Lathund för Svenska Celiakiungdomsförbundets, SCUF:s medlemsföreningskassörer

Lathund för Svenska Celiakiungdomsförbundets, SCUF:s medlemsföreningskassörer Svenska Celiakiungdomsförbundet Norr Mälarstrand 24 112 20 Stockholm tel: 08-562 788 07 info@scuf.se www.scuf.se

Inledning Vad kul att just du har blivit förtroendevald som kassör i en av SCUF:s medlemsföreningars styrelser. I denna lathund kan du läsa om hur du, tillsammans med din styrelse, utför uppdraget enligt de riktlinjer som vi har på SCUF. Den kommer att behandla både teori, för att du ska förstå vad det är du gör, blandat med praktiska exempel, för att du ska få en översikt för hur du ska göra. Den innehåller även en årsplanering för att du ska kunna se hur just ni i er medlemsförening kan planera ert ekonomiska räkenskapsår. På SCUF:s hemsida hittar ni alla de mallar som behövs för att kunna utföra ert uppdrag: http://www.scuf.se/foreningsmallar. När du läser igenom denna lathund är det bra om du har SCUF:s mall för den ekonomiska redovisningen tillgänglig: Formulär ekonomisk redovisning. Innehållsförteckning VAD ÄR BOKFÖRING?... 3 Praktiska bokföringsexempel.... 3 VAD ÄR EN RESULTATRÄKNING?... 4 Praktiskt exempel.... 4 VAD ÄR EN BALANSRÄKNING?... 6 Praktiskt exempel.... 6 VAD ÄR ETT BOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING?... 7 VAD ÄR EN BUDGET?... 7 Praktiskt exempel.... 8 VILKA FINANSIERINGS MÖJLIGHETER FINNS DET I MEDLEMSFÖRENINGARNA?... 9 VAD INNEBÄR DET ATT DEKLARERA FÖR EN MEDLEMSFÖRENING?... 10 Praktiskt exempel... 10 HUR OCH VAD SKA MEDLEMSFÖRENINGARNA REDOVISA TILL FÖRBUNDET?... 13 HUR SER DET EKONOMISKA ÅRET UT FÖR MEDLEMSFÖRENINGARNA?... 14 2

Vad är bokföring? Att bokföra innebär att hålla koll på medlemsföreningens pengar. Alltså det ni i er medlemsförening köper (kostnader) eller de pengar som ni får in (intäkter). En kostnad kan till exempel vara att ni köper fika till en medlemsaktivitet, medan en intäkt är till exempel äskningar som förbundets styrelse beslutar om att ni ska få till en medlemsaktivitet. Bokför gör du under ett räkenskapsår i taget. Detta innebär att varje år sorterar ni det som händer med era pengar mellan den 1 januari och 31 december. Bokföringen sker alltid löpande, detta innebär att när ni köper in någonting, alltså när det uppstår en kostnad, så ska även detta bokföras samma dag eller på samma datum som kostnaden uppstår. När du bokför så sorterar du även bokföringen i olika grupper. Om du tillexempel köper in fika till ett styrelsemöte så bokförs detta under gruppen styrelsegruppen. Man kan själv välja vilka grupper som är lämpliga att använda. På SCUF:s hemsida så finns det en bokföringsmall som redan innehåller en del vanliga grupper som uppstår i medlemsföreningen. Men skulle just er medlemsförening vilja satsa på att arbete med någonting nytt, till exempel påverkansarbete inom SCUF så kanske det kan vara lämpligt att lägga till en grupp med detta namn. Detta görs för att sortera kostnader som uppstår under just den specifika aktiviteten, och så att det blir lättare att följa upp hur mycket aktiviteten har kostat jämför med vad man har tänkt eller planerat att det ska kosta. På SCUF:s hemsida hittar du mallen som ni i medlemsföreningarna använder för just er bokföring: http://www.scuf.se/foreningsmallar. Den heter Formulär ekonomisk redovisning. TÄNK PÅ ATT! - Spara alla kvitton. Det är kvitton, fakturor och eventuellt övriga underlag som du använder som underlag i din bokföring, detta kallas för verifikation. - Det är lag på att spara sin bokföring i 7 år, så se till att aktuell kassör har tillgång till all bokföring 7 år tillbaka i tiden. Praktiska bokföringsexempel I bokföringsmallen ( Formulär ekonomisk redovisning ) som ni i medlemsföreningarna använder, finns det praktiska exempel på olika bokföringshändelser. Kolla gärna dessa exempel och om ni funderar över någonting så hör av er till förbundskansliet. 3

Vad är en resultaträkning? I en resultaträkning redovisas föreningens samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret (1 januari- 31 december). Som namnet säger så visar resultaträkningen resultatet för föreningen. Alltså om föreningen går med vinst eller förlust, har pengar kvar eller gjort av med för mycket pengar. Intäkter minus kostnader resulterar i resultatet. När du bokför någonting så hamnar detta automatiskt i resultaträkningen i den mall som vi i SCUF:s medlemsföreningar använder oss av. Om vi jämför med den ekonomiska mall ( Formulär ekonomisk redovisning ) som vi använder för att bokföra i SCUF:s medlemsföreningar, så omfattar resultaträkningen intäkter i det blå fältet och kostnader i det gula fältet. Praktiskt exempel Som tidigare nämnt är resultatet av verksamhetens år intäkter minus kostnader. Intäkter- Kostnader=Resultat Exempel 1-Vinst: Under året 2012 så har SCUF:s medlemsförening X fått in diverse intäkter och de har samtidigt haft diverse kostnader. Se nedan INTÄKTER Fast bidrag från förbundet Godkända äskningar från förbundet Deltagaravgifter Summa intäkter: 9 000 kr 15 000 kr 500 kr 24 500 kr KOSTNADER Medlemsaktiviteter Styrelsemöten Förbrukningsmaterial Bankkostnader Övrigt Summa kostnader: RESULTAT: 17 500 kr 1 500 kr 2 000 kr 500 kr 300 kr 21 800 kr 2 700 kr 4

Här kan vi se att SCUF:s medlemsförening X har 2 700 kr kvar av årets pengar. De har alltså gått med en vinst under året. Dessa pengar som är kvar flyttas över till nästkommande år och får användas till nya medlemsaktiviteter. Exempel 2-Förlust: Under året 2015 har SCUF:s medlemsförening X fått in diverse intäkter och de har samtidigt haft diverse kostnader. Se nedan INTÄKTER Fast bidrag från förbundet Godkända äskningar från förbundet Summa intäkter: 8 500 kr 13 500 kr 22 000 kr KOSTNADER Medlemsaktiviteter Styrelsemöten Förbrukningsmaterial Bankkostnader Övrigt Summa kostnader: RESULTAT: 19 000 kr 2 500 kr 1 000 kr 500 kr 800 kr 23 800 kr - 1 800 kr Här kan vi se att SCUF:s medlemsförening X har gjort av med 1 800 kr för mycket av årets pengar. De har alltså gått med förlust under året. Försluten kan täckas med att regionen under tidigare år har haft pengar kvar. TIPS: Försök att planera er verksamhet i en budget för att hamna så nära nollresultat det bara går. 5

Vad är en balansräkning? En balansräkning är en uppställning av föreningens tillgångar och skulder. En enkel förklaring är att tillgångar är de pengar som ni har på ert bankkonto alternativt i handkassan (kontanter). Medans skulder är ert egna kapital som i detta fall räknas som en skuld till medlemmarna. Detta betyder att det är medlemmarna i er medlemsförening som äger era pengar, ni har en skuld till medlemmarna eller de pengar som ni har på ert bankkonto ska gå till medlemmarna genom er medlemsförenings verksamhet. Tillgångarna och skulderna är alltid lika stora. Tillgångar=Skulder. Balansräkning upprättas i samband med bokslutet och årsredovisningen, alltså per den 31 december, sista dagen på räkenskapsåret. Praktiskt exempel Exempel 1: Antag att 2014 är medlemsföreningens första verksamhetsår. Under år 2014 så gick SCUF:s medlemsförening X med vinst, de hade vid årets slut ett plusresultat på 2 700 kr. Detta betyder även att medlemsföreningen har 2 200 kr kvar på bankkontot. BALANSRÄKNING 2012 TILLGÅNGAR Bank Handkassa, från kontanta deltagaravgifter Summa tillgångar: 2 200 kr 500 kr 2 700 kr SKULDER Vinst eller förlust från tidigare år Årets resultat Summa skulder: EVENTUELL DIFFERENS: 0 kr 2 700 kr 2 700 kr 0 kr I balansräkningen så stämmer man av att summan av tillgångarna och skulderna är samma. Differensen ska vara = 0 kr. Är den inte det så är det någonting som har blivit knasigt i bokföringen. Som tidigare nämns så förs detta plusresultatet över till kommande års ekonomi eftersom pengarna fortfarande ligger kvar på ert bankkonto tills de är förbrukade. Som nämndes tidigare så är det detta som skulden innebär. Att pengarna går över till nästa år för att komma medlemmarna till del. 6

Exempel 2: Under år 2013 så gick SCUF:s medlemsförening X med förlust, de hade vid årets slut ett minusresultat på 1 800 kr. BALANSRÄKNING 2013 TILLGÅNGAR Bank Handkassa, från kontanta deltagaravgifter Summa tillgångar: 400 kr 500 kr 900 kr SKULDER Vinst eller förlust från tidigare år Årets resultat Summa skulder: EVENTUELL DIFFERENS: 2 700 kr - 1 800 kr 900 kr 0 kr Vad är ett bokslut och årsredovisning? Att göra ett bokslut handlar om att avsluta bokföringen för året och att stämma av så att allting ser rätt ut. Du dubbelkollar alltså så att allting har blivit rätt bokfört och att saldot på ditt bankkonto stämmer överens med det som står i bokföringen och därmed kontrollerar du så att differensen i balansräkningen blir 0. En årsredovisning är en sammanställd rapport som innehåller både resultaträkning och balansräkning för året. I SCUF:s ekonomiska mall där ni i medlemsföreningarna sköter er bokföring så framgår bokslutet och årsredovisningen under fliken bokslut. Det är alltså under denna flik som ni stämmer av så att allting ser rätt ut enligt tidigare anvisningar. Vad är en budget? När man gör en budget så gör man en prognos över hur ekonomin kommer att se ut. Du planerar alltså verksamheten i pengar. Budgeten är ett viktigt verktyg i att styra föreningens ekonomi, det vill säga stämma av det som händer i ekonomin i verkligheten gentemot den planerade ekonomin och utifrån detta ta beslut. Genom detta får man större kontroll över hur man kan 7

planera om en verksamhet och hur man då kan fördela de ekonomiska resurserna på ett mer fördelaktigt sätt. Ett bra tips när man ska göra en budget är att jämföra med hur åren har sett ut innan. Har ni tillexempel fått ca 8 000 kr i fast bidrag tidigare år så kan det nog vara rimligt att anta att det blir samma summa under kommande år. Eller om ni ska göra en återkommande aktivitet så kanske det kan vara rimligt att anta att det kommer att kosta ungefär lika mycket under nästa år också. Genom att göra detta så vet ni också hur mycket ni behöver äska för under kommande år. Praktiskt exempel Det är snart dags för ett nytt verksamhetsår, därför är det också dags att planera vad som ska göras och hur, och även hur verksamhetens ekonomi ser ut. SCUF Medlemsförening X planerar göra fyra olika medlemsaktiviteter under året. De planerar även in sex stycken styrelsemöten utöver det stora medlemsföreningssårsmötet. För att kunna utföra detta så behövs en del förbrukningsmaterial mm. köpas in. BUDGET 2014 INTÄKTER Fast bidrag Äskningar Deltagaravgifter Summa intäkter: 11 500 kr 33 000 kr 5 000 kr 49 500 kr KOSTNADER Aktiviteter, 4 st Styrelsemöten, 6 st Årsmöte Förbrukningsmaterial Övrigt Summa kostnader: RESULTAT 35 000 kr 3 000 kr 10 000 kr 1 000 kr 500 kr 49 500 kr 0 kr 8

Vilka finansierings möjligheter finns det i medlemsföreningarna? Det finns två olika bidrag som ni i medlemsföreningarna kan få från förbundet. Det första är ett fast bidrag som baseras på ett schablonbelopp och där totalsumman fördelas per medlem i respektive medlemsförening. Det fasta bidraget betalas ut till er i medlemsföreningen så fort era redovisningar (den ekonomiska samt verksamhetsredovisning), skickats in till förbundskansliet och blivit godkända. Tänk bara på att följa förbundets stadgar som säger vilka datum ni måste skicka redovisningarna senast. Den ekonomiska redovisningen ska skickas in efter räkenskapsårets slut (januari) och verksamhetsredovisningen ska skickas in efter verksamhetsårets slut (när ni har haft ert medlemsföreningsårsmöte). Det andra är ett rörligt bidrag, en äskning, som innebär att ni söker pengar från förbundet för specifika aktiviteter. Medlemsföreningarna äskar pengar genom att fylla i det äskningsformulär som finns tillgängligt på SCUF:s hemsida, www.scuf.se/foreningsmallar Formuläret ska skickas in senast 1 vecka innan ett förbundstyrelsemöte. Förbundsstyrelsen beslutar på förbundsstyrelsemötet om äskningarna ska godkännas eller ej. Förbundsstyrelsen kan även bestämma att godkänna en del av summan som det äskats för. Efter genomförd aktivitet ska det redovisningsformulär som finns tillgängligt på SCUF:s hemsida, http://www.scuf.se/foreningsmallar fyllas i. Alla inkomster och utgifter ska redovisas enligt de riktlinjer som finns i formuläret. För att inte pengar som har äskats ska förskingras eller användas till någonting som inte stämmer överens med SCUF:s ändamål, måste alla pengar som blir över efter genomförd aktivitet betalas tillbaka till förbundet. Det ger möjlighet för medlemsföreningarna att äska även för de pengar som betalats tillbaka vilket i sin tur leder till att flera aktiviteter kan genomföras. Skulle ansvarig person på kansliet anse att redovisningen är bristfällig kan medlemsföreningen vara tvungen att komplettera redovisningen till dess att den anses fullständig Utöver dessa bidrag finns det även mängder av fonder och stiftelser som delar ut bidrag för lokal verksamhet. Här är det endast ni själva som sätter begränsningar för vad ni vill söka, men det kan vara bra att stämma av med förbundet så att båda inte söker ifrån samma finansiärer. För att söka extern finansiering så är det bara att söka runt på internet och se vad man hittar, annars så är ett tips denna sida www.stiftelser.lst.se 9

Vad innebär det att deklarera för medlemsföreningen? Eftersom alla medlemsföreningar har ett eget organisationsnummer innebär detta även att alla medlemsföreningar ska deklarera. Att deklarera för en medlemsförening är jätteenkelt. Deklarationsblanketten kommer att skickas per post till den adress där medlemsföreningen är registrerad på, så tänk på att ni är registrerad på aktuell adress och glöm inte bort att adressändra om det skulle behövas. Där kommer det även att finnas med information om när och vart blanketten skall skickas in när deklarationen är klar. Men håll för säkerhetens skull ett extra öga på Skatteverkets hemsida så ni vet när det är på gång. Praktiskt exempel På de två följande sidorna så ser ni blanketterna som ska fyllas i när ni i medlemsföreningarna ska deklarera. Så även om skatteverket skickar ut flera sidor, så är det alltså endast dessa två som skall fyllas i av oss i medlemsföreningarna. På Skatteverkets hemsida kan ni hitta utförligare beskrivningar om hur ni fyller i blanketten och vad varje ruta innebär. I normalfall så är det de ifyllda rutorna som vi i medlemsföreningarna använder oss av i deklarationen, men det kan som sagt vara bra att slå ett öga på Skatteverkets hjälpblanketter när ni ska deklarera för att även hålla koll på eventuella uppdateringar. Notis: I dagsläget så skall deklarationen vara inne hos Skatteverket senast den 1 juli. Men detta är ett datum som kan uppdateras årligen. Så under våren så är det bra att ha ett extra öga på Skatteverkets hemsida och när blanketterna borde skickas ut. 10

11

12

Hur ska medlemsföreningarna redovisa sin ekonomi till förbundet? Medlemsföreningarna behöver skicka in en ekonomisk redovisning till förbundskansliet så snart ett räkenskapsår är slut, alltså under januari månad. Alla dokument och information som behövs för att göra en fullständig redovisning finns att hämta på hemsidan under medlemsföreningsmallarna: http://www.scuf.se/foreningsmallar. Det dokument som ska användas för den ekonomiska redovisningen heter Formulär ekonomisk redovisning och innehåller mallar för bokföring, budget och bokslut. Vad är det då som ska redovisas? Bokföring, budget och bokslut Skicka in en kopia av den Excel- mall som ni ska redovisa er bokföring, budget och bokslut i. Alla blad (minst 3 stycken) skrivs ut och skickas/e- mailas till förbundskansliet. Detta dokument heter Formulär ekonomisk redovisning och finns på http://www.scuf.se/foreningsmallar. Underlag För att se att bokföringen stämmer behöver kansliet även få in underlag till er bokföring. Detta innebär att varje redovisad händelse i bokföringens resultat- och balansräkningar ska ha ett underlag i forma av kvitto, faktura eller verifikation från internetbanken. Kontoutdrag För att kontrollera att er bokföring stämmer överens med de pengar ni har på ert bankkonto vill förbundskansliet även ha in 2 stycken kontoutdrag från ert konto. Ett som visar saldot från räkenskapsårets början, den 1 januari, och ett som visar saldot från räkenskapsårets slut, den 31 december. Notis: Vart tredje år har Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) en fördjupad granskning av alla organisationers redovisning. Detta innebär även att förbundet kan komma att behöva samla in ytterligare information av medlemsföreningarna, för att kunna redovisa det som krävs för att organisationen ska få det årliga statliga bidraget. 13

Hur ser det ekonomiska året ut för medlemsföreningarna? I detta kapitel finner ni en årsplanering över vad som händer under det ekonomiska året (räkenskapsåret) för er i medlemsföreningarna. Den praktiska teorin kring de olika uppgifterna gicks igenom under tidigare kapitlen. Januari Februari 1 januari: Räkenskapsåret börjar Eknomisk redovisning för föregående året in till kansliet Redovisningar och budget klart inför medlemsföreningsårsmötet Mars Medlemsföreningsårsmöte: ekonomin redovisas för medlemmar April Maj Juni Juli Deklaration in till Skatteverket (vanligtvis) Augusti September Oktober November Budget för kommande år December 31 december: Bokslut- Räkenskapsåret avslutas (Januari) 1 januari: Nytt räkenskapsår börjar 14