Tillväxtkontoret Anders Hedberg Magnusson Datum Dnr Sid 3 november 2014 2014KS522 1 (10) Projektbeskrivning: Ny hemsida Detta dokument är en beskrivning av projekt Ny hemsida som startats av ITrådet under september 2014 och förväntas vara färdigt 1 oktober 2015. Sammanfattning Projekt Ny Hemsida finns till för att skapa en ny extern webbsida som är byggd utifrån de förutsättningar, mål och värderingar som Östhammars kommun har idag. För att lyckas med detta kommer projektet att ledas och ägas av kommunen från början till slut. Utvecklingen av en ny extern webbsida kommer att bestå av tre huvudsakliga faser: Först skapas en fungerande prototyp, sedan testas och utvecklas prototypen internt och sedan öppnas prototypen upp för allmänheten i en publik beta. Samtidigt som detta pågår kommer nytt innehåll att produceras för den nya externa webbsidan. Sannolikheten är stor att väldigt lite av det befintliga innehåll kan återanvändas.
2 (10) Innehållsförteckning Projektbeskrivning: Ny hemsida... 1 Sammanfattning... 1 Innehållsförteckning... 2 Bakgrund... 3 Vår webb idag... 3 Vår webb imorgon... 3 Framtidens e-samhälle... 4 Kommunens mål... 4 Slutförvar... 4 Syfte & Mål... 4 Resultatmål... 5 Effektmål... 5 Strategi & Metod... 5 Grundläggande principer... 5 Utvecklingsmetod... 6 Projektplan... 6 Förstudie... 6 Implementation... 6 Intern iterering... 6 Användartester... 7 Publik beta... 7 Lansering... 7 Tidsplan... 7 Avgränsningar... 7 Riskanalys... 8 Organisation... 8 Budget... 9 Kommunikation... 9 När är projektet avslutat?... 10
3 (10) Bakgrund Östhammars kommuns externa webbsida är en av kommunens viktigaste kommunikationskanaler. Den externa webben behöver uppdateras både i form och funktion för att leva upp till de mål och värderingar som Östhammars kommun har. Vår webb idag Kommunens externa webb har runt 1200 besökare per dag (augusti/september 2014). Den största delen av besökarna befinner sig i Östhammar, Uppsala och Stockholm. Ganska exakt hälften av besökarna är nya och hälften har besökt sidan tidigare. Runt 40 procent av besökarna använder en mobiltelefon eller platta (augusti/september 2014). Denna siffra kan vi anta kommer att öka. Ungefär hälften av besökarna kommer till våra sida via en sökning på t.ex. Google och en tredjedel kommer genom direktlänkar. Avvisningsfrekvensen är strax under 50 procent. Genomsnittlig tid på sidan är 1:43 minuter men variansen är stor, det finns en grupp användare som lägger lång tid och många klick på sidan innan de hittar vad de söker. Ytterligare saker som vi kan lära oss av den besökarstatisk vi har är bland annat att många sidor på den externa webbsidan aldrig besökts av någon (två tredjedelar av alla sidor). Att bara ett fåtal länkar på förstasidan klickas på: Främst de i vänstra menyn och Kontakt. Och att sökfunktion inte ger de svar som besökarna hoppas på samt att väldigt få besökare är intresserade av våra nyheter och puffar. Systemägare för kommunens externa webb är Tillväxtkontoret, som också sköter förvaltningen av webben tillsammas med IT-kontoret och vår leverantör Headlight. På kommunens förvaltningar finns webbredaktörer (35 stycken, i september 2014) som har ansvar för innehållet på sina respektive sidor. Vår webb imorgon Det finns tydliga trender i utvecklingen av externa webbsidor som vi bör vara medvetna om och ta hänsyn till. Främst är att det blir allt vanligare med Mobile first, dvs. att fokus läggs först på att skapa en bra upplevelse för de som besöker sidan från en mobil enhet. Den kanske näst tydligaste trenden, särskilt för myndigheter, är att smalna av och göra mindre på sin externa webb. Uppsala Kommun kommer att gå från 21 000 sidor till knappt 2000 på deras nya externa webb, som ett exempel. Denna utveckling är en följd av att användarcentrerad utveckling blivit allt viktigare. Dvs. att använda verklig data, som besöksstatistik, för att ta reda på vad som bör prioriteras och lyftas fram. Och att kapa bort sådant som besökarna inte är intresserade av, t.ex. nyheter, kalendrar och puffar. En följd av båda dessa trender är att gå ifrån den decentraliserade organisation för produktion av webbinnehåll som varit populär i många år. Istället satsar många på mindre team med heltidsanställda redaktörer och använder den tidigare webborganisationen för faktagranskning och innehållsansvar. Allt för att skapa en mer fokuserad extern webb med högre kvalitetsnivå.
4 (10) Framtidens e-samhälle Regeringen fastslog 2011 en digital agenda (It i människans tjänst en digital agenda för Sverige) som bland annat baserades på en utredning från SKL (Strategi för esamhället) från samma år. Båda dessa dokument pekar på vikten av att göra information tillgänglig för alla och att ge alla möjligheten att utöva sina rättigheter och skyldigheter som medborgare. Dessutom trycker de på vikten av att ha effektiva och tillgängliga e-tjänster som både gör beslutsprocesser mer öppna och förenklar medborgarens vardag. Privatpersoner och företag kan på ett enkelt och säkert sätt få kontakt med, ta del av information och sköta sina ärenden med offentlig sektor. Det är enkelt för alla att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. Företagens administrativa kostnader minskar. - Strategi för esamhället Slutligen poängteras att e-förvaltning måste vara en kontinuerlig process som hela tiden utvecklas och förbättras för att möta utvecklingen i samhället. Det kan också vara viktigt att veta att 1 januari 2015 kommer bristande tillgänglighet att bli en form av diskriminering under diskrimineringslagen. Kommunens mål Kommunfullmäktige i Östhammars kommun har antagit nio övergripande mål för verksamheten. Bland dessa finns tre mål som är relevanta för det här projektet: KF 3: Östhammars kommun ska vara en kommun med gott bemötande och hög tillgänglighet KF 4: Östhammars kommun ska vara en kommun där invånarna upplever ökade förutsättningar för delaktighet KF 6: Östhammars kommun ska vara en attraktiv kommun där befolkningen trivs och kontinuerligt ökar Slutförvar Kommunen har redan idag ett stort ansvar för att informera och sprida kunskap om arbetet med det eventuella slutförvaret i Forsmark. Om beslut fattas att slutförvaret ska byggas i Forsmark kommer detta ansvar att bli ännu större. Och behovet av moderna, kontinuerligt utvecklade, verktyg för att kommunicera digitalt kommer sannolikt att öka i samma takt. Syfte & Mål Projekt Ny Hemsida har som huvudsyfte att producera en ny extern webbsida för Östhammars kommun. Denna nya hemsida ska vara mer tillgänglig, det ska vara lättare att hitta svar på sina frågor och den ska skapa en mer positiv bild av Östhammars kommun. Inom detta syfte ryms ett antal resultat- och effektmål.
5 (10) Resultatmål Den nya webbsidan ska uppfylla alla Prio1-riktlinjer för webbutveckling som E-delegationen satt upp (http://webbriktlinjer.se/riktlinjer). Den nya webbsidan ska uppnå 90 procent svarsandel i SKL:s undersökning Information till alla. Idag är värdet 80 procent. Detta styrtal ingår i KF-mål 4. En ny guide för webbredaktörer ska skapas som innefattar en språkguide och en redigeringsguide. Effektmål Den nya webbsidan ska bidra till större engagemang, delaktighet och inflytande för invånarna i kommunen. Den nya webbsidan ska bidra till upplevelsen av kommunen som en engagerad, tillgänglig och uppmärksam part i samhället. Den nya hemsidan ska kontinuerligt utvecklas och uppdateras efter att projektet har avslutats. Strategi & Metod För att nå de mål som definieras ovan behöver arbetet med att ta fram en ny hemsida ske så nära kommunens förvaltning som möjligt. Detta möjliggör dels ett stort engagemang bland de anställda på kommunen, som faktiskt ska jobba med sidan, och ett tillvaratagande av den erfarenhet och kompetens som redan finns på kommunen. Arbetet ska utgå ifrån de effektmål som specificerats ovan. Dessa ligger till grund för struktur, innehåll och funktion. Alla beslut bör kunna kopplas tillbaka till de effekter vi hoppas åstadkomma. Vi bör påminna oss själv om att effekterna bara uppstår när användarna faktiskt använder systemet. IT-rådet fungerar som styrgrupp och tar övergripande beslut. Projektledare är Anders Hedberg Magnusson på Tillväxtkontoret. Arbetsgruppen kommer främst att fungera som samordningscentral och diskussionsforum för det arbete som görs inom projektet av kommunens anställda och våra leverantörer. Grundläggande principer Projekt Ny Hemsida baseras till stor del på de principer som fastslagits av brittiska Government Digital Service (GDS) för utveckling av offentliga tjänster inom Storbritannien. Principerna finns i originalform här, men har också översatts till svenska av regeringens användningsforum här. Centralt för dessa principer och utvecklingen av vår nya externa webb kommer vara att utgå ifrån våra användares behov (både besökare och webbredaktörer) och att göra så enkelt och så lite som möjligt. Med detta menas att kommunens hemsida bara ska handla om sånt som kommunen gör och inget annat. Och att vi bara gör det som våra invånare faktiskt är intresserade av. Det är bättre att vi fokuserar på att göra detta så bra som möjligt än att vi försöker göra för mycket.
6 (10) Utvecklingsmetod Projekt Ny Hemsida är tänkt att följa en evolutionär produktutvecklingsplan där fokus ligger på att snabbt producera en fungerande produkt och sedan förfina den under en längre tid med hjälp av användar-/experttester. Denna typ av utveckling har visat sig ge bättre resultat än den traditionella vattenfallsmetod där varje steg i utvecklingen görs i ordning och det inte är möjligt att gå tillbaka i stegen. Typiskt för evolutionär utveckling är att en börjar med att snabbt framställa en produkt som har alla grundläggande funktioner men inget mer, en så kallad Minimum Viable Product. Sedan görs utvecklingen i korta iterativa steg på någon eller några veckor där användartester är den viktigaste delen. Processen ser ofta ut så här: 1. Definiera vad vi vill testa 2. Gör användartester. Det räcker nästan alltid med väldigt små och enkla tester. 3. Utvärdera de svar vi får och fundera på hur vi kan göra bättre. 4. Implementera ändringar. 5. Gå till steg 1. Projektplan Projektplanen ser i grova drag ut som följer: Förstudie Målet med förstudien är att producera en ickefunktionell mockup och en grundläggande struktur. En ickefunktionell mockup är en prototyp av hemsidan skriven i HTML och CSS som ska ligga till grund för de sidmallar som behöver skapas för den nya hemsidan. En databas med frågor som vi vet eller som vi kan tänka oss att våra besökare har skapas. Källa till denna databas kan vara statistik från den nuvarande hemsidan, från Östhammar direkt eller från förvaltningarna själva. Databasen ligger till grund för sidans struktur och innehåll. Sidans struktur beskrivs som ett träd eller en hierarki. Den visar hur vi tror att användarna söker efter information och vad som är mest logiskt och användbart för dem. Sidans struktur kommer till stor del att baseras på Funkabodastrukturen från Funka nu. Implementation I denna fas implementeras den mockup och den struktur som tagits fram i det tidigare skedet på en fungerande testserver med den programvara som specificerats (EpiServer 7.5). Detta arbete kommer till stor del att göras av Headlight. Intern iterering Efter leverans från Headlight startar en period där arbetsgruppen och referensgruppen utvärderar sidan i sitt nuvarande skick, utifrån den målbild som satts upp, och föreslår förändringar och förbättringar. Dessa ändringar görs i första
7 (10) hand av Headlight men vid mindre ändringar kan det bli aktuellt att göra dem internt med hjälp av IT-kontoret. Webbteamet påbörjar arbetet med att skapa innehåll till den nya sidan. I de flesta fall kommer det bli aktuellt att producera helt nytt innehåll eller redigera befintligt innehåll. Användartester Användartester görs för att utvärdera sidans form, funktion och struktur. Dessa tester leder fram till ytterligare förslag på förändringar och förbättringar som i sin tur implementeras på sidan. Användargrupper som är intressanta att testa med kan baseras på de persona och den användarstudie som skapats tidigare. Ett särskilt fokus bör läggas på att göra tester med webbredaktörerna. Utbildning för webbredaktörerna påbörjas. Publik beta Testservern öppnas upp för allmänheten som får chans att tycka till och komma med förslag. Arbetet med att göra användartester fortsätter under denna period. Nyheten om att en ny hemsida är på gång kommuniceras ut till allmänheten och en blogg om arbetet startas. Lansering Sidan lanseras och tar över efter den gamla hemsidan. Tidsplan Fas Tidsåtgång Förstudie och implementation 3 månader Iteration och användartester 6 månader Publik beta 3 månader Lansering 1 vecka (måldatum är 1 okt 2015) Avgränsningar Projekt Ny Hemsida kommer inte att innefatta något arbete med den nuvarande externa eller interna webben. Detta lämnas till den befintliga förvaltningsorganisationen. Projektet kommer inte heller att framställa en ny grafisk profil eller marknadsföringsplattform utan istället rätta sig efter befintliga riktlinjer. Projekt Ny Hemsida kommer inte att innefatta produktion av några nya e-tjänster men kommer att verka för att göra det möjligt och enkelt att integrera sådana tjänster i den nya externa webben. Projektet kommer att ha ett tätt samarbete
8 (10) med nätverket för eförvaltning på Östhammars kommun och ta hänsyn till den upphandling av e-tjänster som kommer att göras under 2015. Riskanalys De största riskerna för projektet ligger i förtroende hos organisationen för systemet och i den nya strukturen som behöver skapas. Sidan är bara effektiv som informationsbärare om den hålls uppdaterad och intressant. Skapandet av en ny informationsstruktur kräver också en ny organisatorisk struktur. Den stora risken finns i att det kan bli oklart vem som gör vad när sidans struktur frikopplas från förvaltningarnas struktur. Och att det leder till att saker faller mellan stolarna. Risker finns också i kostnaderna där vissa kan definieras väl i förväg medan andra kommer att bero mer på hur väl utvecklingsarbetet fortskrider: Kostnaderna för kontinuerlig utveckling och användartester kommer antagligen att behöva ses som löpande utgifter under projekttiden. Organisation Projektorganisationen består av fem huvudsakliga grupper som beskrivs nedan. Arbetsgruppen organiserar och stöder projektet. Gruppen träffas en gång per månad och minnesanteckningar förs vid gruppens möten. I arbetsgruppen finns representanter från bland annat IT-kontoret, webbredaktörerna och IKT-enheten: o Anders Hedberg Magnusson, Marknad och kommunikationsenheten o Sarah Svensson, Tillväxtkontoret o Carina Bäckström, Socialförvaltningen o Helena Ståhl, Östhammar Direkt o Katarina Ståhlbrand, IT-enheten o Sirkka-Liisa Bergkvist, Marknad och kommunikationsenheten o Dan Malmborg Jansson, Barn och utbildning Referensgruppen fungerar som bollplank och yttre referens. Gruppen bör träffas fyra gånger under projekttiden. I gruppen ingår just nu (22 oktober 2014): o Marie Bergren, Strategienheten o Marianne Pauhlsson, Processledare E-tjänster o Johan Sandström, Tekniska kontoret o Ellinor Nordensten, Företag i samverkan o En representant från Ungdomsrådet Styrgrupp är IT-rådet, som tar övergripande beslut och har en övervakande funktion. Projektledaren har ansvar för att regelbundet rapportera till IT-rådet och göra avstämningar. Externa leverantörer. De leverantörer som vi främst kommer att använda oss av, inom de avtal som redan finns, är Headlight för webbutveckling och förvaltning.
9 (10) Ett webb-team bildas under projektets gång, som utför den del av arbetet som görs internt på kommunen och som kommer att fortsätta utvecklingen av hemsidan när projektet har avslutats. Denna grupp kan organiseras informellt under projekttiden men bör formaliseras efter att projektet avslutats. Till exempel skulle den kunna ta över rollen som förvaltningsledning för den externa webben. I webbteamet bör projektledaren, informationschefen, någon lämplig person från IT-enheten och en eller två webbredaktörer ingå. Budget Projekt Ny Hemsida finansieras inom Tillväxtkontorets egen budget med stöd från bland annat Barn- och Utbildningskontoret och slutförvarsorganisationen. Nedan redovisas de externa insatser som kommer att köpas in. Post Typ Kostnad Headlight utveckling Timkostnad 325 600 kr Medlemskap i Funka nu Engångskostnad 45 000 kr Utbildning av redaktörer i Episerver 7.5 Engångskostnad 32 970 kr Sökmotor, EpiServer Find Månadskostnad 42 000 kr / år Kostnadsökning programvarulicens för uppgradering av Episerver till 7.5 Totalkostnad år 1 Årskostnad 7313 kr / år 452 883 kr Förutom dessa externa resurser kommer viss arbetstid att krävas av webbredaktörerna inom organisationen. Det kommer främst att handla om faktagranskning av de texter som produceras av webbteamet. Men det kan också bli aktuellt för någon webbredaktör att jobba mer aktivt med produktion av innehåll. Kommunikation Projektet bör kommuniceras kontinuerligt internt under hela projekttiden, förslagsvis med regelbundna uppdateringar på den interna webben. Tillväxtkontoret bör ansvara för detta. Extern kommunikation skulle kunna starta i samband med att den publika betan startar. Det ger mer effekt om det finns något att visa upp. Förslagsvis består kommunikation av kontakt med media och en blogg där arbetsgruppen skriver om arbetet. Vid lanseringen skulle ytterligare en insats kunna göras, till exempel en releasefest eller dylikt.
10 (10) När är projektet avslutat? Projekt Ny Hemsida anses vara avslutat när den nya externa webben tagit över rollen som hemsida för Östhammars kommun från den gamla externa webben.