Sammanträdesprotokoll Blad 1 (13) Vård- och omsorgsnämnden Luiza Kaminska Siw Sjöholm Johansson (C) Ingela Mindemark BEVIS

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (13) Plats och tid kommunhuset rum 293 kl Beslutande Mattias Pettersson (S) Ann Svensson (S) Leif Thor (M) Klas-Gunnar Appel (S) Solveig Lindblom (S) Sinikka Famme (V) Eva Asthage (M) Luiza Kaminska (M) Siw Sjöholm Johansson (C) Ej tjänstgörande Jimmy Gustavsson (S) ersättare och övriga Inger Widman (S) deltagare Lars-Åke Lindman (S) Monika Nowicka (S) Robin Famme (V) Maria Holmström (M) Christina Cronstedt (M) Hans Trovik (FP) Margareta Friberg (MP) Agnetha West Anna-Karin Bergstén Therese Dolk Ingela Mindemark Frida Appelkvist Sekreterare Socialchef Utredare MAS IT-samordnare Underskrifter Sekreterare Agnetha West Paragrafer Ordförande Justerande Mattias Pettersson.. Eva Asthage BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Vård- och omsorgsnämnden Datum för anslagsuppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kontor Datum för anslagsnedtagande Underskrift Agnetha West

2 Sammanträdesprotokoll Blad 2 Ärende Von 88 Budgetuppföljning 2011 Von 89 Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan 2012 Von 90 Von 91 Von 92 Von 93 Von 94 Von 95 Nytt verksamhetssystem för äldre- och handikappomsorgen Svar på revisionsrapport: Granskning av intern kontroll i hanteringen av kommunens och bolagens bilar Subvention av nybyggda lägenheter inom särskilt boende Björntorp Information/rapporter Internkontrollplan Extraärende: Granskning av delegationsbeslut

3 Sammanträdesprotokoll Blad 3 Von 88 Dnr VON Budgetuppföljning 2011 Vård- och omsorgsnämndens beslut Uppföljningen godkänns. Budgetuppföljning till och med november 2011 redovisas. Nämnden redovisar en bättre prognos med tkr än i oktober. Detta beror bland annat på ökade intäkter från staten för särskilt projekt på nästan 400 tkr samt att ökningstakten på personalkostnaderna har minskat sedan oktober. Total prognos per november ca tkr. Beslutsunderlag Budgetuppföljning per oktober 2011.

4 Sammanträdesprotokoll Blad 4 Von 89 Dnr VON Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan 2012 Vård- och omsorgsnämndens beslut 1. Vård- och omsorgsförvaltningens verksamhetsplan för 2012 antas. 2. Vård- och omsorgsnämnden hemställer hos Kommunfullmäktige om möjlighet till omprioriteringar av riktade satsningar för de prioriterade områdena. Kommunfullmäktige beslutade den 9 november 2011 om Mål och budget för Innan nytt budgetår påbörjas ska varje nämnd anta en ny verksamhetsplan inför kommande år. Utöver verksamhetsplanen som antas av nämnden ska en handlingsplan för 2012 tas fram som beslutas av förvaltningsledningen. Vård- och omsorgsförvaltningen har genomgått stora förändringar under verksamhetsåret Förvaltningen har rekryterat en ny förvaltningschef, Anna-Karin Bergstén. Även politiken har med ordförandebyte och förändrade mandat bildat en ny politisk ledning. Förvaltningen har genomgått en omorganisation, med förstärkt chefsled och i och med detta har nya behov uppstått. Vård- och omsorgsförvaltningen presenterar därför en ny verksamhetsplan inför kommande budgetår, Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Vård- och omsorgskontoret Förslag till verksamhetsplan Dagens sammanträde Förslag Leif Thor (M) föreslår att ärendet återremitteras för att kompletteras med kvalificering av behovsökningen uttryckt i resurser eller procent samt förtydligande av otydligheter i budgetförslaget, speciellt för: - Vad som ingår i de olika verksamhetskostnaderna - Förklaringar av avvikelserna i driftbudgeten från Beslutsgång Ordförande frågar om Leif Thors (M) förslag och finner att nämnden avslår förslaget.

5 Sammanträdesprotokoll Blad 5 Von 89 forts. Dnr VON Reservation Leif Thor (M), Eva Asthage (M), Mårthen Backman (M) och Siw Sjöholm Johansson (C) reserverar sig mot beslutet. Förslag Mattias Pettersson (S) föreslår bifall till liggande förslag. Klas-Gunnar Appel (S) instämmer. Beslutsgång Ordförande frågar om eget förslag och finner att nämnden beslutar enligt förslaget. Reservation Leif Thor (M), Eva Asthage (M), Mårthen Backman (M) och Siw Sjöholm Johansson (C) reserverar sig mot beslutet som gäller internbudgeten. Beslut till: Kommunfullmäktige Vård- och omsorgsförvaltningen

6 Sammanträdesprotokoll Blad 6 Von 90 Dnr VON Nytt verksamhetssystem för äldre- och handikappomsorgen Vård- och omsorgsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige Från investeringsreserven anslås kr till vård- och omsorgsnämnden för investeringar i verksamhetssystem och planeringssystem. Vård- och omsorgsförvaltningen har beslutat om att upphandla ett nytt verksamhetssystem inom äldre- och handikappomsorg. I investeringsbudget för 2011 finns kr avsatt för byte av verksamhetssystem. Resterande del utöver detta, kr, behöver tas ur investeringsreserven. Bakgrunden till behovet av att byta verksamhetssystem grundar sig i att det nuvarande verksamhetssystemet har stora brister i vad systemet kan erbjuda. I dagsläget kan systemleverantören inte leverera versioner som uppfyller lagkraven. Det verksamhetssystem vi har idag har även stora brister i att kunna få fram statistik, vilket får konsekvenser avseende t ex kvalitetsmätningar och presentation av verksamheten. Driftsäkerheten brister, främst gäller det avbrott i systemet som innebär att kommunen kan äventyra patientsäkerheten. Verksamheten inom vård och omsorg är komplex och innehåller många olika verksamheter. Med ett nytt verksamhetssystem kan vi få ett system som stödjer verksamhetens samtliga processer inom äldre- och handikappomsorgen. Vi får också möjlighet till att införa den sociala dokumentationen som en modul, detta är inte möjligt i dagens verksamhetssystem utan all denna dokumentation sker med papper och penna. På det sättet ökar vi säkerheten med att kunna föra logg i den sociala dokumentationen. Om hemtjänsten skall kunna styras på ett optimalt och effektivt sätt måste det ske med stöd av ett elektroniskt planeringssystem. Vid kontakt med andra kommuner som använder system för planering och insatsregistrering kan man i framtagna kalkyler se att ett införande av TES planeringssystem ger på sikt besparingspotentialer i hemtjänsten som överstiger driftkostnaden för systemet. Besparingarna ses i minskad tid för planering och informationsinhämtande, minskade vikariekostnader men också en optimering av väglängd mellan brukarna vilket ökar effektiviteten. Vid upphandlingen av nytt verksamhetssystem valde förvaltningen att lägga till optioner på planeringssystem och insatsrapportering. Tidsmässigt så driftsätts i första hand det nya verksamhetssystemet, under våren Efter 6 månader driftsätts planeringssystemet och insatsregistreringen.

7 Sammanträdesprotokoll Blad 7 Von 90 Dnr VON Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Vård- och omsorgskontoret Utvärderingsunderlag. Beslut till: Vård- och omsorgsförvaltningen

8 Sammanträdesprotokoll Blad 8 Von 91 Dnr VON Svar på revisionsrapport: Granskning av intern kontroll i hanteringen av kommunens och bolagens bilar Vård- och omsorgsnämndens beslut 1. Tjänsteskrivelse daterad antas som svar på rapporten. 2. Socialchefen får i uppdrag att arbeta fram en riktlinje för bilanvändare och att ta hänsyn till det uppdrag som riktades till kommunchefen från kommunstyrelsen , 222. Riktlinjen ska återrapporteras till nämnden innan sommaren PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en intern kontrollgranskning avseende kommunens och bolagens bilar. Vad gäller kommunen har granskningen innefattat kommunens egen bilpool (internservice) samt hemtjänsten. I granskningen konstateras att ingen övergripande bilpolicy finns och det föreslås att en sådan upprättas. De brister som konstaterats i hemtjänsten gäller att körjournaler inte används, att bensinkorten förvaras i bilarna samt att uppföljande kontroller av bilanvändning och kostnader därav inte följs upp. Vård- och omsorgsförvaltningen avser att vidta följande åtgärder: Riktlinjer för bilanvändning ska tas fram för hela Vård- och omsorgsförvaltningen. Körjournaler ska införas. Bensinkorten med koder kommer att förvaras inlåsta och vid användande kvitteras korten ut/signeras. Enhetschef ansvarar varje månad för uppföljande kontroller av bilanvändning och uppkomna kostnader. Beslutsunderlag Granskningsrapport. Tjänsteskrivelse från Vård- och omsorgskontoret

9 Sammanträdesprotokoll Blad 9 Von 91 Dnr VON Dagens sammanträde Förslag Mattias Pettersson (S) föreslår följande tillägg: Att socialchefen får i uppdrag att ta fram en riktlinje för bilanvändare och att ta hänsyn till det uppdrag som riktades till kommunchefen från kommunstyrelsen , 222. Beslutsgång Ordförande frågar om eget tilläggsförslag och finner att nämnden beslutar enligt förslaget. Beslut till: Kommunrevisorerna Socialchef

10 Sammanträdesprotokoll Blad 10 Von 92 Dnr VON Subvention av nybyggda lägenheter inom särskilt boende Björntorp Vård- och omsorgsnämndens beslut Ärendet återremitteras för att utredas om hyrorna ska subventioneras samt i vilken omfattning och att delegera till vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott att ta beslut i ärendet. Vård och omsorgsnämnden har sedan tidigare fattat beslut om att inte subventionera hyreskostnader för personer som bor inom särskilt boende. Kustbostäder har enligt uppdrag uppfört två nya avdelningar inom särskilt boende Björntorp. Avdelningarna beräknas vara klara för inflyttning i mitten av februari I tjänsteskrivelse från Kustbostäder Rev nr 3, framgår att hyressättningen för likvärdiga lägenheter i de äldre delarna av Björntorp uppgår till kr/mån. I skrivelsen framgår även att den beräknade faktiska hyreskostnaden för de nyproducerade lägenheterna skulle uppgå till kr/mån. En hyressättning som i dag inte skulle vara möjlig att sätta utifrån personernas inkomst. Hyreskostnaden som idag anses möjlig utifrån personernas inkomst är kr/mån i 2012 års hyressättning, vilket är något högre än hyreskostnaden för de äldre lägenheterna på Björntorp. I Vård och omsorgsförvaltningens budget finns subventionen för differensen mellan till med i kostnader för hyra av Björntorp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Vård- och omsorgsnämnden Dagens sammanträde Förslag Mattias Pettersson (S) förslår att ärendet återremitteras för att utredas om hyrorna ska subventioneras samt i vilken omfattning och att delegera till vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott att ta beslut i ärendet. Beslutsgång Ordförande fråga om eget förslag och finner att nämnden beslutar enligt förslaget. Beslut till: Socialchef

11 Sammanträdesprotokoll Blad 11 Von 93 Dnr VON Information/rapporter Förvaltningschef Anna-Karin Bergstén informerar om: Rådgivningsbyrån Öppna jämförelse inom äldreomsorgen MAS Ingela Mindemark informerar om: Avgifter inom hemsjukvården Lås- och tvångsåtgärder särskilt äldreboende.

12 Sammanträdesprotokoll Blad 12 Von 94 Dnr VON Internkontrollplan Vård- och omsorgsnämndens beslut Arbetet med internkontrollplan sker måndag 13 februari Kommunstyrelsen har beslutat att varje nämnd ska upprätta en egen intern kontrollplan (KS ). Internkontroll är ett sätt att säkerställa att reglementen, politiska mål och lagar efterlevs och implementeras på ett effektivt sätt. En fungerande intern kontroll bidrar till att förbättra rutiner, upptäcka brister och allvarliga fel inom organisationen och förebygga eventuella risker. Den interna kontrollen handlar också om att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostandseffektivt sätt.

13 Sammanträdesprotokoll Blad 13 Von 95 Dnr MSN Extraärende: Granskning av delegationsbeslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott får i uppdrag att granska ett urval av delegationsbeslut och återrapportera resultatet till nämnden. Arbetet ska ske löpande vid varje sammanträde. Idag sker ingen politisk kontroll/uppföljning av de delegationsbeslut som fattas av handläggare utöver delgivningen till nämnden. Som en del av nämndens arbete med att ta ansvar för uppföljning och internkontroll kan arbetsutskottet uppdras att granska ett urval av ärendena vid sammanträdena och återrapporter till nämnden.