Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening Datum: 2009-04-28, kl. 15.45 Plats: Blå rummet, EC Ordförande: Christer Gerdin, TM08 Sekreterare: Karin Andersson, TM08 Övriga närvarande: Isabel Carlebom, TM08 Patrik Torstensson, TM08 Samuel Sjödin, TM08 Karin Bertelman, TM08 Kristin Skjutar, TM08 Fredrik Hansson, TM08 Mira Singer, TM08 (gick 17.00) Sammanfattning (sammanfattad den 7/5) o Karin B skriver samman en kort text om TM-dagen 2009. o Patrik undersöker intresse inom utskottet angående att skria en artikel om TM till diverse studenttidningar. o Styrelsen beslutar varje möte om vilket fokusområde hemsidan bör belysa. o Kristin gör ett förslag till hemsidans framsida och skickar ut till styrelsemedlemmarna inför nästa möte. o Karin B kollar upp vad det nuvarande webhotellet kostar. o Karin B kollar upp kostnader för TM07:s Accenture-event. o Två dagar efter det att protokoll skickats ut för justering ska antingen godkännande, tillägg eller ändringar mailas till Karin A. o En alumniträff i Stockholm och en i Malmö anordnas under hösten, till vilka inbjudningarna går ut samtidigt. Eventen ska, om möjligt, vara kostnadsfria för både alumnis och studenter. I annat fall ska betalning ske på plats och inte i form av bindande anmälning. o Tacksittning för aktiva inom TMS:s utskott anordnas den 28 maj. o Varje styrelsemedlem skriver tre påståenden om sin post/sitt utskott. Dessa mailas till Karin A senast 6/5 som sedan sammanställer. o Karin B sammanställer dokumentet om TM. Övriga styrelsemedlemmar mailar förslag på kompletteringar och förbättringar till Karin B senast onsdag 6/5. o Patrik undersöker om förra årets sponsorer är intresserade av fortsatt sponsring samt uppmanar klassen (TM08) att undersöka om intresse finns hos värdföretagen i projektledarskapskursen att sponsra tröjorna.
o Daniel Estephan utbildar den nya TM-IT och dess utskott. Carl-Henric kontaktar hädanefter Kristin istället för Daniel vid problem med sidan. o TM-dagen 2010 planeras till den 29 januari. o Christer pratar med Katharina Köhler om utskicket till TM11 och när detta beräknas skickas ut. Varje styrelsemedlem skriver ihop en text om sitt utskott/sin post samt mailar denna till Christer senast onsdag 6/5. o Christer sammanställer tidsplanen för TM och skickar ut den senast onsdag 6/5. o Varje styrelsemedlem sammanställer planeringsdelen för händelser som berör deras utskott. Detta mailas senast lördag 16/5 till Christer för sammanställning. o Isabel gör en tidsplanering för mentorsrekryteringen till nästa möte. Christer och Isabel träffar Connecta den 5/5 för att diskutera framtida samarbete.
Dagordning 1 OFMÖ 2 Val av justerare 3 Godkännande av föredragningslistan 4 Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll 5 Information från ordförande Lundaloppet Rutiner för protokoll och justering 6 Information från Alumni Inställt alumnievent 7 Information från TM-Social Datum för tacksittning Nolledagen 20/5, presentation av TMS. 8 Information från Ekonomiansvarig TM-dokumentet 9 Information från TMM Priser profilkläder. 10 Information från IT Möte med C-H ang. tmonline.se
11 Information från TM-dagen Datum för TM-dagen 2010 TM-dags utskott TM-dagsplan 12 Information från TM-Utbildning Utbildningskalender 13 Information från TMA Förberedelser av TM-Advisory 2010 14 Övriga frågor 15 Tidpunkt för nästa möte 16 OFMA
1 OFMÖ Ordförande förklarade mötet öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen valde Patrik Torstensson och Mira Singer till justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan. 4 Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll Punkter som kvartår till kommande möte: o Karin B skriver samman en kort text om TM-dagen 2009. o Patrik undersöker intresse inom utskottet angående att skria en artikel om TM till diverse studenttidningar. o Styrelsen beslutar varje möte om vilket fokusområde hemsidan bör belysa. o Kristin gör ett förslag till hemsidans framsida och skickar ut till styrelsemedlemmarna inför nästa möte. o Karin B kollar upp vad det nuvarande webhotellet kostar. o Karin B kollar upp kostnader för TM07:s Accentureevent. 5 Information från ordförande Lundaloppet Christer: Endast sju personer är anmälda till årets Lundalopp. Deltagarantalet är för litet för att göra Lundaloppet till ett TMevent. Rutiner för protokoll och justering Karin A: Det vore bra om det skapades rutiner för justering av protokoll för att kunna få ut protokollen i tid till hela styrelsen.
Beslut: Två dagar efter det att protokoll skickats ut för justering ska antingen godkännande, tillägg eller ändringar mailas till Karin A. 6 Information från Alumni Inställt alumnievent Mira: Alumnieventet i Stockholm den 23/4 blev inställt på grund av för få anmälda alumnis (ca 15 st). Ett 30-tal alumnis hade aktivt visat intresse för ett alumnievent. Möjligtvis ska vi endast verka som samordnare vid framtida event, det vill säga att alumnis får deltaga till självkostnadspris. Dock bör ingen anmälan som kan kännas bindande krävas. Samuel: Det är tråkigt för utskottet om event blir inställda då mycket tid läggs på planeringen av dem. Man skulle kanske kunna tjäna samma syfte även under mindre organiserade former. Christer: TMS har en skyldighet gentemot partnerföretagen att anordna event samt att ett visst antal studenter och alumnis deltar. Mira: Finns partnerföretag finns även pengar vilket möjliggör ett gratis event även för alumnis. Intresset för eventet borde finnas där. Kristin: Intresset borde vara bättre om eventet anordnas under hösten. Karin A: Om intresset för ett event finns i Malmö borde det även finnas i Stockholm. Samuel: Inbjudningar borde kanske gå ut mycket tidigare, eller åtminstone en inbjudan via e-mail.
Mira: Det har visat sig att flertalet mailadresser varit fel. Det är oklart hur många av adresserna som är felaktiga. Det är därför bra om inbjudningar går ut även via post. Christer: Inbjudan bör gå ut minst fyra veckor i förväg. TMS behöver en klar strategi för hur eventen ska planeras i framtiden. Kristin: Förslag på att anordna både Malmö och Stockholm eventet under hösten. Karin A: Förslag på att inbjudningarna går ut gemensamt för båda eventen vilket ger möjlighet att välja det alternativ som passar bäst alternativt delta under båda träffarna. Christer: Detta skulle dessutom spara pengar för utskick. Beslut: En alumniträff i Stockholm och en i Malmö anordnas under hösten, till vilka inbjudningarna går ut samtidigt. Eventen ska, om möjligt, vara kostnadsfria för både alumnis och studenter. I annat fall ska betalning ske på plats och inte i form av bindande anmälning. 7 Information från TM-Social Datum för tacksittning Karin B: Förslag på datum för tacksittning är 14, 15 eller 28 maj. Beslut: Tacksittning för aktiva inom TMS:s utskott anordnas den 28 maj. Nolledagen, presentation av TMS Karin A: Pay It Forward kommer att anordnas som en tävling där TM11 tävlar i två lag med målet att hjälpa Stadsmissionen i Lund. TSS-grupp 1-4 tävlar mot TSS-grupp 5-8. TM08 medverkar inte i tävlingen utan finns med som faddrar i respektive lag. Beslut bör
tas angående utformning av presentationen av TMS, och hur bilderna från Styrelse kick-offen ska användas. Karin B: Förslag på att ha en berättarröst till bildspelet samt komplettera det med en film. Christer: Bör vi spinna vidare på sekt- och familjekänslan? Karin B: Vi skulle kunna inspireras av Robinson. Kristin: Vill vi helst göra en film eller ska vi endast ha bildkollaget? Karin A: Ska vi endast visa film eller ska vi presentera oss live också? Christer: Vi bör presentera och visa oss under kvällen. Kristin: Förslag på att låta de nya studenterna pussla ihop rätt bild på styrelsemedlem med styrelsepost samt med tre fristående påståenden om posten eller utskottet. Som avslutning, då rätt svar presenteras, visas fotona tagna under styrelse-kickoffen. Beslut: Varje styrelsemedlem skriver tre påståenden om sin post/sitt utskott. Dessa mailas till Karin A senast 6/5 som sedan sammanställer. 8 Information från Ekonomiansvarig TM-dokumentet Karin B: Har börjat sammanställa ett dokument om TM som skulle kunna bifogas till CV:n etc. Vill gärna ha feedback och förslag på förbättringar och kompletteringar.
Patrik: Mycket bra dokument, men det borde även finnas på engelska. Kristin: Sammanställningen känns mycket proffsig och som bra reklam för TM-programmet. Isabel: Förslag på att Carl-Henric och Lotta skriver under dem för att validera dem bättre. Samuel: Dessutom skulle de kunna stämplas med LTH- och EHLloggan. Beslut: Karin B sammanställer dokumentet om TM. Övriga styrelsemedlemmar mailar förslag på kompletteringar och förbättringar till Karin B senast onsdag 6/5. 9 Information från TMM Priser profilkläder Patrik: Har varit i kontakt med tryckeriet Ecoprint som tidigare tryckt TMS:s tröjor. Prisförslag: 298:- för hoodie inklusive tryck som lägsta pris. Piké-tröja kan fås för cirka halva priset. Dessa priser gäller för valfria färger och samtliga tröjor behöver inte vara i samma färg. Det är dock enklast för oss och mest enhetligt om alla tröjor är i samma färg. Karin B: Det finns en idé med att 08:orna kan välja mellan olika färger för att inte få två likadana tröjor. Samuel: Förra året bidrog de sponsrande företagen med 6000:- per företag varav 5000:- gick till tröjorna och 1000:- till sångböckerna. Patrik: Studenterna är troligtvis beredda att betala maximalt 200:- för hoodie och piké.
Samuel: Företagen kan erbjudas ett paket där de sponsrar tröjorna samtidigt som de får chansen att dela ut företagsmärkta produkter i marknadsföringssyfte. Christer: Det verkar oprofessionellt att be företagen om ytterligare bidrag. Beräkningar på hur mycket vi tjänar på sponsringen bör göras med tanke på de extra kostnader som tillkommer för schabloner för företagsloggor. Karin B: Det är viktigt att studenterna får tröjorna till klart reducerade priser. Christer: Under förra året sponsrade även TMS tröjorna. Christer: Vilka är främst intresserade av att ha en TM-piké? Möjligtvis räcker det med att TMS har tillgång till ett visst antal piké-tröjor, att användas ur marknadsföringssynpunkt. Patrik: En annan idé är att endast erbjuda piké-tröjor till styrelsen. Karin A: Det är viktigt att undersöka intresset hos TM11, då det är dem som främst kommer att ha nytta av dem vid marknadsföring av TM etc. Beslut: Patrik undersöker om förra årets sponsorer är intresserade av fortsatt sponsring samt uppmanar klassen (TM08) att undersöka om intresse finns hos värdföretagen i projektledarskapskursen att sponsra tröjorna. Patrik: Tidningen Campus är intresserade av en artikel om TM, men troligtvis endast om vi skriver den själva och gärna i samband med ett speciellt event.
Christer: Möjligtvis finns ett bra uppslag till en artikel efter Pay It Forward den 20/5. 10 Information från TM-IT Möte med C-H ang. tmonline.se Kristin: Daniel Estephan (TM06), utvecklaren av tmonline, har kontaktat IT-Utskottet på grund av att Carl-Henric upprepade gånger kontaktat honom vid problem med sidan. Med anledning av detta hölls ett möte med Daniel och IT-Utskottet. Eftersom Daniel utvecklat sidan från grunden ställer han gärna upp med hjälp vid stora problem, men skapar gärna en bättre rutin för lösningen på kontinuerliga, mindre problem. Daniel ställer också gärna upp och utbildar den nya TM-IT om sidan och hur den är uppbyggd. Detta är en stor tillgång då TMS måste säkerställa att information och kunskap förs vidare från klass till klass. Christer: Hur mycket jobb skulle det innebära att bygga upp en helt ny sida i jämförelse med att lära sig den gamla i detalj? Möjligtvis skulle ett projekt att bygga upp en ny sida med öppen källkod löpa vid sidan av under en längre tid, medan den gamla sidan fortfarande fungerar relativt felfritt. Det är farligt att göra sig alltför beroende av Daniel. Under denna period kunde även styrelsen tillsammans med ledningen jobba med vilken information som bör finnas med på hemsidan. Beslut: Daniel Estephan utbildar den nya TM-IT och dess utskott. Carl-Henric kontaktar hädanefter Kristin istället för Daniel vid problem med sidan. 11 Information från TM-Dagen Datum för TM-dagen 2010 Fredrik: Förslag på den 29 januari 2010. Läggs dagen senare krockar den med eee-dagarna.
TM-dags utskott Fredrik: För närvarande består utskottet av Cecilia Eskilsson, Linnea Nilsson, Linnea Sonesson, Louise Hammarberg, Mikael Henriksson samt Andreas Johnsson i TM08. TM-dagsplan Fredrik: Tanken är att ändra upplägget lite inför nästa TM-dag så att dagen blir mer inriktad mot rekrytering än mot endast företagspresentation. Till TM08 ska information ges om möjliga tjänster och trainee-platser på företaget samt till TM11 om sommarjobb och internships-platser. Företagen kommer, om möjligt, väljas ut med detta i åtanke. Målet är sex deltagande företag, finns acceptans hos företagen för mindre grupper, skulle en satsning kunna göras att få åtta deltagande företag. Dagen delas, liksom förra året, in i tre workshops. Karin B: Studenterna uppskattade att få träffa tre företag istället för två under lite kortare tid, däremot uttryckte några av företagen känslan av tidsbrist. Fredrik: Utskottet måste skicka ut specificerad information om önskat upplägg, antal studenter etc i god tid till företagen. Om dagen vinklas mer mot rekrytering skulle de deltagande studenternas CV kunna skickas till företagen i förväg. Fredrik: Linnea Nilsson är företagsansvarig. Målet är att få två TM11:or till fest- respektive dagsansvarig. I det utskick som går ut till de nyantagna med information om TM bifogar TMdagsutskottet gärna specifik information om TM-dagen med en förfrågan om engagemang. Isabel: I detta utskick borde en folder där styrelsen och utskotten beskrivs finnas med.
Beslut: TM-dagen 2010 planeras till den 29 januari. Christer pratar med Katharina Köhler om utskicket till TM11 och när detta beräknas skickas ut. Varje styrelsemedlem skriver ihop en text om sitt utskott/sin post samt mailar denna till Christer senast onsdag 6/5. 12 Information från TM-utbildning Utbildningskalender Samuel: Har sammanställt ett underlag för planering av TM-året som kan användas till att göra en lathund för när olika event, informationsdagar etc, bör genomföras samt planeras. Detta för att underlätta överlämningar mellan klasser och styrelser och så att ingen information går förlorad. Kristin: Det är bra med en uppdelning i vad som ska planeras och vad som faktiskt genomförs. Dessutom skulle en tredje rad kunna läggas till där det står vad som faktiskt hänt respektive år för att kunna få inspiration till framtida event. Christer: Planeringen avser vad som händer internt i styrelsen. Genomförandet är det som verkligen händer, påverkar alla och syns externt. Den tredje delen bör sedan belysa vad som verkligen hände och genomfördes. Beslut: Christer sammanställer tidsplanen för TM och skickar ut den senast onsdag 6/5. Varje styrelsemedlem sammanställer planeringsdelen för händelser som berör deras utskott. Detta mailas senast lördag 16/5 till Christer för sammanställning. 13 Information från TMA TMA-träff 2 genomfördes lyckat den 21/4. Förberedelser inför TM-Advisory 2010
Utskottet ska snart börja kontakta mentorerna för att undersöka intresse för nästa års mentorsprogram. Även personer som visat intresse inför nuvarande års program men som ej kunnat medverka i år skall kontaktas. Connecta har kontaktat Isabel angående TM- Advisory och ville diskutera potentiellt mentorskap. Isabel kommer att träffa representanter från Connecta den 5/5. Beslut: Isabel gör en tidsplanering för mentorsrekryteringen till nästa möte. Christer och Isabel träffar Connecta den 5/5 för att diskutera framtida samarbete. 14 Övriga frågor Fredrik: Accenture har uttryckt en oro över att de överexponerar sig gentemot TM-studenter. De kommer troligtvis bara medverka på antingen TM-dagen alternativt ett enskilt Accenture-event. TMS måste välja vad som föredras från studenternas sida. Patrik: Förslag på att erbjuda partnerföretagen enskilda event. Även Vestas har visat intresse för ett enskilt event. Christer: Accenture bör erbjudas en plats under TM-dagen. Då Accenture kontaktas kan en dialog föras angående om de föredrar ett enskilt event istället. Isabel: Det är viktigt att TMS väljer ut de företag vi helst ser anordna enskilda event. Det måste finnas en begränsning på antalet enskilda företagsdagar. Christer: Det är lämpligt att sätta en maxgräns på ett heldagsevent per termin. Om Accenture, då de kontaktas inför TM-dagen, visar intresse för ett heldagsevent ombeds de kontakta Christer. 15 Tidpunkt för nästa möte Nästa möte fastställdes till den 18/5 kl. 17.00 Blå rummet, EC.
16 OFMA Ordförande förklarade mötet avslutat. Sekreterare Ordförande Karin Andersson Christer Gerdin Justerat Mira Singer Patrik Torstensson