Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster. Informationsmöte 140320



Relevanta dokument
Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster. Informationsmöte

Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE

Ladok3 på GU. Rollbeskrivning i projektorganisationen

Projektkontoret. Projektledarträff - tema kommunikation. Mars Kamilla.Petersson@gu.se Ylva.Wridell@gu.se

Ladok3 kickoff på LU

Projektplan. Ladok 3 Införandeprojekt vid Göteborgs universitet

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten

Välkomna till uppstartsmöte!

Riktlinjer för ansvar och behörigheter i Personec P

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) Projektregler. för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Nya Ladok införandeprojekt på Malmö högskola

LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG , BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE

Styr- och handledningsdokument

Projektdirektiv Budgetverktyg

Ladok3-införande. Kommunikationsplan

INSTITUTIONEN FÖR KLINISKA VETENSKAPER

HANDLINGSPLAN OCH VERKSAMHETSPLAN 2016

Universitetsgemensamma administrativa stödroller på institutionsnivå/motsvarande Projektdirektiv Fas 1

Ladok3 på Ladok-info

Infrastrukturkostnader inom IT-området för 2013

IT vid Göteborgs universitet. Lars Hansen (CIO) Hans Larsson (IT-chef) P-O Rehnquist (Förvaltningschef)

Projektkontoret. Januari

Ladok3 på Ladok-info /16

Information om Ladok3 STUDIEREKTORER OCH ADMINISTRATIVA CHEFER OKTOBER 2017

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

HANDLINGSPLAN FÖR FÖREBYGGANDE AV PLAGIERING

Systemägande och systemförvaltning vid Lunds universitet

Systemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8)

HÖSTSTÄMMA LADOKKONSORTIET. Stockholm

Förvaltningsplan för Ladok

Uppföljning verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2012 (per april)

En hållbar väg från pärm till skärm?

Göteborgs universitets IT-strategiska plan

IT-INTRODUKTION. Student. DisCo, Mitt konto, hv.se/student, MyPage, e-post, Office 365. IT-avdelningen

IT-INTRODUKTION. Student. DisCo, Mitt konto, Studentportal, MyPage, e-post, Office 365. IT-avdelningen

Avveckling och arkivering av och LUVIT

Fastighets- och Serviceenheten Upprättad av: Maritha Svensson Beslutad FSledningsgrupp Dnr: V2015/660 Gäller för år: 2016

Systemen är inte sammankopplade. Vi beslutade att utelämna bokningssystemen i detta projekt.

Standardiserade arbetssätt med tekniskt systemstöd för ärende- och dokumenthantering edok Svar på remiss från kommunstyrelsen

Chefsutbildning i Göteborgs universitets miljöarbete

Införandet av Ladok3 på LU UFLG

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering Referensgruppsmöte 2, Förvaltningsgruppen ekonomi

IT och användbarhet. KIA-projektet. Kvalitet i (IT-)användning Uppsala universitet

Pågående utveckling av nya IT-stöd vid Stockholms universitet

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (11) för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Förvaltningsmodell e- tjänsteplattform

Lunds universitets förberedelser för nya Ladok NUAK

Forskare & Handledare. 1. Inloggning

Hantering av forskningsinfrastruktur vid Umeå universitet. IT-projekt Ja Nej

Ladok3 SamIT

Protokoll styrelsemöte för Ladokkonsortiet 5 september 2018

SLUTRAPPORT. En förstudie för införande av Ladok3 vid Lunds universitet

UTBILDNINGSENHETEN. Agenda. Inledning Presentation: Hur gör man i Ladok + arbetsprocess Fika Övningar. Vecka 44 Ladok3 produktionssättning

Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2013

Förslag till ny kommunikationsplan till införandeprojektet av Ladok3 vid Lunds universitet

Beslutsstöd för Lärosäten

Lunds universitet / Avdelning budget och uppföljning/hfr Budget och prognos i EOS

Hur får man anställda att tänka dokument- & ärendehantering?

Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS Flemingsberg Solna

Uppföljning av universitetsgemensamma projekt 2015

Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

Studentportalen och en ny lärplattform

Kommande förändringar våren 2018

Riktlinjer för IT-utveckling

Internrevisionen Förslag till revisionsplan för år 2008 Christina Wannehag Dnr B 5 350/08

Långsiktig plan för IT-verksamheten vid KMH

Miljöledning vid Göteborgs universitet

Nya Ladok. Målbilder för framtidens studieadministration Sammanfattning av delrapporten VT 2014 kursadministratörernas och lärarnas målbilder

Nya Ladok. Introduktion för systemutvecklare

HANDLINGSPLAN OCH VERKSAMHETSPLAN 2017

Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Ansvarig för direktiv: Diarienummer: Version: Revisionsdatum:

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet

E-strategi för Strömstads kommun

Student. DisCo, Mitt konto, Min sida, Studentportal, Office e-post. IT-avdelningen

Beslut om genomförande av upphandling som avser nytt systemstöd för kundtjänst och försäljning

Universitetsgemensam ITverksamhet

Projektkatalog - Summering av gemensam förvaltning I projektkatalogen ingår behov av it-resurser inom förvaltningsobjekten för 2018

PROGRAMVARULEVERANTÖRERNA. SRF tar pulsen på F R A M T I D S S P A N I N G PROGRAMVARULEVERANTÖRER REDOVISNING

Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster

LADOKTRÄFF. KI, Stockholm

Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Avvikelsehantering statistikproduktion

Chefsutbildning i Göteborgs universitets miljöarbete

IT-INTRODUKTION. Student. Mitt konto, hv.se/student, lärplattform, MyPage, e-post, Office 365. IT-avdelningen

Om Ladok3 STORMÖTE

Time Cares tjänsteerbjudande

Informationsmöte Ladok3 JURIDISKA FAKULTETEN

PROJEKTDIREKTIV Dokumentdatum Ev. diarienummer Skapat av Victor Forsberg. Version Datum Kommentar Skapat av

Chefsutbildning i Göteborgs universitets miljöarbete

Användarhandledning ISP-systemet

Processbeskrivning - Incident Management

Transkript:

Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster

Agenda 13.00 Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret 13.10 BUG Införande av en enhetlig utskriftsmiljö Projektledare Petter Baggeryd 13.25 GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Carin Norlin 13.40 STIG gemensamt ärendehanteringssystem för service- och support Projektledare Lars Eriksson 13.55 BPU IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering - Projektledare Roger Haglund 14.10 Ladok3 utveckling av vår studieadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson 14.25 Frågestund 14.30 Fika, mingel och fler frågor

Vad är projektkontoret? Stöd, samordning och controllerfunktion för utvecklingsprojekt på universitetsgemensam nivå Stödjer och rapporterar till universitetsdirektören och portföljledningen Ansvarar för samordning av projekt och för utveckling av projektverksamheten på universitetsgemensam nivå För närvarande 9 projekt

Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt 2014 ISP Individuella studieplaner för doktorander Förstudie PA-system Byte av e-postleverantör LIS (TULE) teknisk utredning ledningsinformationssystem

Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Projektidéer skickas in via områdescheferna inom GF och prioriteras av portföljledningen vår 2014 Förstudier genomförs vår-höst Projektförslag, budget och kalkyl skickas till projektkontoret höst 2014 Finansiering från en gemensam investeringsram Beslut av universitetsdirektören om vilka projekt som ska få medel nästkommande år i november Krav Gränsöverskridande inom universitetet IT-koppling Externa krav

Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkatalogen http://www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret/ Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kontaktuppgifter idag via projektledarna Kompetensutveckling projekthantering http://www.medarbetarportalen.gu.se/kompetensutveckling/programochkategorier /projekt/?skipssocheck=true

Kom ihåg att skriva ner era frågor och så var det det där med mobiltelefonen BUG Införande av en enhetlig utskriftsmiljö Projektledare Petter Baggeryd

BUG Utskrift och kopiering som tjänst Projektledare: Petter Baggeryd petter.baggeryd@gu.se

Utskrift och kopiering som tjänst Studenter, medarbetare och allmänhet använder tjänsten Ger säker, enkel och miljövänlig utskriftshantering Utskrift, kopiering och skanning från valfri skrivare inom universitetets utskriftssystem Studenter betalar utskrift och kopior via betalfunktion kopplad till utskriftstjänsten PayEx Medarbetare faktureras efter ansvarsställe

Utskrift och kopiering som tjänst Toshiba äger skrivarna och levererar utskriftstjänsten PaperCut levererar systemstödet i samarbete med Toshiba PaperCut användargränssnitt heter i vår miljö GUprint PayEx levererar betalfunktion för studenter Utskriftstjänsten utvecklas och förvaltas av Göteborgs universitet IT ansvarar för teknisk drift/hårdvara Systemförvaltningen tillsammans med leverantören Toshiba ansvarar för underhåll och utveckling

Enheter och optimering Fem olika enheter GU1-5 Enhet levereras efter behovsanalys Pågående optimering under avtalstiden Enheter GU1 svartvit bordsmodell A4 (50 ppm) GU2 färg MFP A4 (28 ppm) GU3 färg MFP A3 (25 ppm) GU4 färg MFP A3 (45 ppm) GU5 svartvit MFP A3 (65 ppm)

Vad kan användaren göra? Skriva ut från egen dator/tjänstedator e-post USB i datorsalar och på UB:s offentliga PC:s Förinställning, utskrift: A4 dubbelsidig svart/vit Kopiera Skanna till USB och e-post, skanning är kostnadsfritt. Allmänhet och anonyma har begränsade möjligheter. Utskriften läggs i central kö och hämtas från valfri skrivare inom GU:s utskriftssystem. En utskrift som inte hämtats ut inom 24 timmar tas bort.

Tjänsten för medarbetare, funktionsroller Utbildas av förvaltningen Utskriftsadministratörer Ansvarar för institution eller enhet Hanterar konton och behörigheter Tar fram rapporter för internt bruk Tilldelar eventuella student utskriftskvoter Skrivarvärdar Ansvarar för en eller flera enheter Fyller på papper och toner på skrivarna samt hanterar depålager Anmäler fel på skrivarna till Toshibas Help-Desk Kontaktperson för Toshibas servicetekniker och förvaltningen

Vad händer i projektet Studenter och allmänhet utrullning vecka 7 till 11 Pilot för medarbetare med start i april Projektet avslutas och övergår till förvaltning i juni Tjänsten för medarbetare börjar rullas ut till hösten

Studentpriser jämförelse övriga lärosäten Studentutskrifter Priser svartvitt Priser färg Plats A4, A4, enkelsidigt dubbelsidigt A3, enkelsidigt A3, dubbelsidigt A4, enkelsidigt A4, dubbelsidigt A3, enkelsidigt A3, dubbelsidigt Göteborgs universitet 0,30 kr 0,56 kr 0,60 kr 1,17 kr 0,90 kr 1,68 kr 1,35 kr 2,55 kr Linköpings universitet 0,50 kr 1,00 kr 1,00 kr 2,00 kr 0,69 kr 1,38 kr 1,38 kr 2,76 kr Malmö högskola 0,50 kr 1,00 kr 0,80 kr 1,60 kr 0,80 kr 1,60 kr 1,60 kr 3,20 kr Blekinge tekniska högskola 0,45 kr 0,90 kr 0,90 kr 1,80 kr 0,90 kr 1,80 kr 1,80 kr 3,60 kr Linne universitetet 0,36 kr 0,65 kr 0,72 kr 1,30 kr 0,95 kr 1,71 kr 1,90 kr 3,42 kr Sveriges lantbruksuniversitet 0,44 kr 0,75 kr 0,88 kr 1,50 kr 1,06 kr 2,00 kr 2,13 kr 4,00 kr Lunds universitet 0,50 kr 1,00 kr 2,00 kr 4,00 kr Stockholms universitet 0,70 kr 1,40 kr 2,80 kr 5,60 kr Chalmers 0,36 kr 0,72 kr Högskolan Dalarna 0,40 kr 0,60 kr 1,10 kr 2,00 kr KTH 0,50 kr 2,50 kr

Miljökompensation Göteborgs universitet miljökompenserar Ett avverkat träd blir två nya Tricorona www.tricorona.com

Kontakt information För beställning av ny enhet innan tjänsten rullas ut printer@gu.se Frågor om tjänsten medarbetarportalen.gu.se/service/utskriftstjanst/ petter.baggeryd@gu.se

GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelseoch incidenthantering Projektledare Carin Norlin

GURIA - GU Risk Incident Analys/Avvikelse Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april 2012. Vision 2020, arbetsmiljö prioriteras.

Verksamhets- och lagkrav Arbetsmiljö inklusive SBA Lag- och uppföljningskrav Säkerhet Lag- och uppföljningskrav Miljö Certifieringskrav

Syftet med ett systemstöd Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.

Användare av systemet Alla medarbetare kan rapportera Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö.

Vår leverantör Vald leverantör - Flexeurope De levererar ett system som heter Flexite BPMS Ett webbaserat system för riskanalys, incident- och avvikelsehantering. Extern drift. Åtkomst via Medarbetarportalen. Flexeurope har många stora kunder inom offentlig verksamhet främst landsting (hantering av vårdavvikelser) och kommuner.

Införandeprojekt Workshop(s) och test Pilot under maj oktober Utrullning på hela GU påbörjas i mitten av oktober Överlämning till förvaltning kvartal 1 år 2015 till ordinarie verksamhet

Kontaktuppgifter Projektledare, Carin Norlin, carin.norlin@gu.se tel: 031-786 4577 Projektets webbplats http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/arbetsmiljo-a-till-o/guria/

STIG Gemensamt ärendehanteringssystem för service- och support Projektledare Lars Eriksson

STIG Gemensamt IT-stöd för Servicefunktioner Lars Eriksson, projektledare

Vad är STIG? Tjänst baserad på ärendehanteringssystemet Easit Svenskt webbaserat system Ärenden som hanteras i system är av typ felanmälan, beställningar, frågor och synpunkter! Diarieföring av ärenden hanteras i GUDOK och inte STIG

Vilka använder STIG? Typ av ärenden IT-enheten Felanmälan Beställningar Frågor Synpunkter I drift Oktober 2013 November 2013 UB Antal ärenden per år Ca 35 000 Ca 8 000 Antal handläggare 120 180 Målgrupp Medarbetare Allmänheten Studenter Medarbetare Frågor Synpunkter Beställningsförslag på nya böcker

Hur används STIG? Exempel - ärende IT-enheten 1. En medarbetare behöver hjälp med att exportera till excel från Palasso och mailar support@gu.se 1 Service desk 2 5 2. Ett ärende skapas i STIG med handläggargrupp Service Desk och ett bekräftelsemail skickas till medarbetaren om att ett ärende har skapats 3. Handläggare i Service Desk kan inte lösa ärendet och byter därför handläggargrupp i STIG till Personalsystem. 3 4 4. Handläggaren i gruppen Personalsystem hjälper medarbetaren med problemet. 5. Handläggaren stänger ärendet i STIG och ett mail skickas från STIG med information om att ärendet är löst. IT-enheten 30 handläggargrupper Ärenden i STIG kan antingen skapas från webbformulär, e-post eller genom registrering av handläggare.

Vad är nyttan med STIG? Gemensamt arbetssätt Översikt över nya och pågående ärenden per handläggargrupp Möjlighet att kategorisera och prioritera Mindre personberoende Möjlighet att hantera mallar för mailsvar och lösningsbeskrivning Samlad information om ett ärende på ett ställe Möjlighet att söka fram liknade ärenden Underlag och statistik för att publicera information på webben

STIG 2014 och framåt Implementering pågår av STIG vid Utbildningsenheten och PIL-enheten (GUL). Planerad driftsättning april/maj 2014. STIG-projektet avslutas i maj 2014 Fortsatt implementering kommer drivas av linjen med stöd av STIG:s förvaltningsgrupp. Dialog inför framtida implementationer sker med systemägare och systemförvaltare

STIG kontaktinformation Frågor om projektet: stiginfo@gu.se Lars Eriksson Nina Romanus Projektledare Systemförvaltare

BPU IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering Projektledare Roger Haglund

Projekt IT-stöd BPU IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och tjänstgöringsuppföljning

Bakgrund Under lång tid uttryckt behov av gemensamt IT-stöd för sin verksamhetsbemanning, lärarpersonalens tjänstgöringsplanering och för uppföljning. Lärarnas arbetstidsavtal ålägger arbetsgivaren att löpande planera och upprätta tjänstgöringsplaner. Olika redovisningar av lärarpersonalens arbetande; HSVutvärderingar, examensrättsansökningar, RED10, BLUE11, etc. Årsarbetstid ger fluktuation över tid. Svårt att bevaka och beräkna och se konsekvenser. Bristen på ett gemensamt IT-stöd: leder till att omfattande manuella arbetsinsatser och osäker jämförbarhet mellan institutioner.

Några effektmål Minskat dubbelarbete data för bemanningsplaneringen importeras från källsystemen Minskat manuellt arbete vid rapportuttag vid utvärderingar, uppföljningar, mm rapportmallar finns och kan skapas Ökad transparens i planeringen ger bättre arbetsmiljö och delaktighet Väsentligen ökad kvalitet och jämförbarhet i information kring verksamheters bemanning och individers tjänstgöring Kontroll på arbetsbelastningen och bättre möjlighet att hantera obalanser samt lättare att bokföra och reglera övertider Möjlighet till aktiv verksamhetsplaneringen Tjänstgöringsplanerna byggs in i systemet facken kan se fastställd planering i systemet

Ett universitetsgemensamt IT-stöd Möjligheter att planera både på grövre nivå eller mer detaljerad nivå inst bestämmer Viss standardisering krävs för att skapa jämförbarhet Rollbaserad behörighet till systemet Integration med GU-system för automatisk import av grunddata: Person- och anställningsuppgifter (Palasso) Utbildningsprogram och kurser (Ladok) Forskningsprojekt och uppdrag (Agresso) Generera rapporter: tjänstgöringsplaner, underlag för ekonomiska transaktioner, statistik mm mm

Tidplan Integrations- och konfigurationsarbetet i slutfas Manualer, utbildning, förvaltningsorganisation formeras nu Testkörning med 2 pilotinstitutioner: Vårdvetenskap o hälsa & Biologi o miljövetenskap Intrimning Lärplattform 31 mars = leveransgodkännande av systemet Från april 2014 (prel): skarpt systemläge och successiv utrullning (hälften alla inst) Hösten 2014: fortsatt utrullning (resten inst) Frågor? Projektledare Roger Haglund (5327 eller roger.haglund@gu.se)

Ladok3 Utveckling av vår studieadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson

Ladok3: Bra service för studenter och smidig administration för medarbetare

Varför Ladok3 och vad innebär det? Dagens Ladok bygger på en gammal teknisk plattform från 80-talet. Håller inte att lappa och laga. Saknar samsyn om arbetssätt för studieadministration Ladok3-projektet berör 38 lärosäten, inklusive Göteborgs universitet. Målet är att ge en bättre och säkrare service till universitetets studenter och doktorander. Det ska också bidra till en smidigare daglig studieadministration för våra medarbetare.

Vem driver projektet? Nationellt: Utveckling av systemet Ny förvaltning och drift Lokalt på Göteborgs universitet: En lokal projektgrupp förbereder, utbildar och inför systemet på vårt universitet Två representanter i det nationella Ladok3-projektet Vi erbjuds också att ha med ytterligare representanter vid nationella seminarier

De flesta berörs

Ladok3 på GU: Tidplan 2013 2014 2015 2016 2017 Delprojekt registervård Delprojekt integrationer Delprojekt verksamhetsutveckling Delprojekt utbilda Delprojekt införa februari Produktionssättning Årsredovisning (nuvarande Ladok parallellt) Produktionssättning Uppföljningar (nuvarande Ladok parallellt) Produktionssättning övrig funktionalitet

Ladok3-projektets hemsida http://medarbetarportalen.gu.se/ladok3/

http://medarbetarportalen.gu.se/ladok3

Kontakta oss gärna Barbro Carlsson Projektledare barbro.carlsson@gu.se, 0703-79 02 54 Ann-Marie Strand Delprojektledare registervård och konvertering ann-mari.strand@gu.se, 031-786 18 70

Frågor och svar

Fika, mingel och fler frågor