Bemötande*) till utvecklings- och åtgärdsrekommendationerna i utvärderingsberättelsen

1 STS 27.5.2014 111 Bemötande*) till utvecklings- och åtgärdsrekommendationerna i utvärderingsberättelsen *) skrivet i rött 3 Utvärdering av måluppfyllelsen Utvärdering av hur målen för verksamheten uppfyllts I stadens budget har man satt upp s.k. sektorsövergripande strategiska mål, vars uppfyllelse beskrivits i verksamhetsberättelsen under delen Grankullas strategiska mål - måluppfyllelse 2013. Sektorerna har beskrivit separat sin egen verksamhet och förändringarna i den. Det är svårare att se sambandet mellan budgetmålen och de ekonomiska resurser som beviljats för att genomföra dem, när budgetmålen inte framförts under sektorerna. Det är mycket viktigt att förtydliga målen för verksamheten och ekonomin för att kunna säkerställa att sektorerna arbetar enligt fullmäktiges vilja. En bra utgångspunkt när mål sätts upp kunde vara t.ex. Kommunförbundets budgetrekommendation. I budgeten 2014 och i delårsrapporterna har man försökt förtydliga uppföljningen av stadens målsättningar. Budgeten 2015 utarbetas enligt den nuvarande uppställningen. Stadsstyrelsen startar på hösten i samarbete med revisionsnämnden ett utvärderings- och utvecklingsprojekt för förbättrande av sättet hur de verksamhetsmässiga och ekonomiska målen presenteras. Utfallet av Grankulla stads strategiska mål uppvisar enligt revisionsnämndens bedömning inga betydande avvikelser från de mål som satts upp i budgeten. Utvärdering av hur målen för ekonomin uppfyllts I tabellen nedan visas hur driftsekonomidelens anslag utfallit per sektor. Med avseende på fullmäktige är det sektorspecifika verksamhetsbidraget en bindande post.

2 Käyttötalouden toteutuminen 1 000 TP TA muutokset muutettu toteuma poikkeama 2012 2013 TA Yleishallinto Toimintatuotot 3077 3213 3213 3252-39 Toimintakulut -6630-6977 -6977-7012 35 Toimintakate -3553-3764 -3764-3760 -4 Sosiaali- ja terveystoimi Toimintatuotot 3074 2628 10 2638 3209-571 Toimintakulut -25238-24906 -1199-26105 -27016 911 Toimintakate -22164-22278 -1189-23467 -23807 340 Yhdyskuntatoimi Toimintatuotot 11535 13148 13148 11915 1233 Toimintakulut -9795-10331 -10331-9551 -780 Toimintakate 1740 2817 2817 2364 453 Sivistystoimi Toimintatuotot 4705 4878 4878 5063-185 Toimintakulut -32565-34286 -168-34454 -33303-1151 Toimintakate -27860-29408 -168-29576 -28240-1336 YHTEENSÄ Toimintatuotot 22391 23867 10 23877 23439 438 Toimintakulut -74228-76500 -1367-77867 -76882-985 Toimintakate -51837-52633 -1357-53990 -53443-547 2012-->2013 toimintatuottojen kasvu- % 4,7 % toimintakulujen kasvu -% 3,6 % toimintakatteen muutos -% 3,1 % Under räkenskapsperioden beviljades totalt ca 1,4 mn euro i tilläggsanslag. Av detta gällde 1,2 mn euro social- och hälsovårdssektorn, som överskred sitt bindande, ändrade verksamhetsbidrag med 0,3 mn euro. En stor del av social- och hälsovårdssektorns anslagsöverskridning berodde på en ökning av utgifterna för köpta tjänster och på att kostnaderna för specialiserad sjukvård överstegs med ca 0,3 mn euro. Kostnaderna för specialiserad sjukvård överstegs på grund av att det användes mer tjänster än väntat. I budgeten 2014 har social- och hälsovårdens bindande verksamhetsbidrag fastställts till 22,8 mn euro, som är ca 1,0 mn euro lägre än det i bokslutet realiserade verksamhetsbidraget. För verksamhetskostnader har det för år 2014 budgeterats totalt 26,0 mn euro. Revisionsnämnden betonar vikten av en realistisk budgetering inom sektorn. En betydande del av överskridningarna inom social- och hälsovården beror på utgifterna för specialiserad sjukvård. Betalningarna till Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt har under de senaste åren kraftigt överstigit de förhandsuppskattningar som meddelats under beredningen av samkommunens budget. För att undvika eventuell underbudgetering kommer anslaget i budgeten för år 2015 att beräknas enligt utfallet under de senaste åren. Samhällstekniska sektorns verksamhetsbidrag var 0,5 mn euro lägre än budgeterat, huvudsakligen på grund av att budgeterade försäljningsvinster inte realiserades. Bildningssektorns verksamhetsbidrag utföll ca 1,3 mn euro bättre än budgeterat. Verksamhetsbidraget understegs till följd av större verksamhetsintäkter än väntat samt obesatta vakanser inom både kultur- och fritidstjänster och småbarnsfostran. I det stora hela höll bildningssektorns utgiftsdisciplin bra.

3 Totalt sett var stadens verksamhetsbidrag 0,5 mn euro bättre än i den ändrade budgeten. Stadens verksamhetsutgifter ökade med 3,6 % jämfört med året innan. Personalkostnaderna ökade med 4,1 % och utgiftsökningen inom köp av tjänster var nästan lika stor (3,7 %). Enligt Kommunförbundets bokslutsprognoser steg verksamhetskostnaderna inom kommunbranschen i genomsnitt med 2,6 %. I Grankulla har verksamhetsutgifterna ökat mer än i genomsnitt. Investeringsutfall För investeringar användes anslag på totalt 6,1 mn euro 2013. I budgeten hade ca 10 mn euro reserverats för investeringar. Revisionsnämnden uppmärksammar att alla investeringsanslag inte användes. Det är bra att ange totalkostnadskalkylerna för investeringsprojekt i budgeten. Investeringsanslag bör reserveras planmässigt i budgeten bara för projekt som kan genomföras inom den önskade tiden. Investeringsprogrammet är en långsiktig projekthelhet som fullmäktige godkänt och som även har en politisk dimension. I investeringsprogrammet uttrycker fullmäktige sin vilja beträffande projekt som ska drivas och tidsplanerna för dem. Ibland tar planeringen av projekt eller besluts- eller upphandlingsprocessen mer tid än man haft för avsikt. Den organisation som ska genomföra projekten har dessutom begränsade resurser. Om projekten ska lyckas och slutresultatet bli gott, är det synnerligen viktigt att man inte i onödan skyndar på de ovan nämnda faserna, om det inte föreligger exceptionella och tvingande orsaker till att projektet måste blir klart till ett visst datum. Överföringen av investeringsutgifter inverkar å andra sidan positivt på 2013 års bokslut och nyckeltal. Om investeringarna skulle ha genomförts enligt målen, skulle stadens låneskuld också ha vuxit i samma mån. Stadens ekonomiska situation 2013 I tallen på nästa sida har de viktigaste nyckeltalen för stadens ekonomi samlats och jämförts med motsvande nyckeltal i kommuner av samma storlek samt i Nyland och hela landet. I den senare tabellen har några av Grankulla stads centrala nyckeltal jämförts med kommuner i samma storlek enligt bokslutsprognoserna för 2013 och med landskapet Nyland. Tunnuslukujen vertailua Tunnusluku 2011 2012 2013 Vertailu 2012 tunnuslukujen osalta 6001-10.000 Uusimaa Koko maa asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,7 18,63 19,24 Asukasluvun muutos, % 1,4 1,2 2,2-0,2 1,1 0,5 Toimintatuotot/-kulut, % 21,1 17,4 18,1 18,8 27,9 24,4 Vuosikate %:a poistoista 136 103 86 61 102 71 Vuosikate, /as. 912 729 668 156 483 249 Omavaraisuus-% 31.12. 92,0 91,1 90,5 53,8 70,9 62,1 Suhteellinen velkaantuneisuus 31.12., % 11,2 12,8 13,5 44,8 46,1 48,2 Lainakanta 31.12., /as. 0 112 110 2123 2173 2261 Kassan riittävyys pv 28 24 29 23 47 30 Lähde: Suomen Kuntaliitto, Verohallinto ja tilastokeskus (kuntien taloudellisia tunnuslukuja)

4 Tunnuslukujen vertailua Tilinpäätösarviot 2013 6001-10.000 Uusimaa Tunnusluku 2011 2012 2013 asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,98 18,66 Vuosikate %:a poistoista 136 103 86 98 123 Vuosikate, /as. 912 729 668 270 581 Lainakanta 31.12., /as. 0 112 110 2380 2463 Lähde: Suomen Kuntaliitto, kuntien tilinpäätösarviot 2013 Stadens ekonomiska situation kan utgående från nyckeltalen karakteriseras som god. Stadens bokslut uppvisade ett underskott på ca 1,0 mn euro. Årsbidraget var klart svagare än året innan, och räckte inte till för att täcka de planenliga avskrivningarna. I jämförelsen är det ändå skäl att beakta den under planenliga avskrivningar bokförda befogade tilläggsavskrivningen på 0,7 milj. euro (Klostret). I bokslutet ingick inte heller försäljningsvinster enligt prognosen, utan dessa realiseras under kommande år. Stadens soliditet och relativa skuldsättningsgrad är för närvarande på en utmärkt nivå. Staden hade inga långfristiga lån vid utgången av räkenskapsperioden. Med beaktande av resultatet för räkenskapsperioden 2013 finns det i stadens balansräkning ackumulerade överskott på totalt 39,4 mn euro. Stadens verksamhetsintäkter (bl.a. försäljningsintäkter, avgiftsintäkter) täcker bara 18,1 % av verksamhetsutgifterna. Återstoden täcks med skatteinkomster, som således är av särskilt stor betydelse för staden. Stadens skatteinkomster utvecklades positivt, men statsandelarna var 0,6 mn euro lägre än året innan. Statsandelsreformerna kommer att sänka stadens statsandelar också i fortsättningen. Stadens budget 2014 uppvisar ett underskott på ca 2,4 mn euro. Ekonomiplaneåren 2015 och 2016 väntas bli positiva tack vare vinster av egendomsförsäljning. Ökningen i stadens verksamhetsutgifter har varit större än i genomsnitt under räkenskapsperioden 2013 och även under föregående period. Ambitionen har varit att bibehålla en högklassig servicenivå i staden, och därför är också kostnadsnivån hög. Att bevara servicenivån på den nuvarande nivån kan i den närmaste framtiden sätta press på att öka skatteinkomsterna och/eller göra ändringar i servicestrukturerna. Det är skäl att ta hänsyn till ändringar i statsandelssystemet när stadens ekonomiska situation granskas på längre sikt. Statsandelarna till staden kommer att sjunka avsevärt under de närmaste åren. Invånartalet har ökat i Grankulla under de senaste åren, och särskilt 2013, snabbare än i landet i genomsnitt. Till följd av befolkningstillväxten ökar efterfrågan på service. Andra faktorer som medför ökad efterfrågan på tjänster är att befolkningen åldras och de lagstadgade skyldigheterna blir fler. Staden har under de senaste åren delvis tack vare sporadiska inkomster hållit ekonomin i balans med en låg skattesats på 16,5 procent. Statsandelarna till staden har på grund av nedskärningar minskat med ett belopp som motsvarar intäkterna från 0,5 procentenheter i inkomstskattesatsen. Den statsandelsreform som genomförs fr.o.m. 2015 kommer att sänka stadens statsandelar år 2017, efter en övergångsperiod, med ett belopp som motsvarar ytterligare 0,5 procentenheter i inkomstskattesatsen. För att undvika skattehöjningar satsar staden på god hushållning i serviceproduktionen. Koncernens ekonomiska situation och utvecklingstrend Till stadskoncernen hör som dottersamfund främst fastighetsbolag, som har som uppgift att hyra bostäder. Staden utarbetar årligen ett koncernbokslut som en del av stadens bokslut. När stadens totala situation granskas bör man inte glömma koncernens andel, i koncernbalansräkningen 31.12.2013 finns det exempel-

5 vis lån för 2 246 euro per invånare. Koncernens nyckeltal är på god nivå jämfört med de genomsnittliga siffrorna i kommunkoncerner. 4 Personal Under utvärderingsåret hörde revisionsnämnden stadens personalchef och representanter för personalorganisationerna. I det stora hela ansågs det att personalfrågorna sköts bra i staden. Revisionsnämnden anser att stadens värderingar kommer bra till synes i verksamheten. En enkät om arbetstillfredsställelse genomförs regelbundet bland personalen i staden. Den senaste enkäten genomfördes på hösten 2013. I genomsnitt var resultaten bra, trots att det fanns spridning mellan nöjda och missnöjda enheter. Det är skäl att ägna särskild uppmärksamhet åt de resultat som visade ett missnöje. Enkätens medeltal var sammanlagt 3,62 på skalan 1-5. Den föregående enkäten 2010 gav medeltalet 3,56. Medeltalet var också högre än i de enkäter som jämförelsekommunerna genomfört. Trenden har således varit positiv och därför rekommenderas att man fortsätter att vidta åtgärder för att öka de anställdas arbetstillfredsställelse. I synnerhet bör man beakta de enheter där tillfredsställelsen var under stadens medeltal eller där spridningen var stor. Resultaten av enkäten om arbetstillfredsställelse har analyserats i arbetarskyddet, och i samarbete med företagshälsovården har man omedelbart reagerat på de fall där resultaten vid en enhet varit under medeltalet eller försämrats avsevärt efter föregående mätning. Sektorerna har rapporterat till personalförvaltningen om arbetsenheternas utvecklingsobjekt, och i år följer man uppfyllelsen av de mål som satts upp för att rätta till missförhållandena. Sektorernas rapporter över utvecklingsobjekt och åtgärder förs också till personalsektionen för behandling. På grundval av enkäten anser revisionsnämnden att det är särskilt viktigt att utveckla chefsarbetet i staden. Rättvisa premieringssystem, omedelbar utredning av konflikter samt en öppen diskussion och information lyftes upp som särskilda utvecklingsmål utgående från revisionsnämndens utvärderingsintervjuer och resultaten av enkäten om arbetstillfredsställelse. De grundläggande förutsättningarna för ledarskap bör säkerställas och utvecklingsdiskussioner bör bli kutym i hela organisationen. Revisionsnämnden anser att utvecklingsdiskussionerna bör bygga på en gemensam modell. I diskussionerna bör vikt fästas vid att de anställdas mål och ansvar definieras i tillräcklig omfattning. Det är bra att rapportera diskussionerna och hur de anställdas utvecklingsmål uppfyllts exempelvis till personalförvaltningen, så att en tillräcklig övervakning och iakttagandet av enhetliga principer kan säkras. Arbetsenheternas självvärdering och fastställande av utvecklingsbehoven i förhållande till stadens värderingar och mål är ett inslag i stadens strategiprocess. Arbetsenheterna planerar och utvärderar sin verksamhet och fastställer den kompetens hos enheten och individerna som behövs för att målen ska kunna nås. Utvärderingen är till hjälp när det gäller att finna arbetsenheternas och individernas utvecklingsutmaningar i förhållande till målen och strategierna. Uppgiftsbeskrivningarna och ansvarsområdena granskas årligen i samband med utvecklingssamtalen. Utvecklingssamtal har förts redan länge, och den individuella arbetsprestationens andel har blivit en inarbetad del av kommunsektorns avlöningssystem. Utvecklingssamtal kan föras både på individuellt plan och på grupp/teamnivå. Med hänvisning till punkt 6.2 i utvärderingsberättelsen instrueras cheferna att också bedöma personalens IT-kompetens och utbildningsbehov under utvecklingssamtalen. Revisionsnämnden anser att rättvisheten och jämlikheten i stadens premieringsprinciper bör säkerställas.

6 Enligt uppgifter som kommit fram i revisionsnämndens intervjuer har det förekommit också arbetsplatsmobbning i staden. I fråga om mobbning ska nolltolerans iakttas. Inom staden tillämpas ett system med motivationstillägg (engångsarvode), och på det sättet har snabb och omedelbar premiering etablerats som en form av belöning. En redogörelse för hur systemet med motivationstillägg utfallit och för bedömningsgrunderna förs också till personalsektionen. Mobbning och osakligt uppförande ska alltid rapporteras till chefen, arbetarskyddet eller personalförvaltningen för att de ska kunna ingripa. Direktiv för ingripande i trakasserier och osakligt bemötande har utarbetats, och cheferna får årligen träning i att ingripa i konflikter. På personalens arbetstillfredsställelse inverkar också kommunfältets strukturella lösningar, vilkas slutliga innehåll fortfarande är öppet. Personalens arbetshälsa har försvagats också av problem med inomhusluften. Problemen bör utredas och nödvändiga åtgärder för att lösa dem bör vidtas. Stadens multiprofessionella arbetsgrupp för inomhusklimat sammanträder regelbundet för att behandla problem med inomhusluften i olika fastigheter och reda ut vad som kan göras för att åtgärda dem. Största delen av de fall som lyfts fram kan lösas genom samarbete inom gruppen. I klara fall, t.ex. när det gäller skadade byggnads- eller hustekniska delar, kan reparationerna påbörjas omedelbart med medel från den årliga anslagsreserveringen för s.k. oförutsedda projekt. Svårare är det med sådana objekt där den eventuella luftburna orsaken till symtom måste utredas i en längre tid för att de åtgärder som vidtas ska vara korrekta. Arbetsgruppen för inomhusluft verkar i samarbete med arbetarskyddet och företagshälsovården. Enligt personalberättelsen 2013 hade staden 727 anställda (året innan 724) 31.12.2013. Av de anställda var 76 % kvinnor och 24 % män. Medelåldern bland de anställda var 47,3 år. Det ökande antalet pensioneringar medför under de närmaste åren en möjlighet att utveckla organisationen flexibelt så att den svarar mot framtida behov och därmed också nya rekryteringar. Det är skäl att i tillräckligt god tid förbereda sig på de utmaningar pensioneringarna innebär för staden genom att exempelvis granska hurdan kompetens staden behöver i framtiden, hurdan kompetens den har för närvarande och hur staden kan svara mot kommande behov. Inom sektorerna analyseras personalens åldersstruktur och sjukfrekvens samt personalomsättningen i relation till de mål som satts upp för serviceproduktionen. Utöver eventuell lagstadgad dimensionering, nationella rekommendationer och regionala jämförelser betonar vi vid utvecklandet av personalplaneringen sådana förändringar som påkallas av lagstiftningen och verksamhetsutvecklingen samt framtida kompetensbehov och nyrekryteringars inverkan på hur uppgiftsbeskrivningarna och antalet anställda utvecklas. Samtidigt bedöms hurdant kunnande som behövs för att vi ska nå våra mål och vilka förändringar som sker i kompetensen. I de anställdas sjukfrånvaro hade nästan inga förändringar skett jämfört med föregående år. Andelen sjukfrånvarodagar var 3,65 (2012; 3,67), och är således lägre än medeltalet i kommunbranschen (ca 4,5 %). Trenden är positiv och revisionsnämnden uttrycker sin tillfredsställelse med det tidiga ingripandet i frånvaron.

7 5 Utvärdering av hur de mål som ställts för kommunkoncernen uppfyllts Till stadskoncernen hör 10 bolag, av vilka 9 är fastighetsbolag. De mål som satts upp för koncernbolagen i budgeten uppfylldes planenligt. Målen gällde uthyrningsgraden. Det är bra att sätta upp också ekonomiska mål för dotterbolagen. 6 Andra observationer 6.1 Social- och hälsovård, allmänt Revisionsnämndens utvärderingsarbete baserar sig på ett arbetsprogram för utvärderingen som täcker fyraårsperioden. I arbetsprogrammet för 2013 var social- och hälsovården fokusområde. Betydande kostnadstryck och omvärldsförändringar har gällt social- och hälsovården. Statsförvaltningens social- och hälsovårdsreform, kommunstrukturutredningarna, utvecklandet av datasystem (Apottiprojektet) och planeringen av tillbyggnaden av Villa Breda har sysselsatt sektorns personal. Trots detta har social- och hälsovårdssektorns strategiska mål nåtts väl och enligt revisionsnämndens uppfattning är de producerade tjänsterna av god kvalitet. Utvärderingen av verksamhetsmålen försvåras av att de inte öppnats tillräckligt i texten. Produktionen av service i nuvarande omfattning innebär press också i form av produktionskostnader. Man bör ägna uppmärksamhet åt att social- och hälsovårdssektorns budgetering är realistisk i förhållande till föregående års utfall. Budgeteringen gällande den specialiserade sjukvården baserar sig på en serviceplan som Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt årligen fastställer tillsammans med staden. De flesta av de tjänster som social- och hälsovården producerar bygger på individens lagstadgade subjektiva rättigheter och ska därför tillhandahållas oberoende av sektorns ekonomiska läge. Till exempel de tjänster som svårt funktionshindrade har rätt till är mycket dyra, och ett nytt klientskap kan ha omedelbar inverkan på utfallet av respektive anslag. Speciellt de ovan nämnda omständigheterna gör att budgeteringen inom social- och hälsovården är en krävande uppgift. 6.1.1 Socialvård Socialvårdsenheterna har följt väl de lagstadgade kraven på behandlingstider. Personalomsättningen inom socialarbetet har dock varit stor. Dessutom väntas antalet klienter inom socialarbetet öka, och det kan medföra en brist på resurser. Revisionsnämnden fäster vikt vid en tillräcklig uppföljning av hur resurserna räcker till för att klara de lagstadgade skyldigheterna inom tidsfristerna. Genom arbetsarrangemang och precisering av uppgiftsområdena kan man i det nuvarande klientläget säkerställa att tidsfristerna håller. Om den dåliga ekonomiska situationen fortsätter, kommer antalet kunder dock att stiga ytterligare, och resursbehovet ökar när lagändringar för med sig nya förpliktelser inom bl.a. barnskyddet. Socialvården fattar också beslut om hyresbostäder och sköter löneräkningen för specialassistenter inom handikappservicen. Revisionsnämnden rekommenderar att staden ska utreda om det är ändamålsenligt att sköta dessa uppgifter inom socialvården. Beviljandet av hyresbostäder inom ramen för socialvården är att gott tillskott till strävandena att förbättra läget för de vanlottade. De handikappade är själva arbetsgivare för sina assistenter. Möjligheterna att anlita privata bokföringsbyråer för skötseln av arbetsgivarförpliktelserna utreds.

8 De sociala förmåner som Grankulla stad beviljar är kanske högre än de i grannkommunerna Revisionsnämnden anser det bra att förmånerna jämförs och att slutsatser dras utifrån de resultat dessa ger. Revisionsnämnden fäste sig vid att alla servicetagare inom handikappomsorgen ännu inte hade en vårdplan enligt handikappservicelagen. För alla klienter inom handikappservicen har det gjorts en serviceplan, eller den gamla planen har uppdaterats, bortsett från några få klienter som inte upplevt att serviceplanen är nödvändig. 6.1.1.1 Äldreomsorg Revisionsnämnden bekantade sig under utvärderingsåret med nuvarande Villa Bredas verksamhet. Nämnden konstaterade att lokaliteterna är trivsamma. Dimensioneringen av resurser inom äldreomsorgen är snäv och personalens placering vid olika verksamhetsenheter innebär en utmaning. Det förekommer också relativt många sjukfrånvarodagar inom resultatområdet, och man har löst situationen också genom att använda hyrd arbetskraft. Revisionsnämnden rekommenderar att man i staden analyserar förhållandet mellan användningen av egen personal och hyrd arbetskraft samt möjligheterna att lösa resursproblemet också genom att ändra de egna arbetsformerna. Alla enheter inom äldreomsorgen har en egen vikariepool, vilket gör det möjligt för staden att direkt anställa bekanta vikarier utan att anlita ett bemanningsföretag. Vid plötslig frånvaro blir man dock ofta tvungen att ty sig till inhyrd arbetskraft. På Ekkulla sjukhus utarbetar man som bäst en plan för hur anställda smidigt ska kunna flytta tillfälligt till andra enheter, när sjukhuset har en låg beläggning. Genom aktivt bruk av modellen för tidigt uppmärksammande försöker vi komma åt sjukfrånvaron. Tyngdpunkten när det gäller att utveckla äldreomsorgen ligger för närvarande på institutionsvård. Revisionsnämnden anser att utvecklingsresurser borde användas också till att stödja hemmaboendet. Dessutom rekommenderar revisionsnämnden att man utvecklar samarbetet mellan staden och den frivilliga arbetskraften genom att ta fram en konkret verksamhetsplan och utse en ansvarig person. I fråga om frivilligarbete möts efterfrågan och utbud inte för närvarande, och ingen i staden har koordineringsansvar. Hemvården har aktivt utvecklat verksamhetsrutinerna för att de ska svara mot klienternas ökade vårdbehov. Bland annat har antalet skötare som arbetar kvällar och veckoslut ökats vid behov. Med hjälp av resultaten av arbetstidsuppföljning under en period har man funderat ut ändringar i rutinerna för att öka andelen direkt arbete. Vid bedömningen av hemvårdsklienternas vård- och servicebehov har vi ökat det multiprofessionella samarbetet och satt upp som mål att en fysioterapeut årligen ska bedöma varje klients funktionsförmåga och det därmed sammanhängande behovet av assistans och hjälpmedel. Avdelningsskötarna ansvarar vid sina respektive enheter för koordineringen av och stödet till frivilligverksamheten. En ökning i antalet frivilliga ses inom resultatområdet som en möjlighet men kräver en tydlig ansvarsfördelning och planering av verksamheten. Tillbyggnaden av Villa Breda är ett rätt omfattande projekt i Grankullas investeringsprogram. Projektet är i planeringsfasen och det kan börja genomföras under 2014. Tillräckliga resurser bör reserveras för planeringen och genomförandet av projektet och en tillräckligt bred representation i de organ som bereder projektet bör säkras. Vederbörlig tillsyn ska ordnas under byggfasen för att man ska kunna försäkra sig om byggkvaliteten och om att planerna följs. Revisionsnämnden följer hur projektet avancerar.

9 Stadsstyrelsen har tillsatt en planeringskommitté för Villa Breda-projektet. I kommittén har stadsstyrelsen, social- och hälsovårdsnämnden och samhällstekniska nämnden samt dem underlydande tjänstemän en bred representation. Dessutom har projektet en projektchef på heltid. Utlåtanden begärs vid behov av olika sektorer och bl.a. äldrerådet. Inom ramen för projektet har det ordnats verkstäder för de boende samt anhöriga och anställda. Till genomförandefasen kopplas tillräckligt många övervakare även när det gäller de specialplanerade delarna av byggprojektet. Enligt den nuvarande planen infaller byggstarten på sommaren 2015. 6.1.2 Hälsovård Hälsovårdsenheterna fullgjorde vårdgarantiskyldigheterna väl under det gångna året. Inom mun- och tandvården har det varit en utmaning att få resurserna att räcka, och för att kunna följa vårdgarantin har man varit tvungen att använda utomstående hyrd arbetskraft. Enligt revisionsnämndens åsikt har staden en välfungerande hälsocentral och kunniga anställda. Ett uttryck för detta är att, när utvärderingsberättelsen skrevs, hade redan ca 500 invånare från andra orter valt Grankulla hälsocentrals service. Resursernas tillräcklighet kan visa sig bli en utmaning, om ett växande antal invånare från andra orter väljer hälsocentralen som sin primärvårdsplats. Användarantalet vid hälsocentralen har ökat med ca 10 % i och med att det blivit möjligt att byta hälsostation. Därför har man varit tvungen att anställa en extra sjukskötarvikarie på mottagningen. För att göra servicen lättillgängligare deltar mottagningen i projektet Hyvä Potku. I maj 2014 får man i icke-brådskande fall läkartid ca 4 6 veckor efter kontakten. Många av dem som bytt hälsostation har också sökt sig till mun- och tandvården i Grankulla. En stor utmaning inom hälsovården är befolkningens åldrande och därigenom en ökning av antalet klienter samt dimensionering av datatekniken så att den svarar mot behovet. Investeringarna i datateknik är penningmässigt betydande, och då kan Grankulla hälsocentral visa sig vara för liten för att genomföra projekten. Dessutom vill revisionsnämnden fästa uppmärksamhet vid att anslag kan användas lättare för köp av IT-tjänster eller konsulttjänster än för att anställa vikarier. Kostnaderna för elektroniska arkivet (e-arkivet) för patienthandlingar som ska tas i bruk enligt social- och hälsovårdsministeriets förordning 165/2012 uppskattas motsvara kostnaderna för det elektroniska receptet, som infördes 2012, ca 150 000 euro. Förberedelserna för e- arkivprojektet och patientdatasystemet Mediatri kräver i regel en persons arbetsinsats. Genomförandet av e-arkivet och Apotti-projektet kräver under det förberedande skedet mycket arbete också av den övriga personalen. Köp av it-tjänster är nödvändigt för att verksamheten ska löpa smidigt. Med de nuvarande resurserna är det inte möjligt att sköta dessa funktioner i egen regi. Vid hälsocentralen infördes under året ett s.k. återuppringningssystem. Syftet med återuppringningssystemet var bra, men det förekom problem när det togs i bruk. Staden bör försäkra sig om att det finns tillräckliga resurser för att utveckla och upprätthålla systemet. Revisionsnämnden följer i fortsättningen upp hur systemet fungerar. I och med att en ny sjukskötare började på våren 2014 har det varit möjligt att öka återuppringningssystemets kapacitet.

10 6.2 IT-funktioner De elektroniska tjänsterna är fortfarande i början av sin utveckling. Revisionsnämnden anser det bra att man strävar efter samarbete när projekten genomförs. Tillämpningsstommen för e-tjänster kan genomföras med samma allmänna gemensamma del för de olika sektorernas tjänster, när man först definierar och planerar allmänt processen för e-tjänster. När systemet för e-tjänster verkställs, finns det än reell risk för överlappande utvecklingsarbete vid olika sektorer, om man inte först valt en gemensam baslösning. I enlighet med it-strategin har det gjorts en heltäckande kartläggning av eventuella utvecklingsobjekt när det gäller digitala system som underlättar bruket av e-tjänster och arbetsprocesserna kring dem. Vid kartläggningen har man betonat behovet att identifiera organisationens gemensamma utvecklingsobjekt redan nu. Efter att sektorerna gett sina förslag till åtgärder och tidsscheman kommer it-ledningsgruppen att sammanställa en utvecklingsplan för e-tjänster för åren 2015 2017. Det finns stora nivåskillnader i hur personalen kan använda datateknik, och därför kan införandet av nya tillämpningar ta lång tid och nyttan av tillämpningarna (t.ex. HR-arbetsbord, intranät) vara mindre än väntat. De anställdas behov av IT-utbildning bör kartläggas minst en gång om året, och cheferna bör se till att medarbetarnas IT-kunnande utvecklas. Att grundligt utreda personalens behov av it-utbildning kräver en rätt omfattande insats på grund av det breda spektret av program, som kommer att kartläggas med cheferna för att få reda på utbildningsbehovet. 6.3 Användning av köpta tjänster Revisionsnämnden genomförde under utvärderingsåret en granskning av köp av konsulttjänster. Till granskningen valdes alla upphandlingar över 10 000 euro som inte grundade sig på långvariga avtal. Enligt granskningen gällde merparten av konsultarbetena samhällstekniska sektorn (1,9 mn euro 2011-2013, materialets totala värde 3,0 mn euro). Revisionsnämnden fäste avseende vid konkurrensutsättningen av serviceupphandling och vid att bedömningen av effekten av köp av service alltid bör göras efter upphandlingen (hur upphandlingen lyckades, om kvaliteten och nyttan motsvarade förväntningarna osv.). I fråga om ofta använda leverantörer är exempelvis systemet med ramavtal ett lämpligt förfarande för konkurrensutsättningen. Revisionsnämnden återkommer i utvärderingsberättelsen för 2014 till utvärderingen av hur avtal om köp av tjänster verkställts. T.ex. i fråga om planeringsuppdrag definieras kvalitetsfaktorerna i konkurrensutsättningsfasen, och genomförandet av uppdraget förväntas motsvara det undertecknade upphandlingsavtalet, som upprättats på basis av konkurrensutsättningen En del av upphandlingarna (t.ex. entreprenörer med årsavtal och vissa serviceupphandlingar som upprepas under året) genomförs i form av ramavtalsarrangemang, men en betydande del av uppdragen måste konkurrensutsättas som engångsupphandling av det aktuella uppdraget, som kan gälla t.ex. specialplanering. Detta är förenligt med stadens intresse i fråga om både planeringens kvalitet och kostnaderna. 6.4 Övriga observationer Revisionsnämnden lade under året i mellanrapporterna för revisionen märke till att det finns flera olika avtal i kraft om slalombacken på den av staden ägda marken. De här avtalen tycks inte upphäva varandra. Villkoren i avtalen verkar också avvika från varandra. Det är skäl för förvaltningen att bedöma ändamålsenligheten i avtalshelheten. Idrottsföreningen Kamraterna, Grankulla r.f. är avtalspart i alla avtal.

11 En genomgripande utredning om idrottsföreningarnas stödformer pågår som bäst. Utredningen blir klar på hösten, och utgående från den kommer föreningarnas avtal att förnyas vid behov. Målet är att kunna beakta eventuella ändringar i budgeten 2015. Revisionsnämnden noterade i mellanrapporterna också att det antal specialelever som staden meddelat utbildningsstyrelsen 20.9.2013 inte tycks stämma överens med antalet i elevförteckningarna vid samma tidpunkt. Det meddelade antalet specialelever var för litet. Staden får förhöjd statsandel för specialeleverna, och därför är det skäl för förvaltningen att fästa vikt vid meddelandet av uppgifter och datainsamlingsprocessen samt utnyttjandet av befintliga datasystem. Bildningssektorn har i sin egen redogörelse för intern kontroll och riskhantering visat att den är medveten om saken och söker lösning på problemet före 20.9.2014, då följande anmälan om elever och specialelever ska lämnas till Statistikcentralen och Utbildningsstyrelsen. 7 Sammanfattning Utgående från de ovan nämnda granskningsobservationerna anser revisionsnämnden att de mål fullmäktige satt upp har nåtts i tillräcklig utsträckning. Staden bör fortsättningsvis utveckla uppsättandet av verksamhetsmål, för att uppföljningen av hur de nåtts och bedömningen per sektor ska kunna göras mer heltäckande. Stadens ekonomiska situation har försvagats jämfört med året innan. Resultatet för räkenskapsperioden 2013 uppvisar ett underskott på ca 1,0 mn euro. En befogad tilläggsavskrivning på 0,7 mn euro av fastigheten Klostret inverkade på underskottet. En utmaning för stadens ekonomiska situation är också de statsandelsförluster som den kommande statsandelsreformen orsakar. Stadens utgiftsutveckling bör vara måttfull och samtidigt bör man aktivt söka möjligheter att öka verksamhetsintäkterna. Upprätthållandet av högklassig och mångsidig service kan i fortsättningen innebära en press på att öka skatteinkomsterna och/eller ändra serviceutbudet. I stadens balansräkning finns samlade överskott som utgör en buffert och ger möjligheter till att utveckla verksamheten systematiskt i en mer kostnadseffektiv riktning. Revisionsnämndens 2009-2012 observationer har tagits på allvar i ledningen av arbetet och verksamheten har utvecklats utgående från dem. Revisionsnämnden tackar alla tjänsteinnehavare som intervjuats och önskar att de observationer som framförts i den här utvärderingsberättelsen beaktas i verksamheten 2014 och när budgeten för 2015 görs upp.