Samverkan Närsjukvård-Försäkringskassa- Arbetsförmedling- Arbetsgivare/Företagshälsovård i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen Ett samverkansprojekt mellan Landstinget gm Anderstorps HC Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Rapport 2007-03-01 2009-05-31 Rapporten sammanställd av: Charlotte Eriksson Projektledare På uppdrag av Samordningsförbundet Skellefteå 1
1. SAMMANFATTNING...3 2. DELTAGARE...3 2.1 Deltagarnas förutsättningar... 3 2.2 Genomförande och process... 3 2.3 Resultat och effekter... 3 3. PERSONALEN...5 3.1 Personalens förutsättningar... 5 3.2 Genomförande och process... 5 3.3 Resultat och effekter... 6 4. DELTAGANDE ORGANISATIONER...6 4.1 Deltagande organisationers förutsättningar... 6 4.2 Genomförande och process... 6 4.3 Resultat och effekter... 7 4.4 Förutsättningar för implementering... 13 5. AKTIVITETER... 14 6. FAKTARUTA... 14 7. SLUTSATSER/AVVIKELSER... 15 2
1. Sammanfattning För information kring projektets bakgrund, syfte, mål och målgrupp se årsrapporten. Resultatet och slutsatser Så här långt har 320 personer deltagit i projektet och av dessa är 282 personer avslutade. Det har varit fler kvinnor (177) än män (143). 58 personer har varit under 30 år och i den gruppen var det varit lika ga män som kvinnor. Samverkan med Försäkringskassa och Arbetsförmedling har skett i 81 ärenden och med företagshälsovården i 48 ärenden. 79 avstämningsmöten har genomförts sedan projektstart och 213 personer (av 249 aktuella) har fått sin sjukpenning utbetald inom utsatt tid. Personalen på de olika myndigheterna upplever att arbetet med patientgruppen är lättare, bland annat genom att det nu finns en tydligare struktur i arbetet, att man via samverkan kan få tillgång till mer information och att det nu är en ökad samsyn på sjukskrivningsprocessen. Man upplever också att patientens egna resurser och hinder för arbete tydliggörs tidigare, att uppföljningar görs kontinuerligt samt att patienterna är tryggare och mer aktiva i sin rehabilitering. Stressen kring hanteringen av målgruppen har minskat framför allt för läkargruppen på Hälsocentralen. Man är inom alla myndigheter eniga om att koordinatorsfunktionen är viktig för samverkan och det finns en tveksamhet kring huruvida samarbetet kan fortlöpa enkelt denna funktion. Vi kan i dagsläget inte svara på om vi är på väg att uppfylla målen eftersom statistik från Västerbottens Läns Landsting saknas, men förra rapportens statistik indikerade att vi var på god väg att uppfylla ga av målen för projektet. Vi har hittat metoder att screena ut vilka patienter som behöver stöttning i sin rehabilitering och genom att hjälpas åt över professionerna med bedömningar blir behovsbilden mer komplett. Vi har fått erfarenhet av att samverkan inte belastar utan avlastar. Kunskaperna om varandras regelverk har ökat, men Arbetsförmedlingens regler måste vi fortfarande lära oss mer om. 2. Deltagare 2.1 Deltagarnas förutsättningar Som tidigare, se årsrapport. 2.2 Genomförande och process Upplevelsen är att Närsjukvårdsprojektet nu löper på, men statistik för att verifiera detta saknas. I övrigt som tidigare, se årsrapport. 2.3 Resultat och effekter Antal deltagare 3
320 personer totalt har under perioden 070301-090531 deltagit i projektet. 249 av dessa har varit aktuella hos Försäkringskassan. Avslutade deltagare 282 personer De flesta av dessa har återgått i någon form av arbete. Några har återgått till att söka arbete på id. Övriga personer fördelar sig på exempelvis: - aktivitetsersättning via Arbetsförmedlingen. - sjukersättning eller delvis, en del i kombination av arbete på deltid eller ersättning via Arbetslöshetskassan på deltid. - ersättning via CSN. - försörjningsstöd. I en del fall har de avlutade deltagarna återupptagit kontakten med nuvarande koordinator. Kön 177 kvinnor 143 män Andel i åldrarna 18-30 år 29 kvinnor 29 män Samverkan med Försäkringskassa och/eller Arbetsförmedling Har skett i 80 ärenden sedan projektstart. Kontakt med Företagshälsovård Har skett i 48 ärenden. Återkoppling från Försäkringskassan inom 3 dagar med synpunkter på underlaget I sammanlagt 35 ärenden (av de 249 som är aktuella hos Försäkringskassan) har återkopplingen INTE skett inom utsatt tid sedan projektstart, men inte för ett enda fall under denna rapportperiod (090101-090531). 4
Utbetalning av sjukpenning inom 30 dagar 213 personer (av 249) har fått sin sjukpenning utbetald inom utsatt tid. Två ärenden är inte påbörjade. I ett ärende pågår idag utredning om rätten till sjukpenning. Inget av ärendena under perioden 090101-090531 har fått avslag på ansökan om sjukpenning. Avstämningsmöten Sammanlagt har 79 avstämningsmöten genomförts under projekttiden. 27 av dem var inom 90 dagar. Som avstämningsmöten räknar jag också in samverkansmöten på individnivå med till exempel Arbetsförmedlingen, Socialkontoret, arbetsgivare eller andra, där inte Försäkringskassan varit inblandad samt de möten då Försäkringskassans handläggare inte haft möjlighet att delta. 21 av avstämningsmötena har varit uppföljningsträffar. 98 ärenden har avslutats inom 90 dagar utan avstämningsmöte. Övrigt Patienterna har kontaktats av koordinatorn efter i snitt 5 dagar. 179 av patienterna har koordinatorn träffat personligen. Ärenden har bokats för diskussion i teamet, som träffas en timme varje vecka. Avstämningsmöten har dokumenterats i BMS-journalen under sökordet Rehabiliteringsanteckning som ingår i övriga källor. Där kan all personal på Hälsocentralen läsa vilken planering som är gjord, när uppföljning ska ske och av vem. Varje deltagare märks även som projektdeltagare i BMS. På grund av missförstånd i rutiner så har det inte inkommit någon statistik om hur deltagarna i projektet upplever Närsjukvårdsprojektet. Detta förväntas finnas i slutet av sommaren, förhoppningsvis samtidigt som statistik om sjukskrivningstalen. 3. Personalen 3.1 Personalens förutsättningar Projektgruppen kvarstår som tidigare, se delårsrapporten. 3.2 Genomförande och process Det fungerar utmärkt att samverka med Försäkringskassan. Det går att ta kontakt direkt med de personliga handläggarna för diskussion och flera av dem hör av sig till koordinatorn vid frågor. På Arbetsförmedlingen är det lätt att komma i kontakt med handläggare, men det är svårt att komma till rätt person. Projektets kontaktperson, Maria Wiklund, på Arbetsförmedlingen får oftast meddela vem som är handläggare, men även övriga 5
handläggare har vid flertalet tillfällen hjälpt till att guida till rätt person. Vid avstämningsmöten har även Maria Wiklund varit med och fungerat som konsult vid några tillfällen, trots att projektdeltagaren inte varit kund hos Arbetsförmedlingen. Samarbetet med Företagshälsovården har kommit igång igen och Landstingets Företagshälsovård har planerat att bjuda in koordinatorerna i Skellefteå kommun för presentation och genomgång av rutiner. Samarbetet med Kommunhälsan upplevs fortfarande som enkel och detta tack vare deras samordnare. För mer information se även årsrapporten och föregående delårsrapport. 3.3 Resultat och effekter Samtliga läkare och sjukgymnaster på Hälsocentralen tillämpar rekommendationerna i det försäkringsmedicinska beslutstödet, om än i varierande omfattning. De har god inblick i Försäkringskassans regelverk. Som tidigare initieras förs det mesta samarbetet kring tidiga sjukfall av koordinatorn, medan Försäkringskassehandläggarna hör av sig i de ärenden som pågått en längre tid, med önskemål om gemensam planering. Kontaktpersonen på Arbetsförmedlingen har även varit till stor hjälp med stöttning och information, men eftersom det är svårare att sätta sig in i Arbetsförmedlingens tillvägagångssätt, så förmedlas oftast informationen vidare till rätt handläggare. Några av handläggarna på Arbetsförmedlingen har tagit kontakt med koordinatorn då de har träffat någon som de bedömer att vi bör ha samordnad kontakt kring. I och med Arbetsförmedlingens nya omstrukturering så märks det en skillnad att det är svårare att komma i kontakt med handläggare, men detta är mest troligt övergående. 4. Deltagande organisationer 4.1 Deltagande organisationers förutsättningar Den totala budgeten vid projektstart var 857 600 kronor. För mer information se årsrapporten. 4.2 Genomförande och process Samarbetet med Kommunhälsan upplevs som förhållandevis enkelt. Koordinatorerna i Skellefteå Kommun har i början på juni 2009 bjudits in för att presentera oss och vårt arbetssätt för personal på Skellefteå Kommun. Företagshälsovården Landstinget har även uttryckt en önskan att träffa koordinatorerna för att diskutera rutiner och samarbete. Försäkringskassans handläggare hör i fler ärenden av sig för samverkan, men under perioden har kontakterna med externa aktörer, andra än Försäkringskassan, ökat. Arbetsgivare, företagshälsovård och handläggare från andra myndigheter tar kontakt för att samverka i svårare fall. 6
Omorganisationen på Försäkringskassan och den press de har arbetat i under det senaste året har inte försämrat kontakten med Hälsocentralen. De har deltagit vid de flesta avstämningsmötena trots tidsbrist. Flertalet av handläggarna har uttryckt att koordinatorn har underlättat i samarbetet med Hälsocentralen. 4.3 Resultat och effekter En enkät med 12 frågor och ett följebrev med en kort information om Närsjukvårdsprojektet lämnades till alla läkare, sjukgymnaster och sköterskor på Hälsocentralen, till alla handläggarna på Försäkringskassan samt till de på Arbetsförmedlingen som koordinatorn haft kontakt med i projektet. De första tre frågorna kommer från Samordningsförbundet, utifrån uppdragsavtalet medan de övriga är projektledarens egna. Enkäten fylldes i anonymt men det skulle framgå vilket profession man hade, om man arbetade på Hälsocentralen och alla skulle ange vid vilken myndighet man var anställd. På Hälsocentralen svarade 6 läkare, 3 sjukgymnaster och 8 sköterskor, på Arbetsförmedlingen svarade endast 3 av 8 möjliga. Från Försäkringskassan inkom det 13 enkäter. På enkäten fanns möjlighet att lämna synpunkter och dessa redovisas också, utan redigering. 1. Berörd personal hos vårdcentral, försäkringskassan och arbetsförmedlingen har fått en ökad samsyn om sjukskrivningsprocessen till följd av projektet. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 7
2. Det finns en etablerad, systematisk samverkan mellan berörda myndigheter i projektet. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 3. Min kompetens för att arbeta med målgruppen har ökat som en följd av projektet. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 8
4. Jag har nu tillgång till mer information kring patienten vilket underlättar mitt arbete. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 5. Det finns tydliga rutiner för hantering och dokumentation. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 9
6. Patientens egna resurser samt hinder för arbete och hälsa tydliggörs tidigare. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 7. Uppföljningar av patientens tillstånd görs kontinuerligt. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 10
8. Patienterna är tryggare och mer aktiva i sin egen rehabilitering. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 9. Stressen kring hanteringen av sjukskrivna har minskat. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 11
10. Koordinatorn fyller en viktig funktion i samverkan. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 11. Samverkan kan fortsätta även om koordinatorn försvinner. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor 12
12. Projektet har medfört en massa extraarbete för mig. 3 2 1 = Kurator, = Läkare, = Distriktssjuksköterskor Synpunkter från handläggare på Försäkringskassan. -Detta är en samverkansform- inte minst för patienten. Det måste fortsätta. -Jag har arbetat som personlig handläggare drygt 1 ad och anser mig inte kunna besvara enkäten. Synpunkter från personal på Hälsocentralen. -Hade aldrig hört talas om koordinatorer innan jag börjad arbeta på här och när jag blev insatt på om vad det gick ut på så har jag verkligen sett nyttan med tjänsten. -Det bästa med kordinatorn är att patienten blir mer aktiv och mer trygg i sin rehabilitering. Det har medfört att patienten snabbare kommer ut i arbetsträning samt att missförstånd mellan olika parter snabbt kan redas ut. -Fantastiskt med koordinator!! Inget trassel med sjukskrivningar längre. Ingen (få) ringer på mott-telefon. 4.4 Förutsättningar för implementering Verksamheten kommer att fortsätta på 75 % när externa medel inte längre tillförs, vilket jag anser kan bli svårt att klara då koordinatorns arbetsrutiner är uppbyggt för ett arbete på 100 %. Rutinerna bör således ses över för att passa in i den reducerade arbetstiden. God tillgänglighet är en nyckelfaktor för samverkan och försämras den, kan det bli ett hinder i rehabiliteringsprocessen. 13
Försäkringskassan har beslutat att varje Hälsocentral i Skellefteå ska ha en handläggare från Försäkringskassan som kontaktperson. Diskussioner om tid och arbetssätt pågår i skrivandets stund. Både Försäkringskassan och har således sett en så pass stor vinst med samverkan att man tillsatt extra medel för att behålla samarbetet som har etablerats. Arbetsförmedlingens roll har inte varit lika stor, men det finns en självklar kontakt och kontaktväg. Förhoppningsvis så kan samarbetet fortsätta lika smidigt även om man på Arbetsförmedlingen beslutar att inte sätta av pengar för detta. På Arbetsförmedlingen resonerar man som så att det borde vara en självklarhet att man enkelt kan ha ett samarbete över myndighetsgränserna. De rutiner att kontinuerligt ta kontakt med varandra vid frågor bör räcka. Diskussioner om detta förs även nu. 5. Aktiviteter Aktivitet Start Slut Projektledarträff 20090123 20090123 Träff med Berit Nyström 20090202 20090202 Samordningsförbundet,,, VLL. 20090202 20090202 Lokala samverkansgruppen 20090206 20090206 Koordinators och FM-läkarträff i Umeå 20090217 20090217 Presenterat rapporten för Samordningsförbundets styrelse 20090217 20090217 Träff med koordinatorn i Boliden 20090220 20090220 Träff med Bolidens koordinator på Anderstorp 20090225 20090225 Gemensam Kompetensutveckling Rehabkedjan 20090317 20090317 Möte med, och Samordningsförbundet 20090319 20090319 Projektledarträff 20090325 20090325 Lokal koordinatorsträff 20090415 20090415 Projektledarträff 20090420 20090420 Träff med koordinatorn på Psykiatrin 20090512 20090512 Projektgruppen 20090525 20090525 6. Faktaruta Ålder Kön Utfall Antal deltagare efter projektstart 18-30 Män 18-30 Kvinnor 31-65 Män 31-65 Kvinnor Antal i arbete efter projektstart 18-30 Män 18-30 Kvinnor 31-65 Män 31-65 Kvinnor Kommentar Antal i studier efter projektstart (2) 18-30 Män 14
Kommentar 18-30 Kvinnor 31-65 Män 31-65 Kvinnor Antal som avbrutit planerat efter projektstart (3) 18-30 Män 18-30 Kvinnor 31-65 Män 31-65 Kvinnor Antal som avbrutit oplanerat efter projektstart (4) 18-30 Män 18-30 Kvinnor 31-65 Män 31-65 Kvinnor Antal kvar i projektet 18-30 Män 18-30 Kvinnor 31-65 Män 31-65 Kvinnor Hade individen små eller stora möjligheter att påverka insatsen. Ange genomsnittspoäng. (5) 18-65 Alla Vilket betyg gav individen insatsen. Ange genomsnittspoäng. (5) 18-65 Alla Har individen upplevt att insatsen medfört att livssituationen försämrats eller 18-65 Alla förbättrats. Ange genomsnittspoäng. (5) Ovanstående har ej fyllts i, då projektets målsättning inte primärt är att personerna ska få ett arbete. Personerna i detta projekt registreras i SUS enbart med födelseår och kön, enligt överenskommelse med Stellan Berglund. 7. Slutsatser/Avvikelser På Hälsocentralen finns nu tydliga rutiner för hantering och dokumentation för den sjukskrivna patientgruppen. Patienternas tillstånd och insatta åtgärder följs upp kontinuerligt och detta medför att de känner sig tryggare. Det i sin tur har till följd att de tidigare vågar prova återgå i arbete. Det går inte att säga om sjukskrivningstalen har gått ned eftersom det inte finns någon ny statistik på detta men trenden visade att det har skett en ökning av deltidssjukskrivningar och minskning av idssjukskrivningarna. Jag anser fortfarande att det skulle underlätta för mina koordinatorskollegor, och för Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen, att få mer arbetstid med sjukskrivningsprocessen. Detta för att arbetet ska kännas meningsfullt och man har tid att guida patienter rätt och även underlätta på ett sätt för sina kollegor på Hälsocentralerna. Lite tid på sjukskrivningsprocessen medför lätt att arbetet känns utsiktslöst och det kan vara svårt att behålla en person på tjänsten. Att byta koordinator medför även att processen stannar upp. Mer tid gör även tjänsterna mer attraktiva. Förväntningen vid årsskiftet var att det skulle bli ga fler avstämningsmöten. Under perioden 2008-08-18 till 2008-12-31 genomfördes 14 avstämningsmöten. Under fem aktiva veckor i början av 2009 genomfördes sex avstämningsmöten, men efter detta lugnade det ner sig något. Några av de inbokade mötena avbokades. Jag är fortfarande av den åsikten att även Socialkontoret bör vara delaktiga i samverkan. Det anas redan att fler sjukskrivna deltagare kommer att behöva försörjningsstöd så singom när de inte längre har möjlighet till ersättning från Försäkringskassa eller arbetslöshetskassa. 15
Denna kontakt behöver dock inte bli lika intensiv som den med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen, utan det torde räcka med en kontaktperson för att enkelt komma ikontakt med Socialkontoret. Samarbetet med psykiatrin i Skellefteå kommer förhoppningsvis att bli enklare framöver eftersom även de har fått en sjukskrivningskoordinator som är lätt att komma i kontakt med. Men problemet med tider för projektdeltagare som bör få kontakt med psykiatrin, även då det gäller sjukintyg, kvarstår. I diskussioner med landsting, arbetsförmedling och försäkringskassa framkommer att samtliga är nöjda med koordinatorstjänsterna och att man gärna vill se en fortsättning. Från Försäkringskassans håll ser man en stor vinst med koordinatorer för att klara av samordningen. På landstinget märker man att läkare avlastas. Även sjuksköterskorna avlastas då de får färre telefonsamtal gällande sjukintyg och kan dessutom vidarebefordra till koordinatorn då dessa samtal ändå kommer in. Sekreterarna (som inte finns med i utvärderingen) på Hälsocentralen har mycket färre kontakter med patienter som kommer direkt till receptionen eller ringer för att få nytt sjukintyg eller vill komma i kontakt med läkare. Arbetsförmedlingen ser fördelen att komma i kontakt med koordinatorn som kan se över hur deltagarens rehabilitering och vårdhistorik ser ut. En diskussion om hur samarbetet med övriga myndigheter kan förbättras för samtliga hälsocentraler i Skellefteå Kommun förs, och på Försäkringskassan har man tagit beslutet att handläggare kommer att finnas till hands för samtliga hälsocentralers koordinatorer. Förhoppningsvis finns möjligheten att även kontaktpersoner från Arbetsförmedling och Kommun kan finnas till hands ute på de andra hälsocentralerna längre fram. Tack vare Samordningsförbundets insatser har koordinatorsfunktionen kunnat genomföras på 100 % vid, och detta har medfört att koordinatorn har arbetat annorlunda än övriga koordinatorer inom Skellefteå Kommun. Arbetet på Anderstorp är uppbyggt så att deltagarna i projektet, läkarna på Hälsocentralen och Försäkringskassans handläggare vet att koordinatorn finns till hands och är lätt att komma i kontakt med. Koordinatorsuppdraget kommer att fortsätta på en tjänst på 75 % åtminstone fram till årsskiftet 09/10. Frågan om var statistik hämtas måste också tas upp. Nu hämtas sjukskrivningsstatistiken från Västerbottens Läns Landstings lokala statistikportal, Diverportalen. Den mänskliga faktorn gör att denna portal inte blir ett säker att hämta statistiken från, eftersom den inte förs in kontinuerligt. Man kan även hämta statistik från journalföringssytemet BMS Cross, men detta skulle medföra felkällor, då personer inte alltid sjukskrivs från vår Hälsocentral. 16