YTIRANDE. Datum UTREDNING OCH YTIRANDE I ANLEDNING AV JO-ANMÄLAN, DNR

Transkript

1 I II landstinget DALARNA LEDNINGSENHETEN Rättsavdelningen Chefsjurist Kerstin Cederberg Riksdagens Ombudsmän - JO Box STOCKHOLM YTIRANDE Datum Beleck.ning/diarienr Dnr LD12/ (3) UTREDNING OCH YTIRANDE I ANLEDNING AV JO-ANMÄLAN, DNR BAKGRUND JO har förelagt Landstingsstyrelsen att inkomma med utredning.och yttrande över en anmälan (JO:s dnr ) angående utlämnande av journalhandlingar. Anmälaren har reagerat mot att hon, trots påminnelser, fortfarande inte fått ut journalkopior som begärts utlämnade i september Avanmälan framgår att anmälaren begärt ut journalkopior för sin dotter via "Mina vårdkontakter" den 17 september 2011 från barn- och ungdomsmedicinska mottagningen på Falu lasarett. Föräldrarna har därefter påmint tre gånger b.a. i samband med läkarbesök utan att journalkopior har erhållits. Inte heller deras försäkringsbolag har fått ut journalkopior som begärts ut i december UTREDNING Särskilt yttrande har begärts in från verksamhetschefen Anders Fritzberg, Barn- och ungdomsmedicin Dalarna, varvid följande framkommit. I bifogat (avidentifierat) utdrag från datajournal Melior fr.o.m. den 9 september 201 O t.o.m den 20 januari 2012 har dokumenterats vilka journalkopior som skickats, till vem de har skickats och när detta har gjorts. I alla fall där det krävs, har målsmans godkännande funnits med i begäran om journalkopior. Den fördröjning som skett vad gäller utlämnande av journalkopior gäller det ärende där mamman elektroniskt via Mina Vårdkontakter lämnade en beställning den 17 september 2011 och efter påminnelser fick dessa kopior postade till sig först den 20 januari En bidragande faktor till fördröjningen är att kliniken har två mottagningar i Falun; "Specialistmottagningen Falu lasarett" samt "Barn- och ungdomsmottagningen Falun". Patienten har gått på den förstnämnda av dessa, men ärendet har av föräldrarna av misstag skickats elektroniskt till den andra. Den skriftliga rutinen är då att den Postadress Box FALUN Besöksadress Vasagatan 27 Falun Telefon Telefax E-post: landstinget.dalarna@ltdalarna.se Postgiro

2 LANDSTINGET DALARNA LEDNINGSENHETEN Rättsavdelningen (3) sekreterare som öppnar ärendet ska svara och skicka tillbaka det till föräldrarna och be dem skicka ärendet till rätt mottagning. Nu har istället sekreteraren kontaktat kollega på Specialistmottagningen om ärendet, men inte i Mina Vårdkonfakterformellt flyttat över ärendet till den enheten. Därför har sekreterarna på Specialistmottagningen inte sett att ärendet ej åtgärdats. Kontaktad sekreterare på Specialistmottagningen ska enligt gällande rutin lägga papperskopia till ansvarig läkare som kvitterar denna och lägger tillbaka till sekreterare för utlämnande av journalkopior. Detta moment dokumenteras inte. Vad som gått fel i denna kedja behöver därför utredas. Först den 16 januari 2012 flyttades ärendet formellt över i Mina Vårdkonfakterfrån Barn- och ungdomsmottagningen till Specialistmottagningen. Troligen skedde detta då en ansvarig person, som med ca två månaders mellanrum går igenom obesvarade ärenden, noterat detta ärende och meddelat den sekreterare som ursprungligen tog emot ärendet. Den 20 januari 2012 postades journalkopiorna till målsman. Begäran från Trygg-Hansa ankomststämplades den 27 december 2011 och begärda kopior skickades skyndsamt den 2 januari 2012, vilket framgår av bifogade journalutdrag. Fördröjningen beträffande de kopior som begärdes via Mina Vårdkonfakter är inte acceptabel och visar att kliniken brustit i sina rutiner. And~rs Fritzberg har därför skrivit en awikelseanmälan gällande detta ärende i Landstingets awikelsesystem Synergi. Atgärder kommer att vidtas och ärendet följas upp för att förhindra upprepning i denna typ av ärenden i framtiden. ARBETSUTSKOTTETS YTTRANDE Enligt Landstingsstyrelsens reglemente 37 ska Landstingsstyrelsens arbetsutskott besluta bl a om yttranden över remisser och JOanmälningar samt yttranden i domstol. Bestämmelsen återges på s 30 i Landstingets reglementshäfte som är tillgänglig på Landstingets webbsida: och ledning/handlingarbeslutlar vodesbestammelserisamlat%20reglementshäfte%20för%20webb% pdf

3 LANDSTINGET DALARNA LEDNINGSENHETEN Rättsavdelningen (3) Landstingets skriftliga rutiner vad gäller utlämnande av journalhandlingar är korrekta och utförliga. De är lätt tillgängliga via Landstingets intranät. Skyndsamhetskravet vid utlämnande av allmänna handlingar är väl känt inom hälso- och sjukvården. - I det anmälda ärendet framstår orsaken till fördröjningen vara en kombination av tekniska system och manuell hantering där de skriftliga rutinerna har frångåtts. Även om en sådan awikelse verkar ha kunnat hanteras, saknas tillräckliga rutiner kring en sådan hantering. Den avvikelseanmälan som har gjorts ska dock säkra att liknande fall inte behöver inträffa i framtiden. Då arbetsutskottet under sina senaste sammanträden behandlat flera anmälningar till JO avseende utlämnande av journalhandlingar uppdrar utskottet åt landstingsdirektören att uppmärksamma landstingets verksamhetschefer på gällande rutiner kring utlämnande av journalkopior och vikten av att hanteringen blir skyndsam. Ingalill Persson Landstingsstyrelsens ordförande Karin Stikå Mjöberg Landstingsdirektör

4 Landstinget Dalarna Barn- och ungdomsmedicin Da vården Falu las li)f~cr.., Sida 1 av :43 Kopia :05 ADMINISTRATIV ATGÄRD M BUM Öl Julie Häselbarth (sign autosign) :43/ heeing Enl begäran från mor skickas kopia på Melioranteckningar fr o m t o m labb till mor. (Se mail som scannats i Falun). Öl Tommy Södergren :051 halanl. (sign autosign) Biverkningsenheten, Avd för klin farmakologi, Elisabeth Stjernberg, Akademiska sjukhuset, UPPSALA. Tfn , ant , tfn , tfn Scannat brev fr UAS Scannat brev fr mamma , , (dat ), Brev till målsman , Journalkopia fr UAS dat och :18 Anteckning : : :32 ADMINISTRATIV AT GÄRD M BUM Öl Björn FrOstad (sign autosign) :18/ berkar Skickar journalkopior till Svenska emedelsförsäkringen AB på alla journalant från Mora barnmott fr till kopior på röntgen MRT hjärna och njurar + demo gransk MRT hjärna + scannade labb-svar. Tar kopia på alla labb-listor. Öl Anders Fritzberg :03/halanl. (sign autosign) Svenska emedelsförsäkringen AB, Stockholm läkarbesök, adm ätg, telefon, ant, EEG-svar MSLT Öl Tommy Södergren (sign autosign) :451 halanl : Mamma : Tfn, Tfn ssk, ant, läkarbesök, svar Klin neurofys, UAS, Öl Tommy Södergren (sign autosign)

5 Landstinget Dalarna Sida 2 av 3 Barn- och ungdomsmedicin Da vården Falu las : :26 Anteckning :32/ halanl : Patientförsäkringen LÖF, Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag, Stockholm all joumaltext, remiss hit dat , joumalkopior från UAS, rtg-utl, EEG-uti, alla scannade labb-svar, alla labb-listor. Öl Anders Fritzberg (sign autosign) :36/ halanl : Svenska emedelsförsäkringen AB, Stockholm 'Adm ätg, tfn, ant, besök dietist, läkarbesök, dagant. Scannade provsvarfrån och framåt. Öl Anna Olivecrona :27 / aspull. (sign oliann) Kopia av ant till patientförsäkringen LÖF :35 Öl Tommy Södergren :351 halanl : Trygg Hansa. (sign autosign) arbesök, adm ätg, ant, telefon. dagant (anteckningar av läkare) Adm ätg, besök, telefonåterbesök, telefon (anteckningar av dietist) Ant, dagant (anteckningar av kurator) Labb-svar Remisser till och från Barnklin , Neurofys-svar Rtg-utl Int till försäkringskassan (uti vårdbidrag + Tf f-penning) J-kop fr UAS Korrespondens till och från kliniken :59 Öl Tommy Södergren (sign autosign) :59/ halanl : Målsman Scannat provsvar övrigt.

6 :Istinget Dalarna,- och ungdomsmedicin vården Falu las Sida 3 av Scannat Akademiska labb , , , Ant , , , , Tfn Dagnat arbesök.