Riktlinjer vid remisshantering inom Primärvård ÖLL

Version nr Diarie nr År/löp nr 2 09OLL3397 Sidan 1 av 11 Rubrik specificerande dokument Omfattar område/verksamhet/enhet Reviderat datum Riktlinjer vid remisshantering Primärvård 091201 Upprättad av (befattning, namn) Godkänd av (befattning, namn) Sign Gäller från datum Carina Wetterberg, vårdutvecklare inom medicinsk administration Hans Maltén, primärvårdschef 091201 Riktlinjer vid remisshantering inom Primärvård ÖLL

Sidan 2 av 11 Innehållsförteckning Bakgrund... 3 Syfte... 3 Ansvarsfrågor... 3 Behörighet för utfärdande av remisser... 4 Utgående remisser från dl-mott... 5 Inkommande remisser till dl-mott... 6 Utgående remisser vid MVC, BVC, kurator, sjg och ungomdomsmott... 7 Inkommande remisser vid MVC, osv... 7 Bilaga 1... 8 Bilaga 2... 9 Bilaga 3... 10 Bilaga 4... 11

Sidan 3 av 11 1. Bakgrund Enligt Socialstyrelsens föreskrifter, SOSFS 2004:11 (M) ska lokala riktlinjer för remisshantering finnas på sjukvårdsenhet. 2. Syfte Att med dessa riktlinjer säkerställa remisshantering inom primärvården ÖLL. 3. Ansvarsfrågor 3.1 Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren skall ge skriftliga direktiv och säkerställa att det finns rutiner för hur remisser skall utformas och hanteras. 3.2 Verksamhetschefens ansvar på den remitterande enheten Verksamhetschefen skall fastställa rutiner för de remisser som skall användas inom verksamhetsområdet, för hantering av utgåendes remisser och inkommande remisser. Dokumenterade rutiner skall finnas för: 1. vem eller vilka inom verksamheten som får utfärda remisser, 2. hur remisserna skall registreras och sändas, 3. bevakning av att remissvar kommer in inom godtagbar tid, 4. hur remissvaren skall tas emot och registreras Personal med formell och reell kompetens för uppgiften skall bedöma remissvaren och ta ställning till vilka åtgärder som skall vidtas. 3.3 Verksamhetens ansvar på den mottagande enheten Verksamhetschefen skall fastställa rutiner för de remisser som skall användas inom verksamhetsområdet, för hantering av inkommande remiser och utgående remisser. Dokumenterade rutiner skall finnas för 1. hur remiser skall tas emot och registreras, 2. hur och i vilka fall den remitterande enheten och patienten skall få besked kom att remissen mottagits och när den kommer att åtgärdas, 3. vilka åtgärder som skall vidtas om svaret på en remiss inte kan ges inom meddelad tid, och 4. hur remissvaren skall registreras och sändas. Inkommande remisser skall bedömas och prioriteras av personal med formell och reell kompetens för uppgiften.

Sidan 4 av 11 Behörighet för utfärdande av remisser inom Primärvården, ÖLL Läkare Vårdcentralens läkare har behörighet att utfärda remisser till annan specialist, röntgen, laboratorier etc. Remisser till särskilt dyra undersökningar bör diskuteras med verksamhetschefen. BVC-sköterska Distriktssköterska med ansvar för BVC är behörig att remittera till ögon-, logoped-, audiolog-, barnmedicin- och barn- och ungdomspsykiatrisk mottagning för problem som aktualiseras inom BVC-verksamheten. Barnmorska Barnmorska vid BMM är behörig att remittera till specialist-mvc (enligt separat PM), ungdomsmottagning, kvinnoklinik (preventivmedelsfrågor), röntgenmottagning (för lungröntgen på gravida enligt separat PM), vidare till mikrobiologiskt, kliniskt kemiskt och cytologiskt laboratorium (enligt mödrahälsovårdens riktlinjer). Diabetessköterska Diabetessköterska är behörig att remittera till dietist inom primärvården eller vid sjukhus. Sjukgymnast Sjukgymnast är behörig att remittera till ortopedteknisk avdelning, till geriatriska klinikens rehabilitering, samt i utvalda fall till vårdcentralens kurator. Kurator Kurator på vårdcentral remitterar till allmänpsykiatrisk mottagning, vårdcentralernas sjukgymnaster, till annan vårdcentrals kurator, primärvårdens psykoterapeut och till konsultpsykolog i primärvården. Ungdomsmottagningen På ungdomsmottagningen arbetar flera yrkeskategorier som är behöriga att skicka remisser. Kuratorn remitterar till ätstörningsenheten, BUP och vuxenpsykiatriska kliniken. Skötare remitterar till urologmottagning på USÖ, Karlskoga eller Capio Läkargruppen. Barnmorska remitterar till läkare på kvinnokliniken.

Sidan 5 av 11 Utgående remisser från distriktsläkarmottagning inom Primärvården, ÖLL 1. Läkaren skriver själv eller dikterar remiss. 2. Om remissen dikterats lägger sekreteraren den till läkaren som skriver under och remissen skickas iväg med posten. Efter utskriften hamnar remisstexten i patientens journal under rubrik Obesvarade remisser. Ansvaret om dikterad remiss för remittering ligger alltid på läkaren. Sekreteraren uppmanas vara vaksam på att läkaren verkligen dikterar en remiss som skall skickas till viss instans. 3. Läkaren rekommenderas själv skriva remiss vid brådskande/akut remiss för säker och snabb handläggning. I de fall läkaren skickar en remiss med särskilt brådskande eller viktigt innehåll, t ex vid maligniteter eller livshotande sjukdomar skall bevakningsfunktion användas eller särskild lista (Bilaga 1), så att man kan kontrollera att svar inkommit inom rimlig tid. 4. När remissbekräftelse inkommer skriver sekreteraren in detta på den remiss som finns under rubrik Obesvarade remisser i patientens journal, och fullföljer lokala rutiner enligt punkt 3. 5. Sekreteraren drar ut listor från Fråga obesvarade remisser en gång per månad och kontrollerar vilka remisser som markerats med Bokn, dvs där bekräftelse inkommit. Om bekräftelse inte har inkommit inom acceptabel tid, utifrån diagnos/orsak, måste sekreteraren efterfråga remissbekräftelse (Bilaga 2). 6. Sekreteraren drar månadsvis ut en lista på varje läkares obesvarade remisser. Det är läkarens ansvar att med utgångspunkt från denna lista, göra en rimlighetsbedömning, om det finns anledning att agera över några av de obesvarade remisserna Om remissvar inte inkommit inom rimlig tid, skall läkaren anmoda sekreteraren att skicka begäran om remissvar (Bilaga 2). 7. När remissvaret inkommer tar sekreteraren emot svaret och skriver in det alternativt scannar. Önskas komplettering säger läkaren till sekreteraren. 8. Läkaren signerar svaret i System Cross enligt vårdcentralens rutiner. Vid läkares frånvaro sköts all signering och handläggning av remisser av backupperson enligt vårdcentrals rutin vid läkares frånvaro. Efter signering hamnar remissvaret i rutan Övriga källor under rubrik Konsultremisser, alt Övriga remisser.

Sidan 6 av 11 Inkommande remisser till distriktsläkarmottagning inom Primärvården, ÖLL 1. Sekreteraren tar emot inkommande remiss och stämplar ankomstdatum på remissen. 2. Sekreteraren skriver därefter in remisstexten under Inremiss till ansvarig läkare enligt vårdcentralens rutiner och noterar på pappersremissen Inskriven. Remissen läggs därefter till respektive läkare som är ansvarig för patienten. Vid ordinarie läkares frånvaro sköts det enligt rutiner för posthantering vid läkares frånvaro på vårdcentralen. 3. Läkaren bedömer när patienten skall kallas och patienten sätts upp på väntelista, som kontaktorsak skrivs Inremiss. Läkaren skriver själv eller dikterar sin bedömning när och till vem patienten skall kallas. Läkaren sätter själv upp patienten på väntelista eller dikterar så att sekreteraren gör detta. Läkaren lägger därefter remissen åter till sekreteraren. 4. Läkaren skriver själv alternativt dikterar senast inom 2 veckor efter remissens ankomst ut Remissbekräftelse (Bilaga 3) till remitterande instans och Meddelande om inkommen remiss (Bilaga 4) på de standardmallar som finns under Skriva brev i patientens journal. Remissbekräftelsetexten skrivs även in i Inremissen, ex patienten kommer att kallas om 6 månader. Remissen följs enligt lokal rutin så att remissvar utfärdas. 5. Verksamhetschef alternativt ansvarig läkare ansvarar för att patienten kallas inom rimlig tid. 6. Remissvar skickas.

Sidan 7 av 11 Utgående remisser vid BMM, BVC, kurator, sjukgymnastik och Ungdomsmottagningen vid Primärvården, ÖLL 1. På BMM, använder man sig av elektroniska remisser via SYSteam Cross och Obstetrix. Det åligger BMM att föra upp de remisser som är skickade via Obstetrix på särskild lista, se Bilaga 1. Från BVC skrivs remisserna ofta för hand, dessa skall även föras in på Bilaga 1. På listan ska patientens diagnos eller remissorsak antecknas. När remissbekräftelse och remissvar anlänt antecknas detta på listan. Man har därefter skyldighet att varje månad granska listan och kontrollera vilka remissvar som inkommit och åtgärda eventuellt uteblivna svar, Bilaga 2. 2. För remisser som skrivs i SYSteam Cross skall lista över obesvarade remisser dras ut varje månad och granskas. I de fall patienten inte är omhändertagen inom rimlig tid ska man efterlysa bokningsbekräftelse/remissvar, se Bilaga 2 och 3. Remisser med ärenden av särskilt allvarlig natur ska ägnas speciell uppmärksamhet och noteras separat för kontinuerlig uppföljning på Bilaga 1. Inkommande remisser vid sjukgymnastik, ungdomsmottagning och kurator vid Primärvården, ÖLL (BMM och BVC har inga inkommande remisser) 1. Remissen stämplas ankomstdatum. 2. Journalanteckning förs att remiss inkommit. 3. Patienten sätts upp på kallelselista eller kallas direkt. 4. Så snart en remiss inkommit skall en remissbekräftelse (Bilaga 3) skickas till avsändaren och meddelande till patienten (Bilaga 4). Blanketterna hämtas i SYSteam Cross under Skriva brev Patientmallar Inkommen remiss/till pat. 5. En gång per månad skall lista på obesvarade inkomna remisser i SYSteam Cross dras ut för en kontroll.

Bilaga 1 Utgående remisser från _ vid _VC Personnummer Namn Remiss till Diagnos/remiss-orsak Skickad den Bekräft. inkomm. Svar inkomm.

Bilaga 2 Datum.. Till vederbörande läkare vid: Begäran om remissvar Angående patienten Test Testperson, 121212-1212 Denna patient har fått remiss till er klinik (datum). Vi kan inte finna att vi fått något svar/bekräftelse på remissen. Enligt de bestämmelser som finns för en säker remisshantering har vi ansvaret för patienten tills hon/han tagits om hand av den klinik hon/han remitterats till. Vi gör en fortlöpande kontroll av att de remisser vi skickat blir effektuerade. Vi är därför tacksamma om ni kan kontrollera huruvida patienten ovan är omhändertagen och remissvar/bekräftelse från er har utgått. Med vänlig hälsning och tack för besväret!, Distiktsläkare Distriktsläkarmott, vc 703 75 ÖREBRO

Bilaga 3 Datum.. Remissbekräftelse Vi vill med detta brev bekräfta att vi fått en remiss (datum) angående patienten Test Testperson, 121212-1212 från (remitterande klinik samt läkares namn). Patienten kommer att kallas till oss om cirka... Avsändare, Distr-läkare Distriktsläkarmott, vc 703 75 ÖREBRO

Bilaga 4 Datum.. Testperson, Test 121212-1212 Nygatan 999999 storstaden Meddelande om inkommen remiss Härmed bekräftas att vi fått en remiss gällande dig från XXXX. Vi beräknar att du kommer att kallas till läkare om cirka XX månader/veckor. Sekreterare vid vårdcentral Distriktsläkarmott, vc 703 75 ÖREBRO 019-602 00 00