PROTOKOLL 1 (25) 2015-11-10 Fritidsnämnden Plats och tid Femtioettan kl. 13:00 16:30 Beslutande Daniel Ådin, ordförande (S) Joakim Wallström, vice ordf. (V) 258-270 Gun Sundberg (S) Tjänstgjorde för Joakim Wallström (V) 250-257 Yvonne Wahlberg (S) Tjänstgjorde för Jonna Lundgren (S) Robert Eskelinen (S) Gunilla Lundström (S) Rickard Dahlström (S) Tjänstgjorde för Mustafa Nor Jibril (S) Ewa Eriksson (S) Erika Häggblad (M) Agneta Pohjanen (C) Günter Larsson (FP) Isak Rådahl (S) Tjänstgjorde för Niklas Mossberg (MP) Ersättare Gun Sundberg (S) (fr o m 258) Tjänstemän Leif Gustafsson, fritidschef Hans Petterson, avd.chef förening & idrott Eddy Lindström, avd.chef administrativa avdelningen Berith Markstedt, avd.chef verksamhetsavdelningen Anette Andersson, nämndsekreterare Har anmält frånvaro Niklas Mossberg (MP) ORDINARIE Mustafa Nor Jibril (S) ORDINARIE Jonna Lundgren (S) ORDINARIE Veronika Hashemi (V) ERSÄTTARE Elin Segerstedt Söderberg (M) ERSÄTTARE Petter Ershag (KD) ERSÄTTARE Justerare Paragrafer Robert Eskelinen (S) 250-270 Underskrifter Daniel Ådin, ordförande Robert Eskelinen, protokolljusterare Anette Andersson, nämndsekreterare BEVIS OM ANSLAG Justering av fritidsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-11-10 2015-12-04 2015-12-27 Förvaringsplats för protokollet Fritidskontoret Underskrift Anette Andersson, nämndsekreterare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 250 Val av justerare samt ev tjänstgöring Robert Eskelinen (S) valdes till att, jämte ordförande, justera dagens protokoll. Frånvarande ordinarie ledamot och dennes ersättare: Jonna Lundgren (S) var frånvarande och för henne tjänstgjorde Yvonne Wahlberg (S) Niklas Mossberg (MP) var frånvarande och för honom tjänstgjorde Isak Rådahl (S) Mustafa Nor Jibril (S) var frånvarande och för honom tjänstgjorde Rickard Dahlström (S) Joakim Wallström (V) var frånvarande under 250-257 behandlande och för honom tjänstgjorde Gun Sundberg (S) Frånvarande ersättare: Elin Segerstedt Söderberg (M), Petter Ershag (KD) och Veronica Hashemi (V)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 251 Godkännande av dagordning Vid dagordningens fastställande anmäldes ett antal punkter under såväl Informations- och diskussionsärenden som under Rapporter och Övriga frågor. Godkänna dagordningen med anmälda tillägg
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 252 Inplanerade besök vid nämndsmötet Här var meningen att kommunens revisorer skulle besöka nämnden kl. 13.00 dock blev det besöket inställt. Pär Antonsson, områdeschef för Byske samt Maria Renström, fritidskonsulent vid fritidskontoret besökte fritidsnämnden kl. 15.00 för att redovisa den fördjupade geografiska genomgången, som berörde Byske, vilket fritidsnämnden framlagt önskemål om under planeringsdagarna i oktober. Godkänna redovisningen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 253 Dnr FN 2015-000375 800 Fritidsnämndens övergripande ansvarsutövande, revisionsgranskning år 2015 Revisorerna har att granska all verksamhet årligen. Denna granskning avser kommunstyrelsens och nämndens ansvarsutövande och ingår som en del av den årliga granskningen. Med ansvarsutövande menas styrelsens/nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Granskningen är en del av det underlag som behövs för revisionsberättelsen. Noteras grönt i samtliga granskningsområden med undantag för Preciserar nämnden vid behov vad som ska göras, när det ska göras och av vem? där man bedömer gult utfall. Revisorernas kommentar till gult för denna granskningspunkt lyder: I delårsrapporten 2015 per april och per augusti noteras att i verksamhetsmålet inom perspektivet utveckling/tillväxt prognoseras ej måluppfyllelse. Nämnden kan inte verifiera att den vidtar aktiva åtgärder för att nå måluppfyllelse. Fritidskontorets kommentar: Kontoret fick muntligt uppdrag av arbetsutskottet att till fritidsnämndens behandling av delårsrapporten per augusti 2015-09-22 kalla kommunens planeringschef för information och meningsutbyte för att om möjligt snabba på processen runt aktuellt mål. Tyvärr kom inte tjänstepersonen i fråga till fritidsnämnden. Fritidsnämnden har, med anledning av att målet inte klarats av under 2015, redan i samband med beslut om styrkort för 2016 FN 2015-05-26 119 (efter delårsrapporten per april) beslutat att låta målet Göra handlingsplan utifrån framtaget program för älvsrummet mellan Älvsbackabron och Mobackendammen finnas kvar 2016. 1. Notera det positiva utfallet av revisionsgranskningen för framtida tillämpning. 2. Godkänna fritidskontorets kommentar enligt ovan.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Revisionsrapport Tjänsteskrivelse Kommunrevisionen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 254 Dnr FN 2015-000382 800 Ekonomirapport, fritidsnämndens verksamheter, 2015-10-31 Övergripande redovisning av ekonomiläget per 2015-10-31 för förvaltningens olika verksamheter inklusive projekt. Ekonomirapporten visar på att fritidsnämndens verksamheter, totalt sett 2015-12-31, ska redovisa förbrukning inom tilldelat anslag. Prognosen inkluderar beviljad kompletteringsbudget för år 2015. Anta upprättad ekonomirapport per 2015-10-31 Tjänsteskrivelse Bilagor
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 255 Dnr FN 2015-000008 800 Uppföljning av internkontrollplan, fritidsnämnden 2015 Fritidskontoret rapporterar utifrån genomförd internkontroll baserad på internkontrollplan för år 2015 beslutad av fritidsnämnden 2015-01-20 10. 1. Godkänna fritidskontorets rapport över det genomförda internkontrollarbetet. 2. Kontrollaktiviteten/kontrollmomenten Att förebyggande åtgärder görs för att förhindra korruption och oegentligheter förs över till internkontrollplanen för år 2016. (Nya reglementet behandlas/antas av kommunfullmäktige 2015-12-15) Tjänsteskrivelse
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 256 Dnr FN 2015-000341 800 Fördelning av internbudget för år 2016 Förslag på fördelning av internbudget/-årsbudget för år 2016 enligt följande: VHT 3004 Föreningsbidrag, allmänna VHT 3500 Fritidsgårdar Godkänna förslag på fördelning av internbudget/-årsbudget för år 2016 gällande ovan redovisade verksamheter. Tjänsteskrivelse Budgetfördelningen för nämnda verksamheter
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 257 Ökade taxor, driftbudget 2017 Inför budget 2016 höjdes inga taxor avseende skattefinansierad verksamhet. Nu återstår frågan om hur det ska bli inför driftbudget 2017. Kontoret får i uppdrag att arbeta vidare med eventuella taxehöjningar och återkomma med en presentation till decembernämnden i samband med budgetberedningen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 258 Dnr FN 2015-000368 800 Revisorsgranskning - Serviceförklaringar Kommunens revisorer har med hänsyn till risk och väsentligheter bedömt det angeläget att göra en granskning av kommunens arbete med serviceförklaringar. Fokus har riktats mot följande områden: 1. Kommuninterna styrdokument 2. Nämndernas styrning 3. Ansvars- och arbetsfördelning i verksamhetsorganisationen. 4. Uppföljning, redovisning och utvärdering. Revisorerna skriver: Vår granskning visar att kommunens serviceförklaringar till övervägande del hanteras på ett ändamålsenligt sätt, men att den interna kontrollen inom området i flera viktiga avseenden är otillräcklig. Resultat och underlag för gjorda bedömningar redovisas i bifogad rapport. För framtiden lämnas följande rekommendationer: Att kommunstyrelsen anger hur nästa etapp ser ut för verktyget serviceförklaringar dvs hur serviceförklaringar ska bli en del av kommunens ordinarie verksamhet. Att kommunstyrelsen prövar om arbetet med serviceförklaringar ska innefatta all kommunal serviceproduktion, dvs även interna tjänster. Om så sker bedöms alla nämnder kunna aktivt arbeta med serviceförklaringar. Att kommunstyrelse och nämnder säkerställer att det sker en kontinuerlig och systematisk politisk prövning, utvärdering och utveckling av befintliga serviceförklaringar. Rapporten, i sin helhet, biläggs ärendet. 1. Avvakta eventuella direktiv från kommunstyrelsen om hur verktyget serviceförklaringar ska användas i framtiden. 2. Efter diskussion noteras/godkänns rapporten. Revisionsrapporten Tjänsteskrivelse
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Kommunstyrelsen Kommunrevisionen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 259 Dnr FN 2015-000365 805 Ansökan om ekonomiskt stöd för ombyggnation, Shimbukan Skellefteå Budoklubb Shimbukan Skellefteå Budoklubb ansöker om bidrag för att färdigställa lokaler, ventilation och tillgänglighetsanpassning i Campushallen. Kostnad 420 000 kronor och föreningen ansöker om 300 000 kronor i bidrag. 1. Bevilja Shimbukan Skellefteå Budoklubb bidrag med max 50% av den godkända summan 270 000 kronor, alltså max 135 000 kronor, för att färdigställa lokalerna enligt ansökan. 2. Medlen tas ur anslaget för föreningsinvesteringar VHT 3004 & FRI 5497 3. Bidraget utbetalas efter kostnadsredovisning, från föreningen, inom ett (1) år efter beslut. Skrivelse Shimbukan Skellefteå Budoklubb Tjänsteskrivelse Förening och Idrott Shimbukan Skellefteå Budoklubb Förening och Idrott (FRKHPEO) Förening och Idrott (FRKMKAO) Administrativa avdelningen (FRKAWAN)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 260 Dnr FN 2015-000352 800 Ungdomsledarstipendium 2015 Fritidsnämnden utser årligen en kandidat att motta ett Ungdomsledarstipendium på 15 000 kronor och i år har 19 ansökningar inkommit. Dessutom har fritidsnämnden nominerat en kandidat, Magnus Johansson, Shimbukan Skellefteå Budoklubb. I detta ärende är checklistan tillämpad Från år 1968 har 35 manliga och 11 kvinnliga ungdomsledare mottagit ungdomsledarstipendiet. Att utse Magnus Johansson, Shimbukan Skellefteå Budoklubb, till att motta 2015 års Ungdomsledarstipendium med motiveringen: Magnus är en extremt engagerad ledare som drivs av att se andra lyckas och växa. Han brinner för att alla barn och ungdomar ska ha möjlighet att träna, oavsett förutsättningar. Han är också personen bakom skapandet av Skellefteå Budokan kampsportcentret, där han drivit projektet från tanke till handling. Sammanställning över kandidater Tjänsteskrivelse Förening och idrott (FRKHPEO) Förening och idrott (FRKMREM) Administrativa avdelningen (FRKAWAN)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 261 Dnr FN 2015-000353 800 Idrottsstipendium 2015 Fritidsnämnden utser årligen en kandidat att motta ett idrottsstipendium på 15 0000 kronor och i år har 7 ansökningar inkommit. I detta ärende är checklistan tillämpad Från år 1968 har 28 manliga och 22 kvinnliga idrottsutövare mottagit idrottsstipendiet. Att utse Ambjörn Holmqvist, Shimbukan Skellefteå Budoklubb, till att motta 2015 års Idrottsstipendium med motiveringen: Ambjörn har målmedvetet och med ett stort engagemang utvecklats inom kampsporten Kendo. I dag är han en av Sveriges absolut bästa utövare i sporten Kendo och en viktig anledning till att Shimbukan Skellefteå Budoklubb räknas som en av norra Europas bästa klubbar. Sammanställning över kandidater Tjänsteskrivelse Förening och idrott (FRKHPEO) Förening och Idrott (FRKMREM) Administrativa avdelningen (FRKAWAN)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 262 Dnr FN 2015-000384 808 Prioritering, bokning fotboll Fotbollens prioriteringsgrupp har träffats och kommit med ett förslag på hur tiderna ska fördelas. Utifrån Västerbottens Fotbollsförbunds statistik är det cirka 57 procent killar och 43 procent tjejer som spelar fotboll i Skellefteå kommun. Följa fotbollens prioriteringsgrupps förslag till fördelning av tider. (Förslaget till fördelning av tider finns att läsa i fritidsnämndens diarium med diarienummer 15/384. 808) Se bilagor Tjänsteskrivelse Förening och Idrott (FRKHPEO)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 263 Dnr FN 2015-000378 822 Justering av taggsystem vid badhusens gym I dag finns gym på fritidsnämndens badhus, flera av våra besökare önskar att kunna träna även utanför våra anläggningars öppettider. Detta har på några badhus tillgodosetts genom att man kan köpa en separat tagg och kan använda lokalen även utanför ordinarie öppettid. Under 2016 är målet att alla kommunala gym ska kunna erbjuda taggsystem. Det har från gäster även framkommit önskemål om att utöka tiden för att träna på gymmen. I dag har man möjlighet att träna mellan 06.00-24.00. Önskemålet har varit att få börja redan 05.00 på morgonen. I dag kan man träna med tagg om man köper 6-9-12 månaders kort, besökare har även framfört önskemål om att kunna köpa tagg för en tre månaders period. 1. Skapa möjlighet för de som tränar på gymmen att besöka anläggningen samtliga dagar kl. 05.00 24.00. 2. Ge möjlighet för de som tränar på gymmen att även kunna använda taggsystem om de köper 3-månaders kort. Denna tjänsteskrivelse. Verksamhetsavdelningen (FRKBMAT)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 264 Dnr FN 2015-000379 822 Hanteringen av mobiler och surfplattor vid besök på kommunens badhus Umeå kommun har tagit beslut att förbjuda mobiler och surfplattor i kommunens badhus. Problematiken kring mobiler/surfplattor är även känd för fritidsnämndens badanläggningar i Skellefteå kommun, ämnet kan diskuteras utifrån två perspektiv. Ett perspektiv är att det i dag finns det många önskemål om ändrade förutsättningar för integritet i omklädningsrummet, många vill inte byta om på grund av risk för att bli fotograferade. Det andra perspektivet är risk för fler tillbud när den ansvarige vuxne är mer fokuserad på sin mobil/surfplatta än på barnen som badar. 1. Ge verksamhetsavdelningen i uppdrag att analysera vilka problem som uppstår eller kan uppstå utifrån ovanstående problematik. 2. Utifrån resultat arbeta fram rutiner som kan säkerställa trygghet i fritidsnämndens badanläggningar. Denna tjänsteskrivelse. Ordföranden (FRKDADN) Verksamhetsavdelningen (FRKBMAT)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 265 Dnr FN 2015-000377 800 Mötesplanering för nämnd och arbetsutskott 2016 (2017) Ordföranden har lämnat följande förslag på mötesplanering: Arbetsutskott Fritidsnämnd Övriga noteringar 2016-01-25 (måndag) 2016-02-23 2016-03-22 2016-04-18 (måndag) 2016-05-24 2016-06-21 2016-08-22 (måndag) 2016-09-20 2016-10-25 2016-11-22 2016-12-20 2017-01-23 (måndag) 2017-02-21 2016-01-12 2016-02-09 (tisdag, heldag, bokslut) 2016-03-08 2016-04-05 (tisdag, heldag) 2016-05-03 2016-06-07 2016-08-09 2016-09-06 2016-10-04 10-05 (tisdag - onsdag) 2016-11-08 2016-12-06 (tisdag, heldag) 2017-01-10 2017-02-07 (tisdag, heldag, bokslut) 2017-03-07 21/1: Budgetberedningen fastställer förslag på kommunövergripande mål 15/2: Budgetberedningens förslag till budget 2017 och plan 2018-2019 skickas ut till nämnderna. 16/2: Kommunfullmäktige beslutar om kommunövergripande mål. 11/3: Nämndernas synpunkter om budet 2017 skickas in till budgetbredningen. 12/4: Nämnderna delges budgetberedningens slutgiltiga förslag. 26/4: Kommunfullmäktige beslutar om budget 2017 & plan 2018-2019 13/5: Nämndens förslag till nämndsmål 2017 skickas in 14/6: Kommunfullmäktige beslutar om nämndsmål 2017 Fritidsnämndens måldagar 4-5/10 Arbetsutskottets och fritidsnämndens sammanträden hålls kl. 13.00 där inte annat anges
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 Godkänna förslaget till mötesplanering för arbetsutskott och fritidsnämnd. Förslag till mötesplanering Tjänsteskrivelse Fritidsnämndens ledamöter KLK - medborgarservice (KLKMGRM)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 266 Dnr FN 2015-000383 800 Anmälningar och meddelanden till fritidsnämnden 2015-11-10 Anmälningar för att fritidsnämnden ska få en inblick i det som beslutades i arbetsutskottet samt beslutade och expedierade delegationsprotokoll. Meddelanden för att fritidsnämnden ska få möjlighet till en inblick i fortsättningen av ett ärende, ex vis slutligt beslut. Det samlade materialet kan sedan läggas till handlingarna Förslag till beslut Godkänna lämnad redovisning, enligt tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse Bilaga
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 267 Dnr FN 2015-000025 800 Balanslista för uppföljning av att fattade beslut verkställs 2015 Enligt tidigare beslut så presenterades balanslistan som framställdes efter fritidsnämndens möte 2015-10-23, ett nytt ärende har lagts till listan. Godkänna lämnad redovisning. Tjänsteskrivelse Balanslista för uppföljning av att fattade beslut verkställs
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 268 Informations- och diskussionsärenden Flyktingsituationen; både Byske och Skellefteås campingar används nu för att ordna till det bästa för de som kommit hit de senaste veckorna (LG) Avstängning vid Bureå badhus (LG) En träff ska hållas rörande Jörns badhus och dess framtid (LG) Kommunstyrelsen har beslutat att support- och lokaler ska undersöka nybyggnation vid Örjanshallen (LG) Ny fördelning gällande bidrag för flyktingar, kultur och fritid vill ha 5% (LG) Vem ska ha säljrättigheterna till namnet vid Norrvalla bollhall? Sunnanå fick tidigare första chansen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 269 Rapporter En kort rapport om ett besök i Byske som Gunilla Lundström och Ewa Eriksson gjorde. Simkunnigheten i Skellefteå är god och 97% av eleverna i åk 6 och 9 kan simma. De som ännu inte lärt sig är nytillkomna och där måste ytterligare simkunskap läras ut. (LG)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 25 270 Övriga frågor Joakim Wallström var något sen till mötet idag och ville ställa några frågor rörande det som togs upp före han anlände. En film om flottledsåterställningen i Bureälven visades avslutningsvis för nämnden.