Fakturaportal för Leverantörer Via fakturaportalen kan du enkelt och kostnadsfritt registrera och skicka elektronisk faktura till Swedac. Fakturan registreras i ett webbformulär. Portalen når du via en länk på Swedac:s webbplats eller direkt på www.fakturaportalen.se. Innan den första fakturan kan skickas måste uppgifter om ditt företag registreras i portalen. Se steg 1 och 2. Steg 1 Registrera ditt företag Gå in i Fakturaportalen och klicka på KOM IGÅNG HÄR! Registrera dig gratis. I nästa bild välj Bli medlem. Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 1(7)
I formuläret skriver du in uppgifter om företaget samt hur du vill använda fakturaportalen. Under Användarinformation anger du det lösenord du vill använda vid inloggning i portalen. Klicka på KLAR. Du får därefter ett e-postmeddelande från Fakturaportalen. Klicka på länken i detta e-postmeddelande för att bekräfta din e-postadress. Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 2(7)
Gå in i Fakturaportalen och välj Logga in. Skriv in e- postadress och lösenord och klicka på Logga in. Välj i menyn Inställningar och Medlem. Vid medlems betalningsinformation anges bankens namn samt det bank-, bankgiro- eller plusgirokonto som fakturan ska betalas till. Bankens SWIFT-kod skrivs in i fält för detta. Fältet vid IBAN lämnas tomt. OBS! Uppgifterna för Factoringbolags betalningsinformation ska inte fyllas i om betalning ska gå till ditt eget företag. Fältet lämnas tomt Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 3(7)
Steg 2 Anmäl intresse som fakturautställare När du registrerar din första faktura får du nedanstående meddelande när du sparar. (Vid steg 3 framgår hur en faktura görs.) Meddelande får du för att Swedac måste godkänna ditt företag som leverantör. Skicka ett e-postmeddelande till ekonomi@swedac.se med de uppgifter som anges i meddelandet. Du får ett e-postmeddelande från Swedac när ditt företag godkänts. Du kan nu börja skicka fakturor via fakturaportalen. Steg 3 Registrera och skicka faktura Gå in i Fakturaportalen och välj Logga in. Skriv in e- postadress och lösenord och klicka på Logga in. Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 4(7)
Välj i menyn Faktura Skapa ny eller under ikonen Skapa faktura. Vid Välj mottagare Sök skriv in Swedac. Swedac Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 5(7)
Registrera fakturauppgifterna. Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 6(7)
I fältet Fakturanumret anges ert fakturanummer. Detta måste vara unikt. Två fakturor kan alltså inte ha samma nummer. Obs! Leveransdatum måste anges i fält för detta. I fältet Faktureringsobjekt kan du ange diarienummer på aktuellt bedömaravtal eller ackrediteringsnummer för bedömt företag I fältet Kunds referens 1 anges kod för den person på Swedac som gjort beställningen/den som handlägger ackrediteringen. Koden består av max 8 tecken, personens fyra första bokstäver i förnamn och efternamn. Bokstäverna Å, Ä och Ö ersätts med A och O. (Exempel: referenskod för Susanne Svensson är SUSASVEN). Under Fakturarader registreras beskrivning, antal, pris på den tjänst/vara som fakturan avser samt momssats. Denna är i de allra flesta fall 25%. Behöver du dela upp fakturainformationen på flera rader välj Ny rad. Ska du bifoga bilagor till fakturan klicka på Bifoga under Fakturabilagor När du registrerat all information välj Spara och Sänd Om du inte skickat fakturor från Fakturaporten sedan den uppdaterades med nytt utseende Det lösenord du tidigare använt gäller inte längre. Klicka på Glömt lösenordet? för att få ett nytt. Logga in med din e-postaderss och det nya lösenordet. Välj Inställningar i menyraden och Medlem. Fyll i ditt företags uppgifter i Medlems betalningsinformation. OBS! svenska företag lämnar fälten för IBAN och SWIFT tomma. Du kan nu registrera fakturor. Se vid Steg 3 Manual_Fakturaportal för Leverantöre.doc 7(7)