Fritids- och turistnämnden

Transkript

1 Protokoll Ft 144/2011 Fritids- och turistnämnden Datum: Klockan: 17:00 19:45 Plats: Idrottens Hus Närvarande ledamöter Lars Johansson (C) Jonas Håård (S) Ingela Hallblom (S) Irene Tydén (S) Henrik Nordström (S) Anders Östman (KD) Maud Hadders (M) Ulrica Solver-Gustavsson (FP) Malin Bjarnefors (MP) Maria Westerholm (V) Tjänstgörande ersättare Magnus Johansson (M) Lennart Sundmark (KD) Krister Tornberg (M) Kamran Kabinejad (C) Lotta Wahlén (S) Övriga Lilian Eriksson Gabriella Hugosson Åsa Enkvist Lenander Sonja Bejstam Birgitta Wörman Janne Larsson Dieter Wolf Elisabeth Rapp Susann Pettersson Anders Bengtsson Peter Nilsson Margaretha Johansson, Jonas Andersson för Johan Kumlin (M) för Monica Frankenberg (KD) för Olle Larsson (M) för Rasmus Holmberg (MP) Jäv 112 för Raimo Tunsved (S) Förvaltningschef Nämndadministratör Ekonom Ekonom Kontorschef Fritidskonsulent Enhetschef Fritidskonsulent Enhetschef Verksamhetsutvecklare, IT Projektledare Örebroandan ÖLIF (Örebro läns Idrottsförbund) Gabriella Hugosson, sekreterare Justerat den

2 Lars Johansson (C), ordförande Maud Hadders, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den. 130 Information om verksamheten i Idrottens Hus Margaretha Johansson och Jonas Andersson från Örebro läns Idrottsförbund hälsade nämndens ledamöter välkomna till Idrottens Hus och informerade kort om verksamheten i huset. 131 Protokollsjusterare Handläggare: Gabriella Hugosson Till justerare utses Maud Hadders (M) med Maria Westerholm (V) som ersättare 132 Godkännande av dagordningen Iréne Tydén (S) anmäler en övrig fråga om tillgång till samverkansprotokollen. - Dagordningen godkänns med ovanstående tillägg. 133 Särskilt bidrag - från tilläggsbudget 2011 Ärendenummer: Ft 190/2011 Handläggare: Elisabeth Rapp, Janne Larsson Fritids- och turistnämnden har fått en förstärkt budget på 1 miljon kr till föreningsbidrag för den tid som återstår av Anslaget är tänkt som ett förstärkt bidrag till investeringar som höjer föreningens säkerhet och/eller för nyinvesteringar/förnyelse av redskap och utrustning. Bidraget kan sökas av föreningar som bedriver barn och ungdomsverksamhet (åldern 7-20 år). Maxbeloppet som kan sökas för varje förening är kr.

3 Samtliga föreningar som erhåller generellt bidrag från Fritid- och turistnämnden har fått information om bidraget genom e-post eller brev. I brevet framgår kriterier för bidraget och sista ansökningsdag. Bidragsansökningarna har sammanställts och ett förslag till fördelning föreligger nu för beslut av fritid- och turistnämnden. sunderlag Tjänsteskrivelse Bilaga 1 -Förslag till fördelning av bidrag Bilaga 2 - Brev till föreningar - Särskilt bidrag från tilläggsbudgeten 2011 fördelas enligt bifogat förslag Nämndens behandling På grund av jäv deltog inte Kamran Kabinejad (C) i beslutet. Maud Hadders (M), Ulrica Solver-Gustavsson (FP), Malin Bjarnefors (MP), Magnus Johansson (M), Krister Tornberg (M) deltar ej i beslutet. - Särskilt bidrag från tilläggsbudgeten 2011 fördelas enligt bifogat förslag. 134 Sammanträdestider 2012 Handläggare: Gabriella Hugosson Förvaltningen har tagit fram ett förslag på sammanträdestider för år Två gånger per år brukar nämnden ha en sammankomst under en heldag med information om verksamheten. Dessa dagar föreslås att de hålls i maj och oktober. Följande sammanträdestider föreslås: Torsdag 26 januari kl. 13:00 Tisdag 14 februari kl. 14:00 Tisdag 20 mars kl. 14:00 Tisdag 17 april kl. 17:00 Tisdag 22 maj (heldag) Tisdag 12 juni kl. 14:00 Tisdag 28 aug kl. 14:00 Tisdag 18 september kl. 14:00 Tis 16 oktober (heldag) Tisdag 13 nov kl. 17:00 Tisdag 11 dec kl. 14:00

4 - Fritids- och turistnämnden sammanträder under 2012 enligt förslag. - Fritids- och turistnämnden sammanträder under 2012 enligt förslag. 135 Granskningsrapport - Internkontroll 2011 Ärendenummer: Ft 175/2011 Handläggare: Sonja Bejstam En granskningsplan för internkontroll 2011 fastställdes i december En granskning har gjorts och tas upp i nämnden för beredning i november och beslut i december. En skriftlig delrapport delges nämnden vid gruppmöten som hålls innan nämnden. sunderlag Tjänsteskrivelse Granskningsrapport-internkontroll Granskningsrapporten för 2011 godkänns. - Granskningsrapporten för 2011 godkänns. 136 Internkontrollplan 2012 Ärendenummer: Ft 147/2011 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander Kommunstyrelsen har beslutat om vilka granskningsåtgärder som ska gälla för nämnderna under år Förutom dessa kan nämnden besluta om egna granskningsåtgärder. Förvaltningen har utarbetat ett förslag till internkontrollplan för sunderlag Tjänsteskrivelse Granskningsplan för internkontroll 2012

5 Förvaltningen får i uppdrag att genomföra följande granskning 2012 Kommungemensam granskning 1.Kartlägga var i organisationen kontanthantering sker 2. Om nämnderna efterlever 5 och 25 i LAS (Lagen om anställningsskydd) 3. Verksamhetens rutiner för hantering av inkomna/utgående handlingar 4. Att delegationsordning finns, är aktuell och efterlevs 5. Verksamhetens rutiner för att förse kundtjänst med relevant information, uppföljning från Nämndspecifik granskning: 6. Uppföljning av skötselavtal - om rätt typ av bränsle/kemikalier används till maskiner såsom gräsklippare m.m 7. Uppföljning av skötselavtal - att föreningen har tecknat försäkring enligt vad som skrivs in i avtalet med kommunen. 8.Rutiner vid bluffakturor 9. Förekomsten av inventarieförteckningar Förvaltningen får i uppdrag att genomföra följande granskning 2012: Kommungemensam granskning 1.Kartlägga var i organisationen kontanthantering sker 2. Om nämnderna efterlever 5 och 25 i LAS (Lagen om anställningsskydd) 3. Verksamhetens rutiner för hantering av inkomna/utgående handlingar 4. Att delegationsordning finns, är aktuell och efterlevs 5. Verksamhetens rutiner för att förse kundtjänst med relevant information, uppföljning från Nämndspecifik granskning: 6. Uppföljning av skötselavtal - om rätt typ av bränsle/kemikalier används till maskiner såsom gräsklippare m.m 7. Uppföljning av skötselavtal - att föreningen har tecknat försäkring enligt vad som skrivs in i avtalet med kommunen. 8.Rutiner vid bluffakturor 9. Förekomsten av inventarieförteckningar

6 137 Avskrivning av 2010 års fordringar Ärendenummer: Ft 200/2011 Handläggare: Åsa Enkvist-Lenander Enligt god redovisningssed ska en osäker fordran inte tas upp som en tillgång i bokslutet. Därför ska utestående fodringar för år 2010 skrivas av i redovisningen års utestående kundfordringar skrivs av med beloppet kr års utestående kundfordringar skrivs av med beloppet kr. 138 Verksamhetsplan med budget 2012 Ärendenummer: Ft 215/2011 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander Förvaltningen har inlett arbetet med att ta fram en verksamhetsplan med budget för Ärendet bereds på sammanträdet i december och återkommer för ytterligare beredning i januari sunderlag Delar av budgethandlingarna presenteras för nämnden på sammanträdet. - Ärendet är berett Nämndens behandling Nämnden påpekar att kostnaden för Alnängsbadets toaletter inte finns med i budgetuppställningen, och förvaltningen återkommer med besked i frågan. - Ärendet är berett

7 139 Information: Budgetuppföljning jan-nov 2011 Ärendenummer: Ft 27/2011 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander Den månadsvisa budgetuppföljningen visar det ekonomiska utfallet i förhållande till budget. En jämförelse görs med utfallet föregående år samt den senaste aktuella prognosen. sunderlag Budgetuppföljning för perioden januari-november Informationen läggs till handlingarna. - Informationen läggs till handlingarna. 140 Information - Eyrafältet Handläggare: Susann Pettersson/Lilian Eriksson Nämnden ges en uppföljande information. Henrik Nordström (S) ställde en fråga till förvaltningschefen om kostnaderna i samband med byggnation av ytterligare läktare och får svar på nästa möte. sunderlag Muntligt. - Informationen läggs till handlingarna - Informationen läggs till handlingarna

8 141 Information - Trängen IP Handläggare: Susann Pettersson/Lilian Eriksson Nämnden ges en uppföljande information. sunderlag Muntligt. - Informationen läggs till handlingarna - Informationen läggs till handlingarna Nämnden ajournerar sig för fika mellan kl. 18:00-18: Information: Örebroandan - återrapportering Ärendenummer: Ft 142/2009 Föredragande: Peter Nilsson, Handläggare: Dieter Wolf Örebro läns fotbollförbund genomför för närvarande med stöd från bl a Örebro kommun projektet Örebroandan. Ursprungligen kommer idén från Djurgården som under flera år bedrivit drive-in idrott under helgkvällar. Projektet har anpassats till de förutsättningar som finns i Örebro. Syftet är att skapa en positiv mötesplats för barn och ungdomar och att de skall lockas till en aktiv fritid, deltagande i föreningslivet och därmed ett livslångt intresse för fysisk aktivitet. En överenskommelse har tecknats mellan fritids- och turistnämnden (samt kultur- och medborgarnämnden) och Örebro läns fotbollförbund vilket innebär att kultur- och medborgarnämnden ger projektet ett bidrag och fritids- och turistnämnden tillhandahåller hyresfria lokaler. En rapport från verksamheten ska enligt överenskommelsen redovisas inför nämnden varje verksamhetstermin.

9 sunderlag Muntligt Skriftligt underlag för presentationen delas ut vid nämndsammanträdet. Verksamhetsberättelse Örebroandan Informationen läggs till handlingarna. -Informationen läggs till handlingarna. 143 Information från förvaltningschefen Handläggare: Lilian Eriksson Förvaltningschefen meddelar följande: Resultatet av Medarbetarenkäten 2011 har sammanställts och presenterades för nämnden. Resultat för dåvarande Fritids- och turistförvaltningen är övervägande positivt. sunderlag Muntligt. - Informationen läggs till handlingarna. - Informationen läggs till handlingarna 144 Meddelanden till nämnd Handläggare: Gabriella Hugosson Pärm med inkomna skrivelser mm cirkulerar under nämnden. sunderlag Muntligt.

10 - Informationen läggs till handlingarna. Yrkande Ordförande Lars Johansson (C) yrkar att ärendet bordläggs till nästa möte på grund av att nämndens ledamöter inte hunnit ta del av informationen i tillräckligt god tid. - Ärendet bordläggs till nästa sammanträde 145 Anmälan av delegationsbeslut Handläggare: Gabriella Hugosson Pärm med anmälan av delegationsbeslut cirkulerar under gruppmötet. - Anmälan av delegationsbeslut tas till protokollet. Yrkande Ordförande Lars Johansson (C) yrkar att ärendet bordläggs till nästa möte på grund av att nämndens ledamöter inte hunnit ta del av informationen i tillräckligt god tid. - Ärendet bordläggs till nästa sammanträde. 146 Övriga frågor Ordförande Lars Johansson (C) tackade samtliga ledamöter, ersättare och kultur- och fritidsförvaltningen för ett gott samarbete den gångna terminen och önskade alla en God Jul med återseende i januari Iréne Tydén framför önskemål om att samverkansprotokollen ska finnas tillgängliga för nämnden att ta del av. - Samverkansprotokollen ska meddelas nämnden