Internt PM Dokumentet skapat Senaste ändrat Grupp/avdelning/projekt Version Författare 2012-03-08 2013-08-21 Förbundsvalberedningen 1.2 Stefan Lundberg Styrelsens egenskaper och kompetens 1 (11)
Bakgrund Detta dokument har tagits fram av förbundsvalberedningen. Syftet med dokumentet är att det ska fungera som stöd till de som nominerar, de som nomineras, kongressombud samt den nyvalda styrelsen. Förbundsvalberedningarna som förberedde valen på kongresserna 2008 och 2011 inledde arbetet med att ta fram beskrivningar av viktiga egenskaper för förbundsstyrelsen. Se bilaga 1 och 2. Valberedningen som förbereder valen på kongressen 2014 har gått vidare utifrån detta och bygger sin egenskapsmodell på det arbete som ICN 1 har gjort. Texten nedan bygger på detta material. God ledning och styrning God ledning och styrning av en organisation är viktig. Organisationer som inte åstadkommer det medlemmarna förväntar sig förlorar förr eller senare medlemmar, trovärdighet och inflytande. De riskerar att falla isär i sina beståndsdelar och utbrytargrupper bildar allt mindre, mindre stabila och mindre inflytelserika grupper. Andra organisationer fortsätter i gamla invanda hjulspår men förlorar vartefter sin trovärdighet och existerar till slut bara som ett skal av sitt forna jag. Misslyckad ledning och styrning medför nedgång och död för organisationen och innebär förlorade resurser för dem som trodde på och investerade sina medlemsavgifter i organisationen. Vad menas med god ledning och styrning? Det finns många definitioner. För Vårdförbundets del innebär det att uppfylla det förtroende som medlemmarna gett styrelsen att möta nuvarande och långsiktiga mål enligt uppdrag, vision och värderingar. Det handlar om hållbarhet, transparens och om att utöva ett gott beslutsfattande och ansvarstagande. Styrelsens förmåga till ledning och styrning omfattar följande: 1. Strategisk inriktning Vara uppdragsfokuserad Leda och styra strategiskt, effektivt och ändamålsenligt Bygga strategiska partnerskap Kontinuerlig utveckling av styrelse och anställda 1 Board Member Competencies Developed by Judith A. Oulton, for the International Council of Nurses 2 (11)
2. Policy och beslutsfattande Delaktighet i beslutsfattande Fungera som ett team både inom styrelsen och tillsammans med anställda Resultatorienterad och politik inriktad Transparent i beslutsfattande och genomförande av åtgärder 3. Kommunikation och ansvarstagande Ta ansvar för beslut och åtgärder Sträva efter konsensus och att tala med en röst Öppen kommunikation och informationsutbyte Lyhördhet och dialog med medlemmar Förmåga att uppfatta både faktiska och upplevda och intressekonflikter 4. Utvärdering och förbättring Säkerställa att alla relevanta lagar och regler för verksamheten följs Säkerställa att ekonomiska, mänskliga och materiella resurser är tillräckliga och används korrekt Fungerande organisation nationellt och lokalt både vad gäller förtroendevalda och anställda Regelbunden uppföljning och utvärdering 5. Personligt engagemang och etiskt beteende - ha den kompetens som krävs för att uppfylla rollen som styrelseledamot Upplysa om eventuella faktiska eller potentiella intressekonflikter Aktivt identifiera eventuella brister i ledning och styrning eller i politiska processer och aktivt sträva efter att avhjälpa dessa 3 (11)
Varför kompetens är viktig Kompetenta och erfarna styrelseledamöter är viktiga på såväl nationell som lokal nivå. Kompetens är viktig när en styrelse sammanträder sällan och dess medlemmar måste "komma igång" snabbt. Detta är en skarp inlärningskurva för var och en - och än skarpare om de nya styrelsemedlemmarna inte redan är erfarna ledare som tidigare har arbetat i ideella organisationer eller liknande. För att komma igång så snabbt som möjligt, behöver styrelseledamöterna veta om sina roller och ansvar. Detta är också viktigt för blivande styrelseledamöter. Beslutar att låta sig nomineras är lättare när man har förståelse för vad uppdraget innebär. Inom Vårdförbundet är verksamhetens inriktning väl beskriven i forma av politiska dokument. Förståelse för verksamhetens inriktning är avgörande men det är också viktigt att förstå åtagandet i termer av tidskrav, antal möten, resor, etc. Även om dessa är bra att känna till i förväg för nya styrelsemedlemmar, finns det ingenting som uppväger att på riktigt delta i en process för att inse hur krävande det kan vara. Att känna till förväntad kompetens på styrelsen är till hjälp för såväl blivande styrelseledamöter som de som nominerar och väljer dem. Att känna till förväntad kompetens kan till exempel: Hjälpa de som nominerar att förstå vad uppdraget innebär Hjälpa medlemmar att bestämma om de vill stå till förfogande för en nominering till styrelseplats Användas som kriterier för kongressombuden när de bestämmer vilka kandidater de ska rösta på Hjälpa nyvalda styrelseledamöter bedöma sin eget behov av introduktion och utveckling Användas av den samlade styrelsen för att identifiera gemensamma behov och utveckla utbildningsprogram eller andra resurser för styrelsen Användas av lokala valberedningar 4 (11)
Inför valet 2014 Valberedningen som förbereder valet 2014 har vidareutvecklat tidigare valberedningars arbete och bygger egenskapsmodellen på det arbete som ICN 2 har gjort. För att möta den komplexitet, och den dynamiska karaktär som styrelseuppdraget innebär, behöver styrelseledamöter ha följande egenskaper, kärnkompetenser. Kärnkompetenser Ansvarstagande Egenskaper som återspeglar kärnkompetenserna 1 Tar ansvar för åtgärder och beslut. 2. Förbereder möten i förväg. Integritet 3. Uppfyller aktuell yrkesetisk kod, visar etiskt beteende och ärlighet. 4. Informerar styrelsen om någon personlig eller annan verksamhet som kan ifrågasättas. 5. Upprätthåller sekretess när det behövs. Samarbete 6. Fungerar i samarbetet med styrelsen, anställda och andra intressenter. 7. Behandlar styrelseledamöter, anställda och andra intressenter med respekt. 8. Delar med sig av personlig erfarenhet och sakkunskap. 9. Bygger och utvecklar relationer, nätverkar. Engagemang. 10. Deltar fullt ut i diskussioner och beslutsfattande samt presenterar åsikter tydligt och konstruktivt. 11. Är tillgänglig för uppdrag och arbete utanför i förväg planerad verksamhet. Kan hantera brandkårsutryckningar. 12. Deltar regelbundet i styrelsemöten och andra möten. Styrelsemöten ör högt prioriterade. Beslutsfattande och bedömningsförmåga 13. Uppvisar god problemlösningsförmåga och gott beslutsfattande. 14. Är bra på att identifiera, sammanfatta och presentera. 2 Board Member Competencies Developed by Judith A. Oulton, for the International Council of Nurses 5 (11)
Personlig utvecklingsförmåga Kommunikation 15. Tar ansvar för egen utveckling och hjälper andra. 16. Deltar i planerade utbildningsaktiviteter. 17. Uppvisar god social och kommunikativ kompetens i alla sammanhang. 18. Tillämpar likabehandling och står upp för mänskliga rättigheter. Strategisk 19. Förstår och utvecklar Vårdförbundets uppdrag, vision och strategi. 20. Håller sig uppdaterad kring vad som händer i omvärlden och kring vad som kan påverka Vårförbundet med de olika professionsområdena. 21. Fokuserar på vision och resultat snarare än process och detaljer. Informerad 22. Är väl förtrogen med Vårdförbundets grundläggande styrdokument. 23. Förstår och stöder fullt ut Vårdförbundets politik och verksamhet. Förvaltarskap 24. Förstår skillnaden mellan gott politiskt ledarskap och god ledning av verksamheten. 25. Kan kombinera ett politiskt perspektiv med ett arbetsgivarperspektiv vad det gäller organisationens medarbetare. 26. Känner ansvar för verksamhetens resursanvändning och resursutveckling. Lagspelare 27. Söker samförstånd och fungerar bra i samarbeten. 28. Förstår och accepterar att styrelsen talar med en röst när processen är avslutad. Representera/företräda 29. Är en god representant för Vårdförbundet samt fungerar som en ambassadör och förespråkare för Vårdförbundets medlemmar jämte professionerna, nationellt och internationellt. 6 (11)
Ordförande och vice ordförande Förutom de kompetenser samtliga styrelseledamöter behöver, så finns några ytterligare egenskaper som är viktiga i rollen som ordförande eller vice ordförande. Fungerar och arbetar lugnt under tryck. Tål längre resor och långa arbetsdagar. Klarar att bo på annan ort under delar av veckan. Har god förmåga att representera Vårdförbundet och att framföra förbundets politik vid internationella möten. Har god kompetens i kommunikation, ledarskap och diplomati. Har god förmåga att underlätta konfliktlösning och uppnående av samförstånd. Är skicklig i utveckling av förbundets politik (inklusive genomförande och utvärdering) och opinionsbildning. Leder möten effektivt vilket innebär: uppmuntrar till ett aktivt deltagande från alla effektiv tidsplanering håller diskussionen till ämnet ser till att fattade beslut är tydliga Har förmåga till långsiktig planering och prioritering. Har en framtidstanke mer än här och nu. Är vältalig, säker och kompetent vid framträdanden och i kontakter med media. Skapar ett klimat där återkoppling på prestation ges och tas emot så att styrelsens och förbundets prestanda ständigt förbättras. Har förmåga att fördela och delegera arbetsuppgifter 7 (11)
Bilaga 1 - Inför valet 2008 Vårdförbundets valberedning har tidigare försökt identifiera de egenskaper som en styrelse behöver ha. Inför valet 2008 togs följande underlag fram vad gällde förbundsstyrelsens egenskaper. Förbundsstyrelsens ledamöter bör tillsammans ha dessa egenskaper. Alla kan inte ha allt utan olika individers egenskaper kompletterar varandra. Demokratisk Respekt och förståelse Ledaregenskaper Visionär Strategiskt synsätt Förebild Trovärdig Offentlig Entusiasm Humor Beställarkompetens Resultatinriktad Arbetsgivarroll Långsiktighet Helhetssyn Nationellt ansvar Omvärldsintresse Uppdrag i andra organisationer Medlemsfokus Genusperspektiv Våga fatta svåra beslut Klara av provokationer Kunna möta medlemmar och förtroendevalda, med- och motpart, media m.fl. Kommunicera Presentera Bemöta Förändringskunskap Analysförmåga Se samband Passar, gör laget spelbart Processinriktat arbetssätt Trygg i professionen Kunskap och erfarenhet av Vårdförbundets politik Språkkunskaper Tid 8 (11)
Bilaga 2 - Inför valet 2011 Inför valet 2011 togs följande underlag fram vad gällde egenskaper för förbundsstyrelsen. Kännetecken Vårdförbundets förbundsstyrelse ska kännetecknas av att den: Är med mig Är kunnig Har jag nytta av Är kul att vara med Är intressant Är engagerande Egenskaper Egenskaperna vilar på den värdegrund och de begrepp som återfinns i Vårdförbundets stadga och kommunikationsstrategi. Visionär Akademiskt förhållningssätt till professionerna Verklighetsförankrad Reflekterande Gränstänjare Helhetssyn Analysförmåga Inbjudande Drivande Ledare Nyfiken Trovärdig Strateg Samhällsengagemang Fatta svåra beslut Talare Varje begrepp kompletterades med en kortfattad förklaring. 9 (11)
Vad menar vi? Visionär Se och tänka framåt. Förmåga att se nyheterna i framtiden. Skapa och forma Vårdförbundets idé. Gränstänjare Gränsöverskridare. Kan vända på saker. Våga bryta mönster. Ha mod att vara motvalls kärring och våga ställa allt på huvudet. Vara djävulens advokat och se frågan från flera håll. Drivande Uthållig och målfokuserad. Motor. Förverkliga besluten, se till att det händer något, uthållighet, få något ur händerna. Strateg Förmåga att planera och dra upp riktlinjer för att uppnå Vårdförbundets mål. Kloka val med timing. Tänka ut vägen för att nå målet. Akademisk förhållningssätt till professionerna Kunskap om akademierna. Förtrogen med utbildningsnivåerna. Veta vad som ingår i professionerna. Kunna koppla professionerna och kunskapsområdena till Vårdförbundets politik. Helhetssyn Kunna företräda medlemmar inom alla fyra yrkena nationellt. Ser hela medlemsperspektivet, representerar hela landet och fyra professioner. Ledare Lust att leda, våga leda. Kan entusiasmera sin omgivning. Beslutsfattare, förebild, gå före, entusiasmera, få folk med sig. Samhällsengagemang Känna till samhällets uppbyggnad och hur vården styrs. Lobbyist. Öppen för strömningar i samhället. Verklighetsförankrad Ha kännedom om den kliniska vardagen. Kunskap om medlemmars verklighet i vardagen. 10 (11)
Analysförmåga Kunna se sammanhang och beslut som påverkar vårdens yrkesutövare. Ta in fakta, bearbeta, värdera och dra nya slutsatser. Nyfiken Lust att möta andra i uppdraget som förtroendevald. Fatta svåra beslut Våga fatta svåra/obekväma beslut. Stå för fattade beslut. Kunna ompröva beslut utifrån att förutsättningarna förändras. Reflekterande Gå igenom i huvudet en gång till. Mogna i tanken. Inbjudande Inbjudande förhållningssätt med förmåga att både lyssna och samtala. Vänlig, glad, en dörr man gärna knackar på. Äkta person. Prestigelös. Omgivningen ska känna sig bekväm. Vilja att prata med alla, social kompetens. Trovärdig Vara ärlig och uppriktig. Det du säger stämmer med kroppsspråk. Leva som du lär. Det du lovar håller du. Talare Förmåga att engagerat föra ut ett budskap så att alla lyssnar och förstår. Få fram och sälja ett budskap. 11 (11)