Dialog 4187 Plus BusinessPhone-kommunikationsplattform Användarhandbok Cover Page Graphic Place the graphic directly on the page, do not care about putting it in the text flow. Select Graphics > Properties and make the following settings: Width: 15,4 cm (Important!) Height: 11,2 cm (May be smaller) Top: 5,3 cm (Important!) Left: -0,3 cm (Important!) This text should then be hidden.
SV/LZTBS 180 301 R2A Aastra Telecom Sweden AB 2008. Med ensamrätt. 2
Innehåll Innehåll sida Välkommen... 4 Beskrivning... 8 Säkerhetsinstruktioner... 13 Inkommande samtal... 14 Utgående samtal... 16 Under samtal... 26 Vidarekoppling... 34 Frånvaroinformation... 41 Brevlådesystem... 45 Gruppfunktioner... 54 Andra användbara funktioner... 57 Sekretess... 66 Ekonomivägval... 68 Inställningar... 69 Tillbehör... 87 Praktiska tips... 89 Installation... 90 Felsökning... 95 Ordlista... 96 Register... 98 3
Välkommen Välkommen Välkommen till användarhandboken för Dialog 4187 Plus i BusinessPhone-kommunikationsplattformen från Aastra. BusinessPhone-kommunikationsplattformen består av BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i och BusinessPhone 250. Funktionerna som beskrivs i denna användarhandbok gäller version 8.0 och uppåt av BusinessPhonekommunikationsplattformen. Vissa av dem kanske inte fungerar i tidigare versioner av systemet och/eller skyddas av en licens som måste köpas separat. I användarhandboken beskrivs funktionerna i BusinessPhonekommunikationsplattformen och Dialog 4187 Plus med standardprogrammering. Din telefon kan vara programmerad på ett sätt som skiljer sig från dessa beskrivningar. Kontakta systemadministratören om du behöver hjälp. Den senaste version av användarhandboken kan hämtas från: http://www.aastra.com 4
Välkommen Copyright Med ensamrätt. Ingen del av denna handbok får återges, lagras eller överföras i någon form eller på något sätt, elektroniskt eller mekaniskt, inklusive fotokopiering och inspelning, utan uttryckligt skriftligt medgivande från utgivaren förutom i enlighet med följande villkor. Om denna handbok görs tillgänglig på Aastra-media, ger Aastra tillstånd att denna fil får laddas ner och kopior av dess innehåll får skrivas ut endast för privat bruk och inte för återdistribution. Ingen del av denna handbok får ändras, modifieras eller användas kommersiellt. Aastra ansvarar inte för skador som uppstått på grund av att en ogiltigt modifierad eller ändrad publikation används. Aastra är ett registrerat varumärke som tillhör Aastra Technologies Limited. Alla övriga varumärken i denna publikation tillhör sina respektive ägare. Garanti AASTRA LÄMNAR INGA SOM HELST GARANTIER GÄLLANDE DETTA MATERIAL, INKLUSIVE, MEN UTAN BEGRÄNSNING TILL, GARANTIER AVSEENDE PRODUKTENS ALLMÄNNA LÄMPLIGHET OCH LÄMPLIGHET FÖR ETT SÄRSKILT ÄNDAMÅL. Aastra ansvarar inte för fel i materialet eller för skador i samband med eller till följd av anskaffandet eller användningen av detta material. Konformitetsdeklaration Aastra Telecom Sweden AB, SE-126 37 Hägersten, förklarar härmed att denna telefon uppfyller de grundläggande kraven och andra tillämpliga regler i R&TTE-direktivet 1999/5/EC. Mer information finns på: http://www.aastra.com/sdoc 5
Välkommen Viktig informtation till användaren Säkerhetsinstruktioner Läs dessa säkerhetsinstruktioner innan du använder telefonen! Obs! För att undvika risk för brand, elstöt och andra personskador ska följande grundläggande säkerhetsinstruktioner följas när telefonen eller ansluten utrustning används. Följ instruktionerna i användarhandboken eller annan dokumentation till utrustningen. Installera alltid utrustningen på en plats och i en miljö för vilka den har konstruerats. För nätdrivna telefoner: Använd endast telefonen med den nätspänning som ange. Fråga fastighetsskötaren eller aktuellt elbolag om du är osäker på vilken typ av spänning som tillförs. För nätdrivna telefoner: Undvik att placera telefonens nätkabel där den kan utsättas för mekanisk tryck som kan skada den. Om nätkabeln eller stickproppen är skadad ska produkten kopplas bort och behörig servicepersonal kontaktas. Headset som används med den här utrustningen måste överensstämma med EN/IEC 60950-1 och för Australien AS/ NZS 60950: 2000. Modifiera inte utrustningen utan godkännande från den part som ansvarar för överensstämmelse. Obehöriga ändringar eller modifieringar kan upphöra användarens rätt att använda utrustningen. Använd inte telefonen för att rapportera en gasläcka i närheten av läckaget. Spill inte vätska av någon sort på produkten. Använd den inte nära vatten t.ex. nära ett badkar, tvättställ, diskho eller i en fuktig källare eller nära en simbassäng. Stoppa inte in något föremål i utrustningens öppningar som inte är en del av produkten eller tillbehör till den. Demontera inte produkten. Kontakta en behörig servicefirma när service eller reparation erfordras. Använd inte en telefon (gäller ej trådlös telefon) under åskväder. 6
Välkommen Lurens högtalardel kan dra till sig små metallobjekt. Kassering av produkten Produkten får inte slängas i hushållssoporna. Kontrollera vilka lokala föreskrifter som gäller för kassering av elektroniska produkter. 7
Beskrivning Beskrivning 21 22 2 3 4 5 1 6 7 8 9 18 10 11 12 16 13 14 15 17 19 (undersida) 20 8
Beskrivning 1 Teckenfönster 2x24 tecken. Se avsnittet Information i teckenfönstret på sidan 11. 2 Larm För att ställa in eller visa ett larm. Se avsnittet Larm på sidan 57. 3 Bläddra åt vänster Bläddra åt vänster i repetitionslistor, menyer och telefonboken. 4 Bläddra åt höger Bläddra åt höger i repetitionslistor, menyer och telefonboken. 5 Telefonbok För att öppna den integrerade telefonkatalogen. Se avsnittet Telefonbok på sidan 20. 6 Program a. För att aktivera programmeringsläget. b. För att visa samtalslängden för det senast inkomna samtalet. Se avsnittet Samtalstimer på sidan 33. 7 Radera a. För att radera den senaste inmatningen samt backstegsfunktionen. b. För att avbryta ett larm. Se avsnittet Larm på sidan 57. 8 Paus Används inte i samband med BusinessPhonekommunikationsplattformen. 9 Samtalslista De senaste 50 uppringda/mottagna numren lagras för återuppringning. Se avsnittet Samtalslista på sidan 18. 10 Meddelande väntar En blinkande lampa anger att ett meddelande väntar. Se avsnittet Brevlådesystem på sidan 45. 11 Programmerbara knappar Tio knappar (inklusive Meddelande väntar-knappen) för lagring av nummer som rings ofta. Du kan lagra två nummer per knapp. Se avsnittet Namnval på sidan 25. 12 Sekretess a. För att sätta på eller stänga av lur-, handset- eller handsfreemikrofonen. Se avsnittet Under samtal på sidan 26. b. För att temporärt stänga av ringsignalen. Se avsnittet Sekretess på sidan 27. 9
Beskrivning 13 Högtalarknapp För handsfree-läge. Se avsnittet Under samtal på sidan 26. 14 Headset-knapp Se avsnittet Headset på sidan 87. 15 R-knapp För att göra en förfrågan, flytta över ett samtal eller upprätta en konferens. Se avsnittet Under samtal på sidan 26. Obs! I vissa fall måste R-knappens blinktid ändras. Se avsnittet Blinktid på sidan 77. 16 Volymkontroll För att justera volymen i luren, headset och högtalare. Se avsnittet Lur-, högtalar- och headset-volym på sidan 70. 17 Mikrofon 18 Högtalare 19 Prog På/Av-omkopplare För att aktivera eller avaktivera programmeringsknappen. Se avsnittet Inställningar på sidan 69. 20 Meddelande väntar-omkopplare För att aktivera eller avaktivera indikatorn för Meddelande väntar. Används även för att kasta om polaritet i de fall linjekablarna är korsade. Se avsnittet Inställningar på sidan 69. 21 Dataport För anslutning av modem, PC eller annan telefonutrustning. 22 Lur med funktion för hörselskadade Obs! Lurens högtalardel kan dra till sig små metallobjekt. 10
Beskrivning Information i teckenfönstret I teckenfönstret får du visuell feedback för de funktioner du utför. När telefonen är i viloläge, visas ditt namn och anknytningsnummer på den övre raden (om det är inprogrammerat, se avsnittet Telefon-ID på sidan 74). På den nedre raden visas datum och tid. LUND 4711 12-05 11:55 Under ett utgående samtal visas det slagna numret på höger sida av den undre raden i teckenfönstret och när samtalet upprättats visas även samtalstimern på höger sida av den övre raden: LUND 4711 00:01:53 00043181100 När telefonen ringer visas uppringarens nummer på höger sida av den övre raden i teckenfönstret. Uppringarens nummer kan vara ett internt eller externt nummer om det tillhandahålls av nätoperatören. Om inte något externt nummer tillhandahålls visas numret för extern linje. 222811005446 12-05 11:55 När samtalet besvaras visas uppringarens nummer på höger sida av den undre raden och samtalstimern på höger sida av den övre raden. Om uppringarens nummer lagras i den integrerade telefonboken, ersätts numret med det dedicerade namnet. LUND 4711 00:01:23 222811005446 I teckenfönstret får du även hjälp under programmering genom att den aktiverade menyn visas, t.ex.: HEADSET PRESET 11
Beskrivning Toner och signaler Tonerna hörs i luren. Kopplingston (Systemet är redo, du kan slå önskat nummer) Särskild kopplingston (Systemet redo, du kan slå önskat nummer. Särskild kopplingston indikerar aktiv vidarekoppling, frånvaroinformation eller väntande meddelanden.) Rington (Ringsignal skickas till den uppringda telefonen) Särskild rington - upprepas efter 4 s - upprepas efter 4 s Upptagetton (Det uppringda numret är upptaget) Ton för nummer som inte nås (Det uppringda numret kan inte nås för tillfället eller har inte någon abonnent) Ton för väntande samtal Spärrton (Kopplingsmöjligheter saknas p.g.a. överbelastat nät eller för att det uppringda numret är spärrat) Verifieringston (Bekräftar att den beställda funktionen har kopplats in) Inbrytningston (Skickas till samtliga parter vid inbrytning) Ringsignaler avges från telefonen. Intern ringsignal Extern ringsignal - upprepas efter 4 s - upprepas efter 4 s Signal för automatisk återuppringning Obs! I den här handboken beskrivs standardsystemets toner och signaler. Lokala avvikelser kan förekomma. 12
Säkerhetsinstruktioner Säkerhetsinstruktioner När telefonutrustningen används ska alltid säkerhetsåtgärder vidtas för att minska risken för brand, elektrisk stöt och personskador. Vänligen observera följande: Använd inte denna produkt nära vatten, t.ex. nära ett badkar, tvättställ, diskho o.dyl. eller i en fuktig källare eller nära en simbassäng. Undvika att använda en telefon (gäller ej trådlös telefon) under åskväder. Det föreligger en liten risk för elektrisk stöt via blixtnedslag. Använd inte telefonen för att rapportera en gasläcka i närheten av läckaget. Använd endast nätadaptern som levereras med telefonen. Lurens högtalardel kan dra till sig små metallobjekt. 13
Inkommande samtal Inkommande samtal Vid inkommande interna eller externa samtal ljuder ringsignalen. u Besvara samtal Lyft luren. Â ÄÂ Handsfree Du kan också besvara samtal i handsfree-läge. Tryck utan att lyfta luren. Du samtalar då med uppringaren via högtalaren och mikrofonen. Tryck för att avsluta ett handsfree-samtal. Í ÏÍ Headset Om ett headset är anslutet till telefonen: Tryck utan att lyfta luren. Du samtalar då med uppringaren via headset. Tryck för att avsluta ett headset-samtal. 14
Inkommande samtal uz Till en annan anknytning (Ta över samtal) Du kan besvara ett samtal till en annan anknytning från valfri telefon. Lyft luren och ring upp den anknytning som det ringer till. Du får upptagetton. 6 Tryck. Obs! Koden för att besvara samtal till en annan anknytning kan skilja sig från land till land, se tabell Alternativ programmering för avisering, automatisk återuppringning, ta över samtal, inbrytning på sidan 69. Besvara ett andra samtal Se avsnittet Samtal väntar på sidan 31. Tyst uppringning É Denna funktion är användbar när du inte vill bli störd av telefonens ringsignaler. I viloläge: Tryck för att temporärt stänga av ringsignalen. Sekretess-knappen blinkar långsamt och i teckenfönstret visas: LUND 4711 RINGER OFF 12-05 11:55 Om ett samtal kommer in när ringsignalen är avstängd, visas RINGER OFF (ringsignal avstängd) och INCOMING CALL (inkommande samtal) omväxlande i teckenfönstret. Tryck på valfri knapp för att sätta på ringsignalen igen. 15
Utgående samtal Utgående samtal u z 0z Ringa samtal Hur man ringer interna och externa samtal: Lyft luren. Slå antingen ett katalognummer för att ringa ett internt samtal. Eller: Knappa in prefix för utgående linje samt önskat externt nummer. Obs! Vilket prefix man ska trycka för att komma ut på linjen beror på hur systemet är konfigurerat. I teckenfönstret visas slaget nummer på den undre raden: d LUND 4711 00:00:00 00043181100 Lägg på luren för att avsluta samtalet. Obs! För snabbare uppringning, se avsnitten Gemensamma kortnummer på sidan 23 och Namnval på sidan 25. 16
Utgående samtal  z Ä Handsfree Du kan också ringa samtal i handsfree-läge. Tryck utan att lyfta luren. Slå numret. Du samtalar då med uppringaren via högtalaren och mikrofonen. Tryck för att avsluta ett handsfree-samtal. Í z ÏÍ Headset Om ett headset är anslutet till telefonen: Tryck utan att lyfta luren. Slå numret. Du samtalar då med uppringaren via headset. Tryck för att avsluta ett headset-samtal. 17
Utgående samtal Samtalslista I samtalslistan finns fullständig historik över de senaste samtalen. Via den kommer man åt tidigare uppringda/mottagna, interna/ externa nummer. I samtalslistan finns följande funktioner: Lagring av de senast 50 uppringda/mottagna samtalen (enligt principen först in - först ut). Uppringning eller radering av poster i listan. Bläddring genom listan med start vid det senaste uppringda/ mottagna samtalet. Indikering av tid och datum för samtalen. Indikering av antalet samtalsförsök. Numren på nya obesvarade samtal i listan visas i teckenfönstret. I exemplet nedan visas två nya obesvarade samtal 4711 02 New 22-11 08:35 Tryck på knappen för samtalslista. I teckenfönstret visas det senaste uppringda/mottagna numret. Exempel 1: Inkommande samtal 22281100 POS 1 N 02 21-11 19:45 POS 1 Indikerar att numret är lagrat i den första positionen. 22281100 Indikerar uppringarens nummer. N 02 Indikerar att två samtalsförsök mottagits för detta nummer. Maximalt antal samtalsförsök är 99. 21-11 19:45 Indikerar datum och tid för det senaste samtalsförsöket. 18
Utgående samtal Exempel 2: Utgående samtal POS 2 00:13:23 12345 POS 2 Indikerar att numret är lagrat i den andra positionen. 00:13:23 Indikerar samtalslängden. 12345 Indikerar det uppringda numret. eller u Obs! Utgående samtal som upprepas till samma nummer lagras bara en gång. Tryck för att bläddra genom samtalslistan. När önskad post i samtalslistan visas i teckenfönstret kan du ringa upp eller ta bort den. Obs! När ett nytt obesvarat samtal visats, markeras det som läst och räknaren i teckenfönstrets viloläge räknas ner. Lyft luren för att ringa upp posten Numret visas i teckenfönstret under uppringning och samtalet. Obs! När en samtalslistepost av typen inkommande (se exempel 1 ovan) rings upp, ändras typen automatiskt till utgående (se exempel 2 ovan). Håll nedtryckt i två sekunder för att radera posten När raderingsproceduren är klar Obs! Hela listan raderas om raderingsknappen hålls nedtryckt i åtta sekunder. När raderingsproceduren är klar återgår telefonen till viloläget. 19
Utgående samtal Telefonbok Din telefon är utrustad med en telefonbok som kan innehålla upp till 50 poster (namn och nummer). Du kan öppna och redigera telefonboken via telefonboksknappen. I telefonboken visas alla namn i bokstavsordning. Du kan lägga till, ta bort samt ändra namn och nummer i telefonboken. För programmering, se avsnittet Inställningar på sidan 69. Välja en post ± Tryck. I teckenfönstret visas den första posten i telefonboken, med namnet på den övre raden och numret på den undre: BO BLOM 00046812346789 eller Om du är ute efter en annan post: Tryck för att söka i telefonboken. Eller: Mata in det första tecknet för en post genom att trycka på en siffra. Hur man anger ett tecken beskrivs i avsnittet Skriva in text på sidan 85. u Ringa ett samtal När önskad post visas i teckenfönstret: Lyft luren. 20
Utgående samtal Automatisk återuppringning Du ringer en anknytning och det är upptaget eller ingen svarar. Automatisk återuppringning kan också användas om det inte finns någon ledig extern linje: 5 Tryck. Verifieringston. d u Obs! Koden för automatisk återuppringning kan variera från land till land, se tabell Alternativ programmering för avisering, automatisk återuppringning, ta över samtal, inbrytning på sidan 69. Lägg på luren. Återuppringningen sker då den sökta personen avslutar sitt pågående samtal, alternativt nästa gång han/hon avslutar ett nytt samtal. Du måste svara inom åtta sekunder annars avbryts återuppringningstjänsten. Lyft luren när du blir återuppringd. Anknytningen rings upp automatiskt. 21
Utgående samtal Upptagen anknytning Du ringer till en anknytning och det tutar upptaget. Avisering Du kan skicka en tonsignal till en upptagen anknytning för att meddela att ditt samtal väntar (om denna funktion är tillåten). 4 Tryck för avisering. Behåll luren av. Telefonen ringer upp den sökta personen automatiskt så fort han/hon lägger på luren. Obs! Får du upptagetton igen beror det på att den önskade anknytningen inte tillåter avisering. Koden för avisering kan variera från land till land, se tabell Alternativ programmering för avisering, automatisk återuppringning, ta över samtal, inbrytning på sidan 69. Inbrytning Du kan direkt koppla in dig på en upptagen anknytning under pågående samtal (om funktionen är tillåten). 8 Tryck för inbrytning. En varningston för direktinkoppling hörs och ett trepartssamtal upprättas. Behåller du luren av ringer telefonen upp den sökta personen automatiskt så fort han/hon lägger på luren. Obs! Får du fortfarande upptagetton saknar du behörighet för inbrytning, eller också är den sökta anknytningen blockerad för inbrytning. Koden för inbrytning kan variera från land till land, se tabell Alternativ programmering för avisering, automatisk återuppringning, ta över samtal, inbrytning på sidan 69. Vidarekopplad anknytning Se kapitlet Förbigång av vidarekopplig på sidan 40. 22
Utgående samtal Kortnummer Med hjälp av kortnummer kan du slå ett nummer med bara ett par knapptryckningar. Vanliga externa nummer lagras som gemensamma kortnummer i växeln. Externa nummer som du själv ofta ringer kan sparas och användas på telefonens programmerbara knappar eller på knapparna 0 till 9. Gemensamma kortnummer u z Externa nummer lagras centralt i BusinessPhonekommunikationsplattformen. Gemensamma kortnummer kan användas från varje anknytning som har behörighet till det. Lyft luren. Slå det gemensamma kortnumret. Se telefonkatalogen. Enskilda kortnummer Du kan programmera och aktivera de externa nummer du använder ofta, via knappsatsen. u** z Obs! Din anknytning måste auktoriseras av den systemansvarige innan enskilda kortnummer kan programmeras. Lyft luren och tryck. Slå det gemensamma kortnumret. Ett nummer mellan 0 och 9. 23
Utgående samtal u Programmera enskilda kortnummer Så här programmerar du externa nummer på sifferknapparna 0 till9: Lyft luren. *51* Öppna programmeringsläget. z* Välj ett kortnummer mellan 0 och 9 och tryck. 0z Knappa in prefix för utgående linje samt det externa numret. Numret kan bestå av upp till 24 siffror. Obs! Vilket prefix man ska trycka för att komma ut på linjen beror på hur systemet är konfigurerat. # Tryck. Verifieringston. d Måste du invänta ny kopplingston för att komma ut på det allmänna nätet trycker du på *. Lägg på luren för att slutföra proceduren. u Ta bort ett visst enskilt kortnummer Lyft luren. #51* Tryck. z# Knappa in ett kortnummer mellan 0 och 9 och tryck. Verifieringston. Ta bort alla enskilda kortnummer u Lyft luren. #51# Tryck. Verifieringston. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. 24
Utgående samtal Namnval u Huvudkontor î Funktioner eller telefonnummer som du använder ofta kan programmeras in på telefonens programmerbara knappar. Du kan lagra upp till 20 nummer. Respektive nummer kan bestå av maximalt 24 siffror. Hur man programmerar dem beskrivs i kapitlet Antal namnvalsknappar på sidan 75. Lyft luren. Tryck för att ringa upp (förprogrammerad). Obs! Om du trycker en gång aktiveras numret på den övre nivån och trycker du två gånger aktiveras numret på den undre nivån. 25
Under samtal Under samtal BusinessPhone-kommunikationsplattformen ger dig möjlighet att hantera samtal på många olika sätt. Du kan växla mellan lur och handsfree, stänga av mikrofonen, göra en förfrågan, flytta över samtalet och upprätta en konferens. Grupplyssning  Ä d Med den här funktionen kan andra personer i ditt rum lyssna på ditt telefonsamtal. Du talar i luren medan den andra partens röst kommer ut från högtalaren. Tryck för att sätta på högtalaren. När knapplampan lyser, kommer den andra partens röst ut via högtalaren. Obs! Du kan justera volymen. Se avsnittet Inställningar på sidan 69. Tryck och lägg på luren för att avsluta samtalet. Ä Från grupplyssning till lur Tryck. 26
Under samtal Handsfree-samtal  d Ä Från lur till handsfree Du talar i telefon via luren. Tryck för att sätta på högtalaren. Du är nu i medhörningsläge. Lägg på luren. Handsfree-samtal. Obs! Du kan justera volymen. Se avsnittet Lur-, högtalaroch headset-volym på sidan 70. Tryck för att avsluta samtalet. u  Från handsfree till lur Du talar i telefon i handsfree-läge. Lyft luren. Samtalet går nu via luren. Tryck för att aktivera eller avaktivera handsfree-läget. I handsfree-läget samtalar du med uppringaren via högtalaren och mikrofonen. É Sekretess Du talar i telefon. Tryck för att sätta på eller stänga av mikrofonen. Samtliga mikrofoner lur-, headset- och handsfree-mikrofonen avaktiveras. När lampan lyser hör inte uppringande part vad som sägs i din ände. 27
Under samtal Förfrågan z Du talar med en person och vill ringa upp en tredje på en intern anknytning eller extern linje. Tryck. Det första samtalet parkeras. Ring upp tredje part. Invänta svar. Du kan nu pendla mellan de båda samtalen, koppla ett konferenssamtal eller avsluta det ena samtalet. 2 1 Pendla Du kan pendla mellan de båda samtalen: Pendla mellan samtal. Tryck för att avsluta. Det pågående samtalet avslutas. Du får det andra samtalet. 28
Under samtal Överflyttning z d Du vill flytta över ett pågående externt eller internt samtal till en annan anknytning. Tryck. Ring upp tredje part. Du kan göra överflyttningen utan att invänta svar eller när den tredje personen har svarat. Obs! Läs anvisningarna och varningarna i avsnittet Praktiska tips på sidan 89. Lägg på luren. Samtalet flyttas över. Överflyttning till en upptagen anknytning Du kan även flytta över ett samtal till en upptagen anknytning. Den som du flyttar över samtalet till hör en samtal väntar-ton och samtalet kopplas så fort det pågående samtalet är avslutat (om avisering är tillåten). Återuppringning Du får återanrop om du har flyttat över ett externt samtal och den påringande inte svarar inom viss tid. Då ringer det hos dig på nytt. 29
Under samtal z 3 d Konferens Du vill initiera ett konferenssamtal under pågående samtal. Tryck. Ring upp tredje part. Tryck för att upprätta ett trepartssamtal. Du har nu inlett ett trepartssamtal. Alla deltagare hör en regelbunden konferenston så länge konferensen pågår. Om fler personer ska delta i konferensen upprepar du proceduren. Upp till sex personer kan delta i samtalet. Hur många av anknytningarna som kan vara externa beror på hur systemet är programmerat. Lägg på luren för att lämna konferensen. 30
Under samtal Samtal väntar En Samtal väntar-ton under samtalet betyder att du har ett andra samtal som väntar. d u d u d u Så här avslutar du det pågående samtalet och besvarar det väntande samtalet Alternativ 1: Avsluta det pågående samtalet: Lägg på luren. Din telefon ringer. Lyft luren för att ta emot det nya samtalet. Alternativ 2: Be den du pratar med att vänta: Tryck och lägg på luren. Det väntade samtalet kopplas till din telefon, som ringer. Lyft luren för att ta emot det nya samtalet. Gör så här när du har avslutat det nya samtalet: Lägg på luren. Det första samtalet kopplas till din telefon, som ringer. Lyft luren för att ta emot det första samtalet igen. 31
Under samtal Skicka meddelande Så här skickar du ett meddelande till en anknytning när det är upptaget eller ingen svarar. Återuppringningsmeddelande Så här skickar du ett Ring mig-meddelande. 9# Tryck för att skicka. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. Röstmeddelande Så här skickar du ett röstmeddelande. 99 Tryck och tala. * Tryck för att spela upp och lyssna på din inspelning. 9 Tryck och tala om du vill göra en ny inspelning. # Tryck för att skicka. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. 32
Under samtal Samtalstimer I telefonens teckenfönster visa samtalslängden för inkommande och utgående samtal. Hur man aktiverar/avaktiverar samtalstimern beskrivs i avsnittet Aktivera/avaktivera timern för samtalslängd på sidan 78. Utgående samtal När du ringer ett utgående samtal, startar samtalstimern efter 10 sekunder och samtalslängden för ditt samtal visas till höger på den övre raden, t.ex.: LUND 4711 00:01:53 00043181100 När samtalet avslutats visas samtalslängden i 15 sekunder. Obs! Timern återstartar inte om du matar in ytterligare siffror efter de första 10 sekunderna. Dessutom lagras det slagna numret i listan över senaste nummer. Se avsnittet Samtalslista på sidan 18. Inkommande samtal När du besvarar ett inkommande samtal, startar samtalstimern när anslutningen upprättats. Om du vill se samtalslängden för ditt senaste samtal (telefon i viloläge): ² Tryck för att visa samtalslängden. Samtalslängden visas till höger på den övre raden, t.ex.: LUND 4711 00:01:53 12-05 11.55 33
Vidarekoppling Vidarekoppling När du inte kan ta emot samtal, eller vill ta dina samtal på en annan anknytning, kan du vidarekoppla dem till ett annat svarsställe. Det alternativa svarsstället kan vara ett förprogrammerat (ett gemensamt för: Fast vidarekoppling, Vidarekoppling vid inget svar och Vidarekoppling vid upptaget) eller en enskild. Systemet har även en förbigångsfunktion som du kan använda om du behöver få tag i någon som har vidarekopplat sina samtal och det är mycket brådskande. Beroende på vidarekopplingstyp, kan du även spela in ett personligt svarsmeddelande för din brevlåda. Se avsnittet Ändra personligt svarsmeddelande på sidan 49. Obs! Du kan fortfarande ringa samtal som vanligt. Vidarekoppling vid inget svar När du inte har möjlighet att besvara inkommande samtal (interna eller externa) kan du låta systemadministratören programmera din anknytning så att samtalen automatiskt vidarekopplas till en förprogrammerad hänvisningsadress (standardväntetid: 15 sekunder). Vidarekoppling vid upptaget Du kan låta systemadministratören programmera din anknytning så att samtalen automatiskt vidarekopplas till en förprogrammerad hänvisningsadress när någon ringer till dig (internt eller externt) och det är upptaget. 34
Vidarekoppling Fast vidarekoppling Med denna funktion vidarekopplas alla samtal direkt till ett förprogrammerat svarsställe (t.ex. brevlådesystem eller sekreterare). u*21# d u#21# d Aktivera fast vidarekoppling Lyft luren och knappa in för att aktivera vidarekoppling. Verifieringston. Du kan ringa ut som vanligt. En särskild kopplingston hörs när vidarekoppling är aktiverad. Lägg på luren för att slutföra proceduren. Avbeställ vidarekoppling Lyft luren och knappa in för att upphäva vidarekoppling. Verifieringston. Lägg på luren för att slutföra proceduren. Telefonen ringer som vanligt vid inkommande samtal. 35
Vidarekoppling Enskild hänvisning Funktionen ger dig möjlighet att vidarekoppla dina samtal till ett internt eller externt svarsställe, t.ex. ett valfritt katalognummer, en kollegas anknytning, ett externt nummer eller ett gemensamt kortnummer (t.ex. din mobiltelefon). u Lyft luren. *21* Knappa in. z Programmera och aktivera intern hänvisning Vidarekopplar dina samtal till ett internt svarsställe. Ange den interna hänvisningsadressen. # Tryck för att aktivera enskild hänvisning. Verifieringston. Du kan ringa ut som vanligt. En särskild kopplingston hörs när vidarekoppling är aktiverad. d Obs! En enskild intern hänvisning kan inte aktiveras om en enskild extern hänvisning redan aktiverats. Lägg på luren för att slutföra proceduren. Avbeställ intern hänvisning u Lyft luren. #21# Knappa in. Verifieringston. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. 36
Vidarekoppling u Lyft luren. *22* Knappa in. 0z Programmera och aktivera en ny extern hänvisningsadress Så här anger du en ny enskild extern hänvisningsadress: Obs! Det går att spärra extern vidarekoppling för anknytningen, för att förhindra missbruk. Se avsnittet Sekretess på sidan 66. Slå prefixet för utgående linje, och sedan den nya externa vidarekopplingsadressen. Högst 24 siffror. Obs! Vilket prefix man ska trycka för att komma ut på linjen beror på hur systemet är konfigurerat. # Tryck för att aktivera enskild hänvisning. Verifieringston. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. Obs! Ring din anslutning för att kontrollera att den externa vidarekopplingen är korrekt inställd innan du avslutar. Enskild extern vidarekoppling kan också användas via DISA-funktionen. Se avsnittet Andra användbara funktioner på sidan 57. u Lyft luren. #22# Knappa in. d Avbeställ extern vidarekoppling Obs! Den programmerade hänvisningsadressen tas inte bort från minnet, vidarekopplingen är bara inaktiv. Lägg på luren för att slutföra proceduren. 37
Vidarekoppling u Återaktivera extern vidarekoppling Så här vidarekopplar du dina samtal till en extern vidarekopplingsadress: Lyft luren. *22*# Tryck för att aktivera den programmerade externa vidarekopplingen. Verifieringston. Du kan ringa ut som vanligt. En särskild kopplingston hörs när vidarekoppling är aktiverad. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. 38
Vidarekoppling Följ mig Du kan besvara samtal till din anknytning när du själv sitter i ett annat rum genom att vidarekoppla dem till det rum där du befinner dig. Följ mig kan bara användas om du har aktiverat Enskild intern hänvisning på din egen telefon. u Aktivera Följ mig Lyft luren. *21* Knappa in. Obs! Proceduren måste utföras från den telefon som samtalen ska vidarekopplas till (din definierade hänvisningsadress). z* Slå ditt eget anknytningsnummer och tryck. z# Knappa in den nya hänvisningsadressen och tryck. Verifieringston. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. u Avbeställ Följ mig Lyft luren. #21* Knappa in. Det går även att avbeställa Följ mig och enskild hänvisning från svarsstället. z Knappa in ditt eget anknytningsnummer. # Tryck. Verifieringston. d Lägg på luren för att slutföra proceduren. 39