iy\ll'll' RIKSDAGENS )\J U* 1 OMBUDSMÄN Justitieombudsmannen Lilian Wiklund

Transkript

1 iy\ll'll' RIKSDAGENS )\J U* 1 OMBUDSMÄN Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum Dnr Sid ivil?m? -OS- UJ L? l (4) ' Kritik mot Mora lasarett inom Landstinget Dalarna för att sjukhuset vid utlämnande av allmänna handlingar genom en rekommenderad postförsändelse krävt att handlingarna endast får lämnas ut till mottagaren personligen Anmälan B.P. framförde i en anmälan klagomål mot Landstinget Dalarna avseende handläggningen av en framställan om utlämnande av allmänna handlingar. I anmälan anfördes bl.a. följande. Han begärde per telefon for sin hustru E.P:s räkning att Mora lasarett skulle lämna ut hennes patientjournal till henne. Han fick till svar att hon personligen måste hämta ut sin journal på posten. Trots att han hade upplyst sjukhuset om att E.P. måste ha såväl färdtjänst som ledsagare för att ta sig till posten framgick det av den utskickade avin att hon måste hämta ut försändelsen personligen. Vid kontakt med sjukhuset lämnades beskedet att detta var i överensstämmelse med gällande rutiner. Utlämnandet av handlingarna fördröjdes genom sjukhusets handläggning. Utredning Landstingsstyrelsen i Landstinget Dalarna anmodades att inkomma med utredning och yttrande över vad som framförts i anmälan till JO. I ett remissvar anförde styrelsen bl.a. följande (bilagor här uteslutna). UTREDNING På landstingets intränat finns dokumentet "Riktlinjer för utlämnande av journalhandlingar samt rutiner for hur vi skickar dessa", vilka bifogas detta yttrande. Under avsnittet "Lämna/skicka joumalkopior till patienten", är under punkten 2 på sidan 11 angivet att journalkopior till patient ska skickas som rekommenderad försändelse. På sidan 13 är vidare angivet att en särskild postblankett ska användas och att "Rek" ska kryssas i när journalkopior skickas till patienter för att säkerställa att rätt person får handlingarna. Postblanketten bifogas detta yttrande. Det framgår vidare under punkten l på sidan 10 att när en patient vill ta del av sin journal på plats, kan detta också ske genom befullmäktigat ombud. Riksdagens ombudsmän E-post: justitieombudsmannen@jo.se Box Telefon: Stockholm Texttelefon: Besök: Västra Trädgårdsgatan 4 Fax:

2 Dnr Sid 2 (4) ARBETSUTSKOTTETS YTTRANDE Av utredningen i ärendet har framkommit att Landstingets skriftliga rutiner vad gäller utlämnande av journalhandlingar är korrekta och utförliga. De är lätt tillgängliga via Landstingets intränat och har också tillämpats i det anmälda fallet. Dock har av misstag fel ruta kryssats i, vilket fått den olyckliga konsekvensen i detta fall. Information om misstaget och hur man ska fylla i blanketten på rätt sätt har spridits. Det kommer också övervägas om rutan för personlig utlämning behöver finnas på blanketten. Till remissvaret fogades ett yttrande från verksamhetschefen Tomas Riman som anförde blå. följande. Journalkopiorna skickades till patienten i enlighet med riktlinjer för utlämnande av journalhandlingar samt rutiner för hur vi skicka dessa, emellertid kryssades det i fel ruta, "personlig utlämning", på medföljande postblankett, då det i stället skulle kryssas i "REK". Detta föranledde besvär för patienten och hennes make och i egenskap av verksamhetschef beklagar jag detta. Vi har gått igenom fallet i kvinnosjukvårdens ledningsgrupp och också spridit information till personal som hanterar journalkopior där vi betonar att det är extra viktigt att kryssa för rutan "REK" på postblanketten och att det ska finnas synnerliga skäl om personlig utlämning ska anvisas. B.P. kommenterade remissvaret. Bedömning 12 kap. tryckfrihetsförordningen, TF, finns grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. I kapitlet regleras även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Enligt 2 kap. 3 TF är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. I 2 kap. 12 TF stadgas att allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Den som önskar ta del av handlingen har i sådant fall enligt 2 kap. 13 TF även ratt att mot fastställd avgift få kopia av handlingen. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. En myndighet är således skyldig att på begäran lämna ut kopior av allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. En begäran om att fa kopior kan göras t.ex. per brev, telefon eller e-post varvid myndigheten är skyldig att skicka handlingarna till den som begärt det, om detta efterfrågas. Något stöd för att kräva att den som begär en kopia av handlingarna ska hämta dem på plats finns inte i lagstiftningen.

3 Dnr Sid 3 (4) Inte heller finns det i övrigt bestämmelser som reglerar på vilket sätt handlingarna ska skickas till den enskilde. Inom hälso- och sjukvården råder en stark sekretess varför det givetvis är viktigt att patientjournaler inte kommer obehöriga till del. Det är därför lämpligt att handlingarna skickas som en rekommenderad försändelse när dessa ska lämnas ut per post. Det kan dock endast i undantagsfall anses nödvändigt att kräva att handlingarna bara får lämnas ut till den patient som journalen avser och inte till dennes ombud. E.P. begärde att få en kopia av sin patientjournal tillsänd sig per post från Mora lasarett. Begäran framställdes vid ett samtal mellan E.P:s make och sjukhuset. Handlingarna skickades till E.P. som en rekommenderad försändelse. Sjukhuset angav vid avsändandet att försändelsen endast skulle kunna lösas ut av E.P. personligen. Såvitt framgår av utredningen fanns det inte något skäl för en sådan begränsning i förevarande fall. E.P:s möjligheter att få ta del av sin journal försvårades därigenom i onödan. Hanteringen kan inte undgå kritik. I remissvaret har uppgetts att rutan för "personlig utlämning" kryssats i av misstag vid avsändandet och i strid med landstingets gällande rutiner. Jag finner mot den bakgrunden att jag kan lämna saken med den kritik som uttalats. Jag vill även uppehålla mig vid följande. Landstingsstyrelsen har till remissvaret fogat sina riktlinjer för utlämnande av journalhandlingar (giltiga från och med den 18 oktober 2011). Under rubriken Skicka journalkopior till andra mottagare, t.ex. polismyndigheten uppges bl.a, följande. Polismyndigheten kan begära en journalkopia. Här behövs ingen menprövning mot patienten eftersom polismyndighetens rätt utgör ett undantag från sekretessen. När en forundersökning har inletts gällande misstanke om brott med en straffsats som inte understiger ett år, eller sex- och våldsbrott mot unga som inte fyllt arton år, har både domstol, åklagare och polis rätt att begära muntliga eller skriftliga uppgifter - oavsett om patientens medgivande finns eller inte. Vid tveksamhet kan man begära kopia av åklagarens beslut om inledande av förundersökning. Enligt 25 kap. l offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, gäller sekretess inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om inte det står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. En uppgift för vilken sekretess gäller får inte röjas för enskilda eller för andra myndigheter, om inte annat anges i OSL eller i lag eller förordning som OSL hänvisar till (8 kap. l OSL). Sekretessen kan dock brytas med stöd av bestämmelser i 10 kap. OSL, bl.a. om det är fråga om misstanke om vissa brott riktade mot barn eller vissa allvarligare brott (10 kap. 21 och 23 OSL). Av redovisade bestämmelser följer att en vårdgivare vid en utlämnandeframställan från en polismyndighet inte får avstå från att göra en menprövning enbart på den grunden att det är en polismyndighet som begär att få ta del av handlingarna. Uppgifterna i en patientjournal kan således skyddas av sekretess gentemot polisen på samma sätt som i förhållande till andra myndigheter. Däremot får sekretessen

4 Dnr Sid 4 (4) brytas vid misstanke rörande vissa begångna brott, vilket också nämns i sjukhusets riktlinjer. Det kan noteras att bestämmelserna om undantag från sekretessen inte förutsätter att en förundersökning har inletts. Jag har inte funnit skäl att inhämta yttrande från landstingsstyrelsen i denna fråga, men jag utgår ifrån att landstinget efter detta påpekande ser över riktlinjerna. Med den kritik som uttalats ovan avslutas ärendet. Lilian Wiklund Gustav Forsberg föredragande Sändlista B.P. (informationsblad bifogas) Landstingsstyrelsen i Landstinget Dalarna

5 »Landstinget DALARNA LEDNINGSENHETEN Rättsasvdeiningen Chefsjurist Kerstin Cederberg Riksdagens Ombudsmän - JO Box STOCKHOLM YTTRANDE Datum RIKSDAGENS OMBUDSMANNAEXP. Aktbil Beteckning/diarienr Dnr LD11/ (2) UTREDNING OCH YTTRANDE l ANLEDNING AV JO-ANMÄLAN, DNR BAKGRUND JO har förelagt Landstingsstyrelsen att inkomma med utredning och yttrande över en anmälan (JO:s dnr ) angående utlämnande av journalhandlingar. Anmälaren har reagerat mot att hans rörelsehindrade fru personligen måste hämta ut rekvirerade journalkopior, fastän han har fullmakt för sin frus räkning. Av anmälan framgår att patienten behövde kopior av alla journalhandlingar efter ett olycksfall och kontaktade kvinnokliniken på Mora lasarett. När avin om utlämnande kom, stod det angivet att handlingarna måste hämtas personligen på posten. UTREDNING På landstingets intränat finns dokumentet "Riktlinjer för utlämnande av journalhandlingar samt rutiner för hur vi skickar dessa", vilka bifogas detta yttrande. Under avsnittet "Lämna/skicka journalkopior tilf patienten", är under punkten 2 på sid 11 angivet att journalkopior till patient ska skickas som rekommenderad försändelse. På sid 13 är vidare angivet att en särskild postblankett ska användas och att "Rek" ska kryssas i när journalkopior skickas till patienter för att säkerställa att rätt person får handlingarna. Postblanketten bifogas detta yttrande. Det framgår vidare under punkten 1 på sid 10 att när en patient vill ta del av sin journal på plats, kan detta också t ske genom befullmäktigat ombud. Särskilt yttrande har begärts in från verksamhetschefen Tomas Riman Kvinnosjukvården Dalarna, vilket biläggs. Postadress Box FALUN Besöksadress Telefon Telefax Vasagatan Falun E-post: landstinget.dalarna@ltdalarna.se Postgiro

6 LANDSTINGET DALARNA (2) LEDNINGSENHETEN Rättsasvdelningen ARBETSUTSKOTTETS YTTRANDE Enligt Landstingsstyrelsens reglemente 37 ska Landstingsstyrelsens arbetsutskott besluta bl a om yttranden över remisser och JOanmälningar samt yttranden i domstol. Bestämmelsen återges på s 30 i Landstingets reglementshäfte som är tillgänglig på Landstingets webbsida: och ledning/handlingarbeslut/ar vodesbestamme[ser/samlat%20reglementshäfte%2qför%20webb% pdf Av utredningen i ärendet har framkommit att Landstingets skriftliga rutiner vad gäller utlämnande av journalhandlingar är korrekta och utförliga. De är lätt tillgängliga via Landstingets intränat och har också tillämpats i det anmälda fallet. Dock har av misstag fel ruta kryssats i, vilket fått den olyckliga konsekvensen i detta fall. Information om misstaget och hur man ska fylla i blanketten på rätt sätt har spridits. Det kommer också övervägas om rutan för personlig utlämning behöver finnas på blanketten. M*. Q /TV Cf-tu ^ Yti ts-^ Ingalill Persson Landstingsstyrelsens ordförande l!^jum^^v Karin Stikå Mjoberg Landstingsdirektör

7 »Landstinget DALARNA Kvinnosjukvård Dalarna Tomas Riman, verksamhetschef /ef Kerstin Cederberg, chefsjurist Rättsavdelningen Centra! förvaltning Box Falun YTTRANDE RIKSDAGENS OMSUDSMANNAEXP. ink. Dnr. Aktbii. // 2GI2-QM5 / / ' LANDSTINGET DALARNA INIC J KOD Yttrande gällande JO-anmälan angående begäran om utlämnande av patientjournal, dnr LD11/03803 Jag har blivit ombedd att redogöra för på vilken grund journalkopior som skickats till patienten Elsie Persson, , behövde hämtas personligen. Journalkopiorna skickades till patienten i enighet med riktlinjer för utlämnande av journalhandlingar samt rutiner för hur vi skickar dessa, emellertid kryssades det i fel ruta, "personlig utlämning", på medföljande postblankett, då det istället skulle kryssas i "REK". Detta föranledde besvär för patienten och hennes make och i egenskap av verksamhetschef beklagar jag detta. Vi har gått igenom fallet i kvinnosjukvårdens ledningsgrupp och också spridit information till personal som hanterar journalkopior där vi betonar att det är extra viktigt att kryssa för rutan "REK" på postblanketten och att det ska finnas synnerliga skäl om personlig utlämning skall anvisas. I tjänsten Tomas Riman Verksamhetschef Kvinnosjukvård Dalarna Adress Kvinnokliniken Hus 38, plan 4 Falu lasarett Falun Telefon (vx)

8 Riksdagens oinbudsmän - JO Q I i/" Q f-\ A -" r n s i\o u.- -v o h i. * o OMBUDSMANNAEXr-.j Snk. ^U] 9flfi! 1r ii 4 9 / 11 i ^ Dnr. 5? ^ SV/ AktbiL /! j Anmälan mot Landstinget Dalarna Min fru 3U Elsie Persson ringde till gyn.mottagningen Mora Lasarett. Avdelningens rutin är att den som ringer får knappa in personnr. och telefonnummer. Mar de ringde kunde inte min fru svara varför jag svarade eftersom jag kände till vad saken gällde. Efter en olycksfallsskada ville Försäkringsbolaget ha in -alla journaler avseende läkarvård som. min fru fått efter olyckan. Jag framförde hennes ärende och fick till svar att hon personligen måste hämta sin journal på posten. Jag upplyste om -$0*fc att min fru vid besök på posten måste åka färdtjänst och dessutom få beviljat en följesjagare av kommunen, ~ å. grund av sjukdom kan inte jag klara av att köra rullstolen. På posten har jag fullmakt för min fru. Av bifogade avi framgår att hon personligen måste hämta brevet. Gyn.avd. uppgav att man måste följa gällande rutiner vid begäran om journal. Ett utlämnande har nu fördröjts. Jag vill att JO utreder ärendet. I Lisskarvägen Insjön T e l ' T f-