Förslag om införande av planeringssystem i hemtjänsten

1 (13) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Jan Idefjärd, Jan Nilsson Vård- och omsorgsnämnden Förslag om införande av planeringssystem i hemtjänsten I denna pm redovisas en uppföljning av försöksverksamhet med planeringssystemet TES i hemtjänsten samt förslag om införande av detta system i hemtjänsten. Sammanfattning Under perioden december 2006 fram till och med mars 2008 har det på uppdrag av nämnden genomförts en test av ett elektroniskt planeringssystem i fyra hemtjänstgrupper. I ett av dessa områden har även prövats insatsregistrering. I den uppföljning, som har skett av försöksverksamheten, visar det sig att fördelar erhålles för brukare och anhöriga samt för verksamheten. Planeringssystemet och insatsregi-streringen leder även till bättre kvalitetssäkring och rättssäkerhet. Med tanke på det begränsade försöket är det svårt att med säkerhet fastslå sänkta kostnader som en följd av planeringssystemet även om vissa indikationer finns på detta. Utifrån erfarenheterna av det genomförda testet är det förvaltningens bedömning att om hemtjänsten skall kunna styras på ett optimalt och effektiv sätt måste det ske med stöd av ett elektroniskt planeringssystem. Denna bedömning stöds i den processkartläggning som nyligen har genomförts i hemtjänsten av en konsultfirma. Erfarenheter från kommuner som använder elektroniskt planeringssystem är att en bättre kontinuitet fås i hemtjänstens insatser till sina brukare. Andra positiva effekter är att en bättre planering och uppföljning kommer till stånd. Även ekonomiska besparingar blir en följd av de effektiviseringar som åstadkoms genom införandet av ett elektroniskt planeringssystem. I promemorian redovisas två olika alternativ beträffande införandet av planeringssystemet. Det ena alternativet innebär att försöksverksamheten förlängs ytterligare ett halvår för att få mer erfarenheter och kunskaper innan slutligt ställningstagande tas till fortsättningen beträffande systemet. Det andra alternativet innebär att nuvarande försöksverksamhet permanentas och att planeringssystemet TES tillsammans med insatsregistrering successivt införs i resterande hemtjänstgrupper under åren 2008-2009. Införandeprocessen måste hanteras av ett införandestöd. Framtagna kalkyler visar på att ett införande av TES planeringssystem på sikt skulle ge besparingspotentialer i hemtjänsten som överstiger driftkostnaden för systemet. I ett inledningsskede vid införandet av systemet kommer dock buffertkostnader att uppstå i samband med att personalen planerar och lär sig processen. Förvaltningen förordar att TES planeringssystem med insatsregistrering successivt införs från och med 2008-09-01. TES.doc

2 (13) Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden beslöt 2005-11-10 att genomföra test av ett planeringssystem (TES) inom fyra hemtjänstgrupper med början år 2006. Vidare beslöts att effekterna av planeringsmodellen skulle utvärderas löpande under testperioden samt efter testperiodens slut och att nämnden efter utvärdering senast i mars 2007 skulle ta ställning till fortsättningen kring planeringssystemet. För genomförandet av försöksverksamheten anslogs 170 tkr år 2005, 185 tkr år 2006 samt 75 tkr år 2007 i investeringskostnader. Beskrivning av planeringssystemet Det planeringssystem som provats inom de fyra hemtjänstgruppera kallas TES. Detta digitala planeringssystem är ett verktyg för planering av de dagliga insatserna i hemtjänsten baserat på biståndsbeslut och tillgängliga resurser. Utifrån biståndsbeslutet skapas i TES en besöksplan och en insatsbeskrivning, det vill säga vilka insatser som skall utföras och när besöket skall ske. Ett individuellt schema som visar dagens insatser skrivs ut. I schemat visas dagens alla besök med insatser, tider och beskrivningar. Planering inom omsorgen omfattar många olika variabler. Med hjälp av TES planeringssystem visas överskådligt den aktuella planeringen, där rätt person med rätt kompetens utför rätt insats vid rätt tidpunkt. I försöksverksamheten med TES har också ingått att arbeta med att registrera verkställda beslut ( i fortsättningen kallad insatsregistrering). Ett begränsat prov har skett sedan december 2007 i ett av försöksområdena med insatsregistrering. Detta är ett sätt att säkerställa att alla vårdtagare får den insats som är beviljad. Personalen registrerar alla utförda besök via den rumsenhet som finns placerad hemma hos vårdtagaren. Registreringen görs med en liten enkel handterminal som förses med personalens personliga kort. Genom en knapptryckning på terminalen registreras start och sluttid för besöket samt utförda insatser. Alla registreringar överförs i realtid till databasen. Ingen information lagras således i TES-terminalen eller i det personliga kortet Användningen av planeringssystemet innebär att det säkras att alla brukare får det som de är beviljade. Även frånvaro (som semester, sjukdom, utbildning och liknande) hos brukare registreras. Planeringssystemet innebär en bättre översiktlighet och en förbättrad kontroll av att beviljade insatser blir utförda. Av bifogade bilagor framgår vilken information som kan erhållas av systemet.

3 (13) Genomförandet av försöksverksamheten Försöksverksamheten har bedrivits i följande fyra hemtjänstgrupper med nedanstående starttidpunkter: Nävertorp, 07-10 (planering påbörjades under år 2006 men olika problem med införandet fördröjde starten) Laggarhult, 06-12 Kamelen 07-06 (insatsregistrering startade dec 07) samt i Valla 07-11 Söder prövade hösten 2006 men avslutade sin försöksverksamhet efter en kort prövotid. Testperiod skulle vara 12 månader av system TES planering/optimering samt insatsregistrering i ett hemtjänstområde (inklusive integrationer med redan befintliga system som Sofia Omfale och Time Care). Innan planeringssystemet kunde tas i skarp drift har det varit en införandefas bestående av förberedelser och planering samt utbildning. Införandefasen startade i december 2005 och avslutades i mars 2006. Skarp drift skulle påbörjas i april månad 2006. Den tilltänkta planeringen fick flyttas fram till hösten 2006 på grund av tekniska fel och fel i integrationerna mellan systemen samt att semesterperioden närmade sig. Även en uppgradering av systemet Time Care och omorganisation av ett hemtjänstområde fördröjde starten. Skarp drift av planeringssystemet skedde i Laggarhult under slutet av år 2006 och i övriga grupper under 2007. Försöksperioden kom att förlängas till och med mars 2008. Projektledare för försöksverksamheten har förvaltningens it-samordnare varit. Respektive områdeschef har haft ett ansvar för genomförande i sin verksamhet. Den sammanlagda kostnaden för försöksperioden uppgår till 182 600 kr i jämförelse med den av nämnden anslagna summan på 430 000 kr för försöksperioden. De direkta kostnaderna har hållit sig inom budgeterad ram. Utöver detta har tillkommit kostnader för personal som deltagit i olika förberedelseaktiviteter. Dessa kostnader finns inte beräknade och har fått rymmas inom befintlig kostnadsram. Uppföljning av försöksverksamheten Enligt nämndens beslut 2005-11-10 skulle utvärdering kontinuerligt ske per hemtjänstområde samt en utvärdering vid testperiodens slut. Utvärderingen skulle inrikta sig på effekterna av planeringssystemet vad gäller ekonomi, personal, arbetsmiljö, schemaläggning och kvalité i verksamheten. Den fortlöpande utvärderingen, som i stället bör betecknas som en uppföljning, skedde på följande sätt. Projektledaren, berörda områdeschefer och planerare träffades ett antal gånger under 2006. Äldreomsorgschefen har deltagit i vissa träffar. Under 2007 var det färre träffar. Uppföljningen har skett i diskussionsform beträffande hur försöksverksamheten skulle utvecklas. Den löpande uppföljningen har inte skriftligt dokumenterats.

4 (13) Den slutliga uppföljningen har gjorts på följande sätt. Projektledaren har sänt ut en enkät till dels berörda områdeschefer (4 st) dels berörd personal (53 st) I följande avsnitt redovisas mer översiktligt resultatet från de två enkäterna. Vidare har samtal förts med berörda områdeschefer och planerare angående effekterna av försöksverksamheten. Även förvaltningens ekonomienhet har varit involverad i uppföljningen genom att ta fram underlag för bedömning av eventuella ekonomiska effekter av försöksverksamheten. Redovisning av uppföljning Nedan redovisas uppföljningen av försöksverksamheten. Områdeschefernas svar Följande fördelar med TES planeringssystem har angivits av områdeschefsgruppen: Bra planeringssystem, inget blir glömt. Brukare tappas inte bort. Man ser helheten bättre än med den tidigare planeringen Bra översikt, dvs vet vad man ska göra hos brukaren. Bra att all information om brukaren står på insatsschemat Avvikelserna minskar, missar ej besök. Medicinavvikelserna har minskat, en kvalitetsförbättring. Stressen har minskat. Personalen behöver inte planera sina brukare. Man slipper skriva manuellt. Arbetsuppgifterna är jämnt fördelade mellan personalen. Känslan av att ha mer tid har ökat. Med stöd av planeringssystemet får områdeschefen förbättrad överblick av och kontroll av verksamheten. Nackdelarna är följande: Kontaktmannaskapet fungerar inte fullt ut med stöd av TES. Positionering av brukarens adresser på landsbygden är ett problem då inte kartan, som finns i systemet, är aktuell. Den optimala planeringen fungerar inte alltid. Det tar mycket tid vid registrering av nya ärenden. Personalens svar I den enkät som sändes ut till berörd personal ställdes frågor kring nyttan av TES planering. 43 svar inkom av 53 möjliga. Nedan följer en redovisning av svaren. Merparten av de svarande anser att med TES - har personalen ett hjälpmedel som väl svarar upp mot deras behov. (86 % av de svarande) - får vikarier ut mer information än tidigare om vårdtagarna och vilka insatser som skall utföras. (100 %) - har diskussioner om vem som skall gå till vilken vårdtagare minskat. (65 %) - gruppen upplever mindre arbetsbelastning. (61 %) - det har blivit lättare att se behovet av vikarie. ( 54 %) - har planeringen av i vilken ordning man går till vårdtagarna blivit bättre. ( 65 %)

5 (13) Skilda åsikter i personalgruppen om att användningen av TES - har minskat den totala planeringstiden. (44 % instämmer, 33 % instämmer ej och 23 % har ingen uppfattning) - innebär att personalen kan gå ut tidigare på morgonen till sina första vårdtagare (47 % instämmer, 40 % instämmer ej och 13 % har ingen uppfattning) - har underlättat för kontaktpersonerna att kunna besöka sina brukare mer ofta (25 % instämmer, 42 % instämmer ej och 33 % har ingen uppfattning) - har inneburit att planeringen blivit jämnare och mer rättvis fördelad (54 % instämmer, 30 % instämmer ej och 16 % har ingen uppfattning). Ekonomiska effekter Den ekonomiska utvecklingen i de fyra försöksområdena har jämförts med fyra andra områden som inte använt TES. Av jämförelsen framgår att tre av försöksområdena har ett bättre ekonomiskt resultat än jämförelseobjekten medan ett område har ett likartat resultat som sitt jämförelseområde. Det är svårt att dra några slutsatser om TES betydelse för det ekonomiska resultatet med tanke på den korta försökstiden. Men det är ändå en iakttagelse som kan vara värd att notera. Erfarenheter från andra kommuner I uppföljningen har kontakt tagits med ett par andra kommuner (Eskilstuna och Köping) som använder planeringssystemet TES. Köping har dessutom insatsregistrering. Dessa kommuner redovisar samma nyttor som har identifierats i denna uppföljning. (se mer om detta i nedanstående avsnitt) I sina uppföljningar har inte dessa kommuner redovisat några ekonomiska effekter. Bedömning av försöksverksamheten utifrån uppföljning Nedan redovisas en bedömning av nyttan med planeringssystemet samt redovisning av de svårigheter, som har funnits i försöksverksverksamheten. Bedömningen bygger på vad som kan läsas ut från genomförda intervjuer och enkäter samt erfarenheter från andra kommuner. Däremot kan inte de av nämnden efterfrågade effekterna bedömas i försöks-verksamheten då ingen utvärdering har skett av dem. Skälet till detta är att fokus kom att ligga på att klara ut igångsättning och drift av försöksverksamheten. Tekniska och andra fel i planeringssystemet fördröjde igångsättningen och drog ut på tiden för försöksverksamheten. En annan svårighet har varit för verksamheterna att hålla uppe geisten utifrån de tekniska inkörningsproblemen, vilket också har lett till fördröjningar i försöksverksamheten. Det är egentligen bara ett område som kunnat genomföra planerad tid i försöksverksamheten. För övriga tre områden har det blivit kortare prövotider då man kommit igång senare under 2007. Innan dess har det även funnit ett kortare försök som har avslutats. Under hösten 2007 tillsattes en personalresurs som ett stöd i försöksverksamheten utifrån att vissa problem funnits kring styrning och utveckling av projektet.

6 (13) Det är förvaltningens bedömning att genom planeringssystemet erhålles fördelar på fyra nivåer - nytta för brukare och anhöriga - nytta genom bättre kvalitetssäkring och rättssäkerhet - nytta för personal och chefer - nyttan genom effektivisering av hemtjänstinsatser. Nytta för brukare och anhöriga Någon undersökning av systemets nytta för brukarna har inte genomförts utan följande effekter kan bedömas föreligga utifrån uppföljningen: En ökad trygghet genom bättre information, snabbare insatser och mindre risk för missar genom dokumentation med stöd av insatsregistreringen. Avvikelserna minskar. En förbättrad kvalitet genom ökad kontinuitet och bättre överrensstämmelse mellan beslut och insats. Nytta genom bättre kvalitetssäkring och rättssäkerhet Både nämnden och förvaltningen får En möjlighet till kvalitetssäkring av hemtjänsten i hela processen utifrån beslut om insats till uppföljning av utförd insats. En ökad rättssäkerhet genom att kunna kontrollera att insatser överensstämmer med fattade biståndsbeslut. Nytta för personal och områdeschefer I genomförda enkäter har följande nytta konstaterats för personalen: Bra översikt, personalen vet vad som skall göras hos brukaren. Personalen upplever sig ha ett hjälpmedel som svarar mot deras behov. Stressen har minskat i gruppen. En mer jämn fördelning har kunnat ske av arbetsuppgifterna i hemtjänstgruppen. Arbetsbelastningen i gruppen har blivit bättre. Nytta genom effektivisering av hemtjänstinsatser I enkäterna har följande fördelar under denna punkt konstaterats: Planering av i vilken ordning personalen går till sin brukare har blivit bättre. På det sättet har resvägar och besök optimerats. Snabbare omplanering vid förändringar av behov av insatser. Färre avvikelser. Vikarier får bättre information inför sina besök hos brukarna. Annan nytta som troligen föreligger men inte entydigt kunnat säkerställas i gjord uppföljning (på grund av skiljaktig mening hos personalen) är Minskad planeringstid. Bättre planering kring behovet av vikarier. Tidigare utgång till brukarna på morgonen. Underlättat för kontaktpersonerna att kunna besöka sina brukare mer ofta.

7 (13) Kvantitativ skattning av nyttan (Ekonomiska kalkyler) På grund av för kort försöksperiod går det inte att göra en bedömning av TES:s betydelse för det ekonomiska resultatet i försöksområdena även om indikationer kan ses på ett förbättrat ekonomiskt resultat i dessa områden. Efter avstämning med i försöket berörda områdeschefer och planerare är bedömningen att en effektivisering åstadkommes och leder till minskade kostnader inom följande områden: Minskad tid för planering av hemtjänstinsatser. Minskad tid för inhämtande av information inför hemtjänstbesök. Minskat behov av vikarier. Minskad administrativ tid. Minskad stress. Nedan redovisas ekonomiska kalkyler inom ovannämnda områden förutom minskad administrativ tid och minskad stress. Dessa kalkyler har stämts av med företrädare för försöksverksamheten. Minskad tid för planering Idag sker planeringen av insatser manuellt. Både en planerare och hela gruppen lägger tid på detta. Genom införande av TES kommer planeringstiden att kunna minskas. I varje område kommer en i gruppen utsedd planerare att sköta planeringen. Ett av områdena uppger att man idag lägger 25 timmar på planering. Områdeschefen skattar att denna tid skulle kunna sänkas till 15 timmar per vecka. Det är en 40 procentig minskning av tid. En mer försiktig uppskattning är att planeringstiden skulle kunna minska med 5 timmar per vecka och hemtjänstgrupp. Detta skulle ge en besparing på 750 tkr. Dock måste man vara medveten om att när planeringssystemet införs så kommer det att behövas en buffertkostnad för upprättande av planering samt att personalen skall få möjlighet att lära sig. Ett av områdena (Kamelen) redovisar en buffertkostnad på 70 tkr för detta. Liknande kostnader bedöms de tre andra områdena haft. Varje nytt område kommer att ha likartade buffertkostnader vid införande av TES innan planeringsvinsterna kan hämtas hem. Minskning av tid för inhämtande av information inför hemtjänstbesök Genom planeringssystemet förbättras personalens tillgång till aktuell information inför hembesöket. En bedömning är att denna tid kan minskas med 5 minuter per anställd de tillfällen de arbetar. Det innebär att 14 timmar (170 anställda x 5min) per vardag kan sparas. Utslaget på årsbasis (endast vardagar) skulle det bli 730 tkr ( 14 timmar x 260 dgr x 200 kr i lön per timma). Lägre kostnader för vikarier Ett rimligt antagande är att ett användande av planeringssystemet borde leda till en mindre användning av vikarier och därmed lägre kostnader. Vikariekostnaderna i hemtjänsten var under år 2007 10595 tkr. En rimlig skattning är att vikariekostnaden kan sänkas med 10 % vilket ger en besparing på cirka 1000 tkr.

8 (13) Minskad administrativ tid och minskad stress Användandet av TES borde rimligen innebära förbättringar i den administrativa situationen för områdescheferna och därmed minskad stress i deras arbetssituation. Detta borde innebära ökat utrymme för områdescheferna för andra arbetsuppgifter. Ytterligare besparingspotential kan föreligga i nedanstående områden: Systemets optimering av resvägar minskar körd väglängd Minskad tid för gång och färd (cykel och bil) Minskad kostnad för sjukskrivning på grund av arbetsmiljöförbättringar. Minskad väglängd I de kommuner som har infört verktygen menar man att kostnaderna för bilkörning minskar med cirka 20 % genom att planeringsverktyget optimerar körvägar och ger möjlighet till val av färdsätt. Variationer kan naturligtvis förekomma på grund av kommunens boendestruktur och vidsträckthet. Katrineholms kommuns bilkostnader i hemtjänsten uppgår till 1026 tkr (år 2007). En 25-procentig minskning av bilkostnaderna skulle innebära 250 tkr. Verksamhetsföreträdarna är dock tveksamma till om sådana besparingar kan åstadkommas då man bedömer sig redan idag optimera körvägar utifrån lokal kunskap om geografin. Minskad tid för gång- och färd Det finns inga uppgifter om hur mycket tid som läggs i vår hemtjänst på att gå, cykla eller köra bil till sin brukare. Erfarenheten är att användandet av TES resulterar i kortare tid för gång och färd till brukare genom en bättre logistik. Underlag finns dock inte för en kalkyl. I en annan kommun med motsvarande bilkostnader som vår kommun har besparingspotentialen beräknats till 300 tkr. Detta kan vara en indikation på storleken av besparing. Även här uttrycker våra verksamhetsföreträdare tveksamheter kring besparingar i denna storlek då bedömer sig ha en väl fungerande logistik i hemtjänstärendena. En fördel med planeringsverktyget är att tid avsätts för förflyttning vilket inte har gjorts tidigare. Enligt berörda verksamhetsföreträdare leder detta till minskad stress hos personalen. Minskad kostnad för sjukskrivning Införandet av planeringssystem i hemtjänsten har i andra kommuner lett till en förbättrad arbetsmiljö. Detta har bland annat inneburit lägre sjukskrivningskostnader. Sjuklönekostnaderna var i hemtjänsten år 2007 1085 tkr. En skattning är att 10 % av dessa kostnader skulle kunna försvinna, vilket ger en kostnadsminskning på cirka 100 tkr. Summa kostnadsbesparingar Nedan redovisas en sammanställning av kostnadsbesparingar som en effekt av införande av TES. Besparingarna beräknade på årsbasis. Sammanställning av besparingar: Minskad tid för planering 750 tkr Mindre tid för informationsinhämtande 730 tkr Lägre kostnader för vikarier 1000 tkr SUMMA 2480 tkr

Ytterligare möjliga besparingspotentialer: Minskad väglängd 250 tkr Minskad tid för gång- och färd 300 tkr Minskad kostnad för sjukskrivning 100 tkr SUMMA 650 tkr Vård- och omsorgsnämndens handling nr 20/2008 9 (13) För tydlighetens skull skall det betonas att ovanstående redovisade poster är beräkningar av möjliga besparingar vid ett införande av TES planeringssystem i hemtjänsten. Bedömning kring fortsättning I detta avsnitt redovisas förvaltningens bedömning kring fortsättningen och organisationen för detta. Fortsättningen Hemtjänsten har redan i dag en omfattande verksamhet riktad till 560 brukare och med 229 anställda. Hemtjänsten bedöms öka framöver med tanke på den demografiska utvecklingen och äldres önskan att bo kvar hemma. En väl fungerande administration behövs för att verksamheten skall bli så effektiv och kvalitativ bra som möjligt. Under främst år 2007 och fram till idag har ett planeringsverktyg (TES) prövats i fyra hemtjänstgrupper. Dessutom har i en av dessa hemtjänstgrupper genomförts en insatsregistrering på prov. Utifrån de redovisade erfarenheterna från försöksverksamheten är det förvaltningens bedömning att det prövade planeringsverktyget har givit kvalitets-, rättssäkerhets- och effektivitetsvinster även om inte effekterna har utvärderats och därmed inte har mätts. Bedömningen utifrån genomförd enkät är att det har blivit en ökad nytta för brukare, personal och ledning. Indikatorer finns även kring att ekonomin gått bättre i försöksområdena i jämförelse med icke försöksområden. Nyligen har presenterats resultatet av en processkartläggning inom hemtjänsten som en extern konsultfirma har genomfört. 1 I analysen rekommenderas att en teknisk lösning införs för att göra planeringen mindre resurskrävande och mer säker. Framtagna kalkyler visar på att ett införande av TES planeringssystem på sikt skulle ge besparingspotentialer i hemtjänsten som överstiger driftkostnaden för systemet. I ett inledningsskede vid införandet av systemet kommer dock vissa buffertkostnader att uppstå i samband med att personalen planerar och lär sig systemet. Förvaltningens samlade bedömning är att om hemtjänstverksamheten skall kunna styras och följas upp på ett effektivt sätt så bör det ske med stöd av ett elektroniskt planeringssystem. Syftet är också att åstadkomma en kvalitetssäkring inom hemtjänsten där beslutade och utförda insatser överensstämmer. 1 Processkartläggning inom hemtjänst och kostnad per brukare inom Katrineholms kommun, Ensolution, 2008-04-02

10 (13) Alternativ 1 Fortsatt försöksverksamhet För fortsättningen finns två vägar. Det ena alternativet är att försöksverksamheten får fortsätta under ytterligare ett halvår innan ställning tas till en eventuell fortsättning med systemet. Möjlighet finns då att mäta effekterna av systemet i hemtjänstverksamheten. En förutsättning för detta är att en tydlig projektorganisation etableras så att utvärderingen kan komma till stånd och skriftlig dokumentation ske. Om försöksverksamheten skall bli fullödig behöver insatsregistrering starta även i dessa områden. Ett visst insatsstöd behövs av den karaktär som funnits sedan i höstas. Alternativ 2 Permanent verksamhet Successivt införande Det andra alternativet är att nuvarande försöksverksamhet permanentas och att planeringssystemet TES tillsammans med insatsregistrering successivt införs i resterande hemtjänstgrupper under åren 2008-2009. De hemtjänstgrupper, som redan är igång med försöksverksamhet, permanentar sin TES-planering. Insatsregistrering startar även i dessa områden under år 2008. Ett av områdena är redan igång med insatsregistrering. De erfarenheter som kan dras från försöksverksamheten är behovet av en stabil styrning kring införandet av planeringssystemet. Detta måste säkerställas genom ett insatsstöd, som håller ihop införandet under åren 2008 och 2009. Denna resurs skall även vara ett stöd till områdena när de inför planeringssystemet och insatsregistreringen. Verksamhetsledningen för äldreomsorgen bör nära följa införandeprocessen. Detta kan lämpligen ske genom att insatsstödet knyts till och blir rapporteringsskyldig till hemtjänstchefen. En referensgrupp bör bildas för att följa införandet av TES. I denna grupp skall bland annat ingå fackliga representanter. Hemtjänstchefen utser referensgruppen. I respektive område, behövs en särskild avdelad resurs för att sköta planeringen enligt TES. Planerarens uppdrag måste förtydligas innan införandet startar så att inga oklarheter föreligger vad som ingår i tjänsten. I införandet tillkommer informations- och utbildningsinsatser i samband med att områdena inför planeringssystemet och insatsregistreringen. Ett införande med två områden per omgång bedöms som en lämplig takt. Varje införandeperiod omfattar två månader. Det återstår elva hemtjänstgrupper att starta TES-planeringen i och fjorton grupper att starta insatsregistreringen i. Den första införandeomgången beräknas komma igång i januari 2009 och rullar sedan på med nya starter varannan månad. Därmed kommer införandet av TES och insatsregistrering att kunna slutföras under år 2009. Tillsammans med områdescheferna bestämmer hemtjänstchefen i samråd med äldreomsorgschefen i vilken tidsordning hemtjänstgruppera skall starta. Under första delen av år 2010 kan det finnas behov av att behålla ett införandestöd för att stabilisera användandet av planeringssystemet. Kostnader för införande I bifogad bilaga redovisas kostnadsbilden för respektive införandealternativ.

11 (13) Personalkostnaden bygger på följande förutsättningar: - En heltidsanställning som projektledare (insatsstöd) under tiden den 1 augusti 31 december 2008. - En heltidsanställning som projektledare (insatsstöd) under hela år 2009. - En heltidsanställning som projektledare (insatsstöd) under januari-juni år 2010. Lönesumman är beräknad på 22 tkr per månad. Alternativ 1 Under 2008 hämtas inte hela kostnaden för TES hem av besparingar beroende på kort införandeperiod. Ett glapp på 180 tkr uppstår. Detta finansieras ur anslaget på 1100 tkr för driftkostnader av TES. Alternativ 2 Kostnaden för det successiva införandet redovisas i bilagd ekonomisk sammanställning. För detta alternativ blir kostnaderna för år 2008 enligt alternativ 1 och för år 2009 enligt den ekonomiska sammanställningen. Besparingarna har tidigare angivits till minst 2480 tkr per år när planeringssystemet har kommit i full drift. Ytterligare en besparingspotential på 650 tkr föreligger. Besparingen i sig täcker både drift och införandekostnader år 2009. Kostnadsutveckling på sikt När införandeperioden (åren 2008-2009) är avslutad sjunker driftkostnaderna och stabiliserar sig på en jämn nivå. Förvaltningens bedömning Förvaltningens bedömning är att tillräcklig kunskap och erfarenhet föreligger om nyttan med TES-planeringssystem så att en permanentning av försöksverksamheten kan ske.

12 (13) Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar a t t från och med den 1 september 2008 permanent införa TES planeringssystem med insatsregistrering inom hemtjänsten, a t t införandet skall ske successivt under åren 2008-2009 och vara avslutat senast den 31 december 2009 samt a t t godkänna den upprättade kostnads- och intäktskalkylen för införande av TES planeringssystem med insatsregistrering, Lena Andréasson Kerstin Therus Jan Idefjärd Jan Nilsson Vård- och omsorgschef Äldreomsorgschef IT-samordnare Utredare Bilagor: 1. Kostnader och effekter av införande av TES för hemtjänstens samtliga områden 2. Information från systemet

13 (13) Bilaga 1 Kostnader och besparingar vid införande av TES för hemtjänstens samtliga områden Kostnader Kostnader för TES införandet i tkr. Beräknade på årsbasis. Planeringssysten, insatsregistrering och trygghetstelefon för insatsregistrering 2008 2009 2010 2011 2012 2013-280 1075 1075 1075 1075 1075 Personalkostnader Insatsstöd 165 400 200 0 0 0 Engångskostnad i samband med start i resp grupp (11 grp x 3 tkr) 15 18 0 0 0 0 Kostnader för utbildning 50 60 15 15 15 15 Vikariekostnad 200 350 0 0 0 0 Administration, Resekostnader 20 30 20 20 20 20 Summa kostnader - 730-1933 - 1310-1110 - 1110-1110 Besparingar Besparingar för TES införandet i tkr. Beräknade på årsbasis. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 - Minskad tid för planering 100 750 750 750 750 750 Mindre tid för informationsinhämtning 100 730 730 730 730 730 Lägre kostnader för vikarier 200 1000 1000 1000 1000 1000 Summa 400 2480 2480 2480 2480 2480 Besparingspotentialer för TES införandet i tkr. Beräknade på årsbasis. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 - Minskad väglängd 50 250 250 250 250 250 Minskad tid för gång- och färdväg 75 300 300 300 300 300 Minskad tid för sjukskrivning 25 100 100 100 100 100 Summa 150 650 650 650 650 650 Besparingseffekt 2008 2009 2010 2011 2012 2013 - Besparingseffekt -180 1197 1820 2020 2020 2020