Upphandlingsprotokoll

SID 1 (12) Upphandlingsprotokoll Upphandling av Kommunikationstjänster Informationskampanj avseende brott i nära relationer

SID 2 (12) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 UPPHANDLINGENS OMFATTNING... 3 1.3 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE... 3 1.4 ANNONSERING... 4 1.5 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET... 4 1.6 ANBUDSTIDEN... 4 1.7 INKOMNA ANBUD... 4 1.8 UTGÅNGSPUNKTER FÖR PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV INKOMNA ANBUD... 4 2 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR... 5 2.1 LE BUREAU SUÉDE KOMMANDITBOLAG (ANBUD1)... 5 2.2 GULLERS GRUPP INFORMATIONSRÅDGIVNING (ANBUD 2)... 5 2.3 GRANATH EURO RSCG AB (ANBUD 3)... 6 2.4 KÄRNHUSET JÄRNFELDT KARLSSON AB (ANBUD 4)... 6 2.5 NOWA KOMMUNIKATION AB (ANBUD 5)... 6 2.6 CITAT AB (ANBUD 6)... 7 2.7 PRIME PUBLIC RELATIONS I SVERIGE AB (ANBUD 7)... 7 2.8 SAMMANFATTNING... 7 3 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN... 7 3.1 GULLERS GRUPP INFORMATIONSRÅDGIVNING (ANBUD 2)... 7 3.2 GRANATH EURO RSCG AB (ANBUD 3)... 7 3.3 CITAT AB (ANBUD 6)... 7 3.4 PRIME PUBLIC RELATIONS I SVERIGE AB (ANBUD 7)... 8 3.5 SAMMANFATTNING... 8 4 ANBUDSUTVÄRDERING... 8 4.1 UTVÄRDERINGSMETOD... 8 4.2 UTVÄRDERINGSRESULTAT... 8 4.2.1 GULLERS GRUPP INFORMATIONSRÅDGIVNING (ANBUD 2)... 8 4.2.2 GRANATH EURO RSCG AB (ANBUD 3)... 9 4.2.3 CITAT AB (ANBUD 6)... 10 4.2.4 PRIME PUBLIC RELATIONS I SVERIGE AB (ANBUD 7)... 11 5 RESULTAT OCH FÖRSLAG... 12

SID 3 (12) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommunikationsavdelningen på Rikspolisstyrelsen (RPS) har upphandlat Kommunikationstjänster för Informationskampanj avseende brott i nära relationer vilket utmynnar i ett upphandlingskontrakt som gäller för RPS samt samtliga länspolismyndigheterna. Detta protokoll redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av inkomna anbud och utvärderingen av anbud som visat att ställda krav uppfylls. Brott i en nära relation tillhör det mest kränkande en person kan utsättas för. Att i sitt hem bland sina nära, där alla verkligen ska ha all rätt att känna sig trygga, utsättas för systematiskt våld eller hot om våld - inget är mer nedbrytande. Polisen har under flera år, genom en rad satsningar, tagit krafttag mot denna utbredda form av brottslighet. Genom ökad samverkan med andra intressenter och genom systematiska metoder, utbildning och information till allmänheten ska brott i nära relationer minska i omfattning och antalet brott som anmäls, utreds och lagförs öka. 1.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar kommunikationstjänster för extern kommunikation till allmänheten inom ramen för en informationskampanj avseende brott i nära relationer. Polisen har fått i uppdrag av regeringen att genomföra en informationskampanj avseende brott i nära relationer, inklusive hedersrelaterat våld och förtryck. Syftet med kampanjen ska vara att uppmärksamma dessa typer av brott och uppmuntra att brotten anmäls, d.v.s. minska mörkertalet. RPS avser att teckna avtal med en leverantör. Upphandlingen omfattar ett funktionellt helhetsåtagande där vald leverantör i samverkan med RPS planerar och genomför informationskampanj i enlighet med villkoren i underlaget. Upphandlingskontraktet gäller i tre (3) år från avtalstecknande. Därefter har RPS möjlighet att på oförändrade villkor förlänga avtalet med ett (1) år. 1.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom tillämpning av öppet förfarande vid upphandling av tjänster enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.

SID 4 (12) 1.4 Annonsering Annons om att upphandlingen påbörjades offentliggjordes genom ett meddelande som sändes till Europeiska unionens officiella tidning, Tender Electronic Daily (TED) genom OPIC - Dibus den 13 januari 2012. Meddelandet publicerades den 18 januari 2012. Tillkännagivandet har dokumentnummer 17394-2012. 1.5 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget tillhandahölls digitalt genom den länk som återfanns i annonsen om upphandling. 1.6 Anbudstiden Leverantörerna uppmanades i förfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta RPS om förfrågningsunderlaget uppfattades som oklart eller otydligt. Inkomna frågor resulterade i att 20 frågor besvarades under anbudstiden. Lämnade svar avsåg förtydligande av omständigheter redovisade i förfrågningsunderlaget och medförde inte att i förfrågningsunderlaget ställda krav förändrades eller utgick. 1.7 Inkomna anbud Anbudstiden gick ut 24 februari 2012. Sju försändelser inkom före anbudstidens utgång. Försändelserna öppnades den 27 februari 2012 och förtecknades i ett öppningsprotokoll. Följande anbud inkom i rätt tid. 1. Le Bureau Suéde Kommanditbolag, org nummer 969722-777 2. Gullers Grupp Informationsrådgivning, org. nr. 556370-4260 3. Granath Euro RSCG AB, org. nr. 556214-6786 4. Kärnhuset Järnfeldt Karlsson AB, org. nr. 556665-3092 5. Nowa Kommunikation AB, org. nr. 556693-2603 6. Citat AB, org. nr. 556558-3365 7. Prime Public Relations I Sverige AB, org. nr. 556551-0178 1.8 Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud Handläggningen av inkomna anbud har genomförts i tre steg. Inledningsvis genomfördes en prövning av att anbudet uppfyller samtliga ställda krav på leverantören angivna i förfrågningsunderlagets avsnitt 4. Därefter genomfördes en prövning av att samtliga ska-krav på Kommunikationstjänsten som anges i avsnitt 5 och att de kommersiella krav som anges i avtalet uppfylls samt att priser lämnats i enlighet med förutsättningarna i förfrågningsunderlaget. De anbud som återstod efter steg 2 deltog därefter i den avslutande anbudsutvärderingen. Förutsättningarna för prövning och utvärdering av inkomna anbud har redovisats i förfrågningsunderlaget.

SID 5 (12) För att underlätta anbudsgivares möjligheter att lämna ett fullständigt anbud har RPS i förfrågningsunderlaget lagt in formulär som anbudsgivaren kunnat använda för att lämna efterfrågade redovisningar. Kraven på likabehandling av anbudsgivare innebär att utrymmet för att begära kompletterande uppgifter avseende lämnade anbud är ytterst begränsade. Vikten av att anbuden baseras på de ställda kraven och är kompletta har av detta skäl betonats i RPS:s förfrågningsunderlag. 2 Prövning av kraven på leverantör Prövningen i steg 1 syftar till att klarlägga om leverantören uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören. Den har inte till uppgift att rangordna de anbudsgivande leverantörerna. Prövningen av kraven på leverantören utgör därmed en tröskel som anbudsgivaren måste ta sig över, innan prövningen av anbudet påbörjas. Prövningen av inkomna anbud har baserats på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven på leverantören och i anslutning till dessa av RPS efterfrågade redovisningar. 2.1 Le Bureau Suéde Kommanditbolag (anbud1) I förfrågningsunderlaget har RPS efterfrågat dels att Anbudsgivare inklusive eventuella underleverantörer ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att organisera och leverera den i upphandlingen efterfrågade tjänsten dels att detta ska visas genom CV på erbjudna konsulter inom ett flertal yrkesroller som ingår i upphandlingen. Anbudsgivare ska erbjuda flera definierade personalkategorier för att kunna visa att leverantören kan genomföra framtida uppdrag för RPS. Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet samt i anbudet inkommet CV för erbjuden Projektledare/Strateg inom digitala medier visar att anbudsgivaren inte kunnat visa att erbjuden konsult har yrkeserfarenhet motsvarande den efterfrågade i upphandlingen. Den efterfrågade redovisningen avseende erbjuden Projektledare/Strateg inom digitala medier under 4.5.5 samt inkommet CV klargör inte att erbjuden konsult har den yrkeserfarenhet inom arbete med integrerade kampanjer eller digitala medier som RPS ställt krav på. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.2 Gullers Grupp Informationsrådgivning (anbud 2) krav på leverantören är uppfyllda.

SID 6 (12) 2.3 Granath Euro RSCG AB (anbud 3) krav på leverantören är uppfyllda. 2.4 Kärnhuset Järnfeldt Karlsson AB (anbud 4) I förfrågningsunderlaget har RPS efterfrågat dels att Anbudsgivare inklusive eventuella underleverantörer ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att organisera och leverera den i upphandlingen efterfrågade tjänsten, dels att detta ska visas genom CV på erbjudna konsulter inom ett flertal yrkesroller som ingår i upphandlingen. Anbudsgivare ska erbjuda flera definierade personalkategorier för att kunna visa att leverantören kan genomföra framtida uppdrag för RPS. Av den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet framgår inte att det i förfrågningsunderlaget ställda krav på erbjudna Projektledare uppfylls. Kärnhuset Järnfeldt Karlsson AB har, genom sitt anbud, således inte visat att den av bolaget erbjuden Projektledare har erfarenhet som efterfrågas i upphandlingen. Den efterfrågade redovisningen avseende erbjuden Projektledare under 4.5.1 samt inkommet CV klargör inte att erbjuden konsult har den kunskap och den erfarenhet som RPS krävt vilket avser minst tio års dokumenterad erfarenhet som projektledare inom strategiska kommunikationstjänster. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.5 Nowa Kommunikation AB (anbud 5) I förfrågningsunderlaget har RPS efterfrågat dels att Anbudsgivare inklusive eventuella underleverantörer ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att organisera och leverera den i upphandlingen efterfrågade tjänsten, dels att detta ska visas genom CV på erbjudna konsulter inom ett flertal yrkesroller som ingår i upphandlingen. Anbudsgivare ska erbjuda flera definierade personalkategorier för att kunna visa att leverantören kan genomföra framtida uppdrag för RPS. Av den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet framgår inte att det i förfrågningsunderlaget ställda krav på erbjudna Projektledare/Strateg inom digitala medier uppfylls. Nowa Kommunikation AB har, genom sitt anbud, således inte visat att den av bolaget erbjuden Projektledare har erfarenhet som efterfrågas i upphandlingen. Den efterfrågade redovisningen avseende erbjuden Projektledare/Strateg inom digitala medier under 4.5.5 samt inkommet CV klargör inte att erbjuden konsult har den kunskap och den utbildning som RPS ställt krav på vilket avser relevant eftergymnasial utbildning. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan.

SID 7 (12) 2.6 Citat AB (anbud 6) krav på leverantören är uppfyllda. 2.7 Prime Public Relations I Sverige AB (anbud 7) krav på leverantören är uppfyllda. 2.8 Sammanfattning Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantör uppfylls. Dessa anbud går därmed vidare till steg 2, Prövning av kraven på tjänsten är uppfyllda. Gullers Grupp Informationsrådgivning (anbud 2) Granath Euro RSCG AB (anbud 3) Citat AB (anbud 6) Prime Public Relations I Sverige AB (anbud 7) 3 Prövning av kraven på Tjänsten Prövningen i steg 2 omfattar en prövning av om ställda ska-krav på tjänsten (förfrågningsunderlagets avsnitt 5) uppfylls, om anbudet accepterar de avtalsvillkor som anges i förfrågningsunderlaget, om priser lämnats i enlighet med av RPS angivna förutsättningar samt om övriga efterfrågade redovisningar lämnats i enlighet med vad som anges i förfrågningsunderlaget. Den av RPS genomförda prövningen av anbud resulterade i följande slutsatser. 3.1 Gullers Grupp Informationsrådgivning (anbud 2) krav på kommunikationstjänsten är uppfyllda. 3.2 Granath Euro RSCG AB (anbud 3) krav på kommunikationstjänsten är uppfyllda. 3.3 Citat AB (anbud 6) krav på kommunikationstjänsten är uppfyllda.

SID 8 (12) 3.4 Prime Public Relations I Sverige AB (anbud 7) krav på kommunikationstjänsten är uppfyllda. 3.5 Sammanfattning Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på Kommunikationstjänsten uppfylls. Gullers Grupp Informationsrådgivning (anbud 2) Granath Euro RSCG AB (anbud 3) Citat AB (anbud 6) Prime Public Relations I Sverige AB (anbud 7) 4 Anbudsutvärdering 4.1 Utvärderingsmetod Endast anbud som genomgått första faserna och som uppfyller samtliga krav på tjänsten genomgår den slutliga utvärderingen av anbudet. Anbuden har utvärderats efter tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån nedan redovisade kriterium: A. Effektivitet i resursanvändningen (Prispåslag om max 4500 SEK) B. Utvärdering av kommunikationsinsatser (Prispåslag om max 2400 SEK) C. Anbudspris Metoden innebär att RPS vid anbudsutvärderingen belönar de anbud med förslag som möter de påståenden som anges för uppdraget i tillräcklig omfattning. Ju högre grad anbudet möter de angivna påståendena, desto mindre har prispåslaget blivit på anbudspriset. Maximalt påslag för kriterierna A och B tillsammans är 6 900 SEK. Metoden för utvärderingen och påstående för bedömning av anbudsredovisningen återfinns i förfrågningsunderlaget. 4.2 Utvärderingsresultat 4.2.1 Gullers Grupp Informationsrådgivning (anbud 2) Timpriser för erbjudna konsulter: Senior projektledare 1 200 Art Director 1 000 Copywriter 1 000 Planner 1 100 Projektledare/strateg inom digitala medier 1 000 Anbudspris SEK 5 300

SID 9 (12) Kriterium 1 Prispåslag (maximalt 4 500 SEK) 0 Kriterium 2 Prispåslag (maximalt 1 500 SEK) 0 Utvärderingspris, SEK 5 300 Kriterium 1 Föreslagen metod möter nästan helt bedömningsförutsättningarna. Beskrivningen av det planerade arbetssättet är tydlig. Motivering till varför förslaget arbetssätt kommer att leda till effektivitet i resursanvändandet finns. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. Kriterium 2 Anbudet visar på flera dimensioner avseende hur utvärdering kommer att genomföras vilket medför att anbudsgivaren uppvisar en djup förståelse för utvärderingsmetoden. Den inkomna beskrivningen möter nästan helt bedömningsförutsättningarna i förfrågningsunderlaget. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. 4.2.2 Granath Euro RSCG AB (anbud 3) Timpriser för erbjudna konsulter: Senior projektledare 1 000 Art Director 950 Copywriter 950 Planner 950 Projektledare/strateg inom digitala medier 900 Anbudspris SEK 4 750 Kriterium 1 Prispåslag (maximalt 4 500 SEK) 0 Kriterium 2 Prispåslag (maximalt 1 500 SEK) 0 Utvärderingspris, SEK 4 700 Kriterium 1 Anbudet visar på flera dimensioner kopplat till regeringsuppdraget. Anbudet visar på djup förståelse för målgrupperna för uppdraget och har bland annat beaktat insatser för personer med funktionsnedsättning. Anbudsgivaren har en tydlig arbetsprocess som visar på förståelse i de olika stegen för beskriven metod. Anbudsgivaren kopplar arbetssättet till uppdraget och visar på hur målen för uppdraget kommer att uppnås. I referensuppdraget visas en bestående

SID 10 (12) nytta av kampanjinsatserna. Beskrivningen möter därmed helt bedömningsförutsättningarna i förfrågningsunderlaget. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. Kriterium 2 Erbjuden metod möter de dimensioner som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Föreslagen metod visar genom beskrivningen på en djup förståelse för vikten av utvärderingar, effektmätningar och djupmätningar. Anbudet kopplar tillämpad metod till regeringsuppdraget och föreslår en metod där både effektmätningar och djupmätningar ingår. Beskrivningen möter därmed helt bedömningsförutsättningarna i förfrågningsunderlaget. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. 4.2.3 Citat AB (anbud 6) Timpriser för erbjudna konsulter: Senior projektledare 900 Art Director 850 Copywriter 850 Planner 900 Projektledare/strateg inom digitala medier 900 Anbudspris SEK 4 400 Kriterium 1 Prispåslag (maximalt 4 500 SEK) 4 500 Kriterium 2 Prispåslag (maximalt 1 500 SEK) 1 500 Utvärderingspris, SEK 10 400 Kriterium 1 Beskriven metod möter inte ställda kriterier/uppdragsförutsättningar i tillräcklig utsträckning. Anbudsgivaren har inte tydligt visat att målgruppen för uppdraget finns i fokus eller vikten av att beakta målgruppens specifika förutsättningar. Anbudsgivaren visar inte hur ett planerat arbetssätt ser ut eller vilka steg som ingår i det. Det finns ingen tydlig beskrivning av bestående nytta av föreslagna kampanjinsatser. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. Kriterium 2 Anbudsgivarens förslag möter delvis bedömningsförutsättningarna och har

SID 11 (12) förbättringspotential. Erbjuden metod beaktar olika utvärderingssätt och berör såväl kvalitativa som kvantitativa utvärderingsmätningar men kopplar inte specifikt till efterfrågat uppdrag. Anbudsgivaren beskriver metoder för utvärdering, men det råder en otydlighet kring hur utvärderingsmetoderna ska tillämpas i erbjuden kampanjinsats. Föreslagen metod visar delvis på förståelse för hur utvärderingar genomförs. Föreslagen metod är generellt beskriven och har inte kopplats till målgruppen för efterfrågad kampanj, varför metoden delvis möter bedömningsförutsättningarna. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. 4.2.4 Prime Public Relations I Sverige AB (anbud 7) Timpriser för erbjudna konsulter: Senior projektledare 1 000 Art Director 1 000 Copywriter 1 000 Planner 1 000 Projektledare/strateg inom digitala medier 1 000 Anbudspris SEK 5 000 Kriterium 1 Prispåslag (maximalt 4 500 SEK) 0 Kriterium 2 Prispåslag (maximalt 1 500 SEK) 1 500 Utvärderingspris, SEK 6 500 Kriterium 1 Beskriven metod visar på vikten av att målgruppen är i fokus och motiverar varför föreslaget arbetssätt kommer att leda till effektivitet i resursanvändningen. Eftersom redovisningen visar på ett etablerat arbetssätt och bestående resultat i referensuppdraget bedöms de nästan helt möta bedömningsförutsättningarna. Exempel på tidigare uppdrag där utvärderingsmetoden använts med liknande resultat finns beskrivet. Kriterium 2 Anbudsgivarens förslag möter delvis bedömningsförutsättningarna och har förbättringspotential. Anbudsgivaren har föreslagit metoder, men kopplar inte dessa utvärderingsmetoder till de specifika målgrupperna och deras förutsättningar. Beskriven metod beaktar såväl kvantitativa som kvalitativa metoder, men fokus ligger på kvantitativa. Anbudsgivaren tydliggör inte komplexiteten i målgruppen eller hur djupmätningar används för att hantera komplexiteten.