TJÖRNS BOSTADS AB SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsemöte nr 2 2008-05-21 1 Blad Tid och plats Onsdag den 21 maj kl. 13.00 16:30 Wallhamn Beslutande Ledamöter Martin Johansen (fp) ordf tom 28 Lars Carlsson (ka) ordf fom 29 Lars Öfverström (m) Lars-Rune Johansson (sb) Leif Göbel (s) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Justering Justerare Plats och tid Stefan Skoglundh, förvaltare Jan Gregoriusson, driftingenjör Anders Hansson, underhållsingenjör Rune Ohlsson, ekonom Zumra Boscovic, projektingenjör Berndt Grönlund, VD Bo Svensson, kommunchef, tom 17 Maria Bendtson, sekreterare Lars Öfverström (m) Fredag den 30 maj kl. 08:15 i Wallhamn Justerade paragrafer 15-35 Underskrifter Sekreterare Ordförande 15-28 29-35 Justerande BEVIS Organ Tjörns Bostads AB styrelsemöte Sammanträdesdatum 2008-05-21 Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kontoret, Wallhamn Underskrift Maria Berndtson
15 FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNING Styrelsen går igenom dagordningen. Styrelsen godkänner dagordningen med följande tillägg Byggnation av hyreshus Lilldal 1:44, punkt 14b.
16 PROTOKOLL FRÅN FÖREGÅENDE MÖTE Protokoll från styrelsemötet den 12 mars 2008 gås igenom. Styrelsen beslutar att protokollet läggs till handlingarna.
17 EKONOMISK RAPPORT Förvaltningen redogör för det ekonomiska läget och energikostnader för 2007. Styrelsen noterar informationen.
18 LÅNEPORTFÖLJ Förvaltningen informerar om aktuell låneportfölj för bolaget. Styrelsen noterar informationen.
19 REVISORERNAS PM FRÅN REVISION 2007 Förvaltningen redogör för revisorernas PM från revision av 2007 års räkenskaper och förvaltning. Styrelsen noterar revisorernas PM från revision av 2007 års räkenskaper och förvaltning.
20 SUCCESSIVT AVVECKLA STUDENTLÄGENHETERNA I HÖVIKSNÄS Studentboendet i Höviksnäs upptar stor tid både praktiskt och administrativt. Extra anställd tas in varje år för att hantera alla uppsägningar och kontraktsskrivningar. Det är även stor omflyttning bland studenterna. Klagomålen från grannar har ökat och ett flertal av studenterna har svårt att sköta ett eget boende Kommentar, från UCT, på tjänsteskrivelse delas ut på mötet. Tjänsteskrivelse Av förvaltningen upprättad tjänsteskrivelse daterad 2008-02-27 Styrelsens beslut 2008-03-12 6: Styrelsen beslutar att bordlägga ärendet. VD får i uppdrag att snarast kontakta UCT, för att diskutera framtida behov av studentlägenheter. Styrelsen upphäver tidigare beslut 2008-03-12 6. Styrelsen beslutar avslå förslaget om att successivt avveckla studentlägenheterna i Höviksnäs.
21 ÄNDRING AV RUTINER FÖR UTHYRNING AV STUDENTLÄGENHETERNA I HÖVIKSNÄS För att förenkla de administrativa rutinerna angående uthyrning till studenter på Fågelkärrsvägen och Övergårdsvägen i Höviksnäs föreslås att UCT erbjuds hyra de antal rum de önskar för sina elever till samma hyra som eleverna skulle ha betalt till TBAB. Tidigare har TBAB skrivit kontrakt med varje elev. Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att erbjuda UCT att hyra de antal rum till sina studenter som de önskar med samma hyresvillkor som om eleverna skulle ha hyrt direkt av TBAB. Utdrag: UCT
22 FIRMATECKNARE I samband med bolagsstämma varje år skall firmatecknare utses för Tjörns Bostads AB. Styrelsen beslutar att som firmatecknare utse ordförande, vice ordförande samt bolagets VD att två i förening teckna bolaget. Dessutom har VD rätt att teckna bolaget beträffande löpande förvaltningsåtgärder.
23 ATTESTRÄTT Föreligger förslag till attesträtt vid utbetalning till VD, ordförande och vice ordförande. Styrelsen beslutar att attesträtt för ledamöter i Tjörns Bostads AB gäller enligt följande: utbetalning till ordförande attesteras av VD utbetalning till VD attesteras av ordförande utbetalning till vice ordförande attesteras av ordförande eller VD utbetalning till övriga ledamöter attesteras av ordförande eller VD.
24 FULLMAKTER OCH ATTESTORDNING Styrelsen beslutade 2008-03-12, 8, om fullmakter gällande hyresförhandlare, inkassoärenden, postgiro och hyresavtal. Beslutet skall gälla fram till nästa styrelsemöte närmast efter bolagsstämman varje år. Vid personalförändringar skall attestordningen förändras. Föreligger även förslag till attestordning att teckna bolaget i driftsfrågor enligt bilaga. Ordf Martin Johansen, v ordf Lars Carlsson och VD Berndt Grönlund ges fullmakt att gemensamt företräda Tjörns Bostads AB som hyresförhandlare och träffa avtalsuppgörelse. Fullmakt för tecknande av plusgiro ges till VD Berndt Grönlund, förvaltare Stefan Skoglundh, assistent Maria Berndtson, assistent Charlotte Génetay, ekonom Janina Liljekvist, driftsingenjör Janne Gregoriusson, projektingenjör Zumra Boscovic, underhållsingenjör Anders Hansson och ekonomichef Rune Ohlsson, två i förening. Fullmakt för tecknande av hyresavtal ges var för sig till assistent Charlotte Génetay eller förvaltare Stefan Skoglundh. Attestordning för driftsfrågor enligt bilaga godkänns. Undertecknande för egen del är undantaget. Beslutet skall gälla fram till nästa styrelsemöte närmast efter bolagsstämman varje år. Vid personalförändringar skall attestordningen förändras och beslutas om på nästkommande styrelsemöte
25 FASTSTÄLLANDE AV ARBETSORDNING OCH EKONOMISK RAPPORTERING FÖR STYRELSEN SAMT VD-INSTRUKTIONER Föreligger förslag till arbetsordning för styrelsen i Tjörns Bostads AB, instruktioner för ekonomisk rapportering samt VD-instruktioner. Styrelsen fastställer arbetsordning för styrelsen i Tjörns Bostads AB (bilaga), instruktioner för ekonomisk rapportering (bilaga) enligt 8 kap 4 ABL för Tjörns Bostads AB samt VD-instruktioner daterade 1999-03-23 (bilaga).
26 UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Styrelsen skall på styrelsemötet i samband med bolagsstämma varje år besluta om utlämnande av allmänna handlingar för Tjörns Bostads AB. Styrelsen beslutar enligt 5 i bolagsordningen att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD i samråd med ordförande.
27 PÅGÅENDE PROJEKT Förvaltningen redogör för pågående projekt och ev nybyggnation. Handlingar delas ut på mötet. Styrelsen noterar informationen.
28 BYGGNATION AV LÄGENHETER LILLDAL 1:44 På tomten Lilldal 1:44 i Kållekärr finns möjlighet att bygga hyreshus med 4 st lägenheter. Detaljplan finns. Förvaltningen har tagit fram förfrågningsunderlag på anbudsräkning och efter anbudsförfrågan har 7 st anbud inkommit. Upphandling är på gång, hyreskostnad beräknas vara ca 8 200 kr/månad per lägenhet (2 rok ca 70 m2) Tidigare beslut: Tjörns Bostads AB 2007-12-12 89. Med beräknad hyresnivå är det svårt att hyra ut lägenheterna på öppna marknaden. Behov finns dock från Tjörns kommun att hyra lägenheterna. Styrelsen beslutar att genomföra upphandling och byggnation av hyreshus på Lilldal 1:44. En förutsättning för byggstart är att Tjörns kommun tecknar preliminärt hyresavtal. Utdrag Socialförvaltningen
29 REINVESTERING/UTBYTE AV VENTILATIONSAGGREGAT PÅ HÄGGVALLSKOLAN Ett ventilationsaggregat på Häggvallskolan är i mycket dåligt skick efter mer än 30 år i drift. Aggregatet är mekaniskt/tekniskt utslitet och då reservdelar saknas behöver aggregatet bytas ut. Kostnaden är beräknad till ca 1 900 000 kr. Utbytet medför en lägre energiförbrukning på ca 80 000 Kwh/år. Styrelsen beslutar att bolaget egenfinansierar projektet vilket är beaktat i budget och hyreskalkyl.
30 ENERGIEFFEKTIVISERING MARITIMT CENTRUM Ersättning av ca 16 m3 olja. Investering av bergvärme på Maritimt Centrum. Bedömd kostnad 400 000 kr. Återbetalningstid ca 5 år. Styrelsen beslutar att egenfinansiera investeringen av bergvärme på Maritimt Center med hjälp av lägre energikostnad.
31 ENERGIEFFEKTIVISERING MYGGENÄS SKOLA Ersättning av ca 40 m3 olja. Investering av bergvärme på Myggenäs skola. Bedömd kostnad 400 000 kr. Återbetalningstid ca 2 år. Styrelsen beslutar att egenfinansiera investeringen av bergvärme på Myggenäs skola med hjälp av lägre energikostnad.
32 LEDNINGSCENTRAL KOMMUNHUSET Enligt tidigare beslut i KS (2007/90-163) har Tjörns Bostads AB i uppdrag att projektera reservkraft samt anpassningar i kommunhuset för en ledningsplats. Styrelsen beslutar att ge bolaget i uppdrag att beställa projekterad entreprenad. Styrelsen förutsätter att investering och ökade driftkostnader belastar kommunstyrelsen. Utdrag Kommunstyrelsen
33 UTHYRNINGSLÄGET Lägenheter: Förvaltningen informerar att 1 maj var 2 lägenheter outhyrda. Lokaler: Förvaltningen informerar att samtliga lokaler var uthyrda. P-platser Förvaltningen informerar att av 316 p-platser var 51 platser outhyrda. Styrelsen noterar informationen.
34 LEDAMOT OCH ERSÄTTARE I HANDIKAPPRÅDET Handikapprådet är organisatoriskt knutet till socialnämnden. Rådet ska bestå av fjorton ledamöter, åtta ledamöter med personliga ersättare utses av handikappsorganisationerna. Sex ledamöter med personliga ersättare utses av kommunen. Ledamöter och ersättare utses för den tid som överensstämmer med den politiska mandatperioden. Styrelsen beslutar välja Lars Öfverström som ledamot och Lars-Rune Johansson som ersättare i handikapprådet. Utdrag Kommunfullmäktige
35 RAPPORT FRÅN FÖRVALTNINGEN Lägesrapport om energifrågor. Lägesrapport från samarbetet med vägföreningen om dragning av ledningsnätet i Kållekärr. Lägesrapport om närvärme och panncentral i Kållekärr. Rapport från hyresnämnden om hyrorna i studentlägenheterna i Höviksnäs. Hyresnämnden kunde inte medla utan Tjörns Bostad AB hade rätt att höja hyran. Förfrågan från granne om att köpa fastigheten Industrivägen 1. VD meddelar att fastigheten inte är till salu. Ny hemsida med kö klar och finns på nätet, tbab.tjorn.se. Önskemål om att ha en annan webbadress med bostadsbolaget med i namnet. Bolagsstämman mottagit och accepterat ägardirektiven för TBAB från KF 071108 125. Övertagandet av förvaltningen på huset framför kommunhuset, SEB huset Nötsäter 1:134. TBAB övertar förvaltningen den 30 maj, som omfattar 8 lägenheter och 5 lokalhyresgäster. VD redogör för den nyligen genomförda medarbetarenkäten som är gjord med hela personalen på TBAB. Styrelsen noterar informationen.