 13
En flik med anbudet öppnas. Klicka på Visa bilagor för att se bifogade filer. Har inget anbud inkommit från en leverantör står detta angivet i textrutan. 3.3 Justera anbudssumma Efter sista anbudsdatum har passerat och du har utvärderat anbudet, har du möjlighet att lägga en justerad anbudssumma på varje anbud. 1. Markera den leverantör som du vill justera anbudssumma på. Klicka på Öppna. 2. En ny flik öppnas med information om leverantören. 14
3. Klicka på fliken Anteckningar och ange justerad utvärderingssumma. Du kan skriva en kommentar till den justerade summan i fältet Interna anteckningar. Spara genom att klicka på Spara ant. Under Historik på konkurrensutsättningen syns att anteckningar gjorts. På leverantören syns justerad summa i avsedd kolumn. 3.4 Tilldela När utvärderingen är klar kan tilldelning ske. Endast de leverantörer som har lämnat anbud kan tilldelas. 1. Klicka på Tilldela knappen. Nedan fönster öppnas. 15
2. Markera de leverantören som ska tilldelas (en eller flera leverantörer kan tilldelas). 3. Publicera anbud för leverantörer är förvalt. Välj Nej om du inte vill skicka ut samtliga inkomna anbud till samtliga leverantör. 4. Använd avtalsspärr är förvalt och datumförslaget är 10 dagar fram i tiden. Kontrollera föreslaget datum så att det inte är en helgdag. För att öppna kalendern klickar du på datumet. Vill du ändra datum så klickar du på nytt datum i kalendern. 5. Skriv alltid ett meddelande. OBS: Meddelandet kommer att skickas till samtliga deltagare inte bara den vinnande leverantören. 6. Klicka på Ja. 7. Samtliga deltagare kommer att meddelas via e-post vilken leverantör som tilldelats avtal. Om du har valt Ja att Publicera anbud för leverantörer kommer alla leverantörer kunna se varandras anbud. 8. I listan med samtliga leverantörer får tilldelade leverantörer informationen Vinnare. 16
OBS! Inga beställningar får göras och inga underavtal får skrivas innan avtalsspärren har gått ut. 17
4. Avropa Efter det att datumet för avtalsspärren passerat kan avrop göras. Avrop kan göras direkt i Winst. 1. Klicka på knappen Avropa för att skicka ett avrop till vinnande leverantör. 2. Välj om avrop ska ske i Winst (Proceedo) eller på annat sätt. 3. Vid valet Proceedo läggs det vinnande anbudet i varukorgen och behandlas som en vanlig beställning. Status på konkurrensutsättningen blir nu Påbörjad beställning. Om Beställ på annat sätt väljs får konkurrensutsättningen status Påbörjad. Obs! Om justering gjorts av utvärderingssumman så måste Best.pris ändras innan avrop. Det är annars den anbudssumma som leverantören lämnat som är grund för avropet. 18
5. Använd mallar Om du ska göra flera konkurrensutsättningar du kan skapa en mall som du kan återanvända för att spara tid. 1. För att skapa en egen mall från en tidigare konkurrensutsättning söker du upp din konkurrensutsättning i listan. 2. Markera den konkurrensutsättning som du vill använda. Klicka på Kopiera. 3. Svara Ja på frågan om du vill kopiera vald konkurrensutsättning. 4. Klicka på Spara. 19
5. Välj spara Som egen mall och klicka på OK. 6. Din mall syns nu i listan över dina konkurrensutsättningar och kan sorteras ut om du ändrar Status till Egen mall och klickar på Sök. 20
6. Radera konkurrensutsättning Det är enbart möjligt att radera ej påbörjade konkurrensutsättningar eller mallar. 1. Markera konkurrensutsättningen i listan. 2. Klicka på knappen Radera. Du får en kontrollfråga innan radering sker. 21