System och rutiner 2009

Revisionsrapport System och rutiner 2009 Smedjebackens kommun April 2010 Robert Heed

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.1 Revisionsfråga...4 2.2 Metod och avgränsning...4 3 Leverantörsfakturahantering...6 3.1 Rutin och hantering av leverantörsfakturor...6 3.2 Attester och behörigheter...7 3.3 Intern kontroll...9 3.4 Stickprov leverantörsfakturor...9 4 Inköp och avtalstrohet...11 4.1 Inköpsmönster...11 4.2 Köptrohet...11 5 Uppföljning av noteringar från föregående års granskning...13

1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Smedjebackens kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat den löpande redovisningen och den interna kontrollen. Årets granskning har inriktats mot hanteringen av leverantörsfakturor. Sammanfattningsvis visar granskningen att rutinen för hanteringen av leverantörsfakturor till delar fungerar väl, men att den interna kontrollen kan stärkas inom flera områden. Vi vill uppmärksamma följande förbättringsområden: För att i högre grad säkerställa en enhetlig hantering och minska sårbarhet vid eventuella verksamhetsförändringar bör dokumenterade rutiner tas fram. I samband med upprättande av rutinbeskrivning bör även en riskbedömning av rutinens olika moment ske och med det som utgångspunkt bör kontrollaktiviteter planeras och genomföras. Bland annat bör kontroller införas i samband med upplägg av leverantörer. En översyn av ansvars- och arbetsfördelningen bör göras så att ingen person ensam skall kunna hantera en transaktion i alla led. Om det av till exempel bemanningsskäl inte är möjligt att låta olika personer göra de olika momenten, kan istället en extra kontroll införas vid till exempel upplägg av ny leverantör. För att stärka den interna kontrollen bör kraven höjas på attesterna, så att samtliga beslutsattester sker med namnteckning istället för signatur. Dessutom bör det säkerställas att det centrala attestreglementet följs. Säkerställa att attestreglementet med tillämpningsanvisningar är väl känt och att samtliga nämnder har beslutat om nämndspecifika tillämpningsanvisningar. För att stärka den interna kontrollen av utbetalningar bör det i de interna kontrollplanerna inkluderas kontroller som är kopplade till leverantörsfakturahanteringen. Kommunen bör se över hanteringen av leverantörer med stora fakturamängder och se om man kan hitta en effektivare hantering för att minska antalet fakturor. Vidare kan köptroheten förbättras inom vissa områden. Det har framkommit brister vid de stickprov som gjorts av leverantörsfakturor. Rekommendationen är att ytterligare information kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler och kontering förmedlas till berörda. Noteringar från tidigare år kvarstår. Kommunen bör aktivt arbeta med kvarstående punkter och redovisa en plan för hur åtgärderna ska genomföras. När nu uppgradering har gjorts av ekonomisystemet, bör bland annat arbetet med dokumentation av redovisningssystem prioriteras. 3

2 Inledning En god intern kontroll är viktig för säkerhet och förtroende i den kommunala verksamheten. Förändringar i verksamhet, organisation och teknik gör att den interna kontrollen i dess olika delar måste anpassas och utvecklas. Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Intern kontroll är ett ledningsverktyg med betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen skall säkerställa att beslut fattas på ett korrekt underlag. De skall också skydda mot medvetna eller omedvetna fel när det gäller hanteringen av kommunens tillgångar. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av kommunens revisorer att granska den löpande redovisningen och den interna kontrollen i de administrativa rutinerna rörande de områden som anges under avsnitt 2.1 Revisionsfråga. 2.1 Revisionsfråga Syftet är att kontrollera om det finns ändamålsenliga rutiner och metoder samt om dessa används inom olika delar av redovisningen. Årets granskning har inriktats mot hanteringen av leverantörsfakturor, för att bedöma statusen på hanteringen av leverantörsfakturor i kommunen. Vidare ska en bedömning göras kring rådande kultur vad gäller inköp och hantering av leverantörsfakturor. Vidare är syftet är att följa upp föregående års löpande granskning för att se vad som hänt med tidigare påtalade brister. 2.2 Metod och avgränsning Som ett led i granskningen har en så kallad registeranalys genomförts. En registeranalys innebär att kommunens databas för leverantörsfakturor förs över till ett IT-baserat granskningsverktyg där sammanställningar, matchningar och analyser kan göras på fakturaregistrets samtliga lagrade begrepp såsom leverantörsnamn, belopp, bokföringsdatum, utbetalningsdatum, verifikationsnummer, konteringsbegrepp etc. 4

Registeranalysen avser fakturor från tidsperioden 2009-01 till och med 2009-12. Fakturavolymen för perioden var ca 17 500 och uppgick till ett belopp om ca 194 Mkr fördelade på ca 1 400 leverantörer. Med utgångspunkt från registeranalysen har sedan ett stickprovsmässigt urval av leverantörsfakturor skett. I stickprovet har fakturor registrerade på ekonomiavdelningen granskats. Intervjuer har genomförts med personer på ekonomienheten för att få en översiktlig bild av hanteringen av leverantörsfakturor i kommunen samt avstämning med övriga förvaltningar. En genomgång har gjorts av attestregelmente samt avtal inom utvalda områden. 5

3 Leverantörsfakturahantering 3.1 Rutin och hantering av leverantörsfakturor Smedjebackens kommun hanterat sina leverantörsfakturor manuellt, där registrering sker på ekonomiavdelningen, socialförvaltningen samt inom barn- och utbildningsförvaltningen. På ekonomiavdelningen registreras fakturor för kommunstyrelsen, kulturförvaltningen samt miljö- och byggförvaltningen. Upplägg av ny leverantör För att kunna lägga upp en ny leverantör kräver systemet att vissa obligatoriska uppgifter anges, såsom organisationsnummer, företagsnamn, adress samt konto för betalning. Det sker inga systematiska kontroller i samband med upplägg av en ny leverantör, till exempel att leverantören innehar F-skatt. Registrering av fakturor Fakturorna ankomstregistreras och sedan sänds de ut för kontering och attest. I regel görs kontering och kontroll av fakturan av en person och sedan beslutsattesteras den innan den går tillbaka för slutregistrering. I samband med slutregistrering görs även en utanordningssignatur på fakturan. Betalning Varje dag sänds samtliga färdigattesterade fakturor till bankgirot. Fakturorna ligger sedan hos bankgirot för betalningsbevakning. Betalningar sker genom att man tar fram ett betalningsförslag och sedan en betalningsbekräftelse. Detta görs av respektive förvaltning, som registrerar fakturor. Sedan ringer respektive förvaltning till ekonomiavdelningen och meddelar vilket belopp som ska betalas ut. Dagen efter erhåller ekonomiavdelningen en signerad betalningsbekräftelse. Ekonomiavdelningen skapar sedan en fil som de sänder till bankgirot. I samband med detta görs en avstämning att de olika delbetalningarna stämmer överens med det totala belopp som ska betalas ut. Bekräftelse erhålls sedan från bankgirocentralen. Efter utbetalning arkiveras betalningsbekräftelse, totalbeloppet av utbetalningsfilen samt bekräftelse på överföringen. Rutiner Det finns inga dokumenterade rutiner centralt, som beskriver hantringen/registeringen av leverantörsfakturor eller anger vilka kontroller som bör göras i samband med upplägg av leverantörer eller registrering av fakturor. 6

Iakttagelser och kommentarer Det finns i dagsläget inga övergripande dokumenterade rutiner för hanteringen av leverantörsfakturor. För att i högre grad säkerställa en enhetlig hantering och för att minska sårbarhet vid eventuella verksamhetsförändringar är det väsentligt att det finns dokumenterade rutiner. I samband med upprättande av rutinbeskrivning bör även en riskbedömning av rutinens olika moment ske och med det som utgångspunkt bör kontrollaktiviteter planeras och genomföras. Bland annat bör kontroller införas i samband med upplägg av leverantörer. 3.2 Attester och behörigheter Kommunen har ett attestreglemente, Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner, från 2001, som beslutades i fullmäktige 2001-04-25 ( 14). Enligt attestreglementet ansvarar kommunstyrelsen för att utfärda tillämpningsföreskrifter till reglementet. Dessa har tagits i kommunstyrelsen 2001-05-08 ( 85). Enligt attestreglementet framgår att varje nämnd ska ange innebörd och omfattning av attesttanternas ansvar och att dessa ska delges kommunstyrelsen. Det anges även att varje nämnd utser eller uppdrar åt förvaltningschefen att utse befattningarna och/eller funktioner med rätt att attestera samt ersättare för dessa. Nämnden har även i uppdrag att förmedla sina krav till berörda personer. I reglementet finns begränsningar om att attestmoment inte får utföras av den som själv är personligt berörd av transaktionen eller av den som står i beroendeställning till den som transaktionen berör. I reglementet anges olika former av attest: Mottagningsattest Kontroll mot leverans/prestation Granskningsattest Kontroll av uträkning Beslutsattest Kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor Beslutsattest innebär att utbetalning får ske Behörighetsattest Kontroll av att attester och kontering skett av behöriga personer Attest kan anges via namnteckning eller signatur. I tillämpningsanvisningarna anges att utgångspunkten ska vara att minst två personer ska attestera underlaget. Undantag från detta kan göras vid små enheter där ett sådant förfarande kan orsaka att man inte får rationellt handläggande. I dessa fall bör beloppet begränsas till att omfatta högst 20 tkr. Belopp därutöver får slutligt attesteras centralt inom respektive förvaltning. 7

Attestförteckning Den förteckning som ska upprättas över aktuella attesttanter ska hållas aktuell och innehålla namnförteckning/signatur på de personer som utsetts. Originalet av förteckningen ska sändas till ekonomienheten där utanordningsattest utförs. Upplägg av ny leverantör Upplägg av nya leverantörer samt eventuella ändringar utförs i regel av samma personer som registrerar fakturan. Registrering av fakturor Registrering av fakturor utförs på socialkontoret och inom barn- och utbildningsförvaltningen (på fyra platser). För övriga registreras fakturorna på ekonomiavdelningen. Det är i regel ordinarie samt ersättare som har behörighet i systemet. Betalning Betalningsförslag görs av respektive förvaltningen som registrerar fakturor, medan skapande av betalningsfilen alltid utförs av några utsedda personer på ekonomiavdelningen. Iakttagelser och kommentarer Vid granskningstillfället hade de som registrerar leverantörsfakturor behörighet att utföra samtliga moment i leverantörsfakturahanteringen, från upplägg av leverantör till att ta fram betalningsförslag. För god intern kontroll bör ansvars- och arbetsfördelningen vara sådan att ingen person ensam skall kunna hantera en transaktion i alla led. En översyn bör därför göras för att stärka den interna kontrollen. Om det av till exempel bemanningsskäl inte är möjligt att låta olika personer göra de olika momenten, kan istället en extra kontroll införas vid till exempel upplägg av ny leverantör. För att stärka den interna kontrollen bör kraven höjas på attesterna, så att samtliga beslutsattester sker med namnteckning istället för signatur. Dessutom bör det säkerställas att det centrala attestreglementet följs, så att minst två personer attesterar fakturorna. Bedömningen är att det centrala attestreglementet inte är väl känt. Vidare har inte alla nämnder tagit beslut om tillämpningsanvisningar. Rekommendationen är att säkerställa att attestreglementet med tillämpningsanvisningar är väl känt och att samtliga nämnder har beslutat om de nämndspecifika tillämpningsanvisningarna. I samband med att en ny attestant utses bör information lämnas kring vilka regler som gäller och vilket åtagande som en attest medför. 8

3.3 Intern kontroll Några av nämnderna har eller har haft kontrollmoment kring leverantörsfakturor i de interna kontrollplanerna. Iakttagelser och kommentarer För att stärka den interna kontrollen av utbetalningar bör det i de interna kontrollplanerna inkluderas kontroller som är kopplade till leverantörsfakturahanteringen. 3.4 Stickprov leverantörsfakturor Vi har granskat fakturor inom kostnadsslagen bostadsanpassning, leasing, representation, resor, personalrepresentation samt utbildning. Tabellen nedan visar vilka kontroller vi har gjort för respektive kostnadsslag: Kostnadsslag Syfte Deltagare Moms Bostadsanpassning * Leasing ** X X Representation *** X X X Resor X X Personal - representation *** X X X Utbildning X X * Inget momsavdrag medges för bostadsanpassningsåtgärder ** Momsavdrag medges endast med 50 % vid leasing av personbil *** Momsavdrag max 22,50 per person Vi har även granskat att fakturorna är rätt konterade, att attestering skett i enlighet med fastlagd rutin samt att fakturan uppfyller de formella kraven. Resultat Bostadsanpassning Kostnader för bostadsanpassningsåtgärder är åtgärder som utförs i enskilda personers privatbostäder. Av den anledningen omfattas kostnaderna av avdragsförbud för ingående moms för stadigvarande bostad. De granskade fakturor har hanterats på ett korrekt sätt avseende momsavdrag. 9

Leasing I de fall kommunen leasar en personbil, medges endast avdrag med 50 % av den ingående momsen på leasingkostnaden. De granskade leasingfakturorna har hanterats på ett korrekt sätt avseende momsavdrag. Representation För representationsutgifter för lunch, middag mm får avdraget inte överstiga 90 kronor per person och måltid med tillägg för moms. Momsavdraget för en representationsmåltid uppgår då till max 22:50 kr/person (90 kr*25%). På representationsfakturorna ska det även framgå vem som deltagit samt syfte med representationen. När det gäller momshanteringen är det inte i alla lägen möjligt att avgöra om hanteringen är korrekt, eftersom det inte alltid framgår hur många som har deltagit. I de fall det har gått att bedöma förekommer det att momsavdraget är för högt. Detta gäller även de granskade personalrepresentationsfakturorna. Vidare brister det i informationen kring vilka som deltagit samt syftet med representationen. Resor och utbildning På fakturor som avser resor och utbildning ska det framgå vem som rest/deltagit i utbildningen samt för resan, vart man rest och syfte med resan, samt för utbildning, vilken utbildning som avses. Övervägande delen av de granskade resefakturorna saknar uppgift om syfte, men i regel anges uppgift om deltagare och var man har rest. På merparten av de granskade utbildningsfakturorna anges syftet/vilken utbildning som avses men på vissa saknas uppgift om deltagare eller antalet deltagare framgår men de är ej specificerade. Övrigt Genomförda kontroller visar att någon av de granskade fakturorna inte uppfyller de formella kraven (saknar till exempel information om F-skatt och/eller momssats). Generellt har kontrollerade fakturor varit korrekt konterade men det förekommer att fakturor som avser exempelvis kostnader för resor och utbildning endast konteras som utbildning alternativt resor. Iakttagelser och kommentarer Det kan konstateras att det i samband med stickprov av leverantörsfakturor har framkommit brister i den information som finnas på fakturorna. Rekommendationen är att ytterligare information kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler och kontering bör förmedlas till berörda. 10

4 Inköp och avtalstrohet 4.1 Inköpsmönster För att se vissa inköpsmönster inom kommunen redovisas nedan antalet fakturor per leverantör och antalet fakturor för de leverantörer med flest antal fakturor. Antalet inköp under perioden från respektive leverantör har fördelats enligt nedan: Antal fakturor Antal leverantörer 1 639 2-5 501 6-25 224 26-97 För den period som registeranalysen avser betalades fakturor till 1 461 leverantörer. Av dessa gjordes utbetalningar till 639 leverantörer via enbart 1 faktura. Detta motsvarar 44 % av det totala antalet leverantörer. För 1 140 leverantörer förekom det 5 fakturor eller färre (78 %). Några leverantörer har stora fakturamängder: Leverantör Antal fakturor Telia Sverige AB 1 249 Dala Kraft AB 981 Servera R&S 795 Maserfrakt Distribution AB 725 Maserfrakt Anläggning AB 609 Smedjebacken Energi AB 532 4.2 Köptrohet I granskningen har stickprov gjorts för inköp inom ett par områden, som presenteras nedan. En analys har genomförts av de kostnader som har bokförts på respektive konto (kostnadsslag), för att se hur stor andel av inköpen som gjorts från leverantörer där ramavtal finns. 11

Livsmedel Beträffande livsmedel finns avtal tecknade med tio leverantörer. För granskad period finns inköp gjorda från 69 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Av den totala kostnaden på 5,7 Mkr för kostnadsslaget avser 5,2 Mkr inköp från någon av de tio leverantörer som kommunen har ramavtal med. Detta motsvara ca 91%. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 10 5 231 91 Inköp från leverantörer utan ramavtal 59 512 9 Totalt 69 5 743 Förbrukningsmaterial Beträffande förbrukningsmaterial finns avtal tecknat med fem leverantörer. För granskad period finns inköp gjorda från 133 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Av den totala kostnaden på 1,4 Mkr för kostnadsslaget avser 1,0 Mkr inköp från de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Detta motsvara ca 73%. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 5 1 047 73 Inköp från leverantörer utan ramavtal 128 387 27 Totalt 133 1 434 Iakttagelser och kommentarer Ovanstående sammanställning visar på att köptroheten delvis är god inom de kontrollerade områdena, men kan förbättras ytterligare. För livsmedel är den förhållandevis god, medan den är sämre för förbrukningsmaterial. Det är viktigt att löpande information lämnas kring aktuella avtal samt att uppföljning kring köptrohet görs kontinuerligt. I internkontrollplanen som beslutades under 2008 återfinns en punkt kring analys av avtalstrohet mot kommunens avtalsleverantörer. Kommunen bör även se över hanteringen av de leverantörer som har stora fakturamängder och se om man kan hitta en effektivare hantering genom att exempelvis minska antalet fakturor. 12

5 Uppföljning av noteringar från föregående års granskning I samband med årets löpande granskning har en avstämning gjorts av noteringar från föregående års granskning. Några större utvecklingsinsatser har inte gjorts inom nedanstående områden: Dokumentation av redovisningssystem Utveckling av ett skriftligt regelverk för projekthantering och utformning av tydliga och mer heltäckande regler/rutiner avseende hantering av projekt. Förtydligande av rutiner och principer för hantering av anläggningstillgångar samt uppdatering av anläggningsregistret genom att genomföra inventering av maskiner och inventarier. Upprättande av avstämningsplan för balanskonton samt rutiner för uppföljning av resultatkonton Dokumentation av rutiner och genomförande av riskanalyser Iakttagelser och kommentarer Kommunen bör aktivt arbeta med ovanstående punkter och redovisa en plan för hur åtgärderna ska genomföras. När nu uppgradering har gjorts av ekonomisystemet, bör bland annat arbetet med dokumentation av redovisningssystem prioriteras. 13