2014-09-19 Ju 2012:16/2013/98

Bilaga 1 2014-09-19 Ju 2012:16/2013/98 Genomförandekommittén för nya Polismyndigheten Ju 2012:16 Indelning av Polismyndighetens region syd Beslut Polisregion syd ska delas in i 5 polisområden och 21 lokalpolisområden. I tabellen nedan redovisas de lokalpolisområden och kommuner som ingår i polisområdena. Polisområde nordost Kommun Polisområde mitt Kommun Polisområde nordväst Kommun Polisområde söder Kommun

2 Polisområde Malmö (delas in i befintliga närpolisområden exklusive Burlövs kommun) Kommun Den beslutade geografiska indelningen i polisområden och lokalpolisområden träder i kraft vid den tidpunkt den tillträdande rikspolischefen bedömer det som lämpligt. För att förbereda förändringen ska fem polisområdeschefer tillsättas enligt den beslutade indelningen. Tillsättningarna görs hösten 2014. Beredning av beslutet Underlag har tagits fram av en utredningsgrupp som letts av förändringskansliet i polisregion syd. Representanter från arbetstagarorganisationerna samt ett huvudskyddsombud har ingått i gruppen. Arbetsgruppen har berett underlaget med Åklagarmyndigheten Kriminalvården, Region Skåne samt berörda tingsrätter, länsstyrelser, kommuner och landsting. Kommittén har berett beslutet med tillträdande ledningsgrupp. En riskbedömning har gjorts utifrån ett arbetsmiljöperspektiv (bilaga 2) och beslutet har förhandlats enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (bilaga 3). Skälen för beslutet Genom indelningen i fem polisområden och 21 lokalpolisområden uppnås en tillräcklig verksamhetsvolym för att enheterna på ett effektivt sätt ska kunna hanteras de uppgifter de ska ansvara för i nya Polismyndigheten. Bärkraftiga polisområden och lokalpolisområden skapar förutsättningar för en polisverksamhet med högre enhetlighet och flexibilitet. Förändringen från dagens struktur med fyra polismyndigheter, varav Polismyndigheten i Skåne är indelad i fem områden, till sammanlagt fem polisområden för polisregionen frigör resurser. Dessa ska användas till fler poliser. Därmed ökar förutsättningarna för att följa beslutad inriktning om en polis närmare medborgarna.

3 Slutligen innebär beslutad geografisk indelning att ledning och styrning blir tydligare och enklare inom polisregionen. Ärendebeskrivning Av den särskilde utredarens inriktningsbeslut den 16 oktober 2013 framgår att tillträdande regionpolischefer ges i uppdrag att ta fram förslag till geografisk underindelning av respektive polisregion. Tillträdande regionpolischef Annika Stenberg har den 30 maj 2014 redovisat en rekommendation till indelning i polisregion syd. Den 4 september 2014 har en komplettering lämnats. Rapporterna har diarienummer Ju 2012:16/2014/98. I underlaget redovisas den verksamhetsanalys som gjorts samt de överväganden som ligger till grund för Annika Stenbergs rekommendation.

Rapport 2014-09-03 Underbilaga 2a Genomförandekommittén för nya Polismyndigheten Ju 2012:16 Förändringskansliet Region Syd Riskanalys ur arbetsmiljösynpunkt

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 4 2 Syfte... 4 3 Kallade och närvarande deltagare... 5 4 Metod och genomförande... 5 5 Identifierade risker... 7 5.1 Gemensamma risker oberoende av verksamhet... 7 5.1.1 IT-stöd... 7 5.1.2 Lokaler... 7 5.1.3 Otydlig delegation/fördelning av arbetsmiljöuppgifter. 7 5.1.4 Felaktig inplacering... 8 5.1.5 Arbetsbelastning... 8 5.1.6 Kulturkrockar... 8 5.1.7 Delaktighet... 8 5.1.8 Långa fysiska avstånd... 9 5.1.9 Arbetsledning på distans... 9 5.1.10 Kompetens/utbildning... 9 5.2 Verksamhetsspecifika risker avseende den yttre polisverksamhet och ledning av yttre verksamhet... 10 5.2.1 Yttre befälsverksamhet... 10 5.2.2 Ensamarbete... 10 5.2.3 Otrygghet... 10 5.2.4 Belastning på Yttre Befäl... 10 5.2.5 Rekrytering/kommendering till landsort... 11 5.3 Verksamhetsspecifika risker avseende inre polisverksamhet, tex brottssamordning och underrättelseverksamhet... 11 5.3.1 Samordningssvårigheter... 11 5.3.2 Underrättelseverksamhetens ansvarsområden... 11 5.4 Verksamhetsspecifika risker avseende utredningsverksamhet på polisområdesnivå t ex grova brott, relationsbrott och övriga åklagarledda ärenden... 11 5.4.1 Ansvar och effektiv brottssamordning i FU-ledning.. 12 5.4.2 Förändrad arbetsort... 12

5.4.3 Splittring av väl fungerande arbetslag... 12 5.4.4 A-lag och B-lag... 12 5.4.5 Kontakt med externa aktörer, såsom kommun/barnahus... 12 5.5 Verksamhetsspecifika risker avseende utredningsjour och arrestverksamhet inkl Inre Befäl... 12 5.5.1 Ensamarbete... 12 5.5.2 Inre Befäls tillgänglighet... 12 5.5.3 Längre transporttider, exempelvis om det blir färre arrester... 12 5.6 Verksamhetsspecifika risker avseende beslagsenheter... 12 5.7 Verksamhetsspecifika risker avseende Stöd och service... 13 5.8 Internt stöd på distans... 13 5.9 Slutsatser och reflektioner... 13 3

4 1 Inledning Förändringskansliet Region Syd har på uppdrag av tillträdande regionpolischefen Annika Stenberg genomfört en riskbedömning avseende det förslag som är framlagt om framtida reducering av antalet polisområden inom Polisregion Syd. Förslaget innebär en minskning av antalet polisområden från åtta till fem områden. Förslaget baseras på ett grundförslag till indelning i lokalpolisområden vilka också till stor del kommer att förändras i förhållande till dagens närpolisområden. Riskbedömningen har omfattat hur en sådan geografisk organisationsförändring kan komma att påverka medarbetarnas psykiska och fysiska välbefinnande. För att varken göra analysen för generaliserande eller att direkt beröra alla funktioner i en myndighet, har arbetsgruppen valt att utgå från ett antal funktionsgrupper som anses täcka verksamheten i stort eller att funktionerna anses ha särskilt hög relevans i liggande förslag. Arbetsgruppen har i sin riskbedömning utgått från följande funktionsgruppsindelning: Yttre polisverksamhet, inkl. yttre befälsverksamheten Inre polisverksamhet t ex brottssamordning och underrättelseverksamhet Kriminaljourer, arrestverksamhet, inkl. inre befälsverksamhet Utredningsverksamhet PO-nivå (grova brott, relationsbrott, o övriga åklagarledda ärenden) Beslagsenheter Stöd och service Underlag för riskbedömningen utgörs dels av rapporten Underlag till rekommendationer till polisområdesindelning av polisregion Syd som tillträdande regionpolischefen Annika Stenberg överlämnade till Genomförandekommittén i maj 2014, dels de tidigare riskbedömningar som genomförandekommittén genomfört kring verksamhetsövergången. 2 Syfte Inför verksamhetsförändringar ska riskbedömning gällande arbetsmiljön genomföras för att identifiera och värdera risker, identifiera orsaker och ta fram åtgärder för att eliminera risker samt mildra negativa konsekvenser. Framtagningen av riskerna har utgått från vad som kan orsaka ohälsa främst ur ett psykosocialt perspektiv om framlagt förslag till geografisk indelning genomförs. Riskbedömningen omfattar alltjämt bedömningar på övergripande nivå med hänsyn till att det för närvarande - utöver de beslut som fattats av Genomförandekommittén - inte finns tillgång till något detaljerat organisationsförslag som grundas på fem polisområden (antal medarbetare /grupper för olika verksamheter, stationeringsorter etc.). Arbetet med att utforma en ev. ny detaljorganisation är tänkt att starta så snart rambeslut om antal polisområden har fattats och pågående tillsättning av polisområdeschefer har avslutats.

5 3 Kallade och närvarande deltagare Arbetsgruppen bestod av: Mötesledare: Protokollförare: Christel Thall, stabsavdelningen/arbetsmiljöspec. Lars-Göran Plagman, Sydsamverkans kansli Genomförandekommittén: Hans Olsson, Polisförbundet/HSO, Sollentuna Dag 1 Jonas Ekeblad, SEKO, Kristianstad Dag 1 Emma Timmelstad, Stockholm Ej deltagit Erling Staxäng, Polisförbundet, V Götaland Ej deltagit Bo Gustavsson, Nationell samordnare HSO (ST, Saco, Seko) Ej deltagit Huvudskyddsombud Sydsamverkan (region Syd): Anders Nilsson, Skåne Magnus Sköld, Kalmar Maria Fredriksson, Kronoberg Dag 1 Ronny Götesson, Blekinge Regionala representanter för personalorganisationerna: Tomas Stjernfelt, Polisförbundet Petra Stenkula, SACO-S Dag 2 Mathias Nilsson, ST inom Polisen Dag 2 Monica Veberg, Seko Ej deltagit Karna Tillheden, ersättare Seko Dag 2 Förändringskansliet Region Syd: Ulf Ericsson Charlotta Göransson Dag 1 Jan Olofsson Ej deltagit 4 Metod och genomförande Riskbedömningen genomfördes den 20 augusti och 2 september 2014 av en grupp bestående av en arbetsmiljöspecialist, en protokollförare, arbetsgivarrepresentanter, huvudskyddsombud, företrädare för arbetstagarorganisationerna, varav några tidigare genomfört riskbedömningar åt Genomförandekommittéen. Gruppen hade en jämn representation från de fyra polismyndigheterna i Syd. Arbetet med riskbedömningen inleddes med information och förutsättningar av förslag till geografisk indelning för Polisregion Syd. Därefter tog gruppen fram risker i de olika funktionsgrupperna enligt nedan:

Sannolikhet 6 Yttre polisverksamhet, inkl. yttre befälsverksamheten Inre polisverksamhet t ex brottssamordning och underrättelseverksamhet Kriminaljourer, arrestverksamhet, inkl. inre befälsverksamhet Utredningsverksamhet PO-nivå (grova brott, relationsbrott, o övriga åklagarledda ärenden) Beslagsverksamhet/beslagsenheter Stöd och service Risker som framkommit för flertalet funktionsgrupper har sammanställs under punkten 5.1 - Gemensamma risker oberoende av verksamhet. Gruppen har i tillämpliga delar i riskbedömningsarbetet utgått från det nationella metodstödet Genomföra Riskbedömning. Det framkom i ett tidigt skede av arbetet svårigheter att värdera riskerna i siffror enligt nedanstående matris: Sannolik 4 8 12 16 Möjlig 3 6 9 12 Mindre sannolik 2 4 6 8 Osannolik 1 2 3 4 Försumbar Lindrig Allvarlig Synnerligen allvarlig Konsekvens Sannolikheten hur trolig är det att händelsen ska inträffa: 1. Osannolik (kan tänkas inträffa, men inga kända fall) 2. Mindre sannolik (har inträffat vid några tillfällen, förekommit i andra verksamheter) 3. Möjlig (har inträffat några gånger) 4. Sannolik (inträffar ganska ofta) Konsekvens hur stor kan konsekvensen bli om händelsen inträffar: 1. Försumbar (visst obehag men ofarlig eller bagatellskada) 2. Lindrig (skada utan eller med kortare sjukskrivning, max 14 dagar) 3. Allvarlig (längre sjukskrivning, max 180 dagar) 4. Synnerligen allvarlig (dödsfall eller livslånga men) Gruppen har därför lagt vikt och tyngdpunkt i riskbedömningen på att belysa och ta fram åtgärder för att förhindra/förebygga i ett kort- och långsiktigt perspektiv. Gruppen har i samband med åtgärder beaktat pågående projekt och aktiviteter nationellt och regionalt som på olika sätt belyser och tar fram förslag till hur olika verksamheter ska bedrivas och organiseras.

7 5 Identifierade risker För att lättare styras in på att tänka i ett brett perspektiv avseende arbetsmiljöriskerna i hela myndighetens verksamhet, gavs gruppen uppgiften att bedöma ett antal verksamhetsområden. Ur dessa områden utkristalliserade sig en ganska stor grupp risker som ansågs vara gemensamma för alla verksamheter. 5.1 Gemensamma risker oberoende av verksamhet 5.1.1 IT-stöd IT-stöd som inte är anpassade och fungerande för den aktuella verksamheten, inklusive nya fysiska arbetsplatser, vilket ger ökad stress och ilska och frustration hos medarbetaren. Problem kunde särskilt befaras i samband med övergången till nya system, kanske särskilt där man måste arbeta i dubbla system såsom i exempelvis utredningssystemen DUR och RAR. I ett arbetsmiljöperspektiv kan förändringarna i de personaladministrativa systemen Palasso och Cops innebära större problem. Så snart beslut om ny indelning finns ska samarbete inledas med systemförvaltning så att förändringar kan införas i enlighet med indelning och antal arbetsplatser. Åtgärder bör diskuteras i samband med riskbedömningen för lokaler och fastigheter. Det är viktigt att skapa rutiner för alla system när fel uppstår. 5.1.2 Lokaler Lokaler och fastigheter som ej anpassade för den bemanning och verksamhet som ska bedrivas, då både placeringar för vissa verksamheter och storleken på verksamheter kommer att ändras på många ställen. Ett annat personal- och verksamhetsproblem är att behovet av ökad tillgänglighet och behörighet till lokaler (exempelvis avrapporteringsrum och arrestlokaler) i andra regioner och polisområden kan antas öka. Redan idag är detta ett problem, förutom tidsaspekten är det även ett säkerhetsproblem i hanteringen av frihetsberövade. Ett mål i nya myndigheten är korta transporttider genom byggandet av en gränslös myndighet. Lokalfrågan är stor och komplex och ska därför omhändertas i en särskild riskbedömning där frågan om IT-stöd också kan kopplas samman. Ett gemensamt och smidigt in- och utpasseringssystem är en viktig faktor. 5.1.3 Otydlig delegation/fördelning av arbetsmiljöuppgifter Risk att brister i arbetsmiljön inte åtgärdas eller att åtgärder inte kan genomföras om det finns otydlighet om vem som äger beslut/ansvar. Häri ligger också om alla chefer är fullt förberedda och kompetenta för att ta sig an arbetsmiljöansvaret. Fördelning av arbetsmiljöuppgifterna måste vara klara i samband med tillträde i funktionen och att man som arbetsmiljöansvarig chef har kunskap, resurser, befogenheter och personlig förmåga att axla ansvaret.

8 5.1.4 Felaktig inplacering Risk att inplacering har blivit felaktig och resursbrist uppstår samt att nödvändiga halvtids- och sidouppgifter inte blir utförda. Om endast ett fåtal frivilliga personer vill arbeta i de mindre och glesbygdsbetonade orterna finns risk att ett fullgott arbete inte utföras som också får en återverkan gentemot medborgarna som inte får den service som utlovats. Även samhörighet och gruppdynamik påverkas negativt, förutom en ökad stress och frustration hos medarbetare och chefer. En strategi kan vara att på ett tidigt stadium klargöra i vilken utsträckning man kan utföra det tänkta uppdraget på respektive arbetsplats. Många lokalpolisområden kan troligtvis inte hålla en mycket högre ambitionsnivå i nyläge två än vad man klarar av idag. Man måste tydliggöra både för personal och externa samarbetsparter att det är en långsiktig utveckling som startar 2015, annars blir det missnöje och frustration. 5.1.5 Arbetsbelastning Risk att beräkningar av personalresurser och tidsåtgång i olika verksamheter och uppdrag inte är tillräckligt analyserade och bygger för mycket på schablonberäkningar och/eller felaktigheter i inplaceringarna. Se även resursbrist punkt 5.1 4. Chefer kan få, kanske framför allt i LPO, utökat ansvar både geografiskt och verksamhetsmässigt. Dessutom försvinner många biträdande chefstjänster. Det är viktigt att chefer och medarbetare följer tänkt delegation och de arbetsuppgifter som är prioriterade. En avgörande faktor är att yttre, inre befäl och gruppchefer kopplas till en kompetent och väl avvägd ledning. 5.1.6 Kulturkrockar Många individer som ska bilda nya arbetsgrupper med medarbetare från andra verksamheter och som dessutom kanske kommer från andra myndigheter eller geografiska områden och där man inte delar organisationskultur. De s.k. mjuka frågorna har en förmåga att leva mycket länge, men lokalt kan även den operativa lednings- och verksamhetskulturen dröja sig kvar. Risken finns även med i regionens handlingsplan inför genomförandet av en Polismyndighet och där man i respektive myndighet redan idag arbetar med frågan. Dock kommer det att behövas ett omfattande teambuildingarbete inför och efter genomförandet. Det gäller att klargöra och ensa rutiner. Högre lojalitet mot fattade beslut samtidigt som att man visar en större öppenhet med att redovisa problem istället för att bara vilja visa goda resultat är andra faktorer av betydelse. 5.1.7 Delaktighet Risken finns att all personal inte involveras i önskvärd omfattning i de olika besluten inför nyläge två, exempelvis när det gäller organiserandet av

områdesgemensamma grupper i polisområdet, såsom underrättelseverksamheten. Ett stort ansvar kommer att vila på polisområdescheferna, som måste vara mycket aktiva och engagera all personal inför förändringarna. 5.1.8 Långa fysiska avstånd Det finns en uppenbar risk för långa transporttider/sträckor både till och från jobbet som avstånd till olika uppdrag. Särskilt kan detta gälla specialgrupper såsom spanare mot grov brottslighet, då deras primära ansvarsområde blir regionstäckande. Förutom ineffektivitet, ökar risken för trötthet och trafikolyckor. Brist på transportfordon kan skapa frustration och andra problem. Avvägningar måste också kanske göras om man ska långa transportsträckor i samband med ett frihetsberövande kontra de sträckor en utredare måste köra i ett senare skede. Smart planering och smarta beslut av operativa chefer är ett måste. God avvägning av uppdelad och utlokaliserad verksamhet är viktigt, även om styrningen sker centralt i regionen. Förbättrad videouppkopplingsteknik och mötesteknik är vitalt. 5.1.9 Arbetsledning på distans Det är nästintill omöjligt att uppnå en fullgod arbetsmiljöledning på distans samt att maximal gruppdynamik uppnås. I lagom avvägning med långa fysiska avstånd, bör denna form av ledning undvikas. Vissa grupperingar är dessutom extra svåra, liksom det finns kompetenta och i princip självgående grupper. Däremot kan en chef på distans sällan fånga upp hur enskilda medarbetare mår, vilket är ett generellt problem redan idag. Allra svårast är det på direkt eller på indirekt nivå, vilket i mångt och mycket är de prioriterade nivåerna i den nya myndigheten. En kompetent med rätt personlig profil är helt avgörande för att lyckas med arbetsmiljöledning på distans. Man bör överväga att ha fler arbetsledare i dessa fall. Det måste också klargöras en tydlig ansvarsfördelning mellan linjechefen respektive de chefer som finns lokalt i polishuset. 5.1.10 Kompetens/utbildning Många inplacerade personer kan antas ha bristande kompetens efter många års av arbete med andra arbetsuppgifter. Det finns inte utrymme för misstag för nyckelkompetenser, såsom inre och yttre befäl. Utbildningsplaner bör skapas på både nationell, regional, lokal och individuell nivå. Rigid styrning av detta rekommenderas, då framför allt avrostningar efter lång frånvaro inte fungerat särskilt bra i nuvarande myndigheter. 9

10 5.2 Verksamhetsspecifika risker avseende den yttre polisverksamhet och ledning av yttre verksamhet Utöver de generella riskerna har arbetsgruppen identifierat följande verksamhetsspecifika risker som är kopplade till olika verksamheter som ska bedrivas eller samordnas på polisområdesnivå. 5.2.1 Yttre befälsverksamhet Yttre befälens roll och ansvar i förhållande till gruppcheferna för BF/IGVgrupperna är oklar och måste förtydligas inför 1 januari 2015. Med färre polisområden kan det förutses att yttre befälen kan få en helt ny roll. Även denna måste utredas närmare. Enligt fattade beslut ska det endast finnas ett yttre befäl i tjänst inom varje polisområde. Förändringskansliet har planerat att initiera ett internt uppdrag för att klargöra rollfördelningen mellan dessa arbetsledande funktioner (IU FK Syd 2 b). I uppdraget kommer även att ingå att utreda hur den yttre ledningen ska utövas i en struktur med fem större polisområden. Uppdraget kommer att utföras under hösten 2014. 5.2.2 Ensamarbete Oro finns för ensamarbete i samband med arbetspassens början och slut. Som enskild polisman tvingas du utgå ensam från en mindre och obemannad station. Funktioner som yttre befäl och hundförare riskerar att öka tiden för ensamarbete eftersom det tyvärr förekommer redan idag. Patrull om minst två poliser ska också utgå från samma station. Ensamarbete får inte planeras i förväg, men situationer kan förstås uppkomma efterhand. 5.2.3 Otrygghet Beroende på polisområdenas storlek och arbetsbörda, kan det bli svårt att snabbt få förstärkning från yttre befäl eller andra patruller, vilket skapar en otrygghet i arbetssituationen. Utebliven back-up kan få allvarliga konsekvenser i form av skador, frustration p.g.a. uteblivna resultat och möjlighet att göra ett gott arbete. Detta är inget nytt fenomen och det lär förekomma i framtiden också. Förutom arbetet i IU FK Syd 2B, har utformningen av den regionala LCverksamheten, inklusive dess tekniska lösningar, en stor betydelse och den policy man sätter för uppdragsgivning. Även polisområdenas resursplaneringar och riskbedömningar måste beakta detta nogsamt. 5.2.4 Belastning på Yttre Befäl Arbetsområdets och arbetsbördans storlek är av betydelse för yttre befäls möjligheter att på ett ur arbetsmiljösynpunkt säkert och tillfredsställande sätt

kunna utföra sina arbetsuppgifter och arbetsleda övrig personal. Avsaknad av biträdande funktion omöjliggör delegering av ansvar och befogenheter. Man bör avvakta analyser från det pågående arbetet med yttre befälsverksamheten. Myndigheten måste ha en tydlig ordning för hur polisinsatschef och arbetsledande resurser kan sättas in. 11 5.2.5 Rekrytering/kommendering till landsort Risk att det blir svårt att rekrytera medarbetare till landsort vilket får till följd att personal kommenderas och som på sikt kan ge oro över vem som ska kommenderas och det finns även ökad risk för oro hos befintlig personal på glesbygdsorten att inte kunna utföra ett tillfredsställande arbete. Svårigheter för den enskilde att få ihop livspusslet med familj, pendling etc. Lokalfrågorna är också kopplade till detta. HR-avdelningen måste göra bra analys och planering, för främst polisaspiranterna, för att få en bra fördelning genom långsiktigt strategiskt arbete. 5.3 Verksamhetsspecifika risker avseende inre polisverksamhet, tex brottssamordning och underrättelseverksamhet Punkterna avhandlades inte ytterligare då det anses meningslöst innan Förändringskansliets interna uppdrag avseende regionens underrättelseverksamhet och utredningsverksamhet har kommit till några slutsatser och redovisats. Underrättelseverksamheten är i sin tur beroende av hur NOA kommer att utöva sin processledning. 5.3.1 Samordningssvårigheter Svårigheter att koppla ihop verksamheterna/processerna/flödena mellan LPO och PO. Frågan utreds för närvarande inom IU FK Syd 9a:1-3. 5.3.2 Underrättelseverksamhetens ansvarsområden Oklarhet råder om den framtida verksamheten Frågan utreds inom IU FK Syd 9b. 5.4 Verksamhetsspecifika risker avseende utredningsverksamhet på polisområdesnivå t ex grova brott, relationsbrott och övriga åklagarledda ärenden Även nedan angivna risker avhandlades inte närmare då det de måste utredas inom pågående Internt uppdrag inom Förändringskansliet Region Syd.

12 5.4.1 Ansvar och effektiv brottssamordning i FU-ledning Frågan utreds i aktivitet 9 a:1-3 5.4.2 Förändrad arbetsort Frågan utreds i aktivitet 9a:1-3 5.4.3 Splittring av väl fungerande arbetslag Frågan utreds i aktivitet 9a:1-3 5.4.4 A-lag och B-lag Frågan utreds i aktivitet 9a:1-3 5.4.5 Kontakt med externa aktörer, såsom kommun/barnahus Frågan utreds i aktivitet 9a 1:3 5.5 Verksamhetsspecifika risker avseende utredningsjour och arrestverksamhet inkl Inre Befäl Även här förde gruppen endast begränsade diskussioner då även jourutredningsverksamheten och Inre befälsverksamheten i mycket stor utsträckning kommer att styras av utfallet från arbetet i det pågående utredningsuppdraget avseende regionens utredningsverksamhet (IU 9a:1-3). Någon större förändring förväntas inte ske den 1 januari 2015 men däremot om regionen gör förändringar i polisområdesindelningen. Det kommer även att läggas ett internt uppdrag på tillträdande polisområdeschefer om hur bl a arrestverksamheten ska utformas inom respektive polisområde den i januari 2015. 5.5.1 Ensamarbete Frågan utreds i aktivitet 9a:1-3 5.5.2 Inre Befäls tillgänglighet Frågan utreds i aktivitet 9a:1-3 5.5.3 Längre transporttider, exempelvis om det blir färre arrester Frågan utreds i aktivitet 9a:1-3 5.6 Verksamhetsspecifika risker avseende beslagsenheter Inga verksamhetsspecifika risker framkom. Aktivitet 9a 1-3 utreder och avger förslag angående beslagsverksamheten.

13 5.7 Verksamhetsspecifika risker avseende Stöd och service Verksamhetsområdet är i mångt och mycket inte ett problem för regionen och polisområdena. Det återstår att se vilket ansvar som mer konkret ska ligga på regionskansli respektive polisområdeskansli. Oro finns att administrativa uppgifter ska spilla över på polisområdena att hantera. Nationellt pågår arbete med att definiera nivå av stöd och service till regionerna. 5.8 Internt stöd på distans Se ovan. 5.9 Slutsatser och reflektioner Åtgärder för att förebygga och minimiera identifierade risker har dokumenteras i särskild handlingsplan. Det är viktigt att handlingsplanen regelbundet följs upp och vid behov revideras vid regionledningens ledningsmöten. Delar av de åtgärder som framkommit i riskbedömningen kommer att hamna på polisområdeschef att hantera i takt med att förslag i de olika aktiviteterna beslutas. Viktigt att påpeka är att alla förslag ska vara riskbedömda varför det redan i samband med direktiv klart bör framgå att varje aktivitet i de delar det föreslås förändringar ska riskbedömas med hänsyn till eventuella arbetsmiljökonsekvenser. Polisområdesgränser och regiongränser får inte utgöra hinder att bedriva en effektiv och likartad verksamhet sett i ett nationellt perspektiv där medarbetare och chefer har en god arbetsmiljö. Regionledningen måste i särskild ordning säkerställa att såväl de tillförordnade chefer som ska förordnas inför 1 januari 2015 som de ordinarie chefer som ska tillsättas i en ny-läge 2 organisation har erforderlig kompetens för att ta ansvar för det systematiska arbetsmijöarbetet (SAM) Christel Thall Lars-Göran Plagman

P R O T O K O L L S A N T E C K N I N G 2014-09-17 Genomförandekommittén för nya Polismyndigheten Protokollsanteckning OFR/Ps synpunkter på hemställan om beslut avseende framtida indelning i polisområden inom Polisregion Syd. Den hemställan som ligger för förhandling baseras på slutrapporten Översyn av geografisk indelning inom Polisregion Syd såväl som riskbedömning ur arbetsmiljösynpunkt och en konsekvensanalys ur verksamhetssynpunkt. Arbetet fram till slutrapporten har skett i samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna i Region syd. OFR/P står bakom huvuddragen i slutrapporten såväl som de fem att-satser som hemställs för beslut. OFR/P vill dock särskilt uppmärksamma beslutsfattaren på att en ny geografisk indelning i Polisregion Syd samt de beslut som framgent måste tas till följd av detta måste ses som en långsiktig process. Detta innebär att de förändringar som sker och de beslut som eventuellt behöver tas t.ex. gällande förändringar av organisation och resursfrågor skall ses i detta längre perspektiv. Detta synsätt får till följd att även de mål som sätts upp för den nya regionen och dess verksamhet, med utgångspunkt i de nationella besluten, måste ses i detta perspektiv. Polisregion Syd måste därför ges tid och mandat att efter hand och med långsiktighet forma avsedd verksamhet och organisation. Ytterligare en utgångspunkt för vårt resonemang är att såväl Polisområden som Lokalpolisområden måste vara självbärande i de verksamhetsdelar som de nationella besluten gjort gällande. Detta innebär, enligt oss, att både Polisområden och Lokalpolisområden måste, för att ha den numerär som avses, innefatta en så likvärdig belastning, t.ex. gällande brottslighet, polisiära händelser, befolkning m.m. som möjligt. Vi har belyst de svårigheter som större Polisområden och Lokalpolisområden ger avseende geografiska avstånd såväl som ökade avstånd till arbetsledning, nyckelfunktioner, ändamålsenliga lokaler m.m. Dessa utmaningar måste såväl den nya Polismyndigheten som Polisregion Syd vara ödmjuka inför och hantera i särskild ordning under 2015.

2(2) De risker avseende arbetsmiljö såväl som verksamhet som framkommit under arbetets gång har tydligt lyfts fram och dokumenterats. En förutsättning för att OFR/P skall ställa sig positivt till den föreslagna geografiska förändringen är att dessa risker omhändertas korrekt och systematiskt såväl innan som under och efter den aktuella förändringen. Särskilt bör de risker uppmärksammas som avser indelningen i nya gränsöverskridanden polisområden i förhållande till det områdesspecifika uppdraget. Tillsammans med de risker som tillkommer vid bildandet av nya gränsöverskridande lokalpolisområden och deras polisområdestillhörighet är dessa risker av största vikt att hantera. Utöver detta måste de risker som kan uppstå avseende möjligheterna till samverkan med åklagare och kommuner ges särskilt fokus. OFR/P tillstyrker det aktuella förslaget men vill tydliggöra att merparten av arbetet kvarstår i att tillse att organisationen och dess verksamhet följer den geografiska förändringen och omhändertar de arbetsmiljö- och verksamhetsrisker som uppkommer i samband med förändringen. Riskerna måste nogsamt följas upp och åtgärdas under 2015 och 2016. Dessa risker bör ges högsta prioritet i organisationen och för att detta skall ske måste ett övergripande ansvar ligga hos Regionchefen och en särskild kontaktyta som inte ligger i linjeverksamheten måste inrättas för dessa frågor. OFR/P Eu Göran Malmborg Ombudsman