G U I D E T I L L M E N TO R E N G U I D E T I L L D I G S O M S K A L L B Ö R J A S O M M E N T O R E L L E R R E D A N Ä R I G Å N G Här ger vi dig några tips om bl a din roll, dina arbetsuppgifter, hur du kan få stöd från konsulenter och hur du kan använda ledning och kollegor i ditt arbete som mentor.
I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G När du skall vara mentor 3 Vem är mentor? 3 Varför en mentor och vad är vinsten för verksamheten? 3 Vad gör en mentor och vilka är arbetsuppgifterna? 3 Stöd till mentorer 4 Säkra att inlärning pågår 4 Ledningen och mentorerna 4 Matchning mellan mentorn och en ny kollega 5 Avtal om mentorskapet 5 Vad skall förberedas innan kollegan kommer? 5 Vad är viktigt i introduktionen? 5 Vad skall förmedlas om arbetsplatsens kultur? 6 Starten 6 Under resans gång 6 Hur kan du främja en bekräftande dialog? 6 Uppföljning och några frågetips 7 Vad skall du inte göra som mentor? 7 G U I D E T I L L M E N T O R
N Ä R D U S K A L L V A R A M E N T O R I den här guiden definierar vi mentor som en som kan stödja en ny kollega eller praktikant, som börjar på arbetsplatsen. Mentorer kan användas som ett effektivt stöd för både gamla och nya medarbetare, till exempel nya kollegor/praktikanter med särskilt behov av stöd, nya kollegor/praktikanter med behov av kompetenshöjning eller arbetsprövning, kollegor som skall återvända efter sjukdom, nya kollegor från andra sidan Öresund, kollegor som skall börja med nya arbetsuppgifter eller på nya arbetsplats, Att använda mentorer kan också vara en generell strategi på arbetsplatsen, när nya kollegor startar eller man står inför nya utmaningar. VE M ÄR MENTOR? Mentor är oftast en kollega på arbetsplatsen, som vill medverka till att introducera en ny kollega/praktikant på arbetsplatsen. Ofta är det ledningen som väljer vem som skall vara mentor och ofta väljs en kollega, som har engagemang i arbetsplatsen och sina kollegor. VARF ÖR EN MENTOR OCH VAD ÄR VINSTEN F ÖR VERK SAMHE TEN? Mentorn är ofta en sammanhållande kraft på arbetsplatsen och ser till att den nya kollegan/praktikanten kommer bra i gång på arbetsplatsen och med arbetsuppgifterna. Mentorerna säkrar en snabb och effektiv inkörning, som skapar trygghet hos både nuvarande och nya medarbetare. Den kunskap och erfarenhet som mentorn har överförs till de nya medarbetarna. Samtidigt förmedlar mentorerna kulturen och andan i verksamheten till medarbetarna. Därigenom blir den nya kollegan socialt integrerad, vilket är ett av de områden där flest nya medarbetare känner sig osäkra. Vidare får verksamheterna träna medarbetarna (mentorerna) i kommunikation och lösningsfokuserad dialog. VAD GÖR EN MENTOR OCH VILK A ÄR ARBE TSUPPGIF TERNA? Som mentor är du med om att lära upp den nya kollegan i förhållande till arbetsuppgifter och kulturen på arbetsplatsen. Det är bra om du dagligen finns till hands för den nya kollegan, exempelvis när han/hon har frågor. Annars är det viktigt att ni avtalar några tidpunkter när ni kan träffas. Uppgifterna för en mentor är att skapa trygghet och trivsel vara kulturförmedlare introducera till arbetet introducera till den sociala gemenskapen G U I D E T I L L M E N T O R 3
När du börjar som mentor skall du inte kunna eller veta allt. Det allra viktigaste är ditt personliga engagemang som uppbackning från ledning och kollegor. Resten kommer under resans gång. S TÖD TILL MENTORER Som mentor har du möjlighet att delta i kurser och nätverk. På kurserna får du information om redskap till att introducera nya kollegor och praktikanter rollen som mentor andra verksamheters erfarenheter bekräftande dialog och kommunikation arbetsplatskultur Efter kursen har du möjlighet att hämta stöd hos konsulenter och utbildare. Är du mentor för en praktikant eller ny kollega, som har kontakt med en konsulent, handläggare eller andra kan du ofta använda också konsulenten som sparringpartner. För en mentor kan det vara bra med en sparringpartner inom verksamheten, eventuellt en facklig representant. Många mentorer berättar att de får flera personliga utmaningar i mentorskapet. SÄKR A AT T INL ÄRNING PÅGÅR En av de viktigaste uppgifterna är att lära från dig. Man lär på olika sätt. Några behöver höra vad som ska göras, andra behöver se hur uppgifterna ska utföras. Några lär genom att göra det själva eller tillsammans med dig. De flesta behöver en kombination av olika möjligheter. Du kan säkra att inlärning pågår genom att följa upp den instruktion du ger. Läs mer om detta senare under Uppföljning och Bekräftande dialog. LEDNINGEN O CH MENTORERNA Vill man ha mentorer på sin arbetsplats är det relevant att ledningen och mentorerna tillsammans formulerar strategin, arbetsuppgifterna och tidsramen. Det är alltid en gemensam uppgift och det är viktigt att internt ha klara besked till andra kollegor inom verksamheten men också utåt, eftersom det kan användas som en offensiv rekryteringsstrategi. Finns en facklig representant på arbetsplatsen kan de vara bra att ha med i planläggningen. Mentorsrollen är för många en mycket personlig uppgift och kan bli en ensam uppgift. Därför är det viktigt att mentorn får uppbackning av ledningen och eventuellt förtroendevalda. 4 G U I D E T I L L M E N T O R
MATCHNING MELL AN MENTORN OCH EN NY KOLLEGA Här kan det vara skillnad på om det är en praktikant eller en ny kollega man skall vara mentor för. Är det en praktikant, där mentorn är handledare, är det alltid en bra idé att hålla ett möte där mentorn och praktikanten kan träffa varandra. Om det är en kollega och en generell strategi på arbetsplatsen träffas mentorn och den nya kollegan först i efterhand. Men mentorn kan bli en resurs, som kan vara bra att använda vid anställningsintervjuer. AV TA L O M M E N TO R S K A P E T När en ny kollega eller praktikant börjat eller på mötet dessförinnan är det bra att avtala ramarna för mentorskapet. Här har du som mentor möjlighet att förklara vad du ser som din roll och vilket fokus ert samarbete ska ha. Klara ut syftet med mentorskapet. VAD SK ALL F ÖRBEREDA S INNAN KOLLEGAN KOMMER? Undersök vad som redan finns av introduktionsplaner, vad som eventuellt skall ändras o s v. Avtala uppdelningen av arbetet med din ledare, vad var och en är ansvarig för. Informera kollegorna om den nya praktikanten/kollegan och mentorskapet Se till att arbetsplatsen är klar, d v s att det finns arbetsredskap, plats, skåp, material m m. Klargör uppgiften som mentor vad är syftet, vem gör vad, hur mycket tid har du o s v. VAD ÄR VIK TIGT I INTRODUK TIONEN? En god inledning är att beskriva hur en vanlig arbetsdag ser ut hos er, vid vilka tidpunkter händer vad o s v. Beskriv också gärna hur introduktionen är upplagd, vad som kommer att hända när och varför. Informera gärna om fasta möten: personalmöten, gruppmöten, morgonmöten regler för möten, pauser, frukost, lunch, rökning, alkohol/droger, klädskåp, arbetskläder, kaffe/te säkerhet med maskiner, redskap, kemikalier m m traditioner: fester, jul, helgdagar särskilt för en ny kollega från andra sidan sundet kan det vara skillnad på helgdagarna vem man sjukanmäler sig till när man blir sjuk eller har ett sjukt barn vad man gör om man blir försenad fackföreningar/klubbar, facklig representant, skyddsombud, personalföreningar var man får information personalblad, personalhandbok, anslagstavlor m m informella regler: se nedan om arbetsplatskultur G U I D E T I L L M E N T O R 5
VAD SK ALL F ÖR MEDL A S OM ARBE TSPL ATSENS KULTUR? Här handlar det om att ställa dig själv och kanske några av dina (nya) kollegor ett par frågor: Vad tycker ni kännetecknar arbetsplatsen? Hur samtalar man, är tonen hård? Försök att minnas när du själv började på arbetsplatsen! Vad var annorlunda, vad var roligt, hårt (både fysiskt och psykiskt)? Vad skulle du sakna om du slutade på arbetsplatsen? Vad pratar ni om på rasterna? S TA R T E N Inlärningen kan inledas med att den nya kollegan/praktikanten går vid sidan av några dagar och ser arbetsuppgifterna. Se gärna till att utarbeta en plan för första veckan. Anordna ett möte med ledaren, som berättar mer generellt om arbetsplatsen. Introducera gärna kollegor och grupper. Visa runt på arbetsplatsen. UNDER RE SANS GÅNG Det kan vara viktigt att gå igenom alla instruktioner extra grundligt för att säkra att informationen har uppfattats. En god idé i det sammanhanget är att ställa frågor under introduktionen. Var uppmärksam på att varje gång det händer något nytt på arbetsplatsen finns behov för att säkra att informationen nått vidare till den nya kollegan/praktikanten. Uppmana den nya kollegan att fråga inga frågor är för dumma! Det är bättre att fråga än att vara osäker, för det kräver mycket energi. HUR K AN DU FR ÄM JA EN BEKR ÄF TANDE DIALOG? Vi behöver alla bli bekräftade för vår insats. Det ökar vår trivsel, vår förmåga att samarbeta och möjligheten att utvecklas. Men en bekräftande dialog är mer än att bara berömma. Bekräftelse handlar i hög grad också om att fråga. Om du intresserat frågar en kollega varför han arbetar som han gör, vad som är målet, syftet o s v får du riktigt många svar. Du får en förståelse för kollegans bevekelsegrunder och utgångspunkter. Informationen är användbar när du skall lära ut eller när det skall ske förändringar. Ge bekräftelse vid varje tänkbart tillfälle. Leta gärna efter saker hos den nya kollegan som du kan bekräfta, du kommer nog att hitta dem. Om det uppstår problem så försök fokusera på hur de kan lösas. Fråga efter vilka möjligheter kollegan/praktikanten ser, vad han gärna vill uppnå o s v. Fokusera på det som går bra och det vi gärna vill uppnå. 6 G U I D E T I L L M E N T O R
U P P F Ö L J N I N G O C H N ÅG R A F R ÅG E T I P S Uppföljningen får gärna ha flera former, exempelvis kortare samtalet under dagens lopp och planlagda möten med mer tid och rum till dialog. I uppföljningen finns två viktiga fokusområden: det yrkesmässiga (arbetsuppgifterna) och det sociala/kollegiala. I förhållande till arbetsuppgifterna: Vad fungerar bra? Var har det skett framsteg? Vad nytt har du lärt dig, vad var intressant för dig? Var finns behov för en ytterligare insats för att säkra att arbetsförhållandet blir bättre? Ge feed-back/bekräfta! Överväg om planen skall justeras! I förhållande till kollegor: Hur många kollegor finns det kontakt med? Vilka kollegor är viktiga att få kontakt med? Därmed flyttas fokus till det positiva, till det som fungerar och det som gått bra. Det är där lösningarna ligger. Hur kan vi använda detta i framtiden Hur kan du tänka dig att Vad tror du krävs VAD SK ALL DU INTE GÖR A SOM MENTOR? Gå aldrig in i en mentorsrelation, om du märker att ditt eget engagemang eller överskott inte finns. Det är mycket mer hänsynsfullt och respektfullt att säga nej tack. Mentorskapet kan bli tätt och förtroligt. En liten fara kan ligga i att mentorn och den nya kollegan får en så nära relation att den blir en integration mellan mentorn och den nya kollegan mer än mellan den nya kollegan och arbetsplatsen. Du skall som mentor inte vara behandlare, vare sig socialt, psykologiskt eller på annat sätt. Du skall stödja den nya kollegan men inte ta över ett eventuellt problem. Stödet till kollegan ligger i att du kan komma med förslag, ställa frågor som skapar ny insikt, hjälpa till med att hitta den som kan vara med och lösa problemet o s v. G U I D E T I L L M E N T O R 7
D e n n a g u i d e ä r u t g i v e n a v M e n t o r s c e n t e r Ö r e s u n d o c h f å r å t e r g e s m e d t y d l i g k ä l l h ä n v i s n i n g. L ä s o c k s å M e n t o r e r e n s a t s n i n g s o m b e t a l a r s i g s amt Ny kolle ga på en ar bet splat s me d mentor f unk tion. Mentor s center Öre sund w w w. mentorcenter. dk D e n n a g u i d e ä r u t v e c k l a d a v P r o j e k t M e n t o r p å Tv ä r s, e t t s a m a r b e t e m e l l a n Tr o l l e s b r o o c h U t v e c k l i n g s n ä m n d e n, H e l s i n g b o r g S t a d. P r o j e k t e t f i n a n s i e r a s m e d s t ö d f r å n d e n E u r o p e i s k a F o n d e n f ö r R e g i o n a l Ut ve ck ling, Inter re g IIIA f ör Öre sundsre gionen.