SID 1 (21) ÅRSREDOVISNING 2013 Stadsbyggnadsnämnden 1. Sammanfattning Stadsbyggnadsnämndens ansvarar för stadens arbete med detaljplaner. Ansvaret omfattar hela processen från planering till färdiga byggnader samt kontroll av byggverksamheten. Detaljplanearbetet koncentrerades under 2013 främst till stadens utvecklingsområden Hagastaden och Arenastaden. I Arenastaden har samråd genomförts dels för en detaljplan med bostäder och dels en detaljplan med kontor. I Hagastaden planeras för forskarbostäder och laboratoriebyggnader inom Karolinska institutets område och en detaljplan för parkeringshus har antagits. Samråd hölls under 2013 om en fortsatt utbyggnad av Arenastaden med bostäder öster och norr om Råstasjön. Samrådet väckte stort intresse och många yttranden inkom under samrådstiden. Beslut har fattats om byggnation av bostäder i framför allt Huvudsta, Ingenting, Järvastaden, och nya Ulriksdal. Under året har bygglov lämnats för Karolinska institutets nya forskningsbyggnad Biomedicum. Rivningen av Råsunda fotbollsstadion har genomförts. Arbete med att utarbeta en ny grönplan och en ny cykelplan har inletts och en plan för åtgärder för framkomlighet på såväl kort som lång sikt har beslutats av kommunstyrelsen. Zoner med hastighetsbegränsningen 30 km/tim har införts. Uppförandet av Ulriksdalsskolan har dominerat investeringsverksamheten. Förslag till ändrad prissättning för tomtmarksparkering, parkering i garage och nyttoparkeringstillstånd har tagits fram Nämndens nettokostnader avseende den skattefinansierade verksamheten är 51,2 mkr, vilket innebär ett underskott gentemot budget på 2,0 mkr. Förslag till beslut Stadsbyggnadsnämnden godkänner årsredovisningen och överlämnar den till Kommunstyrelsen... Kristin Andersson Stadsbyggnadschef Magnus Åsman Stabschef Bilaga 1, Översikt - effektmål Bilaga 2, Översikt indikatorer och nämndmål Bilaga 3, Internkontroll SOLNA STAD kontakt@solna.se Organisationsnummer 171 86 Solna Telefon 08-734 20 00 212000-0183 Besöksadress Stadshusgången 2 Fax 08-83 64 63 www.solna.se
SID 2 (21) 2. Ekonomi 2.1 Skattefinansierad verksamhet Nämndens bruttokostnader är 400,0 mkr och intäkterna 348,8 mkr. Detta ger en nettokostnad på 51,2 mkr. Det innebär ett underskott gentemot budget på 2,0 mkr, vilket motsvarar 4,0 procent. Nämndens kostnader är 1,3 mkr högre 2013 jämfört med 2012 och nämndens intäkter är 11,3 mkr högre 2013 jämfört med 2012. Nämndens nettokostnader är 10,0 mkr lägre 2013 jämfört med 2012. De lägre kostnaderna mellan åren beror nästan uteslutande på högre intäkter vad det gäller gatuparkering och nyttoparkering. Utöver detta har det även varit högre intäkter för baskartor och felparkering. Den främsta anledningen till avvikelsen är att kostnaderna blev 9,7 mkr högre och att intäkterna blev 7,7 mkr högre än budgeterat. Detta beror på största delen på att kostnaden för bostads- och lokalhyror har varit högre än budget och att intäkterna varit lägre än budgeterat. Hyreshöjningarna gentemot hyresgästerna har under senare år släpat efter och hyressättningen är i nivå med kostnadsökningarna. I enlighet med beslut i kommunfullmäktige kommer översyn av hyressättningen att göras tillsammans med stadsledningsförvaltningen. Kostnaden för köp av huvudverksamhet och stödverksamhet, med bl. a park- och vägdrift, har även varit högre än budgeterat. Det kan hänföras till den stränga vintern 2012/2013 som försämrade vägbanan på många ställen och som dessutom genererade högre uppvärmningskostnader. Tillkommande driftytor har också medfört en högre kostnad för drift och underhåll av gator. De ökade intäkterna har under året använts för ökade satsningar på drift och underhåll av stadens vägar, parker och fastigheter.
SID 3 (21) Stadsbyggnadsförvaltningen, skattefinansierad verksamhet Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 38 536 33 113-5 423 86% Inventarier 985 838-147 85% Lokalkostnad 3 313 3 211-102 97% Kapitalkostnad 91 519 94 710 3 191 103% Övr driftkostnader 255 894 268 117 12 223 105% Summa kostnader 390 247 399 989 9 742 102% Övr intäkter -341 080-348 830-7 750 102% Summa intäkter -341 080-348 830-7 750 102% Nettokostnader 49 167 51 159 1 992 104% Mkr 400 350 348,83 341,08 Stadsbyggnadsförvaltningen Utfall/Budget 2013 Utfall Budget 300 250 268,12 255,89 200 150 100 94,71 91,52 50 0 33,11 38,54 0,84 3,21 0,99 3,31
SID 4 (21) Stadsbyggnadsnämnden Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 512 421-91 82% Inventarier 0 0 Lokalkostnad 0 0 Övr driftkostnader 82 122 40 149% Summa kostnader 594 543-51 91% Övr intäkter Summa intäkter 0 Nettokostnader 594 543-51 91% Styrning och Stöd inkl. förvaltningschef Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 8 685 7 224-1 461 83% Inventarier 722 165-557 23% Lokalkostnad 856 490-366 57% Övr driftkostnader 6 708 3 885-2 823 58% Summa kostnader 16 971 11 764-5 207 69% Övr intäkter -13 874-9 276 4 598 67% Summa intäkter -13 874-9 276 4 598 67% Nettokostnader 3 097 2 488-609 80% 16 14 12 10 Utfall 8 Budget 6 4 2 0 Mkr 9,28 13,87 Styrning o Stöd Utfall/Budget 2013 7,22 8,68 0,49 0,86 4,05 7,34 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror Övriga driftkostnader
SID 5 (21) Fastighet Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 5 730 5 427-303 95% Inventarier 20 299 279 1495% Lokalkostnad 457 314-143 69% Kapitalkostnad 56 154 57 938 1 784 103% Övr driftkostnader 165 883 178 173 12 290 107% Varav: Inhyrningskostnader 75 249 79 635 4 386 106% Underhåll 41 950 39 062-2 888 93% Värme, el och vatten 25 573 25 691 118 100% Summa kostnader 228 244 242 151 13 907 106% Övr intäkter -259 456-257 159 2 297 99% Summa intäkter -259 456-257 159 2 297 99% Nettokostnader -31 212-15 008 16 204 48% 1 Mkr 300 250 257,16 259,46 Fastighet Utfall/Budget 2013 200 Utfall Budget150 100 50 0 5,43 5,73 79,95 75,70 57,94 56,15 98,84 90,66 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror Kapitalkostnader Övriga driftkostnader 1 I posten Underhåll ingår periodiskt underhåll med 17,1mkr, skadegörelse med 3,6 mkr samt reparationer med 18,3 mkr
SID 6 (21) Stadsmiljö Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 4 764 4 754-10 100% Inventarier 10 176 166 1760% Lokalkostnad 400 373-27 93% Kapitalkostnad 34 448 36 232 1 784 105% Övr driftkostnader 70 788 75 059 4 271 106% Varav: Parkskötsel 18 862 13 113-5 749 70% Vinterväghållning, avtal 9 850 11 623 1 773 118% Parkering 10 240 12 991 2 751 127% Belysning 9 030 7 154-1 876 79% Renhållning 5 385 6 642 1 257 123% Beläggningsunderhåll 4 500 5 590 1 090 124% Snöbortforsling 2 300 3 458 1 158 150% Summa kostnader 110 410 116 594 6 184 106% Övr intäkter -49 750-63 903-14 153 128% Summa intäkter -49 750-63 903-14 153 128% Nettokostnader 60 660 52 691-7 969 87% 80 70 60 50 Utfall Budget 40 30 20 10 0 Mkr 63,90 49,75 4,75 4,76 0,37 Stadsmiljö Utfall/Budget 2013 0,40 36,23 34,45 75,24 70,80 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror Kapitalkostnader Övriga driftkostnader
SID 7 (21) Plan och Bygg Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 9 822 7 723-2 099 79% Inventarier 110 126 16 115% Lokalkostnad 857 923 66 108% Kapitalkostnad 694 396-298 57% Övr driftkostnader 6 769 6 118-651 90% Summa kostnader 18 252 15 286-2 966 84% Övr intäkter -9 000-7 868 1 132 87% Summa intäkter -9 000-7 868 1 132 87% Nettokostnader 9 252 7 418-1 834 80% Mkr 12 10 9,00 9,82 Plan o Bygg Utfall/Budget 2013 Utfall Budget 8 6 7,87 7,72 6,24 6,88 4 2 0,92 0,86 0,40 0,69 0 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror KapitalkostnaderÖvriga driftkostnader
SID 8 (21) Kart och Mät Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 4 973 4 823-150 97% Inventarier 113 72-41 64% Lokalkostnad 514 951 437 185% Kapitalkostnad 0 0 0 Övr driftkostnader 3 665 2 889-776 79% Summa kostnader 9 265 8 735-530 94% Stats/ lts bidr: EU-bidrag Övr intäkter -5 400-6 536-1 136 121% Summa intäkter -5 400-6 536-1 136 121% Nettokostnader 3 865 2 199-1 666 2 Mkr Utfall Budget 7 6 5 4 3 6,54 5,40 4,82 4,97 Kart o Mät Utfall/Budget 2013 2,96 3,78 2 1 0 0,95 0,51 0,00 0,00 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror KapitalkostnaderÖvriga driftkostnader
SID 9 (21) Stora projekt och exploatering Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 4 050 2 741-1 309 68% Inventarier 10 0-10 0% Lokalkostnad 229 160-69 70% Kapitalkostnad 223 144-79 65% Övr driftkostnader 1 999 1 871-128 94% Summa kostnader 6 511 4 916-1 595 76% Stats/ lts bidr: EU-bidrag Övr intäkter -3 600-4 088-488 114% Summa intäkter -3 600-4 088-488 114% Nettokostnader 2 911 828-2 083 28% Mkr Utfall Budget 5 4 4 3 3 2 2 1 1 0 Stora projekt och Exploatering Utfall/Budget 2013 4,09 4,05 3,60 2,74 1,87 2,01 0,16 0,14 0,23 0,22 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror KapitalkostnaderÖvriga driftkostnader Investeringar Investeringsutgifterna avseende den skattefinansierade verksamheten, exklusive exploateringsverksamheten, uppgår till 296,8 mkr. Den största investeringsutgiften avser bygget av nya Ulriksdalskolan på 205,7 mkr. Vidare kan nämnas investering i Vasalund sportoch simhall på totalt 18,2 mkr och klimat- och miljöförbättrande åtgärder för 10,4 mkr.
SID 10 (21) Utöver detta så har reinvesteringar i lekutrustning kostat 10,0 mkr och norra rampen 9,5 mkr. Helårsbudgeten för investeringsutgifterna uppgick till 428,2 mkr. Projekt Utfall 2013 Budget 2013 Kvar av budget 1618 Utveckl Ulriksdals Idrottplats 59 167 7 933 000 7 873 833 1621 Utemiljö Skolor/Förskolor 3 014 815 2 200 000-814 815 1630 Säker Transport Varor Skola 6 562 278 000 271 438 1638 Förskoleplatser Huvudsta 0 5 472 000 5 472 000 1640 Kameraövervakning Skolor 0 1 000 000 1 000 000 1649 Reinvestering Lekutrustning 9 960 272 3 300 000-6 660 272 1650 Reservkraft Äldreboende 0 1 520 000 1 520 000 1652 Ulriksdalsskolan 205 724 661 225 907 000 20 182 339 1654 Förskoleplatser Järva 0 1 601 000 1 601 000 1655 Ombyggnad Av Hissar 2 304 928 7 000 000 4 695 072 1656 Energieffektivisering 1 603 813 7 000 000 5 396 187 1657 Förskoleplatser Solna 0 7 000 000 7 000 000 1658 Tillgänglighet Åtgärder 0 300 000 300 000 1660 Ulriksdals Ishall 60 845 400 000 339 155 1665 Idrotts- O Fritidsinvestering 18 193 812 37 719 000 19 525 188 1672 Myndighetskrav Skolor O Försko 7 042 668 8 700 000 1 657 332 1675 Lokalanpassning Stadshuset 2 339 352 2 000 000-339 352 1676 Nybodaskolan Ombyggnation 33 813 0-33 813 1678 Ventilation Tallbackaskolan 17 746 1 053 000 1 035 255 1679 Ventilation Ekensbergsskolan 0 472 000 472 000 1680 Yteffektiviseri Skolor O Försk 3 792 465 4 000 000 207 535 1687 Utvecklin Skytteholms Idrottsp 0 5 000 000 5 000 000 1696 Klimat-O Miljöförbättr Åtgärde 10 395 504 5 000 000-5 395 504 1699 Kanotförråd Bergshamra 0 200 000 200 000 1702 Gatubelysning 3 100 218 3 500 000 399 782 1705 P-Utrustn, Re- Och Nyinvest 1 200 021 5 340 000 4 139 980 1716 Trafiksäkerhets Åtgärder 0 1 000 000 1 000 000 1721 Ökad Tillgängligh.Funktionsned 0 600 000 600 000 1743 Trafiksignalanläggningar 1 006 654 1 600 000 593 347 1750 Kapitalinventarier 0 870 000 870 000 1851 Broar ( gäller Norra Rampen ) 9 476 623 0-9 476 623 1853 Broar Med Stockholm 0 500 000 500 000 1857 Norra Rampen 0 28 500 000 28 500 000 1862 Frösundaleden 6 565 408 34 195 000 27 629 592 1898 Reinvestering, Trafikanl 82 494 1 000 000 917 506 1900 Upprustning Parkmiljö 5 181 421 3 000 000-2 181 421 1903 Allmänna Lekplatser 4 211 203 2 000 000-2 211 203 1904 Ombyggnad Kök Skogan 86 212 6 500 000 6 413 788 1905 Myndighetskrav Egen Fastigh 961 827 1 000 000 38 173 2730 Digitalisering Bygglovarkiv 247 317 3 200 000 2 952 683 2731 Kommun Gis 97 235 365 000 267 766 Summa 296 767 054 428 225 000 131 457 946
SID 11 (21) 2.2 Avgiftsfinansierad verksamhet Den taxefinansierade renhållningsverksamheten redovisar ett resultat i nivå med budget. Det faktiska årsresultatet innebär ett överskott om 4,0 mkr. Renhållningsverksamhet är staden enligt lag skyldig att tillhandahålla. Verksamhetens kostnader täcks av avgifter från brukarna. Överskottet/skulden på 4,0 mkr läggs nu till 2012 års fordran på 0,9 mkr. Utgående skuld till renhållningskollektivet är därmed 3,1 mkr. Budget Utfall Avvikelse Utfall Belopp i tkr 2013 2013 % Personalkostnad 613 301-312 49% Lokalkostnad 357 360 3 101% Kapitalkostnad 1 007 839-168 83% Övr driftkostnader 47 304 47 741 437 101% Summa kostnader 49 281 49 241-40 100% -49 281-49 241 40 100% Summa intäkter -49 281-49 241 40 100% Nettokostnader 0 0 0 100% Mkr 60 50 49,24 Taxefinansierat 49,28 RENHÅLLNING Utfall/Budget 2013 47,74 47,30 40 Utfall Budget30 20 10 0 0,36 0,84 0,30 0,61 0,36 1,01 Intäkter Personalkostnader Lokalhyror Kapitalkostnader Övriga driftkostnader
SID 12 (21) Investeringar Den taxefinansierade verksamheten har förbrukat 0,4 mkr av investeringsbudgeten jämfört med helårsbudgeten för perioden 0,7 mkr. Projekt Utfall 2013 Budget 2013 Kvar av budget 1776 Källsortering 406 434 700 000 293 566 Summa 406 434 700 000 293 566 3. Stadsbyggnadsnämndens verksamheter 3.1 Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämnden bestod 2013 av11 st. ordinarie ledamöter och 7 st. ersättare. Under 2013 hölls 12 st. sammanträden varav 11 st. var ordinarie. 3.2 Plan- och byggavdelningen Stadsbyggnadsnämndens arbete med detaljplaner koncentrerades främst till stadens utvecklingsområden Hagastaden och Arenastaden. I Arenastaden har samråd genomförts dels för en detaljplan med bostäder och dels en detaljplan med kontor. I Hagastaden planeras för forskarbostäder och laboratoriebyggnader inom Karolinska institutets område och en detaljplan för parkeringshus har antagits. Utanför utvecklingsområdena har arbete pågått med några större planärenden, som detaljplan för arbetsplatser i kv Stenhöga i Huvudsta och för en ny bussdepå i Tomteboda, samt detaljplaner för bostäder i kv Charlottenburg och kv Styckjunkaren. Programarbete pågår i området vid Pampas och Ekelund för bostäder och arbetsplatser. Planarbete har påbörjats för att möjliggöra ett nytt huvudkontor åt NCC. Under året hölls samråd om en fortsatt utbyggnad av Arenastaden med bostäder öster och norr om Råstasjön. Samrådet väckte stort intresse och många yttranden inkom under samrådstiden. Belastningen på bygglovssidan har varit stor under året. Beslut har fattats om byggnation av bostäder i Huvudsta, Ingenting, Järvastaden, och nya Ulriksdal. Under året har bygglov lämnats för Karolinska institutets nya forskningsbyggnad Biomedicum. Rivningen av Råsunda fotbollsstadion har genomförts. Bara under de två sista månaderna beviljades bygglov till drygt 600 lägenheter. Slutbevis, dvs antalet färdigställda lägenheter, gavs för 717 lägenheter. En översyn av kommunens parkeringsnorm har påbörjats under året och arbetet med ny cykelplan har inletts.
SID 13 (21) 3.3 Stadsmiljöavdelningen Under året har zoner med hastighetsbegränsningen 30 km/tim har införts. Ett omfattande arbete har skett med att ersätta myntautomater med kortautomater. Nya områden, främst vid Arenastaden, har under året tagits i drift för gatuskötsel. En ny metod för vinterväghållning av cykelvägar har under vintern 2013/2014 provats på mindre områden. Investeringsverksamheten har dominerats av Norra Rampen och Frösundaleden. På Norra rampen startade i september pålning och grundläggningsarbeten. På Frösundaleden har projektering, arbeten med avledning av trafik samt rivning av gångtunnel utförts under hösten. Upprustning av Skytteholmsparken, brygga vid Brunnsviken samt gång- och cykelväg vid Rittorp är andra investeringar som utförts under 2013. För parkverksamheten har förutom upprustningen av Skytteholmsparken en utökad blomsterutsmyckning med gemensamt färgtema för värdstäderna över dam-em utförts En trädinventering har gjorts som ska utgör grunden för ett kommande skötselprogram. Solna stod värd för den nationella Stadsträdgårdsmästarkongressen i augusti. För att få in önskemål från Solnaborna på ett systematiskt sätt hur stadens parker och grönområden ska utvecklas har medborgardialoger utförts i olika stadsdelar. 3.4 Fastighetsavdelningen Investeringsverksamheten har dominerats av uppförandet av Ulriksdalsskolan och Ulriksdalshallen som skall stå klara till höstterminen 2014. Skolan blir kommunal och byggs för årskurserna förskoleklass till årskurs nio. Skolbyggnaden kommer att få en kapacitet på upptill 900 elever och där inryms förutom lärosalar och lokaler för administration även tillagningskök, matsal, bibliotek, öppen yta för samling och café etc. Sporthallen kommer att samutnyttjas av skolan och föreningsverksamhet. I Vasalundshallen har åtgärder utförts för att kunna driva simhallen ytterligare fem år. Bland åtgärderna kan nämnas renoverad vattenreningsanläggning, nytt ytskikt i poolen och delvis ombyggd ventilation. Arbetet med upprustning av skolor och förskolor har fortsatt under 2013. Bland genomförda åtgärder kan upprustningen av skolgårdarna på Bergshamraskolan och Granbackaskolan nämnas. Souterrängvåningen på Ekensbergsskolan har också totalrenoverats under året. Arbete med långsiktiga underhållsplaner har bedrivits under 2013 och ett konkret förslag till beslut om långsiktig underhållsplan är planerat att läggas fram under början av 2014. Ny ekonomimodell har tagits fram och tas i bruk från årsskiftet 2013/2014. Den nya modellen stöder att i högre grad kunna arbeta med verksamhets- och resultatstyrning. Förlag till ändrad prissättning för tomtmarksparkering och för parkering i garage är lämnad och beslutad. Genomförandet av ändrad prissättning är planerad att genomföras under 2014.
SID 14 (21) 3.5 Kart- och mät avdelningen En digitalisering av arkivet på 14 trappor har genomförts i syfte att öka tillgängligheten till förrättningsakter, planer och tomtindelningar. Som en följd av att Solna var egen lantmäterimyndighet mellan åren 1943-1986 så har förrättningshandlingar från den perioden sökts hos oss. Digitaliseringen medför att allt material samlas i ett och samma digitala arkiv hos Lantmäteriet, till vilket även förvaltningen får direkt tillgång. 3.6 Staben för styrning och stöd Arbetet med att utveckla förvaltningens verksamhet har fortsatt under året. En i verksamhetsplanen prioriterad uppgift var att förbättra och utveckla ekonomiadministrationen. En ny ekonomimodell har tagits fram och tas i bruk från årsskiftet 2013/2014. Den nya modellen stöder i högre grad möjligheten att arbeta med verksamhetsoch resultatstyrning. Satsningar har under året gjorts på en förbättrad kundtjänst och synpunktshantering. En förstärkt bemanning, framtagna rutiner för informationsöverföring från verksamheten till kundtjänst och framtagande av svarsmallar har genomförts och resulterat i att kundtjänst idag avlastar handläggare i större utsträckning än tidigare. Förvaltningen mottar ett stort antal telefonsamtal. Direkt efter sommaren gjordes telefonmätningar i en månad av de nummer i staden som har kundtjänstliknande funktioner. Genomsnitt besvarade samtal för dessa nummer var 41% medan stadsbyggnadsförvaltningens kundtjänst besvarade 70%. Under telefonmätningen registrerades drygt 2000 samtal till förvaltningen kundtjänst.
SID 15 (21) 4. Verksamhetsmått Verksamhetsmått 2013 2012 2011 Antal delegationsbeslut 861 942 1 157 Antal nya ärenden 1 448 1 387 1 433 Kostnader, egna verksamhetslokaler kr/kvm i.u. i.u. 691 Driftkostnad gator kr/kvm 23,8 24,5 23,8 Fjärrvärmeförbrukning kwh/m 2 stadens egna fastigheter 150 152 146 Antal felparkeringsanmärkningar 30 562 29 817 30 300 Antal flyttade fordon 91 99 101 Antal utfärdade P-tillstånd för rörelsehindrade 245 245 259 Antalet döda och svårt skadade i trafiken/1 000 inv 0,21 0,28 0,27 Antal armaturer i gatu- och parkbelysning 9 265 8 958 8 543 Underhållsbeläggning Huvudgator (m 2 ) 22 000 27 400 0 Lokalgator (m 2 ) 3 700 23 940 0 Hushållsavfall i ton (1) 19 060 18 850 19 311 Hushållsavfall kg/inv (1) 263 264 276 Antal färdigställda lägenheter 717 304 146 Antal avslutade förättningar 26 32 30 varav 3D 3 5 5 (1) I den totala mängden hushållsavfall ingår stadens verksamheter och alla butiker/företag. 5. Måluppfyllelse Nämnden har 4 st. inriktningsmål och 12 st. effektmål. Stadsbyggnadsnämnden uppfyller helt 5 effektmål. 6 effektmål bedöms som ej uppfyllda och 1 som delvis uppfyllt. Inom inriktningsmålet Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare ingår 3 effektmål för stadsbyggnadsförvaltningen, varav ett anses uppfyllt. De enskilda indikatorerna som är förvaltningen har störst möjlighet att direkt påverka och som sjunkit är de för bygglov och markupplåtelse. En bidragande orsak är en hög arbetsbelastning som tidvis lett till längre handläggningstider än normalt. Planerade åtgärder för att höja dessa indikatorer är förutom en adekvat bemanning även att under året fram en tydlig information om bygglovs- och markupplåtelse processen. Möjligheten till förbättrat it-stöd för bygglovsprocessen kommer också att undersökas. För inriktningsmålet Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn ingår sex effektmål. Flertalet indikator för effektmålen rörande trygghet, kommunikationer, gator och vägar har sjunkit något. Minskningen för varje enskild indikator är inte signifikant men totalt är trenden nedåtgående. Likande utveckling har setts i flertalet kommuner i Stockholmsområdet. Även indikatorn för tillgången till
SID 16 (21) parker/grönområden har sjunkit något sen förra året men ligger alltjämt på en hög nivå. Däremot har indikatorerna avseende effektmålet för hushållsavfall haft en positiv utveckling och är det enda av de sex effektmål som är helt uppfyllt under inriktningsmålet levande stad. Även om ändringen för varje enskild indikator är liten är bedömningen att åtgärder behöver vidtas för att uppnå effektmålet. Bedömningen är att störst effekt fås för kvalitetshöjande åtgärder införs för vinterväghållningen, främst för gång- och cykeltrafikanter. Detta kommer därför prioriteras i kommande upphandling. Under detta inriktningsmål har två nämndmål inte uppfyllts. Dessa är att ett övergripande gestaltningsprogram för staden ska upprättas och/eller revideras, samt att grönytefaktor beaktas i varje detaljplan. Arbeten med gestaltningsprogram och grönytefaktor kommer att återupptas när ny stadsträdgårdsmästare är på plats. För inriktningsmålet Alla verksamheter som Solna Stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva är effektmålen avseende skattesats, balanskrav och kostnadseffektivitet uppfyllda. För inriktningsmålet Solna stads omsorg ska finnas som ett naturligt stöd för solnabor som behöver den under olika skeden i livet. saknar stadsbyggnadsförvaltningen effektmål. 6. Framtiden Detaljplanearbetet inom Hagastaden och Arenastaden kommer även den närmsta tiden uppta en stor del av förvaltningens tid. Att tillgodose det regionala behovet av bostäder och kontorslokaler parallellt med att upprätthålla en god service för Solnaborna blir en av de främsta utmaningarna för Stadsbyggnadsförvaltningen. Att vidmakthålla en god framkomlighet trots en intensiv byggverksamhet är en krävande uppgift för förvaltningen. Ett arbete med ständig förbättring kring logistik, information, uppföljning av driftentreprenader och kollektivtrafikens förutsättningar är avgörande för att lyckas inom detta område. Fastighetsförvaltningsuppdraget kommer att utvecklas ytterligare. Beskrivningar av långsiktiga underhållsbehov tillsammans med hyrespolicy och lokalförsörjningsstrategi är viktiga grundstenar för ett framgångsrikt fastighetsförvaltningsuppdrag. En fortsatt utveckling och genomförande av administrativa rutiner är prioriterat. En ny ekonomimodell som i förbättrar möjligheten att arbeta med verksamhets- och resultatstyrning är på plats och ska implementeras. Fokus kommer att läggas på genomförande av rutiner på registratur och verksamhetsuppföljning. Ett bättre it-stöd för att effektivisera befintliga verksamhetsprocesser är också ett prioriterat område. Exempel på planerade aktiviteter är införande av fotogrammetrisk kartering och fortsatt digitalisering för delar av förvaltningens arkivmaterial.
SID 17 (21) 7. Om stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämnden ska verka för en god byggnadskultur och en god stads- och landskapsmiljö. Ansvaret omfattar hela processen från planering till färdiga byggnader samt kontroll av byggverksamheten. På kommunstyrelsens uppdrag ansvarar stadsbyggnadsnämndens förvaltning för mark- och exploateringsärenden, infrastruktur och översiktlig planering. Nämnden ansvarar för drift och underhåll av kommunaltekniska anläggningar som gator, fastigheter, parker och grönområden samt de avgiftsfinansierade parkerings- och renhållningsverksamheterna. Nämndens operativa verksamheter bedrivs av entreprenörer. 8. Uppdrag Uppdraget av att göra en översyn av underhållsplanerna för stadens fastighetsbestånd och den offentliga miljön har inte slutförts. Underlagsmaterial har tagits fram och arbetet kommer att fortsätta även under 2014. 9. Kvalitetsarbetet Det arbete som inleddes under 2012 med att skapa för förvaltningen gemensamma arbetsmetoder och rutiner har under året haft en lägre prioritet. Fokus har under året varit arbete med att ta fram kvalitetsdeklarationer inom stadsbyggnadsnämndens verksamhetsområde. Arbetet med att systematiskt dokumentera förvaltningens rutiner kommer att återupptas under 2014. 10. Tvärsektoriella frågor För stadsbyggnadsnämndens verksamhet är den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i stadens fastigheter den enskilt mest prioriterade delen i tvärsektoriella frågor. Detta ingår som en naturlig del i plan- och bygglovsarbetet, i anläggandet av ny offentlig miljö och i byggandet/ombyggandet av stadens fastigheter. Detta var en viktig fråga i planeringen av Ulriksdalsskolan som började byggas i slutet av året. Vid gjorda och kommande rekryteringar är förutom rätt kompetens och personliga egenskaper också ett mål att behålla den stora mångfald som finns på förvaltningen.. 11. Entreprenader och köp av verksamhet En stor del av nämndens operativa verksamheter bedrivs av entreprenörer eller som upphandlad verksamhet. Verksamheter som under 2013 bedrivits som entreprenader är vinterväghållning, renhållning av allmän plats, parkskötsel, drift och underhåll av allmän belysning, underhållsbeläggningar, insamling av hushållsavfall. Utöver detta upphandlas även verksamheter som konsultstöd samt drift och underhåll av fastigheter.
SID 18 (21) I och med att nya områden blir färdigställda har både antalet ljuspunkter och ytor för renhållning samt vinterväghållning ökat i omfattning. Mycket snöbortforsling gjordes under årets första månader vilket resulterat i högre kostnader för snöbortforsling. Den milda vintern 2013/2014 medförde dock att de avtalsknutna kostnaderna för vinterväghållningen inte överskred budget lika mycket som för snöbortforsling vilken ligger utanför avtal och görs som extra beställning. Underhållsbeläggningar utfördes i något högre omfattning än budget. Totalt spenderades 5,6 mkr på beläggningsarbeten. Under 2013 inleddes ett arbete med att förbättra uppföljningen av driftentreprenörer. För att få ett bra faktaunderlag till driftmöten gjordes för parkentreprenaderna under sommarmånaderna en inventering och kontroll av uppgifter som ska utföras enligt avtal. Av resultatet framgår mindre avvikelser men att i huvudsak följs avtalstexten. Identifierade förbättringsområden är främst inom återrapportering, högre ställda krav på formalia vid driftmötena och ökade stickprovskontroller. På fastighetsförvaltningen sker uppföljning av driftentreprenader genom protokollförda driftmöten varannan vecka och årliga avtalsmöten. Utöver detta görs stickprov vid avrop och slutbesiktning där handlingar finns tillgängliga. Identifierade förbättringsområden är rutiner för återkoppling av status för pågående och kommande arbeten. En vidtagen åtgärd under året är införandet av ett manuellt pärmsystem. Pärmen finns då tillgänglig i fastigheten för verksamheten och entreprenören noterar viddtagna åtgärder. För både fastighets- och stadsmiljöavdelningen är inkomna synpunkter och felanmälan via kundtjänst ytterligare ett värdefullt faktaunderlag för entreprenörsuppföljningen. Totalt har nämndens entreprenad- och upphandlade verksamhet under 2013 kostat 68,1 mkr varav 56,4 mkr varit kostnader för drift och underhåll av gator, vägar och parker. Övrig upphandlad verksamhet har genererat kostnader på 11,7 mkr varav drift och underhåll av fastigheter svarar för 11,4 mkr. Detta är en ökning jämfört med 2012 med 2,1 mkr. Ökningen förklaras med en fortsatt medveten politisk satsning på drift och underhåll av stadens gator, vägar, parker och fastigheter.
SID 19 (21) 12. Medarbetare Staden genomförde en medarbetarenkät hösten 2012. Resultatet för Stadsbyggnadsförvaltningen blev lägre än stadens genomsnitt. Ett handlingsprogram togs fram där prioriterade områden är förbättrad uppföljning av mål- och resultat samt åtgärder för ökad trivsel på arbetet. Personalomsättning har under året varit stor. Utöver visstidsanställda har totalt 22 personer nyrekryterats. Förvaltningschef, stabschef, stadsmiljöchef, plan- och byggchef samt kart- och mätchef har rekryterats. Beslutad detaljorganisation har 54 tjänster och vid årets utgång hade förvaltningen 45 tillsatta tjänster. Sjukfrånvaron är fortsatt låg. Förvaltningens sjukfrånvaro har haft en sjunkande trend de senaste 5 åren och. Staden genomsnitt är en sjukfrånvaro på 5,5% under 2013. Sjukfrånvaro på Stadsbyggnadsförvaltningen 2013 2012 Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Total sjukfrånvaro 2,0 % 2,1 % 1,8 % 2,0 % 2,9 % 1,2 % Sjuk dag 1-14 1,6 % 2,1 % 1,3 % 1,5 % 2,1 % 1,0 % Sjuk dag 15-59 0,3 % 0,0 % 0,5 % 0,1 % 0,0 % 0,2 % Sjuk dag 60-0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,4 % 0,8 % 0,0 %
SID 20 (21) 13. Redovisning av internkontroller för år 2013 Enligt internkontrollplanen för stadsbyggnadsnämnden ska följande processer kontrolleras: Ärendehantering, konkurrensutsättning, entreprenader, rutiner inom inköpsprocessen samt interna regler och rutiner. Ärendehantering Ärendehanteringen kontrolleras genom stickprov och följer i de flesta avseenden stadens riktlinjer och anvisningar. Brister kan dock konstateras i hanteringen i inkommande ärenden via myndighetsbrevlådan och sådana ärenden som inte registrerats i LEX. I LEX finns det registrerade ärenden som är avslutade men som fortfarande är öppna i LEX. Merparten av dessa brister har konstaterats redan under 2012. Ett arbete påbörjades för att skapa bättre dokument och ärendehanteringsrutiner inom nämndens verksamhetsområde. Arbetet har dock tagit längre tid än planerat p g a att ett antal nyckelpersoner slutat under året. En huvudregistrator är nu rekryterad och arbetet med att skapa bättre dokument- och ärendehanteringsrutiner är prioriterat och kommer att intensifieras under 2014. Konkurrensutsättning 2 st stickprov har gjorts på Konkurrensutsättning. Stickproven visar att för bägge dessa har förvaltningen följt den lagstiftning och de styrdokument som finns. Ett fortsatt arbete med utveckla rutiner och anvisningar för konkurrensutsättning behövs för att öka tydligheten och förenkla hanteringen. Entreprenader 99,80% av fakturor kom från företag med god eller mycket god kreditvärdighet. 99,98% av fakturerade summan kom från företag med god eller mycket god kreditvärdighet. 2 av 334 kontrollerade företag hade låg kreditvärdighet. Åtgärder för att förhindra ytterligare affärsrelationer med detta företag kommer att vidtas. Sammanlagda summan av fakturor från dessa företag är 4600 kr. Rutiner inom inköpsprocessen Inköpsprocessen kontrolleras med ett antal stickprov inom dessa områden: Internt registrerade betalningar, representation och gåvor, manuell kreditering av fakturor samt jävutbetalningar. Sammanlagt har förvaltningen gjort 37 stickprov inom dessa 4 områden. Stickproven visade inga allvarliga brister men mindre felaktigheter fanns inom samtliga områden. Exempel på brister är avsaknad av Ref kod på faktura, felkontering, oklar
SID 21 (21) jävsituation, avsaknad av mottagningsattest, avsaknad av program vid kurs eller konferens och underlag som inte fanns på rätt plats i fakturapärm. Interna regler och rutiner Kontroll har gjorts på ett antal medarbetare om kännedom om styrande dokument och rutiner. Ett nytt intranät har tagits i bruk under 2013. Flertalet styrande dokument är där samlade och det finns en god kännedom om dessa. För interna rutiner som återfinns på annat sätt finns brister i kännedom.
Bilaga 1. Översikt. Effektmål och uppdrag, Stadsbyggnadsförvaltningen 2013 Bedömning mål Bedömning uppdrag ålet Målet uppfylls inte år 2013 Uppdraget inte klart år 2013 Målet är på väg att uppfyllas men inte år 2013 Uppdraget påbörjat & fortsätter år 2014 Målet är uppfyllt eller kommer att uppfyllas år 2013 Uppdraget är klart år 2013 Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare. Effektmål Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år 2013. (År 2009 68, 2011 70, 2013 70). Solnas befolkning ska minst växa till 100 000 invånare fram till år 2030. (Prognos maj 2012 ca 90 000 invånare år 2020, åren 2013 2015 Prognos för 2030 >100 000 inv.) Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 72 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 69, 2012 NRI 66, 2013 - NRI 63). Trend Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Effektmål Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 63 i medborgarundersökning år 2013. (År 2010 NRI 61, 2012 NRI 62, 2013 NRI 61). Medborgarnas nöjdhet med kommunikationer i Solna ska minst vara nöjdhetsindex 74 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 74). Medborgarnas nöjdhet med gator och vägar i Solna ska minst vara nöjdhetsindex 51 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NMI 49). Solnabornas insamling av hushållsavfall till förbränning ska minska år 2013. År 2011 276 kg/inv., 2012 264 kg/inv., 2013 263 kg/inv.) Solnas fysiska tillgänglighet ska vara i nivå med genomsnittet i Stockholms län, som år 2010 hade 58 i EAH-tal, Enkelt Avhjälpta Hinder. (År 2011, 2012 & 2013 i.u). Medborgarnas nöjdhet med fritidsmöjligheterna i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 68 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 67, 2012 NRI 64, 2013 NRI - 65). Stadsbyggnadsnämndens uppdrag: Stadsbyggnadsnämnden får i uppdrag att göra en översyn av underhållsplanerna för stadens fastighetsbestånd och den offentliga miljön. Trend Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Effektmål Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År 2012 17,12 per skattekrona År 2013 17,12 per skattekrona, År 2014-17,12 per skattekrona, År 2015-17,12 per skattekrona) Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2013 minst uppgå till 40 mkr. (År 2012 budgeterat resultat 20 mkr). Solna stad ska i bokslutet för år 2012 vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (År 2010 4:e plats), (År 2013 2:e plats) 1
Bilaga 2. Översikt. Indikatorer och nämndmål, Stadsbyggnadsförvaltningen 2013 Inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare. Effektmål 2013 2012 Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år 2013. (År 2009 68, 2011 70, 2013 70). Solnas befolkning ska minst växa till 100 000 invånare fram till år 2030. (Prognos maj 2012 ca 90 000 invånare år 2020, åren 2013 2015 Prognos för 2030 >100 000 inv.) Nyckeltal/Indikatorer Företagarnas nöjdhet med Solna stads service gällande bygglov. 55 69 (2011) Företagarnas nöjdhet med Solna stads service gällande markupplåtelse. 58 76 (2011) Antal färdigställda bostäder. 717 304 Minskad genomsnittstid mellan beslutat planuppdrag och antagen detaljplan. i.u i.u Genomförda projekt/aktiviteter som gynnar framkomligheten i Solna. (2011 i.u, 2013 i.u) i.u i.u Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna, enligt SCB:s medborgarundersökning. 63 69 (2010) Medborgarnas nöjdhet med kommunikationer i Solna, enligt SCB:s medborgarundersökning. 68 74 (2010) Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden: Handläggningstiden för detaljplaner ska ge utrymme för en kvalitativ och rättsäker handläggning Uppfylls Handläggningstiden för bygglov skall följa PBL uppsatta mål om 10 veckor från nämndsammanträde. Uppfylls Kompletteringsbegäran för anmälanärenden, skickas inom 2 veckor från det att ärendet har fördelats. Uppfylls Gränspåvisning ska utföras inom två veckor från att beställning inkommit. Uppfylls ej Samlingskartor ska levereras inom tio arbetsdagar efter beställning. Uppfylls Leverans av grundkarta ska utföras inom en månad från beställning. Uppfylls Inmätning av byggprojekt ska vara gjord en månad från meddelande om att slutbesiktning utförts. Delvis Lägeskontroll ska utföras inom två veckor från det att beställning inkommit. Uppfylls 90 % av inrapporterade uppgifter till NVDB ska ske digitalt. Uppfylls Effektmål Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 72 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 69). Medborgarnas nöjdhet med bostäder i Solna Medborgarnas nöjdhet med kommunikationer till Solna Nämndmål för stadsbyggnadsförvaltningen: Stadens byggnader och anläggningar skall uppfattas som välskötta, snygga och trygga. Delvis
Bilaga 2. Översikt. Indikatorer och nämndmål, Stadsbyggnadsförvaltningen 2013 95 % av allt skräp ska ha plockats upp inom tre dagar efter upptäckt/inkommen anmälan. Delvis Inriktningsmål Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Effektmål Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 63 i medborgarundersökning år 2013. (År 2010 NRI 61, 2012 NRI 62, 2013 NRI 61). Nyckeltal/Indikator Medborgarnas nöjdhet med hur tryggt och säkert det är att vistas utomhus på kvällar och nätter. 6,2 6,3 Medborgarnas nöjdhet med hur tryggt och säkert de känner sig mot hot, våld och misshandel 6,1 6,2 Medborgarnas nöjdhet med hur tryggt och säkert de kan känna mot inbrott i hemmet. 6,9 6,9 Solnas totala placering i SKL:s undersökning Trygghet och säkerhet. 91 81 Effektmål Medborgarnas nöjdhet med kommunikationer i Solna ska minst vara nöjdhetsindex 74 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 74). Nyckeltal/Indikator Medborgarnas nöjdhet med tillgången och möjligheter till gång- och cykelvägar 6,6 6,8 Medborgarnas nöjdhet med möjligheten till att använda kollektivtrafiken för resor. 8,2 8,1 Medborgarnas nöjdhet med tillgången till förbindelser för längre resor. 7,7 7,6 Medborgarnas nöjdhet med möjligheten att enkelt kunna transportera sig med bil. 6,0 6,1 Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden: Möjliggöra för utbyggnad av lånecyklar för att öka tillgängligheten i Solna, utöka antal möjliga uppställningsplatser på allmän platsmark med 25 % Delvis Medelreshastigheten med buss längs Frösundaleden är inte lägre än 15 km/tim på sträckan mellan Huvudstaleden och Solnavägen mer än sju timmar per månad. Uppfylls ej Effektmål Medborgarnas nöjdhet med gator och vägar i Solna ska minst vara nöjdhetsindex 51 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NMI 49). Nyckeltal/Indikator Medborgarnas nöjdhet med underhåll. 5,6 5,8 Medborgarnas nöjdhet med snöröjning. 4,9 5,1 Medborgarnas nöjdhet med belysning. 6,4 6,5 Medborgarnas nöjdhet med trafiksäkerheten 5,8 5,9 Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden:
Bilaga 2. Översikt. Indikatorer och nämndmål, Stadsbyggnadsförvaltningen 2013 Information om planerade större trafikavstängningar/-störningar ska distribueras minst 10 dagar före genomförande/påbörjande Samtliga upptäckta/anmälda potthål har lagats inom 10 dagar efter upptäckt/inkommen anmälan. Senast åtta timmar efter snöfall är kommunala vägar snöröjda och har normal framkomlighet. Senast åtta timmar efter inträffat halt väglag är kommunala vägar halkbekämpade och har normal tillgänglighet. Effektmål Solnabornas insamling av hushållsavfall till förbränning ska minska år 2013. (År 2011 276 kg/inv). Uppfylls Uppfylls Delvis Uppfylls Nyckeltal/Indikatorer Antal hushåll i Solna som har möjlighet att sortera matavfall. 12860 9638 Mängden utsortering av rent matavfall i Solna. 1580 ton 1133 ton (22 kg/inv) (16 kg/inv) Mängden utsortering av textil i Solna. i.u. (tillgänglig mars) Mängden utsortering av tidningar och förpackningar i Solna i.u. (tillgänglig mars) Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden: Av det matavfall som genereras inom Solna kommun 2013 ska minst 35 % samlas in för biologisk behandling. Delvis Antalet hushåll som har möjlighet att sortera matavfall ska under 2013 öka till 15 000. Delvis Effektmål Solnas fysiska tillgänglighet ska vara i nivå med genomsnittet i Stockholms län, som år 2010 hade 58 i EAH-tal, Enkelt Avhjälpta Hinder. (i.u.) Nyckeltal/Indikator Solnas fysiska tillgänglighet avseende allmän plats (gator, vägar, parker och torg) i.u i.u. Solnas fysiska tillgänglighet avseende allmänna lokaler (skolor, idrottsanläggningar, bibliotek m.fl.). i.u. i.u. Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden: Övergripande gestaltningsprogram för staden upprättas och/eller revideras. Uppfylls ej Grönytefaktor beaktas i varje detaljplan. Uppfylls ej Nya utvecklingsområden definieras. Uppfylls Minst 75 % av avtalet webbkartor på Solna Stads webb ska ha en centraliserad ajourhållning. Delvis Effektmål Medborgarnas nöjdhet med fritidsmöjligheterna i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 68 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 67, År 2013 NRI-68, År 2014 NRI-69, År 2015 NRI -70) Nyckeltal/Indikator Medborgarnas nöjdhet med tillgången på parker/grönområden/natur. 7,7 7,9 Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden:
Bilaga 2. Översikt. Indikatorer och nämndmål, Stadsbyggnadsförvaltningen 2013 Andelen Solnabor som har tillgång till grönområde inom 300 meter ska öka under 2013. i.u Inriktningsmål Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Effektmål Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År 2012 17,12 per skattekrona År 2013 17,12 per skattekrona, År 2014-17,12 per skattekrona, År 2015-17,12 per skattekrona) Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2013 minst uppgå till 40 mkr. (År 2012 budgeterat resultat 20 mkr). Solna stad ska i bokslutet för år 2012 vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (År 2010 4:e plats). Nämndmål för stadsbyggnadsnämnden: Förvaltningens prognossäkerhet i delårsrapporter ska öka. Under 2013 skall översyn av parkeringsavgifter och hyra för parkeringar på tomtmark och i nämndens parkeringshus vara beslutad. Delvis Uppfylls
Beteckning Internkontrollplan 2013 Nämnd:Stadsbyggnadsnämnden Org ADMINISTRATION Process, system, rutin Kontrollmål, kontrollmoment & metod Kontrollansvarig Tidpunkt Resultatsammanfattning Ärendehantering Att rutiner och anvisningar efterlevs. Uppföljning av riktlinjer och anvisningar genom stickprov. Stabschef December Ärendehanteringen följer i de flesta avseenden stadens riktlinjer och anvisningar. Brister kan dock konstateras i hanteringen av inkommande ärenden via myndighetsbrevlådan och sådana ärenden som inte registrerats i LEX. Dessutom konstateras brister i uppdatering av ärendestatus. Flera registrerade ärende som är avslutade är öppna i ärendehanteringssystemet. STABEN FÖR STYRNING OCH STÖD UPPHANDLING EKONOMI Konkurrensutsättning Entreprenader Rutiner inom inköpsprocessen Att rutiner, anvisningar och LOU efterlevs. Uppföljning genom stickprov. Uppföljning av anlitade entreprenörers ekonomiska ställning. Granska kreditvärdigheten samt göra en övergripande bedömning Att säkerställa att rutiner och anvisningar inom processen efterlevs bl.a. avseende följande: Internt registrerade betalningar Representation och gåvor Manuell kreditering av fakturor Jäv-utbetalningar som berör den anställde Uppföljning genom stickprov enligt gemensam mall. Stabschef, Avdelningschefer Stabschef Stabschef April, December April, Augusti, December April, December 2 st stickprov har gjorts på Konkurrensutsättning. Stickproven visar att för bägge dessa har förvaltningen följt den lagstiftning och de styrdokument som finns. Ett fortsatt arbete med att utveckla rutiner och anvisningar för konkurrensutsättning behöver ske för att öka tydligheten. 99,80% av fakturor kom från företag med god eller mycket god kredivärdighet. 99,98% av fakturade summan kom från förteag med god eller mycket god kredivärdighet. 2 av 334 kontrollerade företag hade låg kreditvärdighet. Åtgärder för att förhindra ytterligare affärsrelationer med detta företag kommer att vidtas. Sammalagda summan av fakturor från dessa företag är 4600 kr. 4 st stickprov har gjorts på internt registrerade betalningar, varav en av dessa innehåller fel Ref kod på fakturan, vilket gjort att fakturan inte har blivit inläst i fakturaportalen. 7 st stickprov har gjorts på Representation varav 3 av dessa visar smärre brister ( 2 st oklara jäv och en felkontering ). 17 st stickprov har gjorts på Manuellt krediterade fakturor varav 5 st av dessa visar brister gällande avsaknad av mottagningsattest ( 2 st ) och underlagen fanns ej på rätt plats i fakturapärmen ( 3 st ). 9 st stickprov har gjorts på Jäv varav 4 st av dessa visar brister p g a avsaknad av program för kurs eller konferens. Mindre brister finns inom samtliga inköpsprocesser men inga av allvarligare art. Interna regler och rutiner Säkerställa att kunskap om regler och rutiner finns hos förvaltningens personal och att dessa följs. Uppföljning genom stickprov enligt gemensam mall. Stabschef April, December Stickprovskontroller har gjorts på medarbetare om kännedom om styrande dokument. God kännedom finns för de styrande dokumrnet som finns upplagda på intranätet.